第二讲公文语言及结构(1语言)

第二讲（1）公文的语言

公文是靠规范得体的语言表达写作意图和主题思想的。撰写公文必须适应公文体裁的特殊要求，熟悉公文的语言规范，掌握公文专门用语的使用要领。教学目的

1.理解公文语言的特点；

2.了解公文常用的表达方式；

3.掌握公文语言及表达方式的基本要求；

4.掌握公文时间、空间及数字的表述方法；

5.熟悉公文常见的语病。教学重点：

教学目的3、4、5主要内容第一节公文语言特点第二节公文语言及其表达方式要求一、公文表达方式基本要求二、公文语言要求三、常见要素的表述方法第三节公文写作常见语病第一节公文语言的特点（一）实用性（二）实义性（三）陈述性（四）规范性第一节公文语言的特点（一）实用性

实用语言与文学语言；现行行政公文语言是一种实用性语言，重在准确地传达发文机关的意图，有效地处理实际公务。给人的感受是准确、庄重、实在、简洁。文学语言：描绘性地表现审美意向和艺术情感第一节公文语言的特点（二）实义性

公文语言：必须准确传达公文的实际内容和对象，其词语概念及其内涵能被社会群体共同认可和统一理解，它所指的是实际事物的含义即本义。文学语言：具有引伸义、比喻义、想象义等。

第一节公文语言的特点（三）陈述性

公文语言：言语朴实、语义明确的陈述性语言，具有“显性”作用。它用概括说明和直述不屈来交代事项。文学语言：描绘性、情感性语言。第一节公文语言的特点（四）规范性

公文语言：规范化的书面语言，严格遵循语法规则和组合规则。不用口语、方言、俗语；为使语言简洁，往往使用各种惯用语。文学语言：强调独创的个性化语言。第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（一）叙述（二）说明（三）议论第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（一）叙述

叙述是记载和陈述人物的经历和事件发展变化过程的一种表达方式。起草公文时，要用叙述方式反映人物事迹或事件的来龙去脉。如撰写通报、报告等，均离不开叙述的表达方式。第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（一）叙述

公文中叙述的基本要求：

1.要素完备

2.概述为主

3.顺叙为主第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（二）说明

说明是指对人物、事项进行介绍、解说的一种表达方式。命令、决定、通知、通告等文种中的政策规定、具体措施、工作方法、步骤实施等内容，主要靠说明方式完成。第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（二）说明

公文的说明要做到：

表述简明清晰、语言朴实无华，切勿使用晦涩难懂的词语或艰深的专业术语。第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（三）议论

公文中议论的主要特点：

1.重在就事论理

2.切忌主观臆断第二节语言及表达方式基本要求一、公文表达方式应用要求（三）议论

公文中常用的议论方法：

1.举例论证

2.对比论证

3.因果论证第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求

拟写公文的过程，实际就是语言运用的过程。公文语言基本要求：

（一）准确严密（二）简练明了第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密1.准确反映发文意图和客观实际2.严格遵循逻辑要求3.恰当使用修辞手法4.合理组织公文语言第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密1.准确反映发文意图和客观实际要准确表达公文的政策法律依据和事实依据；准确传达工作中需要贯彻执行、联系、商洽、宣布、周知的事项；准确体现领导意图和发文单位的政策主张。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密2.严格遵循逻辑要求——公文的表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性（1）概念要做到内涵准确无误，外延限定适当，例如：“伏法”与“服法”；“集体婚礼”与“集体结婚”；“学生会要支持学生的要求”

第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密2.严格遵循逻辑要求——公文的表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性

（2）作出判断要符合实际，例如：“只要全校上下统一认识，振奋精神，今年我校高考重点院校升学率一定能够突破90％的目标。”

第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密2.严格遵循逻辑要求——公文的表达在概念、判断、推理等方面要讲究逻辑性（3）论证过程中不能出现自相矛盾，事实与结论之间要有内在联系。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密3.恰当使用修辞手法

（1）以消极修辞方法为主：以说明事物使人理解为目的，以实现语言表达的准确、缜密、明了、畅达、简洁为标准，一般不追求形象的描述和感情的抒发，它是概念的、抽象的、理性的表达方式。即把整篇文章的撰写过程作为修辞的贯穿过程，通过对语言、词汇、语法和逻辑乃至标点符号等因素的调动，以求语言完美的一种修辞手法，如词语的锤炼、句式的选择等。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密3.恰当使用修辞手法

（2）适当运用积极修辞：以表达人们的生活体验、感情而令人感同身受为目的的修辞，它是形象的、具体的、感性的表达方式。公文中使用较多的辞格为引用、比喻、借代、排比、层递等；一般不用比拟、设问、反复等；禁止运用夸张、反语、双关等。即固定的修辞格。如比喻、借代、夸张、排比、双关等。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（一）准确严密4.合理组织公文语言（1）要表意清晰；（2）要合乎事理；（3）要合理搭配；（4）要成分完整；（5）要讲究语序。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

1.简短表达；2.简明表达；

3.庄重表达；4.得体表达。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

1.简短表达

在准确表达思想内容的前提下，力争用较少的语言和较短的篇幅表达丰富的内容，做到辞约旨丰、言简意赅。第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

1.简短表达（1）认真删改，竭力将可有可无的字词句删掉（2）锤炼语句，多用短句表达思想内容（3）使用约定俗成、表意清楚的简缩词语（4）消除堆砌词藻、空洞无物的语言第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

2.简明表达——将思想内容表达得简要明白，便于理解和执行。

（1）讲究开头和结尾（2）注重层次和段落，要做到层次分明（3）恰当利用附件、表格形式第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

3.庄重表达——庄重沉稳，力戒浮华造作。（1）使用庄重严肃的书面语言，不用口语、方言和晦涩难懂的行业用语。 第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

3.庄重表达——庄重沉稳，力戒浮华造作。

（2）使用限定明确的词语，注意语义单一，避免出现歧义。如“最近，有些年轻职工表现不太好”；“被告因盗窃两次被劳教”

第二节语言及表达方式基本要求二、公文语言的基本要求（二）简练明了

4.得体表达（1）恰如其分地使用公文术语（起首用语、称谓用语、引叙用语、经办用语、商洽用语、期请用语、结尾用语、表态用语）（2）注意行文语气（恭而不卑，严而不酷，要谦而有度

）（3）根据文种确定相应的表达方式（命令：威严庄重，一语千钧；通知：平和稳重，具体可行；报告：诚实谦虚，质朴平实；请示：恭敬温婉，态度恳切；公函：委婉谦和，简短精炼……）第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（一）对时间的表述要精确、完整、恰当

写事件发生的时间时，要采用公元纪年的方法，写全“年、月、日”；重大事件的发生，还需要精确到几时几分。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（一）对时间的表述要精确、完整、恰当

涉及持续发生的事件，要用时间段的概念，例如“十五计划期间”、“第三季度内”等。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（一）对时间的表述要精确、完整、恰当

当自然界和人类社会的某些现象难以准确说明其出现的时间时，则应适当使用模糊用语，例如“近一个时期来”等，这样能够比较恰当地表达这种现象和状态产生的时间。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（二）对空间的表述要准确、具体、标准公文中需要表述空间概念时，主要使用：专用名词（北京、法国、亚洲等）；处所代词（这里、此地、该地等）；方位名词（东南西北，上下左右等）；非固定处所名词（到处、各地等）；方位词组（长江流域、铁路左侧、车站以南）。

第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（二）对空间的表述要准确、具体、标准

对重要事件发生的地点，除了是说明所在的某省、市、县及其具体方位，有时还要标明所在的经纬度。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（二）对空间的表述要准确、具体、标准

当涉及不为人们熟知的地名或重复的地名时，要按照由大到小的地理概念标明准确地点；第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（二）对空间的表述要准确、具体、标准

要使用地名的全称或规范的简称，涉及国外的处所需要冠以国家名称；尤其要注意的是，当公文内容涉及不同国家和地区时，则不能以国家统称。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（三）对数量的表述要认真核实，做到确切规范

使用数字要注意规范。例如“增加了2倍”，是指现在是过去的3倍；“超额30％”是指原来是100，现在是130；“减少到30％”，是指原来是100，现在是30。第二节语言及表达方式基本要求三、公文常见要素的表述方法（三）对数量的表述要认真核实，做到确切规范

表示减少和降低的数量时，不能使用倍数；涉及总计数量时，要注意表述确切，避免造成歧义；使用“以上”“以下”“左右”等概数时，应注明是否连同本数在内。第三节公文写作常见语病一、表意不清；二、搭配不当；三、不合逻辑；四、滥用简称；五、语不对题；六、随意修辞。第三节公文写作常见语病一、表意不清例一截至2012年8月底，参加自学考试报名者多达16952人左右。

——XX市组织自学考试工作的报告第三节公文写作常见语病一、表意不清

例二

2012年XX市粮食平均亩产1300斤以上，但水果亩产不足300斤左右。

——XX市农业工作报告

第三节公文写作常见语病一、表意不清

例三各镇的镇长，接到通知后，请携带有关文件，于8月2日前来市政府招待所报到。

——XX县的会议通知

第三节公文写作常见语病二、搭配不当

例一执政党的党风是否端正是一个单位搞好整党工作的重要标志。

——XX县整党工作简报

第三节公文写作常见语病二、搭配不当

例二到9月12日止，我县的夏粮入库基本上完成了85％。完成了上级下达的任务。

——XX县关于商请派车运粮的函第三节公文写作常见语病二、搭配不当

例三市领导通过深入实际，现场办公，圆满地解决了群众的许多要求与难题。

——XX市关于搞好市内交通的报告第三节公文写作常见语病三、不合逻辑

例一自行车厂改革开放以来，认真解决了工人住房等困难，XXXX年生产任务完成的很好。

——XX企业公司关于XXXX年工作报告

第三节公文写作常见语病三、不合逻辑

例二我站自成立以来，在有关部门的大力支持下，各方面的工作开展很顺利。但有些工作由于经费不足，已处于瘫痪状态。

——XX站关于计划使用办公经费的通知

第三节公文写作常见语病四、滥用简称

例一加强精神文明建设以来，我单位的职工积极开展“四查四比四对照活动”，全公司出现了“四多四少”的新气象，公司领导也做到了“三带头”。

——XX公司关于加强精神文明建设的报告第三节公文写作常见语病四、滥用简称

例二全厂通过学习54号文件，开展了轰轰烈烈的“五四三”活动，单位的面貌大为不同。

——“543”办公室关于开展爱国卫生运动的通知第三节公文写作常见语病五、语不对体

例一你们收到此函后，务必在12月5日前派员前来洽谈，不得有误，否则，一切后果我们不负责任。

——XX公司关于调动XX来本单位工作