大型活动策划与管理展览

大型活动策划与管理

上海交通大学出版社2013年9月模块二展览活动策划与管理项目引入——高交会“中国科技第一展”－－中国国际高新技术成果交易会（简称高交会），是由中华人民共和国商务部、中华人民共和国科学技术部、中华人民共和国工业和信息化部、中华人民共和国国家发展和改革委员会、中华人民共和国教育部、中华人民共和国人力资源和社会保障部、中华人民共和国农业部、中华人民共和国国家知识产权局、中国科学院、中国工程院、深圳市人民政府主办，深圳市中国国际高新技术成果交易中心（深圳会展中心管理有限责任公司）承办，中国规模最大、最具影响力的科技类展会。[思考]：1.为高交会设计招展书，应包括哪些主要内容？2.如何指引参展商进行布展？3.展后的评估总结如何开展？项目一

策展任务1展览的定义与分类任务2选题构思任务3可行性分析任务4立项策划任务1明确展览的定义与分类大型活动里常说的展览，不是指“展示”这个动词，而是特指“展览会”这个名词。展览会，在《辞海》中的定义为：用固定或巡回的方式，公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书、图片，以及各种重要实物、标本、模型等，共参观、欣赏的一种临时性组织。《简明不列颠百科全书》给“展览会”的解释是：为鼓舞公众兴趣、促进生产、发展贸易、或者为了说明一种或多种生产活动的进展或成就，将艺术品、科学成果或工业制品进行有组织的展览。展览的分类根据性质不同，分为贸易展和消费展按照内容不同，可分为综合展览和专业展览按照规模不同，划分为国际展、国家展、地区展、地方展以及单个企业的独家展根据时间不同，分定期展览和不定期展览根据场地不同，分专用展览馆展和流动展览按照形式不同，分为现实展览和虚拟展览按照国际展览联盟（UFI）的展会分类标准，分成综合性展览会、专业性展览会和消费性展览会三大类任务2选题构思展览调研与信息分析（展览信息、市场信息、同类展览信息、场馆、环境、交通等相关信息）选题与主题策划任务3可行性分析一展览选题分析环境分析战略分析任务3可行性分析二执行方案分析展览基本框架方案展览进度计划方案三财务预算分析四展览风险分析任务4立项策划一展览会的基本框架展览名称办展地点办展时间和频率办展机构展览规模和定位二展展览会会的预预算任务4立项策策划三招招展招招商和和宣传传推广广计划划四展展会时时间进进度计计划任务4立项策策划学生以以小组组为单单位,讨论论策展展流程程及其其注意意事项项。项目一一训练练:项目二二招招展展任务1招招展工工作任务2招招商工工作任务3宣宣传推推广任务1招展工工作招徕符符合展展会主主题和和展品品范围围的潜潜在公公司参参加展展览会会以有形形的展展位为为媒介介，销销售一一种无无形的的服务务招展营营销要要素：：产品有形营营销要要价价格格地点促销人员无形服服务营营销要要素有有形展展示过程任务2招商工工作招商对对象-分分析展展会相相关的的产业业链-分分析展展会产产品的的主要要消费费市场场的地地域分分布状状况和和需求求情况况，展展览题题材所所在行行业的的结构构和背背景，，开展展专业业观众众分析析招商渠渠道：：专业业媒体体、各各种大大众媒媒体、、同类类展会会、有有关的的行业业协会会和商商会、、参展展企业业、各各种招招商代代理、、国际际组织织及外外国驻驻华机机构、、政府府主管管部门门、招招展过过程中中的拒拒绝型型客户户任务3宣传推推广宣传推推广的的目标标任务3宣传推推广宣传推推广的的方式式召开新新闻发发布会会、广广告宣宣传、、建立立专门门的网网站、、向相相关人人员直直接邮邮寄资资料、、公共共关系系营销销推广广、人人员推推广、、在国国内外外同类类展会会上推推广、、网络络宣传传推广广、通通过专专业协协会和和商会会进行行推广广、利利用国国外驻驻华机机构和和我国国驻外外机构构进行行宣传传推广广学生以小小组为单单位,讨讨论招展展流程及及其注意意事项。。项目二训训练:项目三布布展展任务1参参展手册册任务2展展品运输输指南任务3展展台设计计搭建任务4布布展须须知任务1参展手册册（上））第十二届届高交会会参展手手册目录高交会组组织结构构及职能能图1交易中心心/会展中心心组织结结构及职职能图2第十二届届高交会会内容及及展区安安排3第一章高高交会会简介5第二章参参展申申请及相相关事项项第三章参参展开展期间间进出馆馆时间14展品与资资料进出出馆管理理14进出车辆辆管理及及路线安安排14展位管理理14展品及宣宣传品管管理15参展安全全管理16展位清洁洁17贵重展（（物）品品的风险险防范及及保险17噪音控制制规定17关于销售售假冒伪伪劣和乱乱摆卖的的处罚17侵权投诉诉处理17成交统计计18境外参展展商注意意事项18参展配套套服务18任务1参展手册册（下））任务2展品运输输指南展品运输输注意事事项国际展览览运输协协会认为为，运输输代理的的业务主主要依赖赖于三个个方面的的管理：：联络、、海关手手续和搬搬运操作作。常见的问问题包括括：全部或部部分展品品未及时时运到，，导致不不能正常常参展；；展品因没没有进行行适当的的包装而而在运输输途中破破损，引引起额外外费用的的产生；；缺少产地地证、检检疫证等等而造成成扣费、、扣货等等损失，，还造成成运输延延误；包装箱在在拆卸展展品时破破损，导导致回运运时不能能再用，，或是包包装箱丢丢失等；；巡回展是是比较特特殊的战战略，为为了保险险起见，，会通过过不同的的途径向向同一地地点发送送两套展展览用品品。境内展品品运输流流程图任务3展台设计计搭建设计原则则目的性原原则艺术性原原则功能性原原则搭建原则则（一）和和谐（二）简简洁（三）重重点突出出（四）主主题明确确传达信信息（五）视视觉冲击击要强烈烈（六）把把握观众众的喜好好（七）展展台要易易建易拆拆（八）其其他因素素任务4布展须知知布展期间间的主要要工作任务4布展须知知布展期间间的主要要工作学生以小小组为单单位,讨讨论布展展流程及及其注意意事项。。项目三训训练:项目四现现场任务1开开幕式式任务2现现场管管理任务3后后续工工作任务1开幕式一邀请请范围政府官员员、工商商名流、、新闻记记者等人人士，展会知名名度，吸吸引观众众，购买买决定权权或建议议权二贵宾宾接待贵宾主要要包括协协会高层层官员、、公司总总经理、、名人演演讲者、、重要的的赞助商商、著名名艺人等等，有时时还有重重要的贵贵宾如国国家领导导人、各各国政要要、王室室贵族等等。给予特别别对待，，从到达达酒店到到出席开开幕直到到离开展展会地点点都要要进行周周到的安安排。任务1开幕式三程程序由展会工工作人员员引领国国内外嘉嘉宾到主主席台就就位；主持人主主持展会会开幕并并介绍到到会嘉宾宾；主持人请请有关领领导讲话话；相关开幕幕表演开开始；某位重要要嘉宾宣宣布展会会正式开开幕；主持人宣宣布开幕幕式结束束并请各各位嘉宾宾和展会会观众进进场参观观。任务2现场管理理一、办办展机构构现场管管理二、参展展商的现现场管理理工作三、撤展展管理任务2现场管理理一办展展机构现现场管理理（一）注注册管理理（二）设设备设施施管理（三）安安全管理理（四）参参展人员员管理（五）危危机管理理（六）其其他服务务任务2现场管理理二、参展展商的现现场管理理工作布置展台台、配备备展台的的工作人人员、展展台接待待、贸易易洽谈、、情况记记录、其其他相关关宣传推推广活动动、信息息收集工工作、细细节管理理注意事事项三、撤展展管理展位的拆拆除、参参展商租租用展具具的退还还、参展展商展品品的处理理和回运运、展场场的清洁洁、撤展展安全保保卫任务3后续工作作一展后后跟踪建立参展展商和客客户的信信息数据据库、收集客户户意见和和建议、、及时通报报展会信信息、和参参展展商商及及客客户户保保持持长长期期的的感感情情联联系系。。二评评估估总总结结对展展览览总总体体环环境境和和参参展展整整体体工工作作的的评评估估与与总总结结，，其其作作用用与与意意义义在在于于为为判判断断此此次次展展览览工工作作的的效效率率和和效效果果提提供供标标准准和和结结论论，，并并为为以以后后的的展展览览工工作作提提供供依依据据和和经经验验目的的：：总总结结经经验验、、发发现现问问题题、、改改进进工工作作、、提提高高效效率率学生生以以小小组组为为单单位位,制制订订一一份份校校园园内内针针对对入入学学新新生生的的展展览览活活动动的的策策划划方方案案。。项目目四四训训练练:本模模块块主主要要讲讲述述了了展展览览活活动动策策划划与与管管理理的的整整体体流流程程，，详详细细分分析析了了策策展展、、招招展展、、布布展展以以及及现现场场四四个个部部分分的的具