公文写作-工作总结汇报-总结汇报-实用文档

新视角新沟通

——公文写作漫谈田淑雯2012年5月22日公文起源文书盈于几阁，典者不能编睹。——东汉·班固《汉书·刑法志》但更相告语，莫肯公文。——《后汉书·刘陶传》前言公文是一个公司的脸面，在公务活动中具有代表公司书面沟通交流的作用，可以说是公司整体形象的书面代表。正确与规范处理公文，能代表公司的管理水平和管理质量。同时，也可为企业创造效益并减少不必要的损失。主要内容一、公文基本知识二、公文格式规范三、公文语言规范四、常用公文写作一、公文基本知识（一）什么是公文（二）公文的特点（三）公文的作用（四）公文的种类（一）什么是公文

是公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达党和国家有关方针、政策，颁布规章制度、施行行政措施，请示和答复问题、联系商洽业务、制定计划、总结经验、记载活动的重要工具，是公司系统各单位开展经营管理和公务活动的有效手段。公文，作为发布公司政策、传递重要信息的载体，体现着公司的意志，表达着公司的主张，在公司组织经营管理活动发挥了不可替代的作用。

（二）公文的特点1.具有法律效力（权威性、强制力、行政约束力）2.具有特定体式（格式，以说明、论述为主）3.是工具、载体、社会现象4.语言特点：庄重、严肃、凝炼、准确（三）公文的作用1.法规、制度作用2.领导、指导作用3.沟通、联系作用4.凭证、记录作用（四）公文的种类行政公文：命令（令）、议案、公告、通告、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。公司常用公文：通知、通报、报告、请示、会议纪要、批复、函。二、公文的格式规范（1）红头部分，包括发文机关、文件编号、签发人和红色反线等四部分；（2）正文部分，包括标题、主送、正文、附件名录等；（3）附件部分；（4）版记部分，包括主题词、抄送、封发时间、发文人、以及黑色反线等。格式要求求：标题：宋宋体二号号、加粗粗、居中中主送及正正文：仿仿宋三号号，正文文中的标标题可以以加粗主题词：：黑体三三号加粗粗（不要要忘了填填写）发文日期期：晚于于成文日日期发文人：：无需填填写联系电话话、公公文语言言规范（一）语语言的表表达方式式（二）公公文语言言的特点点公文的语语言表达达方式，，就是公文文作者运运用语言言文字把把思想内内容表达达出来的的方法和和手段。。在文章章的五种种基本表表达方式式（叙述述、描写写、抒情情、议论论和说明明）中，，公文常常用的有有三种，，即叙述述、议论论和说明明。（一）语语言的表表达方式式准确、简简明、朴朴实、庄庄重（二）公公文语言言的特点点准确：一字入公公文，九九牛拔不不出简明：句中无余余字，篇篇内无赘赘语朴实：不拐弯抹抹角，不不可以藻藻饰庄重：用词严肃肃端庄，，不带感感情色彩彩四、常常用公文文写作（一）通知（二）报告（三）请示（四）函适用于批转下下级机关的公公文，转发上上级机关和不不相隶属机关关的公文，传传达要求下级级机关办理和和需要有关单单位周知或者者执行的事项项，任免人员员。（一）通知1、通知的种种类发布性通知指示性通知转文性通知会议性通知知照性通知（1）发布性通知的写法适用范围：：发布本公司司制定的各类类规章及其它它材料，使之之产生直接的的行政效力。。标题：由发文文机关名称、、被发布的法法规或规章名名称和文种三三要素组成，，如《关于下发《阳光人寿河河北分公司分分支机构行政政手续办理指指引》的通知知》。正文：简单的的发布性通知知，一般只有有发布了什么么法规规章及及其时效两个个方面的内容容。（2）指示性通知的写法适用范围：就就某些具体事事项上级机关关对下级机关关下达任务、、布置工作、、提出要求。。标题：由“制文机关”、“事由”与“文种”三个要素组成成。如《关于分公司司员工到机构构出差有关事事项的通知》》。正文：开头有有一个开宗明明义，交代缘缘由、背景的的“撮要”，主体部分分分条列项提出出要求，结构构形式表现为为“撮要分条式”。结尾部分主主要是对有关关单位提出贯贯彻执行的希希望和要求。（3）转文性通知的写法适用范围：对对下级机关来来文如呈转性性报告、意见见等上级机关关用通知批转转下级各有关关部门。对对上级机关、、不相隶属机机关的来文，，本机关用通通知转发下级级各有关单位位执行。标题：通常由由批转（转发发）文件的机机关名称、主主要内容与文文种三个要素素构成。注意意一个问题：：“通知”重复出现，如如转发河北省省保险行业协协会《关于保险从从业人员展业业证注销事宜宜的通知》的的通知》。正文：一是表表明对被批转转文件的态度度。二是强强调阐述批转转该文件的重重要性和必要要性。最后后是提出贯彻彻执行的希望望和要求。（4）会议性通知的写法适用范围：告告知某部门将将召开某一会会议，同时提提出与会的相相关要求。正文：交待召召开会议的机机关或单位，，会议的起止止时间、地点点，会议名称称、基本内容容，参加会议议的人员以及及报到时间、、地点。比较重要的会会议：会议的的开法、中心心议题、参加加人员的范围围、需要携带带的材料以及及生活安排等等等。要求：时效性性。（5）知照性通知的写法用于向有关单单位、部门传传达、晓喻、、告知有关事事项或情况。。如任免或聘聘用干部、设设立或调整机机构、启用或或更换印章、、迁移办公地地点等等。（二）报告适用于向上级级机关汇报工工作，反映情情况，答复上上级机关的询询问。2、报告的写写法标题主送机关正文开头:报告缘由主体:情况——做法（问题题）—今后意意见（建议））检查报告:情情况—原因——责任及处理理意见—改进措施结语：表态、鼓劲；；模式化的套套语。（三）请示《办法》规定定：请示适用于向向上级机关请请求指示、批批准。1、请示的使使用范围第一，在实际工作中中，遇到缺乏乏明确政策规规定的情况需需要处理。第二，工作中遇到需需要上级批准准才能办理的的事情。第三，超出本部门职职权之外，涉涉及多个部门门和地区的事事情，请示上上级予以指示示。3、请示的写写法标题：事由+文种主送机关：香烧一股、敬敬佛一尊，不不送领导个人人、不越级。。正文请示缘由：充分、恰当请示事项：明确、具体请示结语：可（妥、当））否，请指示示；以上请请示如无不妥妥，请批转……执行。。（四）函《办法》规定定：函适用于机关关之间商洽工工作，询问和和答复问题，，向无隶属关系的有有关主管部门门请求批准。2、函的写法法标题主送机关正文开头：缘由主体：事项、、希望要求结尾：“可否，请审审批”、“同同意否，望请请复函”、、“特此复函函”。3、注意问题题清楚有节。用语平和。。邀请函复函慰问函五、常用事事务文书工作总结工作总结是单位或个人人对过去一时时期内的工作作作出系统的的回顾归纳、、分析评价，，从中得出规规律性认识用用以指导今后后工作的事务务性文书。1、总结的分分类综合总结：又又称全面总结结，它是对某某一时期各项项工作的全面面回顾和检查查，进而总结结经验与教训训。专题总结：是是对某项工作作或某方面问问题进行的专专项总结。2、总结的写写法标题公文式：单位位名称、时限限、内容、文文种组成。如：阳光人寿寿河北分公司司2011年度度工作总结文章式：以单单行标题概括括主要内容或或基本观点，，不出现总结结字样。如:人文和科技技是阳光腾飞飞的两大驱动动力新闻式：分别别以文章式标标题和文件式式标题为正副副标题，正标标题揭示观点点或概括内容容，副标题点点明单位、时时限、性质和和总结种类。。如：以文人和和科技为核心心驱动力以以创新和服服务为突破点点——阳光人寿寿河北分公司司2011年年工作总结2、总结的写写法正文开头：交代工工作背景、基基本概况。力力求简洁，开开宗明义。主体：工作内内容、成绩及及评价、经验验和体会、问问题或教训。。在年度工作作中，尚需需加入下一一年度工作作指导思想想、任务或或目标，工工作举措。。结尾：存在在问题、努努力方向、、提出改进进意见或表表示决心信信心。落款交代总结的的单位名称称和日期。。3、写作要要领一气呵成，，忌“十步九回头头”“小卒子过河河直攻向前前”“难得可贵的的第一稿”“有了骨头不不愁肉”“齐不齐，一一把泥”常见问题●一、如何引用文文件名?按照公文规规范，引用用文件名有有固定的格格式，先引引文件名后后注文件号号。如，““按照总公公司《关于于全面落实实2010年工作计计划的通知知》（阳光光人寿发[2010]5号））要求，┅┅┅”。不不能写成““根据总公公司阳光人人寿发[2010]5号要求求”。常见问题●二、正文中中如何排列列序号？公文对序号号的排列是是有严格要要求的，必必须是“一一”、“（（一）”““1.”、““（1）””，不可混混乱。注意意，“1.”后是““.”，不不是“、”。常见问题●三、正文文中出现数数字用阿拉拉伯数字还还是汉语大大写数字？？原则上，数数字一律使使用阿拉伯伯数字，只只是在以下下几种情况况使用汉语语大写数字字：一是节假日日，如“五五一”、““十一”等等；二是会议简简称，如““十届三中中全会”等等；三是书名引引用，如《《一千零一一夜》等。。公文格式●四、公文文中的时间间表述应注注意什么？？（1）为避避免歧义，，尽量使用用用具体日日期而不用用阶段时间间词。如“自2008年年7月1日日起”，而而不用“自自今年第三三季度起””。（2）年份份不应随意意省略。如如不应将将“2007年”省省略为“07年”。。常见问题●五、标题题中能使用用标点符号号吗？一般标题中中没有标点点符号，只只有几种特特殊情况：：一是引用书书名、文件件名、法律律名称是可可以使用书书名号；二是转发的的文件标题题中就带有有标点符号号的。常见问题●六、如何编写公公文标题？？有何注意意事项？公文标题的的组成：发发文机关+介词（关关于、对））+事由+的+文种种。如：阳光人人寿河北分分公司关于于下达2010年度度经营计划划的通知。。通用行文把把发文机关关省略。常见问题●七、如果是转了了又转的文文件怎么处处理标题？？假如总公司司来文《转转发中国保保监局关于于加强风险险管理工作作的通知》》，分公司司可以直接接转发中国国保监会的的文件，将将题目也拟拟成《转发发中国保监监局关于加加强风险管管理工作的的通知》，，但要在文文件中提一一句“根据据总公司《《转发中国国保监局关关于加强风风险管理工工作的通知知》（阳光光人寿发〔〔2008〕56号号）要求，，现将中国国保监会《《关于加强强风险管理理工作的通通知》（保保监发〔2008〕〕567号号）转发你你们”。常见见问问题题●八八、、什什么么是是主主送送？？“主主送送单单位位””目目的的是是说说明明这这份份文文件件由由哪哪个个单单位位负负责责处处理理。。表表明明主主送送单单位位十十分分重重要要，，关关系系到到文文件件处处理理效效率率。。需需要要注注意意的的有有三三点点：：一是是向向总总公公司司请请示示文文件件，，直直接接写写““总总公公司司””，，不不写写具具体体部部门门；；二是是主主送送单单位位使使用用全全称称或或规规范范性性简简称称，，一一般般使使用用规规范范性性简简称称，，如如““山山东东保保监监局局””，，切切记记不不能能使使用用非非规规范范性性简简称称；；三是是不不可可越越级级行行文文，，中中支支公公司司不不得得对对总总公公司司、、对对保保监监局局直直接接行行文文，，分分公公司司不不可可对对保保监监会会行行文文。。常见见问问题题●九九、、什什么么是是抄抄送送？？一份份公公文文，，除除了了向向主主送送机机关关寄寄发发外外，，根根据据内内容容还还可可以以向向其其他他机机关关寄寄发发，，目目的的是是让让其其他他机机关关也也知知道道这这份份文文件件的的内内容容。。这这种种情情况况就就需需要要““抄抄送送””。。但但是是，，被被““抄抄送送””的的机机关关，，对对于于这这文文件件是是可可以以不不表表态态的的，，也也不不需需要要做做出出回回答答，，这这是是““抄抄送送单单位位””与与““主主送送单单位位””的的不不同同。。注意意，，向向上上级级机机关关的的行行文文，，不不能能抄抄送送下下级级机机关关，，比比如如，，总总公公司司向向保保监监会会上上报报的的文文件件不不抄抄送送分分公公司司或或总总公公司司部部门门。。前线线：：业务务渠渠道道、、培培训训、、续续期期………后援援：：人事事行行政政、、核核保保、、理理赔赔、、客客服服………开设设新新机机构构、、公公司司组组织织的的公公益益活活动动、、赞赞助助体体育育比比赛赛、、员员工工培培训训、、大单单承承保保、、大大额额理理赔赔、、快快速速结结案案、、慰慰问问客客户户、、服服务务新新举举措措、、客户户服服务务活活动动………业绩绩突突破破、、大大型型产产说说会会、、业业务务推推广广活活动动、