从业九我对采购工作的看法

从业九年，分享下我对采买工作的见解虽然现在社会上的各类相关采买知识的书籍好多，有的公司此类培训时机也好多，可我一直认为那是很理论化，需要有一定采买资质的采买管理人员，才能学之有用的东西，关于刚入行的同行，我感觉最基本的采买知识才是最重要的，但是据我所知，此类书籍和培训少之又少，因此，在此我将多年积累的一些基本采买知识整理出来，不知是否能对大家之后工作有所帮助。Q1.为什么"会卖不如会买"？采买支出往常占销货收入的53%，当采买支出(直接原料)降低5%，若欲获得相同的结果，则直接人工必须降低22%，制造费用必须降低24%；管销费用必须降低17%；若收益比率想要维持不变(8%)，则销货收入必须增加34%。由此可见，透过采买成本的降低来提升公司收益，不只易如反掌，也不会惹起竞争者的仿效，消费者也无由抗拒，反之，若经由提高售价或销货收入来改良收益，则容易导致顾客的抵制或同业的恶性竞争，困难重重，所以在目前的经营环境下，采买的成功与否不单关系公司产销活动的正常运作，更直接影响经营收益，以及公司的商誉与形象。因此"会卖不如会买"，绝非名过其实。Q2.优异的采买人员应具备哪些道德？1)公正与诚实；2)临财不苟得；3)敬业精神；4)虚心与耐心；Q3.优异的采买人员应具备哪些才能？1)成本意识与价值剖析能力；2)预测能力；3)表达能力；4)专业知识；Q4.为什么有些公司或机构采用分段式采买作业？分段作业拥有以下优点：1)每位采买员只负责采买过程中的一部分，勤能补拙，可减少错误的时机，并提高办事效率。2)一方面是分工合作，另一方面则是内部管束，除非全体人员沆脏一气，否则勾通不易。Q5.为什么采买工作必须拟定策略？策略之拟定，是鉴于外在环境剖析及公司自我评估的结果，此外从采买力量与供给力量的抗衡，自可找出时机点或弱点，因此能够发展对付供给商的策略，而其也将成为采买人员履行工作的行动目标。Q6.哪些物料值得拟定采买策略？对公司产销活动及成本发生重要影响的物料，须拟定采买策略。比如：1)高附加值的。2)因为外部条件变化，比如：战争、运输困难、汇率重要改动等，致使短缺性的物资。3)自然因素用完后无法再制的物资，比如：银、铅、汞等。Q7.当买方占优势时，应采买何种采买策略？往常会采买压制策略。1)将采买数量分别给几个供给商。2)适合施加压力迫使卖方降低。3)应以采买现货为宜。4)除了与现有的供给商交易外，关于存心来往的新供给商也应保持联系。5)要求供给商提高送货次数，辅助仓储单位降低存货。6)不必自行设厂制造。7)应加以研究采用替代品的可行性。8)迫使供给商透过工程的方法降低购入成本。9)请卖方担当物品运送或储藏的责任。Q8.当卖方占优势时，应采取何种采买策略？采取灵活多变策略。1)所需数量需向一家厂商采买。2)不主动与供给商洽谈价钱。3)设法与供给商签署长久合约。4)积极寻求新的供给商。5)应保有安全存量。6)买方应设法做到"自给自足"。7)应积极寻求替代品。8)着手工程研究来获取较低的采买成本。9)自行前往供给商处提货。Q9.当买卖双方不相上下时，应采取何种采买策略？采取平衡策略。其行动目标如下：1)交货正常则应保持现况；若有厂商发生延迟交货或数量不足，则在寻求其他厂商许诺后，才谨慎转移数量。2)买方可寻时机要求卖方降价。3)买方能够兼取现货及合约采买。4)择优采用新的供给商，替代比较不利的根源。5)应保持相当存货以为缓冲。6)若买卖双方配合尚好，则无需设厂制造；但若双方关系日渐恶化，应考虑自行开发根源的必要。7)引介替代品造成优势。8)由于价钱工程投入不菲，因此价值工程必须因势制宜。9)视其买方是否较卖方谁有优势？而要求卖方FOB仍是C&F。Q10.现用现购合用于哪些状况？1)按订货生产的公司。2)供给根源畅旺不断。3)价钱看跌的物品。4)易腐化的物品。5)财力不足的公司。Q11.预购备用合用于哪些状况？1)生产稳定的公司。2)存量管束的物品。3)持久性物品且储藏空间小者。4)固定购入成本。Q12.什么是投机采买？合用于哪些状况？所谓"投机采买"即采买数量为正常使用量或采买量的很多倍。往常合用于下列三种状况：1)物品价钱的看涨。2)预期根源的短缺。3)财力雄厚的公司。Q13.什么是长久合约采买？有何优缺点？所谓"长久合约采买"即由买方许诺在某一段时间内，向卖方采买一定数量的物品，并签立合约以为双方信守。其优点：1)期约交货，根源稳定。2)量值巨大，交易条件较佳。3)法律保障，各蒙其利。其缺点：1)价钱磋商不易，合约形同虚设。2)合约数量固定，难以配合市场调。3)依靠成性，采买功能降低。Q14.什么是多家供给？有何优缺点？所谓"多家供给"即分别根源，将采买数量分派给数个不同的供给商。其优点：1)卖方竞争，使卖方产生危机意识。2)根源分别，不虞中止。3)市场情报较多，有利于掌握趋势。4)较易获取产品专业知识。其缺点：1)分别采买，损失数量折扣。2)买卖双方缺乏依存关系。3)增加交货管理的负担。Q15.多家供给合用于哪些状况？多家供给较适合下列状况：1)主要原料或物品的需用数量庞大。2)卖方无法独力供给。3)规格标准化的物品。Q16.什么是独家供给？合用于哪些状况？所谓独家供给是指仅向一个供给商采买。合用于以下状况：1)买卖双方利害与共。2)根源管束或独占市场。3)精细复杂试制品。4)产品生命周期短，及经常需要更改设计。5)产品需拥有独到性。Q17.什么是结合采买？有何优缺点？所谓的结合采买是指聚集同业或关系公司的需求量，向供给商订购。结合采买优点：1)统筹供需，成立产销秩序。2)价钱优惠。3)促使同业合作，完成经济外交。结合采买缺点：1)采买作业手续复杂，主办单位必须煞费周章。2)采买时机与条件未必能配合个别需求。3)造成结合垄断。Q18.结合采买合用于哪些状况？会遭遇哪些问题？结合采买合用于：1)入口管束下发生的紧迫采买。2)卖方市场，买主势单力薄。结合采买面对下列问题：1)数量分派不均。2)报价方式杂乱。3)付款能力不一。4)提货工作迟缓。Q19.怎样寻找供给商？寻找供给商广开根源，不论是自行征求或经由报转介绍，必须主动积极，此外供给商的寻求不应限制于本地或本国，也应当利用外地或外国的供给根源。寻找供给商由下列各样途径来进行：1)利用现有的资料。从成立合格厂商的档案或名册中甄选。2)公然招标。3)透过同业介绍。3)新闻专业刊物。4)公会或采买专业顾问公司。4)参加产品展示会。Q20.是否只由采买人员来担负评比供给商的责任？宜由采买、工程、品管及生管人员等组成评比供给商小组，收集思广义之效。Q21.评比厂商有哪些客观标准？评比厂商的客观标准包括一般经营状况、制造、技术、财务状况、品管能力及管理制度。Q22.为什么合格厂商尚须加以分类、分级？合格厂商的分类是按各厂的专业功能予以归类；分级是将各类的合格厂商按其能力区分等级。分类的目的为防止厂商承办各样采买案件，预防外行人做内行事；分级的目的是防备厂商大小通吃，配合采买的需求，选择适合的厂商。Q23.询价的对象是否愈多愈好？原则上来说，询价的对象应当是愈多愈好，因为报价的厂商愈多，便可精挑细选和让供方竞争强烈，降低成本。Q24.为什么供给商必须提供成本剖析表？由于买方预估的底价或估算有时并不十分可靠，若能借重供给商的成本剖析(CostAnalysis)，也许能够事半功倍。Q25.成本剖析若由卖方提供，对议价有何不便？成本剖析使用的报表往常有两种方式：1)由各报价厂商自行提供。2)由采买单位预先编订制式报价单或成本剖析表，提供给所有供给商统一填报。若采用第一种个别提报的方式，会因各厂商之间报价的内容或成本剖析的项目很难获得一致，而增加采买人员将来议价、比价工作的困难，甚至有些供给商可能会拈轻怕重，敷衍了事，这种草率的成本剖析表所能提供的效益就相当有限。反之，采买用第二种制式的成本剖析表，则因报价内容与项目已经采买单位予以预先规划，各厂商报价基础完全一致，不会发生参差不齐的现象，使比价工作事半功倍。Q26.为什么需要进行价钱剖析？价钱剖析可相互比较供给商的报价内容，达到公正竞争之目的。进行价钱剖析将可获得下列效益：1)预先发现报价内容有无错误，防止造成将来交货的纷争，且保证供给商所附带的任何条件，均为买方能够接受者。2)将不同的报价基础加以统一，以利将来的议价、比价工作。3)培养采买人员的成本剖析能力，也可防止按照"总价"来谈判的缺失。Q27.议价应从报价较高或较低的厂商开始？经过报价剖析与审查，将3～7个厂商的报价按高低序次排列(比价)，先找比价结果排行第三低者来议价，探知其降低的限度后，再找第二者来议价。经过这两次议价，"底价"便可能涌现出来。若此底价比报价最低者还低，表示第三、第二低者承做的意向相当高，则可再找当初报价最低者来议价，从前述第三、第二低者降价后的底价，要求最低者降至底价以下来承做，若当初报价最低者不愿降价，则可交予第二或第三低者按议价后的最廉价钱成交。Q28.采买人员怎样善用上级主管的议价能力？供给商降价的意向与幅度，常因议价对象不同而有差别，如果采买人员对议价的结果不满意，应要求上级主管、采买经理、甚至总经理出马，邀约卖方的的业务经理或更高层直接对话，因为高阶主管不只议价技巧熟稔，谈判能力较高，且社会关系优异、地位较高，比较容易赢得对方的信任与友谊，往往只需招呼一声，便可获得令人相当满意的议价效果。Q29.关于组合式的产品，应采取何种议价技巧？应以"化整为零"的议价技巧：1)请能供给完整产品的厂商提供报价单，但是报价单中必须将各项组件分开报价。2)依各供给商的报价单，找出总价最低者，订为将来成交价钱的上限。3)另请其余专业厂商(不能提供完整产品者)就单项组件提出报价。4)从所有厂商的报价单中，包括提供完整产品及单项组件者，将各单项组件的最廉价精选出来。5)将前述各单项组件的最廉价钱加起来，获得的总和订为将来成交价钱的下限。6)依据第二项的上限，及第五项的下限，将来的成交价钱介于上、下限之间。可是，下限只是各单项组件价钱的总和，须加计组合费用、测试费用等，所以最低的总值应略高于下限。Q30.为什么买方不宜过分压迫卖方降廉价钱？1)造成众多低质厂商：当买方强迫卖方接受不合理的价钱时，有些厂商可能会愤而离去，保存的厂商唯恐已无优异，陡然造成交货、品质方面的困扰，就买方而言说不定得不偿失。2)造成报复可能：当市场状况好转时，原来忍气吞声的厂商，必然会连本来利通通要回来，造成买方成本暴涨。Q31.为什么买方不可轻易表露购置意向？买方应采取"欲擒故纵"的议价技巧，不要显然表露非买不可的语态，否则将使买方落居劣势，买方还可采取"若即若离"的姿态，若能判断卖方有强烈的销售意向，再要求更低的价钱，并作出不答应即行放弃，或另行寻求其他根源的表示。若卖方虽想销售，但收益太低而要求买方酌情加价。此时，买方的需求若相当急迫，应可略加价钱快速成交；若买方并非急迫需求，则可表示绝不加价的意思，卖方极可能同意买方的降价要求。Q32.对供给商的报价不敢冒然议价时应怎样办理？请供给商公然成本资料，然后加上合理的收益来计算价钱。就成本而言，须将成本逐项查对，最主假如把供给商可能注水的项目加以剔除或削减；就收益而言，由于各行各业的情形不尽相同，因此很难有一定的标准，此外还得看交易金额大小而定，供给商收益往常会随交易金额的扩大而降低。Q33.为什么供给商经常不能按期交货？1)超过产能或制造能力不足。2)转包不善。3)缺乏责任感。4)制造过程或品质不良。5)材料短缺。6)报价错误或价钱太低。Q34.造成交货延迟的原因有哪些是买方的责任？1)购运时间不足。2)规格临时更改。3)生产计划不正确。4)紧迫订购。5)选错订购