计算机基础第6章(新)

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第二部分办公信息处理

——Excel2003

2理解工作簿、工作表、单元格的基本概念掌握Excel2003的基本操作掌握公式和函数的用法掌握图表处理、数据处理和保护数据的方法学习目标31．工作簿

一个Excel文件称为一个工作簿，扩展名为.xls。基本概念2．工作表一个工作簿可包含最多255个工作表。行号用数字，列号用字母。43．单元格行和列的交叉构成单元格，是工作簿的最小组成单位。单元格的地址通过列号和行号指定，例如B5，E7等。4．活动单元格在活动单元格中进行输入、修改或删除内容等操作。活动单元格在当前工作表中有且仅有一个。55．区域区域是一组单元格，可以是连续的，也可以是非连续的。

表示方法：用区域的左上角单元格和右下角单元格的位置，中间用冒号隔开。如下图所示的区域是B2:D5，其中区域中呈白色的单元格为活动单元格。表格区域6

启动从开始菜单启动从桌面快捷方式启动通过工作簿打开

退出单击窗口标题栏右侧的【关闭】按钮双击窗口标题栏左侧的“控制”图标选择“文件”菜单中的“退出”命令Excel2003启动与退出7

标题栏、状态栏、工作区、菜单栏和工具栏等构成，如下图所示。Excel2003窗口组成Excel2003窗口全选按钮工作标签菜单

编辑栏任务窗口活动单元格名称框8Excel2003的基本操作工作簿的创建、保存和打开单元格的定位数据的输入数据的编辑9

在对单元格进行操作之前，首先需要定位单元格，使之成为活动单元格。

1.直接定位：鼠标单击或键盘

2.利用地址定位在名称框中直接输入单元格地址

3.使用菜单定位

（1）单击“编辑”菜单，选择“定位”命令，打开“定位”对话框。（2）在“引用位置”文本框中输入要定位的单元格地址，若想按条件定位，可单击【定位条件】按钮，选择所需条件。（3）单击【确定】按钮返回主窗口，活动单元格即定位到该地址所在的单元格。单元格的定位101．输入文本（学号、电话号码）系统默认的文本对齐方式是左对齐2．输入数值(分数的输入）系统默认的数值对齐方式是左对齐3．输入日期和时间注意设置日期格式数据的输入114．*自动填充数据——使用“填充柄”分为三种情况：（1）初始值为纯字符或数值，则填充相当于数据复制；若初始值为数值并在填充时按住【ctrl】键，则数值会一次递增。（2）初始值为文字数字混合体，则填充时文字不变，最右边的数字一次递增。（3）初始值为Excel预设的自动填充序列中的一员，则按照预设序列填充。若初始值不是Excel预设的自动填充序列中的一员则可添加自定义序列实现自动填充。注释：当鼠标放在单元格的右下方，鼠标变为实心十字形，该十字形称为“填充柄”。数据的输入124．*自动填充数据——产生序列操作步骤：①定位单元格，在该单元格中输入初始值。②选择包含初始值在内的连续单元格，单击“编辑”菜单，选择“填充”级联菜单中的“序列”命令，打开“序列”对话框。③完成上述设置后，单击【确定】按钮，既可产生一个序列。

数据的输入134．*自动填充数据——添加“自定义序列”添加自定义序列的操作步骤：①单击“工具”菜单，选择“选项”命令，打开“选项”对话框，选择“自定义序列”。②在“自定义序列”列表框中选择“新序列”选项。③在“输入序列”列表框中输入要定义的序列，按【Enter】键。④单击【添加】按钮，将输入的序列添加到自定义序列中。⑤单击【确定】按钮。

数据的输入141．区域的选定2．单元格数据的修改3.单元格、区域数据的清除4.单元格、行、列的插入或删除5.数据的复制或移动6.查找和替换数据的编辑15公式和函数公式函数16运算符（优先级从高到低）说明:,空格引用运算符-负号%百分号^指数*/乘、除法+-加、减法&连接字符串=<><=>=<>比较运算符1．运算符算术运算符、比较运算符、连接运算符、引用运算符。从左到右，（）公式172．建立公式建立公式时，可在编辑栏或单元格中进行。建立公式的操作步骤如下：（1）单击用于存放公式计算值的一个单元格。（2）在编辑栏或单元格中输入“＝”号，编辑栏上出现符号。（3）建立公式（4）完成公式编辑后，按【Enter】键或单击按钮显示结果。18（1）相对引用

在复制公式时，始终保持这种相对位置。例如，如果将左图中单元格A2中的公式“=A1*2”复制到单元格B2中，则被粘贴的公式会变为“=B1*2”，如右图所示。相对引

用公式复制相对

引用公式相对引用公式复制相对引用公式19（2）绝对引用“=$E$2+$G$2”。采用绝对引用的公式，该公式被复制到其他位置，都将与原公式引用相同的单元格。例如，上例中如果A2中的公式为“=$A$1*2”，则复制到B2的公式仍然是“=$A$1*2”。20（3）混合引用相对引用部分改变，而绝对引用部分不变例如，在A2单元格的公式为“=A$1+$B1”，如果将公式从A2复制到C3单元格，则C3单元格中的公式为“=C$1+$B2”。21

为便于计算、统计、汇总和数据处理，Excel提供了大量的函数。函数语法为：函数名(参数1,参数2,参数3,…)。一般使用函数的操作步骤如下：（1）单击要输入函数值的单元格。（2）单击编辑栏“插入函数”按钮，编辑栏中出现“=”，并打开“插入函数”对话框，如下图所示。函数“插入函数”对话框22（3）从“选择函数”列表框中选择所需函数。在列表框下将显示该函数的使用格式和功能说明。（4）单击【确定】按钮。打开“函数参数”对话框。（5）输入函数的参数。（6）单击【确定】按钮。23Excel提供了9类函数，常用的函数如下：1．求和函数SUM函数格式：SUM(number1,number2,…)。功能：返回参数表中的参数总和。242．求平均值函数AVERAGE函数格式：AVERAGE(number1,number2,…)。功能：返回所有参数的平均值。3．求最大值函数MAX函数格式：MAX(number1,number2,…)。功能：返回一组数值中的最大值。4．求最小值函数MIN函数格式：MIN(number1,number2,…)。功能：返回一组数值中的最小值。255．统计函数COUNT函数格式：COUNT(valuel1,valuel2,…)。功能：求各参数中数值参数和包含数值的单元格个数。参数的类型不限。266．四舍五入函数ROUND函数格式：ROUND(number,num_digits)。功能：对数值项number进行四舍五入。例如，“=ROUND(24.468,2)”，则函数的结果是24.47。277．取整函数INT函数格式：INT(number)。功能：取不大于数值number的最大整数。例如，INT(12.46)=12，INT(-12.46)=-13。8．绝对值函数ABS

函数格式：ABS(number)。功能：取number的绝对值。289．IF函数函数格式：IF(Logical_test,value_if_true,value_if_false)。功能：判断一个条件是否满足，如果满足则返回一个值，否则返回另一个值。例如，在F5单元格中输入公式：=IF(E5>=60,"及格","不及格")。当E5单元格的值大于等于60时，F5单元格的内容为“及格”，否则为“不及格”。29工作表的操作工作表的选定工作表的基本操作窗口的拆分和冻结格式化工作表301.选定一个工作表2.选定多个相邻的工作表3.选定多个不相邻的工作表工作表的选定311．插入工作表2．删除工作表3．工作表重命名4．工作表的移动和复制工作表的基本操作321.窗口的拆分

拖动“水平分割条”拖动“垂直分割条”单击“窗口”菜单，选择“拆分”命令2.窗口的取消拆分鼠标双击分割条“窗口”菜单中的“取消拆分”命令。窗口的拆分和冻结332.窗格的冻结

冻结窗格是使用户在选择滚动工作表时始终保持部分可见的数据。冻结窗格的步骤如下：（1）首先确定需要的冻结窗格，可执行下列操作之一。冻结顶部水平窗格：选择冻结处的下一行。冻结左侧垂直窗格：选择冻结处的右边一列。冻结左上窗格：单击冻结区域外右下方的单元格。（2）单击“窗口”菜单，选择“冻结窗格”命令。34字符格式化数据格式的设置对齐方式边框的设置底纹的设置格式化工作表35数据管理数据清单数据排序数据筛选分类汇总数据透视表36在Excel中，创建数据清单的原则如下：在同一个数据清单中列标题必须是唯一的。列标题与纯数据之间不能用空行分开，如果要将数据在外观上分开，可以使用单元格边框线。同一列数据的类型应相同。在一个工作表上避免建立多个数据清单。每次只能在一个数据清单中使用。在纯数据区中不允许出现空行。数据清单37

数据清单可以如同一般工作表一样直接建立和编辑。操作步骤如下：（1）单击数据清单中的任意单元格。（2）单击“数据”菜单，选择“记录单”命令，打开记录编辑的对话框，如右图所示，进行记录编辑。单击【新建】按钮，可添加一条记录。单击【删除】按钮，可删除当前的记录。（3）单击【关闭】按钮。记录编辑38Excel电子表格可以根据一列或多列的数据按升序或降序对数据清单进行排序。对英文字母，按字母次序（默认不区分大小写）排序，汉字可按拼音排序。1．简单排序

简单排序是指对单一字段按升序或降序排列，可利用工具栏的或按钮，或单击“数据”菜单，选择“排序”命令，进行排序。数据排序392．复杂数据排序当排序的字段（主要关键字）有多个相同的值时，可根据另外一个字段（次要关键字）的内容再排序，可使用最多3个字段进行复杂排序。利用“数据”菜单中的“排序”命令可实现复杂排序。例：专业升序+总分降序“排序”对话框40单击【确定】按钮，得到排序结果，如下图所示。排序结果41

数据筛选只显示数据清单中满足条件的数据，不满足条件的数据暂时隐藏起来（但没有被删除）。当筛选条件被删除时，隐藏的数据便又恢复显示。筛选有两种方式：自动筛选和高级筛选。自动筛选对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是逻辑与的关系；高级筛选对复杂条件建立筛选，要建立条件区域。数据筛选421．自动筛选

单击“数据”菜单，选择“筛选”级联菜单下的“自动筛选”命令，进入筛选状态，在所需筛选的字段名下拉列表框中选择所要筛选的条件形式，如“前10个”、“全部”、“自定义”等。432．高级筛选若要实现逻辑或的关系，则必须借助于高级筛选。在数据清单以外的任何位置建立条件区域，条件区域至少两行，且首行为与数据清单相应字段精确匹配的字段。同一行上的条件关系为逻辑与，不同行之间为逻辑或。44

分类汇总就是对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。针对同一个分类字段，可进行多种汇总。1．简单汇总例如，求各专业学生的各门课程的平均成绩。即对“专业”分类，对各门课程进行汇总，汇总的方式是求平均值。操作步骤如下：（1）对“专业”字段进行排序。（2）单击数据清单中的任意单元格。分类汇总45（3）单击“数据”菜单，选择“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，进行相应的设置，如左图所示。（4）单击【确定】按钮，分类汇总结果如右图所示。“分类汇总”对话框求各专业、各课程平均分的分类汇总结果462．嵌套汇总对同一字段进行多种方式的汇总，则称为嵌套汇总。例：在上例基础上再统计各专业的人数，则可分两次进行分类汇总取消“分类汇总”对话框内对“替换当前分类汇总”复选框的选取，对话框设置如下图所示。若要取消分类汇总，可选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，在对话框中单击“全部删除”按钮。按专业汇总统计47Excel提供了“数据透视表”来解决按多个字段进行分类并汇总的问题。例如，要统计各系男女生的人数，则既要按“专业”分类，又要按“性别”分类，这时可利用数据透视表来解决。数据透视表“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框48单击【布局】按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框，如下图所示。“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框49图表图表的创建图表的编辑图表的格式化50（1）打开已建立的数据表格，如下图所示。（2）选定表格中创建图表的数据区域。图表的创建“图书销售情况”表51

图表分图表区、绘图区、图表标题、网格线、图例、坐标轴和坐标标题几部分，如下图所示。建立好图表后，可根据需要编辑图表的某些部分。图表的编辑图表标题网格线刻度线标志数值轴标题分类轴标志分类轴标题背景数据系列图列图表区图表组成52

当图表被激活时，显示“图表”工具栏，如下图所示。“图表”工具栏对图的修改提供了很多方便。（1）图表区大小的设置（2）图表区对象的移动（3）图表区对象的删除（4）修改图表选项图表对象数据表按列设置选定对象的格式图表类型图例按行斜体文字“图表”工具栏53（5）圆饼图和环形图的分解为了使图表所表示的某些部分更明显，可以将图表中的这部分拖曳出来。操作步骤如下：①单击圆饼或环形图的任何区域（此时所有部分全被选定）。②再次单击准备拉出的饼片或环形片。