三会中组织与服务

项目三会中组织与服务【学习目标】会中组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，直接决定会议的成功与否，加之会议举行期间的工作头绪繁杂、内容甚多，会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务，关键是做好会议接待、会议现场管理与服务、会议文件管理、会议后勤服务、会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。1【知识目标】了解会议接待的规格与礼仪，理解会议接待的原则掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项掌握会议现场服务与管理的程序与注意事项【能力目标】具备进行会议接待策划的能力，学会撰写会议接待方案能够策划及组织会中的旅游、参观、宴会等活动掌握预防和应对各种会中突发事件的策略2任务一会议接待一、制订会议接待方案会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写作为会议总体方案的附件。制定会议接待方案能够有效保障会议接待工作有序开展。接待方案的主要内容包括：3一、制订会议接待方案接待方案的主要内容包括：（一）接待对象会议的接待对象众多，包括上级领导、政府官员、协办单位、支持单位、特邀嘉宾、参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团参会的，还有以个人身份参会的。因此，每一种接待方案一定要分门别类地写清楚具体的接待对象，同时，需简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义。4一、制订会议接待方案（二）接待方针接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想。接待方针不是一成不变的，而是应当根据会议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要参会对象的具体情况而定。一般情况下，会议接待工作应本着“热情诚恳、细致周到、照章办事、讲究礼仪”的十六字方针来展开。5一、制订会议接待方案（三）接待规格接待规格是依据主要来宾的职位与主要陪同人员的职位之间的对比关系来确定的，分为高规格接待、对等接待和低规格接待三种。高规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要高的接待。高规格接待表明对来访者的重视和友好，但它会占用主陪人很多时间，任务过于频繁会影响主陪人的正常工作，且会造成一定程度的资源费。对等接待是指主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待，是最常用的接待方式。低规格接待是指主要陪同人员比主要来宾的职位要低的接待6一、制订会议接待方案此外，与这三种接待规格相匹配的是不同等级的宴请、食宿、礼品赠送标准。一般来说，高规格接待的宴请标准也比较高、陪同人员比较多、食宿条件比较优越、礼品也较为贵重。在具体执行过程中，各单位的接待标准不同，要视具体情况而定。接待规格的最终决定权在领导，秘书仅提供参考意见。接待规格定下之后，秘书应当把会议主办方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知参会单位，征求对方的意见，得到对方的认可。7一、制订会议接待方案（四）接待内容和程序接待内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、探望、翻译服务、参观游览、联欢娱乐、预订票务、返程送别等。具体的接待程序如表所示：891011一、制订会会议接待方案案（五）接接待日程会议接待日程程是指各项接接待活动的日日程安排。（六）接接待部门（人人员）职职责不同的接待部部门（人员员）具有不不同的职责，，一般会务务组负责总的的统筹、协协调和联络工工作；后勤勤组负责按时时安排迎客车车辆，预先先为参会人员员准备好客房房及膳食，提提供票务预预订服务；接接待组负责责布置接待环环境，迎来来送往；宣宣传组负责安安排迎送条幅幅、路标、、纪念品的的派送及宣传传材料的准备备；报到组组负责参会人人员的签到、、登记；12一、制订订会议接待待方案财务组负责责收取或清清退参会人人员的会费费、旅游游观光费、、住宿餐餐饮费，开开具相关关发票，与与酒店进进行清账结结算等；文文秘组负负责撰写好好欢迎词、、祝酒词词等文稿，，并在接接待工作结结束后，负负责相关关文件的整整理归档。。大型会议议还可专门门设置观光光组、票票务组等，，分别负负责参会人人员的观光光旅游、返返离时的的票务订退退等工作。。13一、制订订会议接待待方案（七）接接待费用用会议接待费费用包括：：住宿费费用；餐餐饮费用：：包括宴宴会、三三餐、酒酒水及服务务费、会会场茶歇、、招待会／／舞会／／联谊会会场地、饮饮品、辅辅助设施施等用；交交通费用用：包括括出发地至至会务地的的交通费用用、会议议期间交通通费用、欢欢送交通通（即住住宿地至机机场、车车站、港港口的交通通）及返返程交通费费用；接接待室／厅厅费用：：包括接接待室／厅厅场地租租金，会会议设施租租赁费用，，接待室室／厅布布置费用，，其他支支持性费用用；视听听设备租赁赁费；娱娱乐项目、、主持人人、演员员费用（此此项费用用如无必要要亦可省去去）；其其他杂费费。14二、参会会人员的迎迎接二、参会会人员的迎迎接（一）接接待前的的准备工作作１会议的的报到日期期一经确定定，会务务主管就要要让负责接接待的会务务工作人员员全面了解解参会人员员的以下情情况：（１））参会人人员的姓名名、性别别、民族族、单位位、职务务、联系系电话等。。（２））了解参参会人员是是否在指定定酒店入住住，是否否参加全程程的会议，，有无其其他特殊要要求等。（３））参会人人员到达的的日期和具具体时间、、所乘车车次或航班班，是否否需要接站站或接机，，需要哪哪个级别的的领导主陪陪等。15二、参会会人员的迎迎接２接待室室的环境应应该整洁、、明亮、、安静、、幽雅，，同时，，应配备备沙发、茶茶几、茶茶水、水水果等，，室内应应适当点缀缀一些清雅雅花卉或绿绿色盆栽，，可以放放置几份会会议主办方方和承办方方的内刊和和宣传材料料，供参参会人员翻翻阅。16二、参会会人员的迎迎接（二）参参会人员员的迎接迎接参会人人员是跨地地区会议、、全国性性会议和国国际性会议议接待工作作的第一环环节。优质质的迎接服服务会给参参会人员带带来极大的的方便，对对初次到到访的参会会人员来说说尤其如此此。对一些些有偏见或或对会议心心存疑虑的的参会人员员，优质质的迎接服服务能在一一定的程度度上减少他他们的偏见见，消除除他们的疑疑虑。迎接接工作是否否到位直接接影响参会会人员对会会议组织方方的第一印印象。做好好迎接工作作要做好以以下几点：：17二、参会会人员的迎迎接１接待人人员应依据据参会人员员的身份和和重要性拟拟定接待规规格，上上报会务组组领导小组组，如有有重要领导导或外宾前前来参加会会议，会会议组织方方应当派有有一定身份份的人士前前往机场、、码头、、车站迎迎接。２参会人人员集中抵抵达时，应应在接站站处树立醒醒目的接待待标志，如如该会议议的会标，，或悬挂挂欢迎标语语和横幅，，以便参参会人员辨辨识。接站站现场较大大又比较嘈嘈杂时，还还应准备备好手提式式扩音器。。18二、参会会人员的迎迎接３接待人人员要事先先掌握抵达达的参会人人员名单和和人数，特特别要留留意因飞机机、火车车晚点而延延迟抵达的的参会人员员，避免免漏接。同同时，要要注意那些些事先并未未发回执的的参会人员员的人数，，及时与与会议总指指挥部或相相关负责人人联系，帮帮他们补补订房间、、增印会会议材料。。４参会人人员到达时时，接待待人员应主主动迎上前前自我介绍绍，并与与其握手以以示欢迎。。如果领导导亲自前去去迎接重要要的参会人人员，且且双方是初初次见面，，可由接接待人员或或翻译人员员进行介绍绍。19二、参会会人员的迎迎接５与参会会人员一同同乘车时要要注意座位位次序。一一般而言，，小轿车车的座位次次序通常为为“右为为上、左左为下；后后为上、、前为下下”，即即轿车的的后排右位位为上座，，安排坐坐主宾；后后排左位位为次座，，安排坐坐主陪领导导；接待待人员一般般坐在司机机旁的座位位。６如果参参会人员抵抵达时间不不集中，且且会议组组织方不设设专车接机机／接站站，那么在在机场行李李认领处或或火车站出出站口一侧侧设有一个个接待处，，并有专专人解答参参会人员提提出的各种种问题，这这也会给给参会人员员带来极大大的帮助，，使之对对会议产生生良好的印印象。20二、参会会人员的迎迎接７面临参参会人员提提出的各种种问题，接接待人员员要与会议议总指挥部部（或相相关负责人人）保持持信息畅通通，以防防止出现接接待人员无无法解答来来宾问题，，或无法法将最新信信息准确通通知来宾等等情况的发发生。21三、会议议期间对参参会人员的的探访参会人员报报到后，会会议组织织机构的有有关领导应应去住地探探访来自各各地的参会会人员，实实地检查查会议生活活服务方面面的情况，，征询参参会人员对对生活服务务工作的意意见，发发现问题，，及时纠纠正，或或在力所能能及的情况况下加以改改善，同同时也是出出于待客的的礼节，表表示对参参会人员的的尊重和关关心。探访访参会人员员的方式主主要有以下下几种：22三、会议议期间对参参会人员的的探访（１））会务组组主管专门门拜访层次次较高的上上级领导、、贵宾等等；（２））有选择择地探访某某些行业、、部门的的参会人员员；（３））探访全全体参会人人员。23四、特殊殊人员的接接待（一）贵贵宾接待待许多会议都都会邀请贵贵宾出席，，借助于于贵宾的知知名度可提提高会议受受关注的程程度，扩扩大会议的的影响力。。既然是贵贵宾，自自然要受到到特殊的优优待。接待待贵宾应注注意以下几几个问题：：１一旦贵贵宾确定要要参加会议议，会议议组织方就就要安排专专门的工作作人员进行行一对一的的贵宾接待待，接待待人员负责责迎送、安安排贵宾宾的住宿、、餐饮等等。24四、特殊殊人员的接接待２为了表表示对贵宾宾的热烈欢欢迎，可可组织欢迎迎队伍到机机场、车车站、码码头等地方方迎接贵宾宾的到来。。但在组织织欢迎之前前要向当地地公安部门门申请，同同时附上上现场管理理控制方案案、应急急预案等。。３接待贵贵宾，一一般都会安安排献花，，献花必必须注意：：一是要要献鲜花、、花束必必须整齐；；二是给给外籍贵宾宾献花要尊尊重对方的的风俗习惯惯；三是是献花者一一般为少年年儿童或女女青年；四四是献花花一般安排排在主客双双方见面、、介绍和和握手之后后。25四、特殊殊人员的接接待４一般情情况，会会议组织机机构会安排排贵宾室来来接待贵宾宾和发言人人。贵宾室室一般安排排在离主会会场较近的的房间，且且贵宾室室和主席台台之间有专专门的通道道。贵宾室室内的服务务也要周到到，如茶茶点、水水果、饮饮料的供应应等一定要要服务到位位。５作为为公众人物物的贵宾，，其任何何行踪都是是新闻媒体体关心的话话题，这这就要求会会议组织方方要事先联联系好新闻闻媒体，将将贵宾出出席的具体体时间、地地点告知知新闻媒体体，做好采采访准备，，并在媒媒体采访过过程中负责责组织协调调和沟通引引导等工作作。26四、特殊殊人员的接接待６会议组组织方一般般会为贵宾宾准备一些些礼品，以以示感谢谢。礼品选选择一定要要慎重。一一般而言，，赠送小小型纪念品品最为实际际，因为为大型礼品品不方便携携带，同同时，地地方特产也也是不错的的选择，能能起到宣宣传推广会会议主办方方或承办方方组织形象象的作用。。27四、特殊殊人员的接接待（二）媒媒体记者者的接待媒体记者到到会一般有有两种情况况：一种种是会议本本身影响力力较大，媒媒体记者者主动驻会会采访；另另一种是是会议主办办方主动邀邀请媒体记记者来参会会。无论是是哪种情况况，对媒媒体记者的的接待工作作都不容小小视28四、特殊殊人员的接接待（三）陪陪同人员员的接待陪同人员是是指陪同参参会人员到到会的非参参会人员，，一般为为参会人员员的配偶、、子女或或其他亲友友。据《会会议与例例会》中中的最新会会议市场报报告，目目前每年约约有１１０００万万配偶出席席各类大会会及公司会会议，因因此，陪陪同人员的的接待也是是会议组织织者不能忽忽略的问题题29四、特殊殊人员的接接待（三）陪陪同人员员的接待陪同人员是是指陪同参参会人员到到会的非参参会人员，，一般为为参会人员员的配偶、、子女或或其他亲友友。据《会会议与例例会》中中的最新会会议市场报报告，目目前每年约约有１１０００万万配偶出席席各类大会会及公司会会议，因因此，陪陪同人员的的接待也是是会议组织织者不能忽忽略的问题题30任务二会会议现场服服务与管理理一、组织织会议签到到为及时、准准确地统统计到会人人数，会会议签到环环节必不可可少。况且且，如代代表大会等等会议只有有达到一定定人数才能能召开，否否则会议议通过的决决议无效。。因此，会会议签到到是一项重重要的会务务工作。31一、组织织会议签到到（一）会会议签到到的方式会议签到主主要有簿式式签到、证证卡签到到、会务务工作人员员代为签到到、座次次表签到、、电脑签签到等方式式。323334一、组织织会议签到到（二）签签到应注注意的事项项１会前要要将签到的的相关工具具、设备备准备好，，如签到到簿、签签到卡、花花名册、、座次表表和签到机机等，且且准备的数数量要充足足。还需准准备记事本本、签字字笔等必备备文具。２会务人人员要事先先安排好签签到处，并并提前在在签到处等等候。如果果签到时同同时发放会会议文件，，则应将将有关材料料袋装好，，以免代代表签到时时等候，显显得手忙忙脚乱。35一、组织织会议签到到３统计到到会人数是是一项细致致工作，领领导往往往会在开会会前一两分分钟向会务务工作人员员要到会人人数、缺缺席人数及及其名单，，这就需需要会务工工作人员以以最快的速速度统计并并且不能出出现差错。。４大型会会议的签到到工作比较较麻烦，这这就需要要会务秘书书耐心细致致，热情情服务，不不能因为为签到的人人数众多而而降低服务务质量。36二、发放放会议文件件会议文件的的发放是会会议的一项项最基本的的工作，大大中型会会议要发送送的文件很很多，包包括论文集集、日程程、参会会须知、礼礼品和资资料包等，，这就要要求会务工工作人员了了解发放会会议文件的的基本要求求，及时时、准确确地把会议议文件发放放到参会者者手中。会会议文件的的发放主要要有三种形形式：１即在参参会人员签签到时发放放或由会务务工作人员员在会场入入口处分发发给参会人人员；也也可以把材材料在开会会前按要求求摆放在每每位参会人人员的座位位上。37二、发放放会议文件件２中发放的的文件材料料一般是会会中讨论、、交流产产生的文件件，或者者是会前不不便发放的的机密文件件。会中发发放材料，，会务组组可把工作作人员分成成小组，分分头负责责某中文件件的发放和和回收。３即在代代表签到时时发给代表表领取会议议文件的票票证，代代表们在会会前凭票领领取。38三、引导导参会人员员入座参会人员事事先可能不不熟悉会场场，因此此，会务务工作人员员负责将参参会者引导导到相应的的座位，这这样既方便便参会人员员，又维维持了会场场秩序。一一些大中型型会议更需需要会务人人员引导参参会人员入入座。采用用印刷座次次表的引导导方式，即即在会场场上设立指指示标记、、在签到到证或出席席证上注明明座次号码码等方式，，能让参参会人员顺顺利找到自自己的座次次，同时时也可以减减轻会务工工作人员的的负担。39四、安排开开幕式（一）开开幕式的形式式开幕式的形式式主要有两类类：一类是是以致辞为主主；另一类类是以文艺演演出为主。现现在很多大型型会议的开幕幕式是兼有致致辞和文艺演演出。（二）开开幕式的时间间会议的开幕式式可以安排在在会议正式开开始的前一天天晚上，也也可以安排在在会议正式开开始的第一天天上午。国际际会议开幕式式的时间安排排不尽相同，，通常是由由东道国来决决定。40四、安排开开幕式（三）开开幕式的地点点开幕式地点的的选择取决于于参加开幕式式的人数。（四）开开幕式的程序序“好的开始始是成功的一一半”，开开幕式作为为会议的第一一步，对整整个会议起着着非常重要的的作用。许多多大型会议，，尤其是国国际会议，在在开幕式上上都会邀请国国家领导人出出席并致辞，，这已成为为世界各国举举办会议的一一种潮流。41五、安排会会议发言会议发言人的的安排一般是是有关领导决决定，但会会务工作人员员可能被委托托提出安排意意见，供领导导审定。有的的会议尽管事事先已经安排排好发言者，，但由于种种种原因，需需要临时更更换发言者，，这也需要要会务工作人人员及时掌握握情况，迅迅速做好更换换发言人的工工作。42五、安排会会议发言（一）注注意国家、地地区或部门门的平衡一些大型的国国际会议，安安排发言者者应考虑到参参会国家所属属的区域。在在国际会议上上，既要安安排来自发达达欧美国家的的代表发言，，又要重视视来自亚洲发发展中国家的的代表，同同时还要安排排不发达的非非洲国家的代代表发言，体体现全球经经济一体化协协调发展的精精神。43五、安排会会议发言（二）注注意高层领导导与基层领导导（或普通通会议代表））的平衡高高层领导的发发言，可能能站位高、内内容全面、、理论性较较强；而基基层领导或做做具体工作的的参会人员的的发言，可可能内容具体体，材料丰丰富生动。将将两种发言者者的发言适当当穿插安排，，可使会议议发言有起有有落，避免免单调。44五、安排会会议发言（三）注注意主题平衡衡每个发言者的的主题要符合合会议主题，，但要避免免重复。除非非为达到某种种效果，最最好不要安排排内容相同的的会议发言。。这就要求会会务工作人员员提前熟悉发发言者的发言言稿，提示示发言者应在在同一主题的的统领下反映映不同的风格格，避免单单调乏味。45六、组织分分组讨论在大、中型型会议中，许许多议题往往往是先放到到小组中讨论论，形成初初步意见，然然后经大会会通过。所以以，组织分分组讨论是会会议中的一项项重要工作。。一般来说，，对参会人人员进行分组组有两种方法法：一是按按地区分组；；二是按专专业分组。不不管以哪种方方法分组都要要事先召集人人和确定记录录员。为了及及时了解各小小组的讨论情情况，可派派会务工作人人员分别下到到各组了解讨讨论动态、进进展情况等等，及时反反映到会务组组，从而更更快地解决所所讨论的问题题。46七、做好会会议记录会议记录是记记录原始情况况和具体内容容的文字材料料，是会后后研究工作、、总结经验验或编写会议议纪要的重要要依据，它它具有原始性性和客观性。。每场会议都都需要记录，，并要妥善善保管以备查查考。在一些些法定会议中中，会议记记录经发言者者和会议领导导人签字后，，具有法律律效力。47七、做好会会议记录（一）会会议记录的要要求秘书人员在进进行会议记录录时，要遵遵循以下要求求：１会议记录录应如实记录录会议议题、、报告、决决议、重重要发言等，，尤其是关关键问题或有有分歧的意见见。会议记录录要用速记的的方法记录材材料，会后后应及时转化化成规范的文文字材料以备备查考。２会议记录录应及时归纳纳总结，做做到有条有理理、重点突突出。３会议记录录的内容要做做到完整，应应包括标题题、议题、、散会、结结束等字样样。如果是重重要会议，记记录完毕后后记录人员和和主持人要签签字。48七、做好会会议记录（二）会会议记录的基基本结构会议记录一般般由标题、基基本情况、、主体和记记录者签字四四部分组成。。标题。会议记记录的标题比比较简单，结结构是：会会议名称＋＋记录，如如，“×××公司×××××年××月×日日第×次部部门经理例会会记录”。。基本情况。基基本情况即会会议记录的开开头部分，要要分项完整整记录会议的的有关情况，，包括时间间、地点、、主持者、、出席者、、缺席者、、列席者、、记录者七七要素。主体部分。主主体部分是会会议记录的核核心内容，包包括议题和和发言记录。。49八、内外联联络工作会议信息需要要及时传递。。所以，会会议过程中需需要会务工作作人员保持内内外联系，以以便保证信信息的畅通。。具体而言，，会务秘书书要掌握会议议动态，随随时向主持人人汇报会议的的进展情况、、参会人员员的建议要求求等，同时时及时将有关关领导和主持持人的意见传传达下去，做做到上通下下顺。50九、安排闭闭幕式举办会议要有有始有终，因因此，大大型会议经常常会安排闭幕幕式。一来可可以总结会议议；二来可可以借机感谢谢相关人员或或单位。与开开幕式相比，，闭幕式的的程序相对简简单，通常常是由一位会会议负责人代代表会议组委委员会对会议议进行总结。。51十、会场服服务（一）摄摄影、摄像像服务会议不仅要留留有文字性记记录资料，而而且要留有有图片声像资资料。这就需需要会议主办办方提供摄影影、摄像服服务。52十、会场服服务（二）计计算机速记服服务计算机速记是是使用计算机机对语言、文文字等中文文信息实时速速记并生成电电子文本的速速记方法。随随着科技信息息的快速发展展，计算机机速记在众多多会议中成为为一种潮流。。目前技术最最成熟、应应用最广泛的的计算机速记记是亚伟速记记。与传统的的记录方式相相比，计算算机速记具有有速度快、效效率高、强强度低等特特点。53十、会场服服务（三）外外语翻译服务务随着国际化程程度的提高，，国际会议议的召开越来来越频繁，对对外语翻译译的要求也越越来越大。这这就要求会议议组织在选择择外语翻译时时一定不能马马虎，要注注重外语翻译译服务的质量量。首先，外外语水平一一定要高；其其次，专专业水平较高高；第三，，服务意识识强。同时，，会议组织织要让翻译人人员事先熟悉悉会议的相关关内容和要求求，为会议议的同声传译译做好充分准准备。54十、会场服服务（四）视视听设备及其其他硬件服务务会议的视听设设备既可以是是低科技含量量的支架或配配套挂图，也也可以是诸诸如双投影屏屏幕这样的高高科技含量的的装置。其最最基本的设备备包括：音音响系统、投投影仪、灯灯光和录像像等。在选择择ＡＶ（（ＡｕｄｄｉｏｏＶｉｄｄｅｏ））设备时时一定要注意意与会议室布布局的配套使使用问题，因因为会议室室或会议场所所的布局与ＡＡＶ设备的的使用效果有有紧密的联系系。55任务三会议议食宿服务一、会议住住宿服务（一）对对备选会议住住宿供应机构构的考察1对本地地的住宿供应应机构的选择择，会议主主办方一定要要根据会议的的类型、参参会者的层次次、议题的的重要性等，，合理确定定不同参会人人员的住宿标标准和接待规规格，并以以此为依据，，最后圈定定几家符合基基本条件的住住宿供应机构构，以备进进一步考察。。56一、会议住住宿服务2对备选住住宿供应机构构考察的重点点包括：（１）在在会议期间间可供使用的的房间总数。。（２）是是否有不同同的房型满足足不同参会人人员的需求。。（３）客客房的配置置条件。（４）客客房的服务务质量。57一、会议住住宿服务（二）会会议住宿房间间的预订一旦住宿供应应机构确定，，会议主办办方就要为参参会人员预订订住宿房间。。这就要求做做好以下几方方面的工作：：１会议报报到之前，无无法确定准准确的客房数数量及类型。。因此，会会议主办方应应通过以往会会议住宿记录录和预计与住住宿供应机构构签订客房预预订合约。58一、会议住住宿服务２对于中小小型会议，对对参会人员员的住宿安排排比较简单，，在会议通通知上直接说说明为其预订订的住宿房间间，等参会会人员报到时时再告知其具具体情况。而而对于一些参参会人数众多多的会议，会会议主办方方需要在会议议通知（邀邀请函）中附附寄住宿登记记卡（申请请表），根根据登记表表提供相应的的住宿服务。。59一、会会议议住宿宿服务务３收收到参参会人人员的的住宿宿申请请表后后，会会议议主办办方或或住宿宿供应应机构构应及及时为为其预预订房房间并并将住住宿确确认书书寄（（或或传真真、电电话话）给给参参会人人员。。如果果住宿宿机构构回复复确认认函比比较晚晚，会会议议主办办方应应催促促４会会议议有时时需要要提供供特殊殊服务务，预预订订一些些特殊殊客房房，主主要要是为为会议议发言言人、、贵贵宾和和举办办单位位的职职员准准备的的。60一、会会议议住宿宿服务务（三三）参参会会人员员入住住期间间的住住宿服服务１参参会人人员的的入住住服务务是会会议主主办方方在会会议期期间的的重要要工作作之一一。服服务内内容包包括：：（１１））早早到参参会人人员的的入住住服务务。（２２））集集中到到达的的参会会人员员的入入住服服务。。２参参会人人员会会议期期间的的住宿宿服务务虽然然主要要是由由住宿宿供应应机构构负责责，但但作作为会会议举举办方方，应应对对参会会人员员住宿宿的舒舒适、、满满意度度情况况进行行及时时调查查了解解61一、会会议议住宿宿服务务３很很多会会议在在最后后一天天也有有很多多议程程，会会议议结束束时间间延长长到中中午１１２２点以以后，，或或者参参会人人员因因航班班或火火车要要到下下午或或晚上上才能能离开开，而而一一般的的住宿机构构都要要求在在１２２点点前退退房，，这这就要要求会会议举举办方方与住住宿供供应机机构事事先协协商好好退房房时间间，争争取取延迟迟退房房时间间。62二、会会议议餐饮饮服务务会期半半天以以上的的正规规会议议，除除了了展览览会不不统一一安排排餐饮饮（特特邀邀嘉宾宾或者者重要要客户户除外外），，其其他他会议议通常常需要要统一一安排排餐饮饮。一一般而而言，，参参会人人员对对会议议期间间的餐餐饮服服务非非常重重视，，因因此，，办办会机机构应应做好好会议议餐饮饮的服服务工工作，，努努力为为参会会人员员提供供健康康、营营养养、美美味味的餐餐饮，，使使他们们在会会议期期间的的每一一天都都感到到精力力饱满满、心心情情愉快快。63二、会会议议餐饮饮服务务（一一）会会议议用餐餐地点点、用用餐餐方式式的安安排１会会议用用餐地地点应应尽量量离会会场近近一些些，为为了了便于于管理理，很很多多会议议举办办机构构选择择既能能提供供各种种会议议室，，又又能为为中大大型会会议提提供会会议餐餐饮的的酒店店或会会议中中心。。在确确定用用餐地地点之之前，，会会议工工作人人员应应仔细细考察察用餐餐地点点的具具体情情况64二、会会议议餐饮饮服务务２会会议议期间间，正正式式的进进餐时时间为为早上上、中中午午和晚晚上。。会议议工作作人员员应根根据参参会人人员对对三餐餐的不不同要要求，，安安排适适宜的的用餐餐方式式。65二、会会议议餐饮饮服务务（二二）每每餐餐菜单单的确确定和和酒水水的安安排１谁谁也不不会愿愿意几几天重重复同同样的的菜肴肴，因因此此，会会议议组织织方应应为参参会人人员精精心选选择每每一餐餐的菜菜单。。在确确定菜菜单时时，除除了了预算算的因因素，，还还应考考虑以以下方方面：：（１１））菜菜肴的的道数数与分分量。。（２２））花花色品品种多多样化化。（３３））具具有地地方特特色。。（４４））具具有时时令特特征。。（５５））照照顾参参会人人员的的特殊殊用餐餐要求求。66二、会会议议餐饮饮服务务２会会议用用餐地地点提提供的的酒水水价格格一般般偏高高，会会议议组织织方如如果希希望降降低成成本的的话，，应应与用用餐地地点的的餐饮饮部门门商谈谈，要要求求自带带酒水水。不不同参参会人人员对对酒水水的消消费差差别很很大，，如如果餐餐饮费费是从从参会会人员员的会会务费费里列列支，，会会议组组织方方在酒酒类的的安排排上就就要考考虑到到公平平。67二、会会议议餐饮饮服务务（三三）会会议议餐饮饮服务务的其其他注注意事事项１会会议供供餐机机构需需要提提前有有针对对性地地准备备食物物，配配备备服务务人员员，避避免免出现现备餐餐不足足或过过多等等情况况。２在在参会会人员员众多多，且且参参会人人员在在用餐餐问题题上变变数较较多、、差差别较较大的的情况况下，，会会议组组织方方可以以通过过发放放餐券券或餐餐卡的的方式式来辨辨认进进餐者者的身身份。。68二、会会议议餐饮饮服务务３如如果会会议上上午的的议程程没按按计划划进行行，那那么么午餐餐会与与预订订的时时间脱脱节（（提提前或或推迟迟），，这这就就要求求会议议举办办方及及时告告知会会议供供餐机机构的的服务务经理理，以以便便其吩吩咐厨厨房按按新的的时间间安排排调整整供餐餐工作作。４如如果集集中用用餐的的参会会人员员较多多，为为了了避免免混乱乱，会会议议工作作人员员除了了提前前安排排桌次次和座座次，，还还需要要做好好引导导５对对于那那些因因会议议的原原因不不能按按时用用餐的的参会会人员，，会会议举举办方方应给给予特特别的的餐饮饮照顾顾。69二、会会议议餐饮饮服务务（四四）会会间间茶歇歇的安安排与与服务务茶歇在在会议议中非非常流流行，，如如何安安排茶茶歇也也是会会务工工作人人员的的工作作范围围。１茶茶歇是是为会会间休休息、、气气氛调调节而而设置置的小小型简简易茶茶话会会。２准准备茶茶歇是是一个个非常常细致致的过过程，，要要求会会议工工作人人员在在茶歇歇预订订时间间之前前，将将点点心、、饮饮品、、摆摆饰迅迅速摆摆放好好，对对各各种热热饮所所需的的杯子子、勺勺子子、盛盛放放配料料的糖糖罐、、牛牛奶罐罐等都都安置置在便便于取取用的的地方方。70任务四四会会议后后勤保保障服服务一、会会议议交通通服务务会前会会后的的迎接接和欢欢送、、会会议期期间的的日常常用车车、会会议议集体体活动动，都都需需要会会议组组织方方提供供交通通服务务。交交通服服务的的主要要内容容包括括筹备备、调调配配、停停放放车辆辆。会会议交交通服服务是是办会会工作作的一一个重重要环环节，，这这就要要求会会议工工作人人员要要做好好这项项服务务。71一、会会议议交通通服务务（一一）会会议议用车车制度度及工工作人人员的的确定定１为为了会会议用用车科科学合合理，，会会议举举办方方事先先必须须制定定关于于会议议用车车的制制度，，预预防职职责不不清、、安安全隐隐患、、滥滥用车车辆等等问题题的发发生。。２会会议交交通服服务的的工作作安排排比较较复杂杂，要要求求会议议组织织事先先将交交通服服务具具体工工作一一一列列出，，力力求做做到周周密细细致。。72一、会会议议交通通服务务３会议议用车车的人人员安安排（１１））安安排优优秀的的司机机。（２２））必必要时时配备备随车车人员员。（３３））对对司机机和随随车人人员的的培训训。73一、会会议议交通通服务务（二二）会会议议用车车的组组织１会会议用用车的的类型型、数数量量应根根据与与会人人员的的多少少、级级别等等来确确定２如如会议议主办办方车车辆不不够，，需需向别别的单单位借借或租租车辆辆和司司机。。３会会议用用车要要做到到合理理配置置，对对每每类车车的用用途、、接接载对对象都都要明明确，，用用车能能固定定的尽尽可能能予以以固定定74一、会会议议交通通服务务（三三）会会议议车辆辆的停停放１大大、中中型型会议议，应应准准备足足够的的停车车场地地。２会会议车车辆停停放的的指挥挥管理理（１１））指指挥车车辆停停放的的原则则。（２２））根根据不不同情情况指指挥车车辆停停放。。（３３））车车辆停停放排排列的的方法法。75二、会会议议的安安全保保卫会议安安全保保卫工工作规规格和和内容容要根根据会会议的的性质质、规规模模、内内容容、参参加加人员员的级级别等等来确确定。。国际际性会会议、、党党和国国家的的重要要会议议、大大型型会议议（如如省省一级级的代代表大大会，，市市、县县有有相当当规模模的群群众大大会）），，或或内容容十分分重要要、需需要要绝对对保密密的中中小型型会议议，都都应应设立立专门门的会会议安安全保保卫工工作组组。76二、会会议议的安安全保保卫会议的的安全全保卫卫工作作主要要包括括以下下内容容：（一））制订订会议安安全保卫卫工作方方案（二））维持持会议场场所秩序序（三））保护护参会人人员人身身安全（四））保护护参会人人员的财财产安全全（五））其他他方面的的安全注注意事项项77三、会会议的医医疗卫生生服务会议的医医疗卫生生服务，，直接接关系到到参会人人员的身身体健康康。因此此，建建立医疗疗卫生保保障制度度十分必必要。会会议医疗疗卫生保保障制度度主要包包括疾病病医疗、、食品品卫生、、饮水水卫生、、会场场卫生、、住宿卫卫生、个个人卫卫生和环环境卫生生制度等等。各种种大中型型会议都都必须配配备必要要的专职职或兼职职医生，，或就就近指定定就诊医医院；对对流行行性疾病病，必必须免疫疫预防；；对年年老体弱弱者、急急重病病人，必必须给给予特殊殊照顾。。78四、会会场的清清洁整理理工作（一））保持持会议场场所的干干净整洁洁（二））每次次会后的的场地整整理与重重新布置置79五、会会中突发发事件的的处理从现场签签到到闭闭幕宴会会，整整个会议议过程人人员都非非常集中中，一一旦出现现自然灾灾害（如如地震震、龙卷卷风）、、火火灾、恐恐怖袭袭击、公公共卫卫生突发发事件（（如食食物中毒毒、流流行性传传染病））等，，后果果不堪设设想。作作为会务务组织方方应充分分考虑可可能发生生的意外外情况，，进行行会议安安全策划划，做做好应对对各种突发事件件的人力力、物物力等方方面的准准备。80五、会会中突发发事件的的处理（一））会议议安全策策划（二））各种种会议突突发事件件的应对对策略81任务五会会议游游览和联联谊服务务一、会会议参观观与游览览服务（一））会议议参观的的安排与与服务会议期间间安排与与会议议议题相关关的参观观、考考察，一一方面面可加深深参会者者对相关关议题的的直观认认识，另另一方方面，办办会机机构及其其利益相相关组织织可以借借此机会会宣传与与会议相相关的工工作场地地、工作作项目、、产品品和服务务等。82一、会会议参观观与游览览服务（二））会议议游览的的安排与与服务较长时间间的会议议，特特别是在在旅游地地召开的的会议，，一般般都安排排与会者者到名胜胜古迹游游览。做做好游览览的安排排和服务务，也也就成了了办会机机构的一一项任务务。83二、会会议期间间的联谊谊和休闲闲服务联谊和休休闲活动动，可可加深参参会人员员之间的的了解、、增进进友谊。。因此，，会议议主办方方可根据据参会人人员的特特点、联联谊需需求等，，组织织联谊休休闲活动动。常见见的联谊谊、休休闲活动动有：宴宴会、、联欢欢会、舞舞会、、观看看各种节节目表演演、购购物等。。84二、会会议期间间的联谊谊和休闲闲服务（一））会议议宴会会议宴会会是按照照一定的的仪式和和程序进进行的聚聚餐或聚聚饮，目目的是是加强举举办方和和参会者者之间的的联系和和交流，，同时时为参会会者营造造良好的的联谊气气氛，是是一种种颇受欢欢迎的联联谊活动动。会议议宴会的的形式主主要有正正式宴会会、便便宴、酒酒会、、茶会会等。85二、会会议期间间的联谊谊和休闲闲服务（二））安排排观看节节目表演演会议期间间或会议议结束后后，会会议组织织者可以以安排参参会人员员观看当当地有特特色的节节目表演演。86二、会会议期间间的联谊谊和休闲闲服务（三））为参参会者购购物提供供咨询与与服务参会人员员及其陪陪同人员员开完会会之后一一般喜欢欢去逛逛逛，顺顺便买些些地方特特产。所所以，会会议组组织方应应考虑到到参会者者这方面面的需求求，主主动为他他们提供供购物方方面的信信息，如如当地地的详细细地图、、大购购物中心心、著著名娱乐乐中心、、专门门销售当当地特产产的店铺铺等。87二、会会议期间间的联谊谊和休闲闲服务（四））其他他联谊和和休闲活活动除了上述述联谊和和休闲活活动，还还可以以举行联联欢晚会会、舞舞会，野野餐、、钓鱼鱼等野外外活动；；也可可以安排排温泉浴浴、游游泳、登登山等等健身活活动；还还可以以安排网网球、篮篮球、、保龄龄球甚至至高尔夫夫球等体体育竞技技活动等等。889、静夜四四无邻，，荒居旧旧业贫。。。1月-231月-23Thursday,January5,202310、雨中中黄叶叶树，，灯下下白头头人。。。03:13:1103:13:1103:131/5/20233:13:11A