公司档案管理制度

———公司档案管理制度

篇1:公司档案管理制度

公司档案管理制度

第一条

管理部门

1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门依据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥当保存，文书管理部门以影本归档。

2.各分公司档案分类名目及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。

其次条

文件点收

文件结案移送归档时，依据如下原则点收：

1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应马上追查归入。

2.文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。

3.文件的处理手续必需完备，如有遗漏，应马上退回经办部门补办。

4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应马上退回经办部门。

5.有价证券或其他珍贵物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第三条

文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。

3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第四条

档案分类

1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2.档案分类应力求切合有用。假如因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级"细类'。如案件不多，也可仅使用"部门'及"大类'或"小类'二级。

3.同一"小类'(或细类)的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类(或细类)之后增设"卷次'编号，以便查考。

4.每一档夹封面内首页应设"目次表'，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个"目次'编号为原则。

5.档号的表示方式如下

AABBCCDEE

您正在扫瞄的文章由.glwk8.om(管理文库)整理，版权归原、原出处全部。

其中A

A为经办部门，BB为大类号，CC为小类号，D为档案卷次，EE为档案目次。

第五条

档案名称及编号

1.档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有肯定范畴，不能笼统模糊。

2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌打算。

3.档案分类各级名称经确定后，应编制"档案分类编号表'，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定挨次依次排列，以便查阅。

4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查争论，并拟定新旧档案分类编号对比表，以免混淆。

第六条

档号编写

1.新档案，应就"档案分类编号表'，查明该档案所属类别及其卷次、目次挨次，为此来编列档号。

2.档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3.档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4.档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

第七条

档案整理

1.归档文件，应依目次号挨次以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用"见出纸'注明目次号码，以便翻阅。

2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第八条

保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1.久保存：(1)公司章程;(2)股东名册;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产全部权及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

2.10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业方案资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

3.5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

4.1年保存：结案后无长期保存必要者。

5.各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第九条

档卷清理

1.档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，赐予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于名目表附注栏内注明销毁日期。

2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将"收(发)文登记单'第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第十条

调卷程序

1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写"调卷单'，经其部门主管核准后向管档人员调阅。

2.档案管理人员接到"调卷单'，经核查后取出该项档案，并于"调卷单'上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。"调卷单'则按归还日期先后整理以备催还。

3.在档案室当场借阅者，免填"调卷单'。

4.档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。"调卷单'由档案管理人员留存备查。

第十一条

调卷管理

1."调卷单'以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特别情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2.调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明缘由，请管档人员负责处理。

3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

4.调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

篇2:客房卫生档案管理制度

客房卫生档案管理制度

1、公共场所卫生管理档案有专人负责，专人、专柜保管。

2、公共场所卫生管理档案每年进行一次系统整理。

3、卫生监督部门的检查笔录、看法书等相关材料及本单位日常检查记录、奖惩看法等准时归档。

档案内容：证照：卫生许可证、营业执照、从业人员健康合格证明和卫生学问培训合格证明、健康相关产品卫生许可批件或备案文件（复印件）等。卫生管理制度。卫生管理组织机构或卫生管理人员与从业人员岗位职责。发生传染病传播或健康危害事故后的处理状况。卫生操作规程。公共用品用具选购、验收、出入库、储存记录。公共用品用具清洗、消毒、检测记录。设备设施维护与卫生检查记录。空气质量、集中空调通风系统检测记录。投诉与投诉处理记录。

有关记录：包括公共用品消毒记录，场所自身检查与检测记录，培训考核记录，从业人员因患有有碍公众健康疾病调离直接为顾客服务岗位记录，集中空调通风系统清洗消毒记录等。

有关证明：包括预防性建筑设计审核文件，集中空调通风系统竣工图纸，消毒设施设置状况等。

篇3:档案代保管协议

20**年月保管档案协议

甲方（托付方）：_________________________

乙方（保管方）：_________________________

__________________（以下简称甲方），_______________经友好协商达成如下协议：

一、乙方同意为甲方代保管保险业务档案，期限暂定为_____年（从第一批档案进入开头计算时间到_____年后为止），保管期限满后，甲已双方未提出疑义，甲乙双方再行协商续签。

二、保管费用：甲乙按每年每标准延长米_____元（__________元整）交纳保管费用（标准延长米的长度为_____米，高度为标准档案盒高度即_____公分。每一标准延长米应放置标准档案盒_____盒。代保管费用包括：库房占用费、档案柜、架使用费、除湿、空调水电费及档案供应利用费等）。

三、结算方法：

1．每年1月按上年度实际使用状况计算费用；

2．新增部分从档案移进档案馆次日，按实际使用状况结算至年末，其次年重新按年度计费。

四、付款方式：支票（乙方供应带税务章正规发票）

五、乙方供应的档案库房，保管条件应当符合国家标准，乙方保证甲方的档案平安，完整。如保管期限满（在不续约的状况下），乙方应当将全部保管资料完整地交还甲方，如有损失（不行抗力的缘由除外）乙方应当担当法律责任，并对因此给甲方造成的损失予以赔偿。

六、甲方人员持有本单位签章的查档调阅单依据调阅单指定的查阅内容可以随时在正常的工作日查阅甲方的业务档案，乙方为其供应服务。

甲方在急需查阅档案时，乙方可为甲方传真档案复印件，传真号码以及传真接受人另行确定，并且将传真后的任何形式的档案材料标记后放回原档案中。

乙方不得直接接待公检法部门的查阅档案人员，如遇此类状况，应在甲方允许的状况下，由甲方人员伴随方可查阅档案。

七、甲方人员原则上不得将档案带出档案馆，如遇特别状况，须经甲乙双方有关部门领导批准并办理相关手续。

八、代保管档案的移交：甲方向乙方移送档案后，按卷、盒办理签收手续，乙方在保管工作中要加强管理，如消失问题，乙方应担当法律责任，并对给甲方造成的经济损失予以赔偿。

九、因乙方保管不善致使甲方档案损毁，按国家《档案法》、《合同法》有关条款处理，因档案内在质量造成档案字迹褪变，乙方不予负责。

十、甲乙双方应根据协议条款全面履行义务，不得违约，未尽事宜，双方可以协商解决，协商不全都，可由甲方所在地法院管辖并处理。

十一、本协