工程项目施工档案借阅管理办法

档案借阅管理办法Q/21YJ03-02编制人：审核人：批准人：受控号:发布日期：年8月28日实施日期：年8月28日归口管理部门：办公室1目的和适用范围1.1目的：为使质量记录在借阅过程中，防止丢失、损坏，特制定本办法。1.2适用范围：适用于进入公司各级档案室记录的控制。2相关文件《一体化管理手册》Q/21YJ01《记录控制程序》Q/21YJ02-033职责3.1档案人员具体负责记录的借阅登记、审批、归还、注销等工作；3.2档案人员应经常检查借阅薄，对借出时间已到的记录，要及时追回，防止丢失；3.3各借用单位应按照本规定借阅记录。4工作程序4.1借阅范围：a)会计档案；b）文书档案；作业指导书书名称：档案借阅管管理办法编号：Q/21YYJ03-002版/修DD/0章节号第1页页共6页c）一体化管理体系运行记录；d）工程技术记录；e）声像、陈列实物档案。4.2借阅控制原则a）借阅记录者必须是本企业与借阅利用档案工作有关的职工；b）外单位及客户借阅记录必须持介绍信，并经记录分类部门负责人签字同意；c）未经审批及未办理登记手续的一律不得借阅；d）借阅工作必须按规定的程序进行。4.3借阅工作程序会计档案借阅程序a）会计档案仅提供给对口部门借阅；b）会计档案仅提供给有关人员借阅；c）会计档案借阅一律实行登记签字（见附录A），档案一般不出档案室，确因工作需要借出的，时间不得超过两周；d）外单位借阅会计档案需凭介绍信，经财务部门负责人审批同意（见附录B），才能借阅。文书档案借阅程序a）文书档案提供给直属单位和机关各部门借阅；b）文书档案借阅需按规定的程序进行登记签字（见附录A），因工作需要借出档案室的，时间不得超过两周；档案借阅管理办法第2页共6页c）外单位借阅文书档案需持介绍信；d）三密文件按规定不借出档案室，确因工作需要借出的须经公司分管保密工作的领导审批（见附录B），方能借出，时间不得超过两天。一体化管理体系运行记录的借阅程序a）一体化管理体系运行记录提供给机关各部门、工程处或项目经理部使用；b）机关和部门借用管理记录，一律实行登记签字（见附录A）；c）下属单位借用管理记录应经机关对口部门的同意（见附录B）；d）管理记录需借出档案室的，时间不得超过两周；e）第三方在认证审核时，借用与认证有关的记录，必须进行登记签字（见附录A），借阅与审核无关的记录，必须经管理者代表审批（见附录B）。工程技术记录借阅程序a）工程技术记录提供给机关各部门、工程处、项目经理部及相关人员借阅；b）项目经理部借阅工程技术记录，需持介绍信，注明借阅内容，并按规定进行登记签字（见附录A）；如要借出档案室的，需经技术质量部门领导审批（见附录B）；c）客户借阅与合同有关的记录，必须实行登记签字（见附录A）；查阅与合同无关的记录要经工程技术部门负责人审批（见附录B）；d）机关各部门借阅工程技术记录一律实行登记签字（见附录A）；e）工程技术记录借出时间最长不得超过一个月，如到期需继续使用的，应办理续借手续。声像、陈列实物档案借阅程序a）声像、陈列实物档案供机关各部门、工程处、项目经理部使用；b）借用声像、陈列实物档案必须进行登记签字（见附录A）；c）实物档案一般不借出档案室，但可以拍照、录像，确因工作需要借出时，必须经技术质量部门负责人审批（见附录B），才能借出；d）借用工程上的照片、底片需经技术质量部门领导审批；借用录像带、录音带需经政工部门领导审批（见附录B），借出时间不得超过两周。复制档案资料控制程序a）复制本部门的档案资料，经档案管理人员同意即可；b）下属单位及外单位复制档案资料，需经有关部门负责人审批（见附录C）；c）复制完后，原件及时退回档案部门。其他规定档案借阅管理办法第3页共6页a）借阅者必须负保密责任；b）对借阅的档案必须爱护；c）不得在档案资料上勾划、涂改；d）严禁拆卷和私自抽出卷内文件；e）经领导审批同意借出的档案，严禁带回宿舍、公共场所或私自转让他人。5报告与记录《档案借阅登记表》附录A《档案借阅审批表》附录B《档案复印审批表》附录C档案借阅管理办法第4页共6页附录A档案借阅登记表年21YJ03-02-01()序号年代档案号名称卷数张数件数复制份数借用单位借用人借用日期归还日期填表人：档案借阅管理办法第5页共6页附录B档案借阅审批表21YJ03-02-02()姓名工作单位电话借阅内容:领导审批:年月日归还时间：年月日经办人：年月日档案借阅管理办法第6页共6页附录C档案复印审批表申请单位：申请人：21YJ03-0