英语书信写作

第三章书信文件的英译第一节

书信是应用文主要考试题型,包括自荐信、邀请信、投诉信、感谢信、介绍信、说明书、推荐信、求职信、祝贺信等。书信写作格式非常重要，格式不正确往往是很多考生失分的主要原因。什么样的英文书信能让收信人准确地理解写信人的意图，而又得体的传达情感呢？一、清楚（Clarity）。书信的内容一定要写得清楚、准确，让人读后能明确理解写信人的目的、意图。二、简洁（Conciseness）。在人们的工作、生活中，大家都很容易接受简洁、通顺的语言，而繁杂冗长的语言只会令人生厌。所以写书信时应该避繁就简，用简短的段落、简短的句子来构成一篇简短易懂的书信。三、礼貌（Courtesy）。书信应写得得体、有礼貌，同时要朴实，不要使人感到做作、虚伪。书信是传递信息、交流情感常用的方式之一。WuDefaDepartmentofGeologicalScienceTaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024Shanxi,China寄件人姓名地址Dr.Valip收件人姓名TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,030024收件人地址信封的写法英文书信通常包括下面几个组成部分信头(Heading)信内地址(InsideAddress)称呼(Salutation)正文(Body)结束语(ComplimentaryClose)签名(Signature)附件(Enclosure)副本转送(CarbonCopies)再启(Postscript)等。英文书信的组成部分信头先写寄信人的地址，然后写其他项目和发信日期。具体次序是：第一行写门牌号和街名；第二行写区名、市、省、国家名；最后一行写发信日期。信头并列式斜列式TaiyuanUniversityofTechnologyTaiyuan,Shanxi,030024,People’sRepublicofChinaMay.12,201479YingzeStreet

Taiyuan,ShanxiPeople’sRepublicofChina12May.,2014

并列式斜列式信内地址信内地址即收信人的姓名和地址它要写在信纸的左上角.低于写信人地址和发信日期一两行写。顺序:先写收信人姓名、头衔和单位名称，占一二行.再写地址，可占二至四行。Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.Mr.WilliamWood81FifthStreetWashingtonD.C.10038U.S.A.

并列式斜列式No.35MiddleSchool,79YingzeStreetTaiyuan,030024信内地址收信人地址DearMrs.Yang,IamastudentfromTaiyuanUniversity…正文每段开头右缩进约五个字母Sincerelyyours,YangTao结束语及签名正文下一、二行处Encl:PersonalResume

信头寄信人的地址和日期JuniorClass1Dept.ofEducationTaiyuanUniversity79YingzeStreetTaiyuan,030024May.12,2014称呼模板样式不认识的人：DearSir/Madam认识但不熟悉的人：DearMr./Mrs./Ms./Dr.朋友：DearMike称呼写给机关、团体或不认识的人：Yourstruly,Trulyyours,Yoursfaithfully,Yourssincerely…写给长者或上级：Yoursrespectfully,Respectfullyyours,Yoursobediently…朋友或亲戚：Yours,Everyours,Yoursever,Yoursaffectionately,Lovinglyyours,(Much)Love,WithLove,Yourdevotedfriend…结束语情况称呼落款未知收信人姓名DearSir(s)DearMadamDearSirorMadamYoursFaithfullyFaithfullyYours知道收信人的姓名，但关系一般DearMr.BushDearMs.BushDearDr.BushDearProf.BushYoursSincerelySincerelyYours知道收信人姓名且关系亲密DearMaryDearSmithBestregardsBestwishesLoveWith(Lotsof)Love信件常用称呼和落款用法附件信件若有附件，应在左下角注明Encl.或Enc.。若多个附件，则应写Encls.副本转送信件若有副本转送，应在左下角注明CC.再启再启部分用来补充正文中遗漏的话，一般应尽量少用，正式的文件中更应避免使用。如果有可用P.S.补叙英文书信的书写7C原则：Completeness（完整）

Clarity（清楚）

Concreteness（具体）Conciseness（简明）

Correctness（正确）

Courtesy（谦恭）

Consideration（谅解）书信正文1.完整

一封完整的书信，有助于建立和表达友善关系，可以避免由于疏漏所导致的诉讼；一封书信写得是否完整，建议用5个W来检验。（1）什么What（2）何时When（3）何地Where（4）何人Who（5）怎样How（6）为什么Why2.清楚

清楚是指写信者必须将所需传递的信息表达清楚。3.具体

书信中的具体原则指信要写得具体明确。4.简洁

书信应行文流畅、言简意赅，避免冗长。7.谅解

写信时要处处从对方的角度考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。5.正确

英文书信中，除了避免语法、拼写、标点错误外，所引用的材料、数据等也应准确无误。6.谦恭

语言要有礼且谦逊，及时回信也是礼貌的表现。邀请信是邀请某人进午餐、晚餐，参加宴会、茶话会、舞会，观看戏剧、电影及邀请参加学术活动、出席仪式、典礼等社交活动的信函。根据社交活动的性质、场合不同，通常运用不同的邀请方式。（其中一种就是请柬）特殊信函一：邀请信范例邀请看电影

DearJane,WehavefourticketsforafamousfilmshownatGuangmingCinema,TheLongestDay,Friday,theninth.WillyouandLinMingjoinus?We’llbelookingforyouateightsharpFridaynightinfrontofthecinema,sodon’tdisappointus!Warmestregards.Alice

当收到邀请信后，应该回信明确表示是否接受邀请，以便别人好安排活动，并应对别人的邀请表示感谢。

答谢

另一种常见的邀请信是邀请参加会议、学术活动、典礼、仪式等。邀请参加学术会议的信一般由会议组委会某一负责人来写。也应写得热情有礼，并对被邀请者得威望和学术水平等表示推崇和赞誉。应写明会议得名称、时间、地点寄有关事宜，以便对方考虑好后再作决定。DearAlice,Ithinkyou’dbetterasksomeothercoupleforFriday.MyhusbandisinShanghaiandwon’tbebackforanotherweek.WaittillhehearswhatawonderfuleveninghemissedwithyouandFrank!Thanksforaskingus,Alice,I’mcertainlysorrywecan’tsay“yes”!YoursJane特殊信函二：感谢信

感谢信是用来对馈赠礼物者或曾经得到某人得关怀、照顾表示感谢。对他人得慰问信、祝贺信也要表示感谢。在西方国家，当你在朋友或亲友处小住一段时间，离开后，也应该给对方写一封短信表示感谢。感谢信应写得真挚，表达感激之情，不能给人一种草率得印象，由于感谢得对象、原因不同，感谢得内容不同，用语也不一样，应作出适当得选择。范例感谢他人给予礼物

DearSandy,Whenyouleftapackageformeyesterday,Ihaddifficultywaitinguntilmybirthdaytoopenit.Idon’tknowhowtothankyouforsuchanaffectivepresent.Itissomethingthatwillgivemepleasureforalongtimetocome.Pleaseacceptmysincerethanksandbestwishes.Cordially,Susan在西方得社交生活中，当得知朋友订婚、结婚、生孩子、毕业、升职时，都要写信表示祝贺，如若知道朋友过生日，也要写上一封短笺表示祝贺。（其中一种形式就是贺卡）特殊信函三：祝贺信范例贺卡

MydearCarter,Congratulationsonyourrecentmarriage.Iwishyouandyourbridethebestofluck,andever-increasinghappinessastheyearsgoby.Sincerelyyours,Peter结婚

DearMartin,IknowhowhappyyouandJanemustbeatthenewsofyourpromotion.You’veworkedhard,andthenewtitleiswelldeserved.Mybestwishestoyou.Cordially,Bob升职特殊信函四：慰问信当友人生病、受伤或者遇到了不幸或不顺心的事时，特别需要别人的安慰贺鼓励。因此，写慰问信是为了表达友谊、同情和鼓励。应写得真诚和关切，使对方受到安慰和鼓舞。千万不要提到病人疾病得细节，及挫折得具体事实。DearJoe,Iwassorrytolearnthatyouhadnotbeensuccessfulintheexamination.AlthoughI’msendingyoumysympathyIfellyououghtnottobeundulydistressedattheresult.YouarestilleligibletositagainfortheexaminationandIamconfidentthatthistimenextyear,Ishallbesendingaletter,notsympathy,butofcongratulation.Mykindestregardsandbestwishes.Sincerelyyours,Suzan范例考试没通过特殊信函五：道歉信自己因失误或疏忽而做错了事，给他人带来了麻烦或损失，应立即写信向对方道歉。这种信应写明原因，务必坦诚。

DearMr.May,Kindlyexcusemeformybeingabsentyesterdaymorning.Iwassuddenlytakenill,andhadtostayathome.Yourstruly,Sandy特殊信函六：投诉信当顾客对服务不满意，或者对所购买的产品不满意时，都由投诉得权利。写投诉信时应说明投诉的事实，且要证据充分；明确提出自己的要求。但也不能太蛮横无理。Feb.20thDearManager,LastMonday,Iboughtabooktitled“LoveStory”inyourbookstore.AsIwasinahurry,Ididn’treaditcarefullythen.WhenIgothome,Ifoundsomepagesofthebookwereleft.Ican’treaditsmoothly.Ishallaskyouwhyithappens,andwhetheritispossibleforyoutochangeanothercopyformeorformetogetmymoneyback.TrulyyoursTommy

特殊信函七：求职信

开头段：说明信息来源，并说明写作意图。主体段：介绍相关工作经历、学习经历及个人本性，以表明你可以胜任这个职位。结尾段：表示强烈的期盼，并希望尽快得到答复。DearSirorMadam,Iwishtoapplyforthepositionfor______thatyouadvertisedin______.Iamastudent_______,andIfeelthatmyqualificationsandworkexperiencemakemeasuitablecandidateforthejob,________.Ihaveafairmasteryof______.Asforexp