上海电力业务流程重组培训

上海电力企业资源计划管理咨询项目

业务流程重组培训毕马威管理咨询二○○二年七月八日文件日期:2023/1/20培训内容及时间安排业务流程重组概念 20分钟流程绘制方法及技巧 20分钟流程绘制练习 40分钟流程改进原则 10分钟流程改进练习 20分钟提问和回答 10分钟培训目标培训目标明确流程重组的原理学会绘制流程图的方法

掌握流程改进的原则流程重组概念从功能到流程的观念流程重组的收益和成功因素什么是业务流程？

业务流程是指在组织内部“流转”的一系列相关的活动业务流程不仅仅限于一个单一的功能或者单一的部门业务流程能够贯穿始终地反映经营情况流程与业务运营息息相关并向客户提供价值.如果企业能够将人为实现的流程和通过系统实现的流程进行无缝整合,企业将因此获得核心的竞争优势业务流程重组业务流程重组(BPR)是一种改进,它的目标是通过重新设计组织经营的流程,使流程的增值内容最大化,非增值内容最小化(包括降低营运成本,控制营运风险,提高营运效率三方面),从而获得绩效的改进部门内部逐步改进与完善公司业务流程重组战略重组什么是业务流程重组？什么是业务流程重组？平衡质量、服务水平和成本始终是企业获取竞争优势的考虑重点降低成本质量改善提升客户服务水平竞争优势成功的业务流程重组需要树立从功能到流程转化的概念功能驱动运营第一阶段第三阶段关键流程驱动运营电力工程建设采购设备维护客户采购申请到付款资产管理电力项目管理传统的管理注重职能层级机制流程概念打破职能层级体制的界限,直达客户流程得以承认，但功能处于主导电力工程建设采购设备维护第二阶段从功能到流程的转化观点业务流程重组的警号 以下是企业对业务流程重组需求的诊断信息，其中一些已成为某些机构的典型“警告信号”:供电的可靠性降低资产的利用率下降竞争能力下降客户满意程度降低新近出台的政府改革／立法行业趋势变化陈旧的信息技术应用流程重组组的成功功结果压缩时间间减少不增增加价值值的活动动授予相应应权限客户联盟盟一次做好好在流程开开始时就就保证质质量设定有弹弹性的目目标有效降低低成本，，领先的的技术持续的改改善循环环流程图绘绘制的方方法及技技巧流程图绘绘制目标标及基本本知识讲讲解流程图的的绘制流程图交交付要求求流程绘制制目标理解现有有流程和和资源分配配阐明企业业关键问问题识别改进进的良机机流程图是是一种工工具，可可用来了了解、分分析和归归档公司司的流程程和活动动，帮助助确定改改善机会会一张流程程图显示示了将特特定输入入转化为为所需输输出结果果的一系系列步骤骤什么是流流程图？？流程图绘绘制流程图绘绘制主要要包括以以下三项项内容：：理解流程程编制流程程图完善流程程图流程图绘绘制流程图绘绘制基础础有明确定定义的开开端和结结束有输入必必有输出出在整个企企业组织织中“流流动”不局限于于单一的的功能和和部门流程输入输出流程图绘绘制－管管理要要素的划划分营运流程程管

理支支持持

流程程采购管理理营销管理理发电管理理输电管理理配电管理理技术、电电能质量量管理行政事务务管理预算管理理财务管理理投资管理理信息系统统管理人力资源源管理固定资产产管理检修计划划管理下列为绘绘制流程程图所需需考虑的的要素信信息：行为责任输入在流程中中的关键键行为流流程中的的关键责责任每一行为为的主要要输入来来源输出顾客时间和成成本每一行为为的关键键交付成成果每每一行为为输出的的接受者者每每一一行为所所需的时时（内部和和外部））间/成本本画流程图图需了解解的信息息文件/表表格：该标识文文件，包包括表格格、字母母和报告告。它既既可表示示输入，，又可表表示输出出。可在在该标识识上写下下标题用用以代表表特定的的文件。。系统/数据库：该标识用用于表明明信息从从现有的的计算机机系统中中流入或或流出。。该计算算机系统统表现为为输入、、处理或或输出。。可在标标识中写写明特定定的系统统名称。。流程图绘绘制标识识一套标准准的符号号能帮助助快速并并且一致致地通过过流程图图进行沟沟通流程操作作：该标识用用于指示示一项需需要人工工处理的的活动，，例如手手工处理理一个文文件（如如手写的的采购单单），或或人工检检查一个个文件。。流程参见见:该标识用用于指示示从一个个流程转转向下一一个流程程。流程图绘绘制标识识数据信息息:该标识用用于指示示输入流流程的数数据和信信息。决定批复复：该菱形框框代表一一个决定定或批复复。它给给人以强强烈的视视觉提示示，即此此处需要要作出决决定或批批复。该该标识经经常用在在流程栏栏中。其其右方联联接“否否”的情情况，下下方联接接“是””的情况况。方向标记记：流向箭头头代表任任务执行行时的次次序，它它们引导导着流程程。流向向从左到到右代表表输入被被接收并并被处理理；流向向从上到到下代表表任务被被完成。。流程图绘绘制标识识存档:该框代表表一个文文档在此此处需要要被存档档。开始/结结束:该框用以以表示一一个流程程的开始始和结束束。流程图绘绘制标识识流程图连连接标识识：该标识用用于同一一流程图图中页和和页的连连续或者者用于同同页内从从一个动动作框转转到另一一个动作作框。当当画到页页底时，，可以在在图中最最后一项项内容后后使用连连接标识识。连接接标识的的画法：：在标识识内以大大写的英英文字母母表示（A-Z)，然后在需需要接入入的地方方画上同同样的流流程连接接标识，，在该标标识上写写下相同同的英文文大写字字母。流程图绘绘制标识识A继续“是是”情况况下的流流程是否状况表是是

否被被批准?A对状况表表

作修修改在决定框框之前使使用手工工操作标标识：如果流程程分叉为为是/否否，则有有人作出出决定。。用决定定框来表表示。由由于所作作的决定定和批复复很少无无效，因因此在决决定框之之前通常常有人工工活动标标识。是否是否有效效？流程图绘绘制标识识验证统计计

数据据的有效效性流程图绘绘制询问一个个流程活活动的问问题包括括：流程/任任务生成成什么？职员怎样样执行它它？为什么要要这样做做？何时、由由谁对它它进行复复核？流程活动动需要多多少时间间？流程活动动何时需需要？错误/问问题的种种类、频频率和发发生原因因是什么么？怎样处理理错误/问题/例外？？输出什么么？输出出多少？？输出至哪哪里？流程范围围控制目标标主要控制制点涉及部门门及表格格流程流转转时间特定政策策建议步骤骤:从一个高高层次的的流程开开始,如如有必要要,到下下一层次次的流程程确定每个个子流程程的开始始和结束束(保持持重点)确定关键键输入和和输出按步骤进进行每个个关键业业务子流流程节约时间间:如如果陷入入困境,休息一一下或跳跳到另一一方面采用标准准的流程程图符号号在流程绘绘制过程程中或在在每一子子流程的的结束确确认流程程和技术术改进机机会核查流程程的准确确性流程图绘绘制的技技巧需要按实际情情况绘制制流程需要在整个组组织内思思考流程程需要与流程牵牵涉的人人员交流流需要在开始前前确认流流程的起起点和结结束需要高层次的的流程图图不能按照自己己的想象象绘制流流程不能把流程图图局限在在自己的的部门不能闭门造车车，在真空中中工作不能在确认流流程范围围前绘制制流程不能陷入太多多的细节节流程绘制制应注意意的要点点总结流程图的的格式宋体标题采用用14号号字体、、加粗、、中间对对齐部门采用用10号号字体、、加粗、、下划线线、中间间对齐框内采用用6－8号字体体、普通通不加粗粗、中间间对齐连线采用用与框内内同样字字体、中中间对齐齐尽量避免免相交线线业务流程程图交付付要求业务流程程图交付付要求流程图的的组成流程图标标题涉及部门门部门分隔隔线标识符连线框内的字宋体6－8号普通不加粗中间对齐标题宋体14号加粗中间对齐部门宋体10号加粗下划线中间对齐齐连线尽量避免交叉、有时可以适当合并以求简单明了不同的选项在连线上标明，与框内的字体同样要求将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室将单据传传递给办办公室起始点、、终止点点和流程程对象必必须清晰晰输入和输输出应当当明确应当在合合适的地地方标出出估计时时间（该该项流程程作业所所需的时时间）为每一个个任务框框标明人人员的职职务/负负责的范范围做到对流流程不熟熟悉的人人，不需需要任何何解释就就能轻而而易举地地读懂流流程图详细程度度应达到到足以识识别无效效率的活活动量化目前前的关键键绩效考考评指标标业务流程程图交付付要求现状流程程图样张张样张流程绘制制练习思考与讨讨论：流程图绘绘制中包包含哪六六条重要要信息？？过去所认认识的业业务流程程和今天天介绍的的业务流流程有什什么区别别？您期望通通过这次次流程重重组得到到的收益益有那些些？您认为上上海电力力有那些些现象表表明需要要进行流流程重组组？举例说明明时间/成本要要素的主主要用途途？实例练习习-物物资采采购计划划申请与与审核供电所计计划员制制定本供供电所的的项目物物资采购购计划草草案，交交供应科科科长审审核供应科科科长从技技术的角角度考虑虑是否批批准该采采购计划划，在1天内作作出批复复如果供应应科科长长审批通通过，则则报供电电所所长长签字；；如果通通不过则则返回计计划员并并向其提提出修改改意见所长审批批需要半半天所长签字字后，交交供电公公司对口口职能部部门在3天内从从技术角角度对采采购计划划进行审审核如果审核核不通过过则返回回供电所所；如果果审核通通过则由由办公室室将采购购计划汇汇总平衡衡后交供供电公司司总经理理签字供电公司司总经理理一般在在3天内内签字确确认，然然后交电电力公司司归口部部门审核核电力公司司归口部部门主要要从资金金、技术术方面进进行考虑虑，通常常在1周周内审核核通过后后交由办办公室进进行汇总总平衡电力公司司总经理理在1周周内审核核办公室室平衡汇汇总过的的采购计计划电力公司司总经理理审核通通过的正正式采购购计划传传真给物物资公司司实施采采购找出流程程本身存存在的问问题寻求通过过信息技技术系统统的应用用提高流流程效率率的机会会制定速效效方案解解决当务务之急在流程绘绘制过程程中,我我们不仅仅应该理理解现有有的流程程,更更要识别别流程改改进的机机会,建议议的步骤骤如下:流程改进进原则缺少关键键步骤重复劳动动(一个流程程内或是是跨部门门)不必要的的文书工工作不完全或或冗余的的审查过过程不必要的的延误与其它流流程、部部门、顾顾客或供供应商的的接口不不够清晰晰流程图绘绘制完毕毕后，可可以开始始分析流流程改进进的机会会，典型的流流程问题题包括：：流程改进进（续））理解现有有系统的的限制(比如:数据格格式不兼兼容,硬硬件容量量限制,关键系系统间缺缺乏集成成)确认应用用新技术术的潜在在收益(比如:提提高作业业自动化化程度,增加加信息的的共享程程度等.)寻求通过过信息技技术系统统的应用用提高流流程效率率的机会会流程改进进（续续）速效方案案主要针针对企业业需要立立即处理理的问题题,旨在在加强风风险防范范、增加加盈利能能力或降降低成本本速效方案案的特点点是低投投入、见见效快此外,可可以通过过流程改改进分析析找到解解决企业业管理问问题的速速效方案案流程改进进（续））流程改进进练习减少不必必要的审审核供电所所所长和供供电公司司总经理理的审批批可以去去除加强部门门协作与与沟通在采购计计划进度度方面需需要参考考财务部部门的意意见，确确保采购购计划与与资金计计划的整整合缩短审核核时间缩短各级级管理部部门的审审批时限限，并加加以制度度规范建立授权权机制，，确保在在总经理理出差期期间，提高审核核有效性性明确各审审核点的的重点，，如供电所-技术角角度供电公司司-技术术，资金金分配，，中小物物资协调调分配电力公司司-总体体资金分分配，采采购计划划的进度度，重大大物资的的协调，，供应商商资格确确认减少纸张工作作将原来的传真真传递改为电电子邮件或利利用电子采购购系统等信息技术机会会（与ERP系统接轨）实现完全的在在线申请和审审批过程实现物流和采采购模块的整整合，达到仓仓储数据的共共享，支持决决策建立共享的供供应商档案系系统，支持决决策流程改进练习习（参考建议议)问题与回答思考与讨论：：您认为这次项项目的关键成成功因素有哪哪些？可能遇遇到哪些阻力力和困难有哪哪些？9、静夜夜四无无邻，，荒居居旧业业贫。。。1月-231月-23Friday,January6,202310、雨中黄黄叶树，，灯下白白头人。。。23:02:3023:02:3023:021/6/202311:02:30PM11、以我独沈沈久，愧君君相见频。。。1月-2323:02:3023:02Jan-2306-Jan-2312、故人江海别别，几度隔山山川。。23:02:3023:02:3023:02Friday,January6,202313、乍见翻疑梦梦，相悲各问问年。。1月-231月-2323:02:3023:02:30January6,202314、他乡生白发发，旧国见青青山。。06一月202311:02:30下午午23:02:301月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月2311:02下午1月-2323:02January6,202316、行动出出成果，，工作出出财富。。。2023/1/623:02:3023:02:3006January202317、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。11:02:30下下午11:02下下午23:02:301月-239、没有有失败败，只只有暂暂时停停止成成功！！。1月-231月-23Friday,January6,202310、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。23:02:3023:02:3023:021/6/202311:02:30PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2323:02:3023:02Jan-2306-Jan-2312、世间成事，，不求其绝对对圆满，留一一份不足，可可得无限完美美。。23:02:3023:02:3023:02Friday,January6,202313、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。1月-231月-2323:02:3023:02:30January6,202314、意意志志坚坚强强的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥块块一一样样任任意意揉揉捏捏。。06一一月月202311:02:30下下午午23:02:301月月-2315、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。一月2311:02下午1月-2323:02January6,202316、少年十五五二十时，，步行夺得得胡马骑。。。2023/1/623:02:3023:02:3006January202317、空空山山新新雨雨后后，，天天气气晚晚来来秋秋。。。。11:0