采购部门的组织设置

第三章采购与供应部门的组织设置Step1采购与供应部门的设置Step2采购与供应部门的岗位设置Step3采购团队的建设Step4采购控制Step1采购与供应部门的设置1、要思考的问题应该做什么？（部门职责）应该建在什么地方？（在组织结构中的位置）内部应该如何构建？要考虑哪些因素？需要哪些资源？

……2、影响采购组织设置的因素1）采购与供应职能的重要性影响管理层对采购职能的认识与期望；取决于下列方面对公司的重要性：–产品创新与设计–对市场变化做出快速反应的支持–避免生产停顿–质量保证–促使成本降低–各种项目需要获得的装备、服务与供应品–采购支出占总营业额的百分比–供应风险水平。怎样提高采购与供应职能的形象？–与管理者沟通他的重要性，并且强调P&S部门为降低成本能够做些什么；–积极宣传良好的供应商能够对组织产生的影响；–展示无效率的供应链或低水平服务将导致的机会成本和销售损失；–招募高素质的员工；……2）集权化决策还是分权决策集中采购与分散采购集中采购：企业在核心管理层建立专门的采购管理机构，统一组织企业所需物品的采购业务。它具有较大的采购部门、更复杂的结构，采购活动由专家管理。集中采购的优点：–合并需求，获得规模经济，提高买方地位；–有利于降低采购成本（获得折扣、降低运费）；–较容易实现物料的标准化；–减少管理上的重复设置，统一采购规范；–集中采购责任重大，多采用公开招标、集体决策的方式，可以对采购活动进行更有效的控制；–更有效的库存控制和材料利用；–简化供应商的联系；–易于稳定本企业同供应商之间的关系；–更利于专业分工和专业技能的发展。降低成本，规范过程，稳定关系但是：集中采购可能对客户需求的变化反应较缓慢，过分的集权化可能导致采购管理效率低下。集中采购适用的主体–集团范围实施的采购活动；–跨国公司的采购；–连锁经营、特许经营企业的采购；–OEM厂商的采购。集中采采购的的适用用范围围–大宗物物品、、批量量物品品、价价值高高或总总价多多的物物品；；–关键零零部件件、原原材料料或其其他战战略资资源；；–共性要要求的的物品品，如如办公公用品品；–定期采采购的的物品品；–地理位位置的的分布布；–降低成成本的的潜力力；–专业技技能的的要求求–价格浮浮动的的影响响。如如金属属、油油品、、纸品品、橡橡胶、、大米米等对对政治治、经经济环环境非非常敏敏感，，宜于于集中中采购购。选择集集中采采购应应遵循循的原原则–有利于于资源源的综综合配配置–有利于于减少少层次次，加加速周周转，，简化化手续续；–有利于于节约约物品品，提提高综综合利利用率率；–有利于于加强强管理理，提提高经经济效效益。。哪些企企业是是通过过集中中采购购取得得竞争争优势势？分散采采购分散采采购：：由使用用者（（企业业下属属个单单位如如子公公司、、分厂厂、分分店等等）自自行管管理采采购工工作，，它是是集中中采购购的完完善与与补充充。•基本特特点：：–批量小小、价价值低低或开开支小小；–过程短短、手手续简简、决决策层层次低低；–问题反反馈快快，方方便灵灵活；；–……分散采采购的的优点点：–更好地地满足足各地地个性性化的的需求求；–更快地地对需需求作作出反反应；；–保持同同供应应商的的密切切联系系；–便于对对采购购活动动进行行控制制。分散采采购适适用的的主体体：–子公司司、分分厂、、车间间；–离主厂厂区或或集团团供应应基地地较远远，其其本地地供应应成本本低于于集中中采购购成本本的情情况；；–异国、、异地地供应应的情情况。。集中/分散采采购：：在总部部设置置中央央采购购部，，分部部也设设有采采购部部门，，它综综合考考虑了了集中中采购购和分分散采采购的的优点点。集中采采购和和分散散采购购谁哪哪个好好？3）与其其他部部门的的关系系•采购部部门与与生产产、产产品设设计、、营销销、财财务等等部门门有密密切的的关系系。责任！！义务！！3、采购购与供供应部部门的的组织织模式式•采购职职能从从属其其他部部门，，向部部门经经理汇汇报。。设置单单一采采购部部门，，并直直接向向总经经理汇汇报工工作。。设置独独立的的采购购部门门体系系，并并向副副总经经理汇汇报工工作。。集中采采购设设置模模式，，即总总部设设置采采购部部。最常见见：集集中与与分散散模式式集中与与分散散相结结合的的采购购设置置模式式，即即总部部设置置中央央采购购部，，分部部设置置采购购部。。中央采采购部部的职职责：：–制定采采购政政策、、流程程与控控制系系统、、标准准；–人员的的招聘聘与培培训；；–采购法法律事事务；；–协调常常用项项目的的采购购；–协调重重要设设备的的采购购；–集团库库存的的协调调；–审查采采购部部门绩绩效。。集中与与分散散相结结合的的采购购模式式适用用于：：–多分厂厂/多事业业部组组织内内的采采购部部门设设置–联合大大型企企业内内的采采购部部门设设置案例：：大型超市商商品采采购的的模式式案例：：沃尔尔玛的的采购购模式式采购经经理Step2采购部部门的的岗位位设置置1、专业业分工工采购和和谈判判：根据需需求确确定采采购计计划、评价、、选择择和确确定供供应商商，商商务谈谈判，，确定定合同同条款款。跟踪和和催货货：负责采采购合合同的的实施施，并并监督督供应应商对对合同同的执执行情情况。。行政管管理：：处理正正式采采购文文件、、日常常文书书工作作、采采购数数据处处理与与分析析、采采购资资料管管理等等。采购研研究：：收集、、分析析采购购市场场信息息，对对价格格和供供应商商进行行预测测，参参与采采购决决策，，开发发供应应商绩绩效评评价体体系等等。2、岗位位设置置首席采采购官官（CPO:ChiefPurchasingOfficer）:采购经经理、、采购购主管管、采采购副副总裁裁、物物料经经理、、物料料主管管、物物料副副总裁裁、…A根据产品品种类设设置岗位位B根据业务务分工设设置岗位位C综合考虑虑种类和和分工自学：商品采购购的职责责划分还有其他他划分方方法：比比如按照照地域、、按照经经营习惯惯……4、为采购购部门配配备资源源人员；通讯工具具；应用软件件。组织结构构与人员员配置——总部案例：九九州通的的采购岗岗位设置置组织结构构与人员员配置——二级公司司组织结构构与人员员配置——二级公司司Step3采购团队队的建设设1、采购购团队的的主要目目标共同开发发公司的的采购战战略加速新产产品开发发，降低低开发成成本强化对供供应商评评估、选选择与管管理提高采购购效率降低公司司总成本本…2、采购团团队的类类型1）跨职能能采购团团队至少由来来自三个不同职能能部门的的人员组组成主要目的的：–缩短采购购时间–有利于解解决采购购问题–推动产品品革新和和协作–推进组织织目标的的实现–利于团队队成员的的职业发发展Reason?2）有供应应商参加加的团队队–有利于同同供应商商之间的的信息交交流–有利于对对供应商商进行管管理–能得到供供应商更更多的帮帮助–推动新产产品开发发。3）有顾客客参加的的团队–更好地及及时了解解顾客需需求，方方便采购购部门及及时制订订和修正正采购计计划4）供应商商委员会会–由关键供供应商组组成，集集中进行行有利于于成本削削减的活活动，如如缩短采采购提前前期、消消除浪费费、开发发更有效效的程序序等。5）采购委委员会–由采购经经理、采采购员骨骨干及相相关部门门的主管管组成，，集中进进行采购购预算的的制定、、重大采采购活动动的决策策、供应应商关系系开发等等活动。。3、组建采采购团队队的流程程组建采购购团队特特别是跨跨职能团团队要考考虑许多多因素：：–团队成员员：多专专业组合合、允许许观点不不同；–成员角色色：明确确团队任任务及职职责分工工，确定定个人在在团队中中的角色色；–建立团队队绩效目目标、制制定团队队纪律；；–身份地位位：应尽尽量消除除任何部部门或等等级观念念，保证证团队的的整体性性；–工作间布布置：要要使团队队取得最最佳效果果，成员员应当在在一起工工作；–报酬奖励励：团队队集体奖奖。Step4采购控制制有效的采采购控制制系统应应当是：：–工作过程程透明；；–权力不能能过于集集中；–采购记录录完整、、准确、、清晰；；–有相应的的控制制制度。•四要素素：分类类控制、、制度控控制、过过程控制制、审计计控制1、采购的的分类控控制生产型采采购通用型采采购客户服务务型采购购——对象不同同，采购购人员、、控制程程度不同同2、采购制制度控制制建立请购购控制制制度；采购决策策合理化化，如：：–四分开：：申请人人、采购购人、付付款人和和收货人人分开；；–逐级授权权；–岗位轮换换；财务、审审计双管管齐下；；实物、信信息同步步；彻底保证证采购质质量以求求防患未未然；谨防回扣扣中的卖卖方欺诈诈。3、过程控控制应在采购购控制系系统中，，对审批批、签约约、登记记、承付付、验收收、审核核、记帐帐等环节节进行严严格控制制与审核核。–请购的控控制：要要明确请请购人、、审批人人、审核核人、请请购规范范等。–订购的控控制：订订单的审审批与核核查、复复查订单单的编制制过程与与内容、、将订单单副本送送验收部部门和财财务部门门，作为为货物验验收和支支付的凭凭据。–验收的控控制：明明确验收收的组织织及人员员组成、、确定验验收的质质量体系系、制定定健全的的验收制制度、确确定对不不合格采采购品的的处置制制度。4、采购审审计保证采购购业务合法有效效保证所购购材料价廉物美美保证采购购成本核算正确确保证采购购记录真实完整整。