物业公司标准化体系文件公文管理办法模板

公文管理规定1目的为维护公司公文的准确性和规范性，提高公文处理工作规范化和制度化，确保公文质量，提高工作效率，规范公司公文的运转和处理工作，特制订本办法。2适用范围本标准适用于xx物业管理有限责任公司的公文管理工作。本标准规定了公司公文处理的程序。3管理职责3.1行政人事部负责公司公文的运转和处理工作，其职责是：a)拟定公司公文处理的具体规章制度和规范；b)公司公文处理的收文、发文管理及立卷归档等工作；c)公文处理过程中的督查工作，推进总经理办公会各项决策和部署的贯彻落实；d)公文处理过程中的安全保密工作；e)统一收发、传递、管理、立卷、归档、保存和销毁各类公文；f)完成与公文处理有关的其他工作。3.2各部门负责本部门职责范围内文件的编制和管理。3.3各部门、各管理处应明确专人负责公文处理工作。4程序和要求4.1公文的种类4.1.1公司公文种类一般有决议、决定、公告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、规定a)请示、报告（上行文）向上级请求指示、批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问，用“报告”。b)决定、决议（下行文）对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。c)指示（下行文）对下属部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。d)通告（下行文）对外宣布经营管理中的重大事件，在一定范围内公布公司工作人员应当遵守或者需要周知的事项，用“通告”。e)通知批转、转发有关的公文，传达要求所属机构办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项，进行人员任免和聘用时，用“通知”。f)通报传达重要情况、表彰先进、批评错误，用“通报”。g)批复（下行文）答复请示事项，用“批复”。h)函（平行文）平行单位之间互相洽商工作，询问和答复问题等用“函”。4.1.2公司处理的公文一般都属通用公文，主要用来颁布规章制度、传达指令、指挥4.1.3a)上行文是下级向上级单位、部门的发文；b)平行文是指相互平行的单位、部门或不相隶属单位、部门之间的发文；c)下行文是指上级单位或部门对下级发文；d)通行文是上下左右都通行的公文。4.2收文处理程序4.2.1收文处理程序包括签收、登记、拟办、送批、传阅、督查催办等手续。4.2.2收文应逐渐清点，紧急公文应注明急件。4.2.3收文后将收文日期、发文单位、公文标题、发文字号等进行登记，然后逐项填写《外来文件处理表》，公司收文编号为CXWY-年份-序号，如：CXWY-07-0014.2.4行政人事部经理根据文件内容、性质提出拟办意见，送公司总经理4.2.5管理处上报的公文，由行政人事部经理根据公文内容、性质，提出拟办意见，送有关职能部门提出相关意见，报公司总经理阅批，然后将已处理的意见下发相关部门。特殊情况，可以由管理处经理直接提出相关意见报总经理4.2.64.2.74.3发文处理程序4.3.1发文处理程序包括拟稿、审核、批准、印制、校对、用印、封发等程序。4.3.2公文送总经理签发之前，应先审稿。4.3.3起草公文注意事项a)符合党的路线、方针、政策、符合国家法律、法规；b)能准确、完整的体现发文单位的意图，并具有可操作性；c)情况属实，层次清楚，文字精炼，篇幅简短；d)字迹清楚，标点妥贴，用字、词规范，使用简称前后一致，一般先用全称，加以说明后再用规范化简称；e)人名、地名、单位名称、数字、时间、代号等要准确，时间要写清年、月、日，数字一般用阿拉伯数字书写；f)引文要核对原文，做到准确无误，删节得当。引用其他公文应列出该文标题，再在括号内注明文号；g)准确使用公文文种。4.3.4公文签发前审核注意事项a)行文规则、报批程序是否符合规定；b)是否确应行文；c)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规。措施与办法是否可行，决定事项是否符合职权范围；d)涉及相关部门的事项是否经过协商、签字并取得一致意见；e)文种使用是否恰当，公文格式是否规范；f)公文内容是否周全，层次是否清楚，结构是否合理，表达是否简洁，语句是否通畅。4.3.5公文格式a)所有公司名义对外的发文（含对住户、业主），都须公司加盖公章，编码方式为：西诚物字[年度]第×××号。对政府部门发文需使用红头文件纸打印。b)公司对内部发文须加盖公章，编码规则为：诚信物业字[年度]第××号。落款处注明签发人。c)部门对公司内部发文及部门内部发文（含项目组及临时成立的工作小组发文）编码规则为CXWY(部门简称)[年度]序号,如行政人事部的文件编号为：CXWY（行政）[2006]001号；其他依次为：财务部CXWY（财务）[2006]001号；品质管理部CXWY（品质）[2006]001号；夏家什字管理处CXWY（夏家）[2006]001号，各管理处部门不规定对内、对外发文格式。d)文件内容格式:公司及部门对外、对内发文格式如下：文件名称（黑体三号）；文件编号（加黑宋体小四号）；文件内容为宋体四号，公文层次编号举例：第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第四层为“（1）”；公司对内发文要注明签署人，对外发文不用注明签署人e)文件页眉页脚格式页眉：公司如果有统一形象标识的，页眉使用标识和公司全称中英文。页脚：居中“第×页共×页（宋体五号）。”f)部门临时零星的告知类且不用存档的文件，可不用编号,不用加页眉，字号可以相应加大，但要注意协调性。4.3.6a)各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。文件初稿编制完毕后由编制人填写《文件审批登记表》报相关领导审核、审批同意后打印正式文稿，按审批意见处理。b)总经理审签公文应明确签署意见和日期。c)行政人事部对签发后的公文编写文号和主题词，并确定打印份数后发印。d)拟稿人负责校对文件，并在发文稿校对栏内签名。e)行政人事部负责文件的统一发送。4.4文件保存4.4.1公司收、发文、内部管理文件由资料管理员及时存档，各部门发文及内部管理文件审批后一个工作日内报公司资料管理员存档。日常工作记录每月初三个工作日内收集齐全，交4.4.2资料管理