关于基层档案志愿服务可持续发展的思考-档案管理论文

7/7关于基层档案志愿服务可持续发展的思考-档案管理论文

上世纪90年代我国档案志愿服务悄然拉开序幕，据记载最早的档案志愿服务为1994年的“学雷锋日”江苏省南通市档案局与团市委联合举办的一次志愿服务活动。在三十多年的发展历程中，档案志愿服务为基层档案事业作出了一定的贡献，然而目前我国基层档案志愿服务在可持续性方面仍存在着不足之处，笔者从基层档案志愿服务可持续发展的价值和如何使档案志愿服务可持续发展两方面对档案志愿服务可持续发展进行了深入思考，以期档案志愿服务可持续发展能够给基层档案工作带来新的生机，使档案志愿服务成为基层档案事业发展的重要基石。

1基层档案志愿服务可持续发展的价值

1.1弥补基层档案部门的不足之处，提高档案服务质量。基层档案部门一直存在着资金缺乏、人员不足、工作压力大、工作成效不明显等问题。面对这一现状，部分基层档案部门选择以临时工或是服务外包的方式来缓解。然而，与志愿服务相比，这两种方式都存在明显的缺陷：第一，聘请临时工或服务外包是需要资金支持的，基层档案部门本身资金来源不足，再加上这些开销，无疑是雪上加霜；其次，就工作成效而言，临时工和外包的结果都只是完成与酬劳一致的工作量，未能从根本上解决基层档案部门的实际问题，也未能使基层档案工作有任何改进。档案志愿服务，是志愿者的自愿行为，他们不计报酬，积极为基层档案事业贡献力量，使档案事业能更好更快发展。就这两点而言，开展档案志愿服务对档案事业的发展是有帮助的。档案志愿服务可持续发展，使得志愿服务常态化，志愿者成为基层档案部门人力资源的一部分，他们的加入不仅为基层档案部门增加人力，节约开支，还缓解了工作量大的问题，大大提高了基层档案工作的服务质量，为档案部门工作人员对档案进行深入研究提供了便利条件，有助于基层档案部门改变现实面貌，使基层档案事业形成质的飞跃。

1.2满足志愿者的不同需求，使志愿服务与个人发展相统一。志愿服务的前提是自愿，从事志愿服务的人主要是为了满足自身需求。马斯洛的需要层次论中将人的需要分成生理需要、安全需要、爱和归属感、尊重和自我实现五类。不同行业的志愿者因为不同的需求参与档案工作，他们通过档案志愿服务来满足需求，同时为社会奉献能量，回馈社会，实现自我价值。档案志愿者多为在校大学生、对档案工作感兴趣人士和各行各业退休人员。他们中有的缺乏工作经验，想通过档案志愿服务为其增加经验积累，将所学进行灵活运用；有的对档案感兴趣，平时无法接触到档案，想通过志愿服务来增加对档案的了解；有的离开坚守多年的工作岗位，一时无法适应清闲的生活，渴望继续发挥余热，实现自己的社会价值，同时通过工作消除孤独感。总之，无论出于何种需求，志愿者们都本着“奉献、友爱、互助、进步”的宗旨参与档案志愿服务，使志愿服务与个人发展需求得到统一，促进了社会和谐，生动体现了社会主义核心价值观。

1.3增加社会对档案的了解，提升档案的社会利用价值。当前社会对档案的利用率不高，归根结底缘于社会公众对档案的知晓度不高。志愿服务可持续发展有助于提高社会对档案的了解，促进档案利用。志愿服务的对象来自社会不同行业，志愿服务的可持续发展使得公众有更多的机会参与档案工作，了解档案，且随着了解的深入，利用程度也不断加深。另外，档案志愿者对档案工作的关注度会潜移默化地影响身边人，档案部门没有刻意宣传档案，志愿者的档案服务行为却在无形中宣传了档案，越来越多的人对档案有了更直观的认识，并主动利用，这就产生了蝴蝶效应。这种效应周而复始产生连环效果，吸引了更多人参与档案志愿服务，使得档案的利用率不断提高，充分实现了档案存在的社会价值。

2如何使基层档案志愿服务可持续发展

随着社会需求的多元化，志愿服务已成为公众参与公共生活的重要途径，成为人们日常生活的重要组成部分。促进基层档案志愿服务可持续发展，建立和健全志愿服务的长效机制，是我国档案志愿服务事业健康发展的必然趋势。档案事业作为传统的社会服务行业之一，要体现“爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心”五位一体的功能，必须使档案志愿服务可持续发展，从而借助志愿服务来实现这一目标。因此如何做好档案志愿服务使其能够可持续发展是值得思考的问题。笔者对最早开展档案志愿服务的城市――南通下辖的各县市区综合档案馆开展志愿服务的情况简单进行了解，在此基础上谈谈如何使档案志愿服务可持续发展。

2.1调查基本情况及结论。南通市下辖各县市区综合档案馆共有8家，其中县市级6家，区级2家。八家档案馆中，国家一级档案馆一家，国家二级档案馆六家，一家暂未评定国家级别。近年来各级档案馆纷纷响应国家和政府号召积极开展志愿服务，这八家档案馆也不例外。本次调查主要从档案馆开展志愿服务的时间、内容、方式和组成人员及志愿服务管理、服务满意度等方面进行。

2.1.1南通各基层综合档案馆开展志愿服务情况（见表1）。

2.2.2对调查指标的相关分析。

（1）开展志愿服务的时间相对集中未形成常态。从表1可以看出八家档案馆均已开展志愿服务，但开展志愿服务的时间安排各有不同，常年不间断开展档案志愿服务的占比37.5%，在特定时间如学雷锋日、国际档案日、国际志愿者日开展志愿服务的占比37.5%，不定期开展志愿服务的占比25%，利用休息日开展志愿服务的占比0。从开展志愿服务的时间来看，显然志愿服务工作尚未成为常态。

（2）开展志愿服务的内容不够宽泛。笔者根据基层档案馆的工作内容，将档案志愿服务活动内容大致分为四类，即日常档案整理、引导讲解、技术支持和社会宣传。调查中发现各档案馆开展的活动各有特点，四项服务内容中占比最多的是社会宣传，为75%，其次为引导讲解62.5%，占比最少的是日常整理和技术协助，仅为37.5%。由此可以看出多数档案馆未将档案整理和技术支持这两项工作列入服务范围，服务内容的涉及面不够广。（3）开展志愿服务的方式相对传统。欧美一些国家，档案志愿服务已开展多年，且收效明显，其服务方式除了传统的开展咨询和宣传工作外，还可在家进行档案整理编研（在不违背档案工作相关法规的前提下）或是不受时空限制在线进行志愿服务。与之相比，我国的档案志愿服务方式相对简单，表1中在馆内开展服务的占比最多为75%，走上街头进行咨询宣传的次之为62.5%，利用网络在线进行编目、著录的为25%，进行史料收集、档案编研的为0。这表明志愿服务仍停留在传统的服务方式，未能利用互联网灵活开展档案志愿服务。

（4）开展档案志愿服务的人员结构较为单一。开展志愿服务的主体是志愿者，志愿者的选择是档案志愿服务成功开展的基础。表1列出的四个选项中，利用在职档案人员开展志愿服务的最多，为62.5%，利用在校大学生和社会对档案工作感兴趣人士的为37.5%，退休人士的利用率为0。这表明大多数档案志愿活动都是由档案馆自身的工作人员完成，虽然一些档案馆利用了在校大学生和社会对档案感兴趣人士开展服务，但整体看来社会力量参与度不够明显，未能体现

“支持社会力量参与档案事务”的局面。

（5）志愿服务管理不够规范。档案志愿服务开展成功与否，与志愿服务的管理是否规范科学紧密相关。调查显示，各档案馆在志愿服务管理方面仍需改进。首先，志愿服务相关制度作为规范志愿服务管理的依据，已制定的档案馆只有62.5%，仍有37.5%的档案馆未制定相关制度；其次，在对志愿者进行业务技能等培训方面仅达到75%，八家档案馆并未全部做到岗前有培训；第三，在志愿者的激励措施方面，仅有37.5%的档案馆采取了相关激励措施；第四，在志愿服务协议签订方面，所有档案馆均未与志愿者签订服务协议。由此可见，在志愿服务管理方面，各档案馆在相关制度的制定、业务培训、激励措施、签订协议等方面的执行力参差不齐，大部分档案馆在志愿服务管理方面存在明显的漏洞，管理现状亟待完善。

（6）对志愿服务情况的满意度不一。服务满意度是档案馆对志愿者开展志愿服务质量的总评价。表1中，各档案馆对志愿服务开展情况非常满意的为25%，表示满意的为50%，表示一般的为25%，无不满意。总的来说，各档案馆对志愿服务的成效是肯定的，但是肯定的程度不一。这固然与志愿者的服务水平和质量有着必然联系，但不难发现档案馆对志愿服务的管理规范程度在一定程度上决定了志愿服务的质量。

2.1.3结论。

（1）开展服务时间的集中性和随意性导致服务未形成常态化。综观各档案馆开展志愿服务的情况，从时间上看，有的较为集中，只在特定的日子开展服务；有的较为随意，有需要的时候才开展服务。这表明一些档案馆未能使档案志愿服务成为一种常态，在时间上限制了档案志愿服务的可持续发展。

（2）服务人员组成、内容和方式的单一性导致服务质量不高。从志愿者的组成结构来看，各档案馆大多是利用馆内工作人员开展志愿服务，利用在校大学生和社会对档案感兴趣人士的比较少。由于基层档案部门长期存在人员不足、工作量大的问题，而志愿者来源相对单一且成员有限，并未能给基层档案工作带来实质性的改变。另外，服务的内容和方式方面，多为馆内服务、引导讲解和外出宣传，档案编研、史料收集和技术服务类较少。在这个网络化的时代，志愿服务却未能通过互联网开展，服务方式显得相对滞后。因此组成人员、内容和服务方式的单一性导致了档案志愿服务的质量不高，从服务质量上限制了档案志愿服务的开展。

（3）志愿服务管理的规范程度导致服务收效不佳。笔者在调查时，从志愿服务相关制度的制定、人员培训情况、激励措施和协议签订四方面简单了解了基层档案馆对志愿服务的管理情况，未进一步细化，但只从表层也能明显发现各档案馆在志愿服务管理方面存在的问题，这一系列问题的产生最终导致服务效果不佳。

2.2基层档案志愿服务可持续发展的途径。鉴于基层档案志愿服务存在的不足，基层档案志愿服务要可持续发展，必须做到规范化、制度化、系统化，着力提升志愿服务的管理能力，使档案志愿服务在档案工作中发挥最大效能。

2.2.1借鉴国外档案志愿服务先进经验，促进基层档案志愿服务可持续发展。欧美一些发达国家的档案志愿服务历史悠久，他们有着先进的经验和做法，可以借鉴他国的经验结合国内实际，形成具有中国特色的档案志愿服务模式，为我国基层档案志愿服务开辟一条捷径。在英国，档案部门在志愿服务方面处于领先地位。志愿服务过程中重视法规建设，不少与档案相关的组织自觉参与到志愿活动中，利用各种方式支持档案部门开展志愿服务，如英国国家档案馆之友。另外，英国志愿服务的开展以完成志愿服务项目为主，档案部门根据预先设定的项目选择志愿者，不同的服务项目服务方式也不一样，从传统的纸质文件的著录到数字时代的互联网服务，内容丰富，形式多变。在美国，档案志愿服务机构有着灵活的岗位设置和领先的在线项目。岗位设置大致分为三类：日常管理类、技术助理类、导游讲解类，每一大类岗位都可以进行细分，这就给更多的优秀志愿者提供了服务的便利条件。其在线项目较为出名的为“公民档案工”项目。英美两国档案志愿服务成功的共同点在于两国档案部门均非常重视挖掘群众的力量，对公众极其尊重，他们使用项目化方式开展服务，充分利用新媒体，在档案志愿服务方面成效明显。

2.2.2不断完善志愿服务模式，推动基层档案志愿服务可持续发展。

（1）志愿者的选择和服务内容的确定是基层志愿服务可持续发展的前提。首先，档案志愿者与一般志愿者有着本质区别。由于档案工作的特殊性，对档案志愿者的要求比一般志愿者要高，只有具备与档案工作相关的能力和资质的志愿者才可以参与到档案服务中。其次，服务内容的确定决定了志愿者的选择。不同的服务内容需要志愿者懂得相应的知识，具备相应技能才能胜任。因此，基层档案部门在设置服务内容时，应综合考虑档案工作的需要，做到按需设岗。（2）建立健全档案志愿服务机制是基层档案志愿服务可持续发展的保障。完善的志愿服务机制是基层档案志愿服务顺利开展的基础，是档案志愿服务可持续发展的有效保障。基层档案部门应以志愿服务条例为依据，结合档案工作特点，为志愿者量身定制一套行之有效的服务管理机制，从志愿者的招募、服务岗位的确定、协议的签订、相关考核制度等方面明确要求。将档案法和档案工作相关规章制度相结合，制定档案志愿者服务手册，让志愿者明确自身工作职责和工作规范、应享权利和应尽义务。让基层档案部门做到“有法可依，有章可循”，为志愿者开展服务增加信心。

（3）加强档案志愿服务培训指导是基层档案志愿服务可持续发展的重点。规范性和专业性是档案工作的基本原则，为保证志愿服务质量，基层档案部门必须对志愿者进行业务培训和道德培训。档案部门可以进行能力考核，促进志愿者更好地掌握相关知识和技能，以便志愿者能够更快地胜任工作。同时，基层档案部门必须对志愿者加强有效监管，对志愿者在服务过程中遇到的问题及时加以解决，对服务成果进行审查和鉴定，既能保证服务水平又能维护档案部门的形象。因此，加强培训指导是提高志愿服务质量的关键，更是档案志愿服务可持续发展的重点。

（4）强化以人