分公司采购管理制度(3篇)

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名目第1篇物业分公司选购管理工作程序第2篇分公司选购管理规定范例第3篇某物业分公司选购与分包管理程序

【第1篇】物业分公司选购管理工作程序

物业分公司选购管理程序

总经理办公室负责按《选购管理程序》对本公司的选购活动进行掌握,保证所选购的物资或服务符合要求。

1.总经理办公室为保证所选购用于服务的物资、材料符合要求;应向选购人员明确选购要求,确保选购活动处于受控状态。应包括:

a.对所选购的物资、材料指定品牌。

b.明确所选购物资、材料名称、数量、型号、价格。

c.假如可行也可以指定那些质量牢靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。

以上要求必需文件化。

2.各部门在选购分供方的服务时,首先应对分供方的力量能够满意我们要求进行评估,只有确认分供方有力量满意我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们供应服务。

3.选购合格服务活动时,必需向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必需是书面文件化的。

4.选购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。

5.对选购的物资、材料、服务按《选购管理程序》进行验收。

【第2篇】分公司选购管理规定范例

分公司选购管理规定

分公司物资的选购,执行先申请后执行的原则,物资需求部门应事先填写选购申请单,报送公司分管部门审批后,转交选购部门选购。

一、商品选购

1、各营业终端依据销售、库存状况填写选购申请单,报送分公司领导审批,超过肯定金额的选购送总公司总裁审批;

2、选购部门依据审批后的选购申请单整理、汇总后选购;

3、选购部门联系供应商,进行询价、洽谈、签订选购合同,上报审批,最终下单选购;

4、选购商品送到营业终端后,各营业终端仓管员应准时依据供应商的随货同行单和分公司的发货单验收商品,并签字。直营店仓管员再依据随货同行单、分公司发货单、验收状况登记库存商品进销存表,而后将签字后的分公司发货单每周整理一次寄给选购部,加盟店将签字确认后的分公司发货单传真给选购部。选购部再依据直营店或加盟店签收的状况在供应商的送货单上签收,复印一份留存,一份传真给供应商,而后将原件转给财务入账;

5、各营业终端若发觉质量问题或供应商随货同行单、分公司发货单与实际商品不相符的,应准时通知选购部门,得处处理看法后办理入库;

6、选购部门依据选购合同,填写付款申请单,报部门主管审核后,转给财务审核,然后报送给有审批权限的公司领导审批;

7、选购部门负责取得供应商发票,并转交给财务。

二、其他物资选购

1、分公司购置固定资产(单价在2000以上或it设备单价在1000元以上)的选购申请单,应上报总公司领导审批方可选购。固定资产选购之后,分公司行政人员应验收、登记,收取保修卡等相关资料,并督促相关人员填写设备验收和领用单,附在报销或付款申请单后。固定资产领用人发生变更的,行政部门应负责监督固定资产移交,并填写移交单,报送一份给财务部备案;

2、其他零星的选购均需填写选购申请单,报送审批后方可选购;

3、全部的选购均要有相关人员的验收,并注明收到商品的名称、规格、数量、质量、日期等信息,并签名;

4、选购人员依据手续完整的单据,填写费用报销单或付款申请单,办理报销或付款手续。

【第3篇】某物业分公司选购与分包管理程序

物业分公司选购与分包管理程序

1总则

1.1严格规范物业服务过程中的选购及业务分包,不仅是保证物业服务质量、维护ee物业服务品牌的基本要求,也是有效掌握物业服务成本,提倡廉洁自律的重要举措,各物业分公司必需遵照管理公司制度规定,确保选购及业务分包活动公开、有序地进行。

1.2依据管理公司《ee地产经营管理制度》规定,结合物业管理企业的实际状况,各物业分公司凡单项合同额2万元(含)以上的选购(分包)业务,必需纳入招标系统进行掌握,包括但不限于:

a)物料、设备选购;

b)一次性工程分包(修理、更新改造、新增);

c)服务分包等。

2相关职责界定

2.1物业分公司负责供方管理、物料选购及服务分包的方案制订和详细实施,以及

20万元以下的招标工作。

2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。

2.350万元(含)以上的招标项目按《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。

2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的选购及分包过程。

3供方管理

3.1供方合格评定准则

3.1.1为确保供方供应的物料或服务满意规定要求,全部物料选购和服务分包必需首先进行供方合格评定。

3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于):

a)工商局颁发的营业执照,合法经营;

b)有资质证书;

c)固定的营业地点;

d)充分的供货资源;

e)供应明确有效的合格产品质量证明凭据;

f)合理的产品价位;

g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上;

h)供货准时性达到95%以上;

i)对不合格品能准时退换的良好售后服务等。

3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地,但对其单位架构、相关人员状况、服务质量和服务特别规定等亦应进行了解,以便与其协作达到满意服务的需求。

3.1.4可供选择的服务(工程)供方,其合格评定标准包括(但不限于):

a)具备合法的营业执照、固定的营业地点;

b)满意服务项目的力量;

c)良好的社会信誉;

d)合理的承包价格;

e)优质的服务质量,及跟踪服务的有效性和准时性。

3.2供方合格评定方法

3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息,依据供方的资质等级、技术力气、设备条件等方面进行供方初评,至少应评审供方以下几个方面的优势:

a)质量、性能及其稳定性;

b)价格;

c)信誉--履约信誉与社会信誉度;

d)售后服务;

e)付款方式;

f)交货方式、交货周期;

g)公共关系;

h)品牌;

i)供方内部运作状况;

3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》,记录对上述评审结论。品

质部负责复核,并重点对供方的营业执照、特别行业的资质证明等进行验证,其营业执照的项目范围和特别行业资质证明必需合法有效。

3.2.3经初评合格的供方,在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察,现场考察人员中必需包括品质部派出的人员。

3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等,必要时对其所承包的项目进行考察核实,以确定其承包业务力量和社会的信誉程度。

3.2.5现场考察评估通过后,业务经办部门负责拟订现场考察报告,并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告,连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。

3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》,并分发至业务经办部门执行。

3.3合格供方的监督评估

3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案,并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名称、注册地址;

b)评审结果和记录;

c)供方营业执照复印件;

d)资质等级证书;

e)质量保证书;

f)其他证明材料。

3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估,依据不同类型供方采纳适当的评估周期和方式,包括:

a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估;

b)对供应长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估;

c)对供应一次性服务或一次性工程的供方,应在合同执行完后一个月内完成供方监督评估。

3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时,可参照管理公司《供方合格评定与

监督评估指引》的规定执行,并形成《合格供方监督评估表》。

3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、合同执行状况等,尤其应留意对以下内容的评估:

a)把握供方内部管理的状况;

b)供方产品价格的变化;

c)社会信誉的变化;

d)同物业公司合作的状况跟踪;

e)其他应当跟踪管理的要素。

3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施,品质部对措施实施状况进行跟踪验证,并形成跟踪记录。

4招标工作程序

4.1招标项目立项

4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门依据年度工作方案提出,方案内的招标项目可直接编制招标文件。非方案内的招标项目由业务经办部门拟定招标方案,必需按上述第2条规定的权限履行报批手续。

4.1.2招标方案的内容应包括(但不限于):招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等。

4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件,招标文件的内容应包括(但不限于):

a)招标人(公司)简介,包括公司的名称、地址、联系方式、基本状况等;

b)招标项目简介,包括项目内容、项目要求等;

c)对投标人及投标书的要求,包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等;

d)评标标准及方法;

e)评标活动方案,包括招标组织机构,开标时间及地点等;

f)其他事项的说明。

4.1.4拟订招标文件的其它详细要求按管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。

4.1.5招标文件的审批权限按上述第2条的规定执行。实际操作中招标方案、招标

小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批。

4.2成立招标小组

4.2.1每个招标项目均必需依据招标项目的特点成立招标小组,负责整个招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。

4.2.2招标小组人数必需为奇数,且不少于3人。业务经办部门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员,全过程参加招标工作。

4.2.3在整个招标过程中,每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/3。

4.3投标单位确定

4.3.1物业分公司招标一般宜采纳邀请招标方式,由业务经办部门负责收集相关供方信息,由招标小组审查确定拟邀请投标单位。

4.3.2各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应优先从《合格供方名录》中选择,合格供方名录中没有或数量不够时,才可从其它推举途径选择投标单位。投标单位的资格预审应遵循以下规定:

a)已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格;

b)未列入公司《合格供方名录》的单位,应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位;

c)已从公司《合格供方名录》取消的单位,两年内不得参加投标。

4.4发标

4.4.1招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组织,公司各部门视实际需要指派人员协作,但至少应保证同时有来自不同部门的二人参与。

4.4.2招标文件发放、现场踏勘、招标答疑均应形成书面记录,其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投标单位。

4.5开标、评标、定标

4.5.1招标小组主持开标工作,现场拆封,该过程应形成书面记录,参与开标的全体人员签字确认。

4.5.2开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析,以便进一步的评标定标工作。

4.5.3招标小组组长主持招标项目的评标工作,招标小组全体人员参与,实际人数

不少于3人。

4.5.4各类专业的评标工作均必需遵循管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行,经招标小组评标,并将评标结果按规定权限(上述第2条)报批后确定中标单位。

4.5.5确定中标单位后3日内,招标小组向中标单位发出中标通知书,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

4.6合同签订及招标文档管理

4.6.1物业分公司业务经办部门负责按本手册第6.3节的规定,组织内部的合同评审过程,并与中标单位进行合同洽谈,签订正式选购或分包合同。

4.6.2招标过程中形成全部文件和记录由业务经办部门负责整理成册,并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统一存档保管。

5物料选购

5.1物料定额标准

5.1.1各物业分公司应依据物业服务实际需要,明确各类材料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量,包括工程设备维护所需的备品备件,建立物料库存量标准及部门或个人使用工具的配备标准,编制《物业选购分类明细表》,经本公司总经理审批后执行。

5.1.2《物料选购分类明细表》是物业分公司提出选购需求、制订选购方案的依据之一,物业分公司行政人事部部应每半年一次组织各部门对《物业选购分类明细表》进行评审更新,并报本公司总经理审批。

5.2年度选购方案

5.2.1物业分公司行政人事部依据工装管理规定、物料定额标准、各类工作人员数量,及各单位自然状况等信息,制定年度物料选购方案,报总经理审批。

5.2.2年度物料选购方案是制订年度收支预算的依据之一,在年度选购方案执行过程中,因业务变化或其它因素导致年度选购方案调整时,必需相应调整公司年度收支预算方案,并报项目所在公司审批。

5.3月度选购方案

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如劳保用品、清洁用品、易损备件(灯管、镇

流器、窗把手、水龙头、电话线)等的月度补充方案,由行政人事部仓管员依据库存量于每月25日前提出。

5.3.2物业分公司各部门(管理处)依据下月工作需要,结合年度物料方案制定下月的物料选购方案,说明物料名称、型号、规格、数量(如有特别要求,须说明),经本公司财务部经理审核、总经理审批后,于每月25日前报行政人事部。

5.3.3行政人事部依据仓管员的月度补充方案及各部门(管理处)月度物料选购方案,于每月28日前拟定下月《物料选购方案》。

5.4方案选购实施

5.4.1经总经理审批后的《物料选购方案》交行政人事部选购员实施选购。凡属于招标范围的选购必需按上述第4条的规定,通过招标选择选购供方。不属于招标范围的选购必需从经批准的《合格供方名录》选择,未列入《合格供方名录》的供方必需按上述第3条规定经评定合格后方可选择。

5.4.2各类物料选购必需按管理公司合同管理的规定执行,凡选购金额在5000元(含)以上的选购项目必需签订正式的书面合同。选购金额在5000元以下没有签订正式书面合同的选购项目均必需在进货验收合格后付款。

5.4.3对签订长期供货合同,分批供货的选购项目,行政人事部选购人员应以书面形成发出选购订单,特别状况下口头提出的选购订单应予以记录。

5.4.4选购大宗物料或选购数量在10个以上的物料时,一般应通知合格供应商送货上门。

5.4.5行政人事部选购人员应准时组织进货的验收入库手续,详细按物业分公司制订的物料管理程序执行。

5.5零星、应急物料的申购

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少,且没有库存的物料。应急物料是指突发性急用,且没有库存的物料。

5.5.2各物业分公司的零星、紧急选购必需按以下程序执行:

a)物料使用部门(人员)填写《零星(应急)物料选购申请单》,说明物料名称、型号、规格、数量,并交部门经理(管

理处主任)审核;

b)《零星(应急)物料选购申请单》交财务部经理及总经理审批;

c)经审批的《零星(应急)物料选购申请单》交行政人事部选购员实施选购。

5.5.3紧急状况下的特别用物料选购,可以实行紧急措施在供方处对实物质量进行验证后自行购买,但在购买后须按上述要求补办紧急选购手续。

5.6物料选购时效

5.6.1常用物料选购原则上应在3个工作日内完成,特别状况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。

5.6.2特别物料的选购原则上应在5个工作日内完成,特别状况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。

5.6.3零星物料的选购原则上应在1个工作日内完成,特别状况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。

5.6.4紧急物料的选购原则上应在3个小时内完成,特别状况报行政人事部经理(管理处主任)同意后另行处理。

6物料保管

6.1各物业分公司应建立物料管理程序,明确规定物料进货验收、入库、储存保管及领用出库的管理责任、方法和掌握要求。

6.2全部外购物料均必需执行进货验收,确认符合选购合同要求后方可收货、入库。物业分公司应设置物料贮存仓库,将各类物料分区存放,做到摆放整齐、标识明确,防止物料损坏、变质或丢失。其中,有毒有害化学物资必需隔离存放,并做好防护措施。

6.3物料进、出库必需按规定办理手续,入库物料应阅历收合格,出库物料应办理领用审批和签收手续。

6.4各类物料应按种类、规格分别列账,逐次记录进、出明细,并每月盘点一次,确保各项物料账物相符。

6.5物业分公司各管理处作业班组集中领用的物料,在班组内的领用也应建立相应的记录,并由领用人签收。

7服务(工程)分包

7.1物业分公司的服务分包应在《物业管理方案》中予以明确,经项目所在公司总经理审批后执行。物业分公司临时打算的服务分包,按本手册第6.3节规定的合同审批权限,2万元(含)以下的由本公司总经理审批,超过2万元的报项目所在公司总经理审批。

7.2物业分公司全部对外分包服务应明确质量要求,包括服务范围、作业方式与内容、服务过程及效果评价方法等,并作为分包合同必需附件。

7.3物业分公司应依据本手册的规定,明确分包服务监管责任部门(人员)对分包服务执行过程监视和效果评估,并针对不同类型的分包服务采纳适当的掌握方法,包括(不限于):

a)针对长期连续分包业务(如清洁、绿化等),应依据分包合同要求制定相应的管理规定,对供方服务质量进行连续监控;

b)针对周期性的分包业务(如:消杀、电梯保养等),由监管责任部门负责指派专责人员进行监理,并要求服务供方供应每次业务执行报告,监管人员跟踪确认;

c)针对一次性的分包服务或一次性修理工程,依据实际需要要求供方提交书面执行方案,并由监管责任部门负责指派专人进行现场监督检查。

7.4物业分公司全部分包服务监视和评估均应形成书面记录,发觉问题应准时要求服务供方进行整改,相关整改过程和结果确认均应形成书面记录。

8相关文件与记录

8.1管理公司《ee地产经营管理制度》6.3节《招投标管理》

8.2wdwy-fr-mm6201供方合格评定表

8.3wdwy-fr-mm6202合格供方名录

8.4wdwy-fr-mm6203合格供方监督评估表

8.5wdwy-fr-mm6204招标工作方案

8.6wdwy-fr-mm6205招标文件审批表

8.7wdwy-fr-mm6206评标、定标审批表

8.8wdwy-fr-mm6207物料选购方案

【导语】分公司选购管理制度怎么写受欢迎？本为整理了3篇优秀的分公司选购公司管理制度范文，为便于您查看，点击下面《名目》可以快速到达对应范文。以下是我为大家收集的分公司选购管理制度，仅供参考，盼望对您有所关心。

名目第1篇物业分公司选购管理工作程序第2篇分公司选购管理规定范例第3篇某物业分公司选购与分包管理程序

【第1篇】物业分公司选购管理工作程序

物业分公司选购管理程序

总经理办公室负责按《选购管理程序》对本公司的选购活动进行掌握,保证所选购的物资或服务符合要求。

1.总经理办公室为保证所选购用于服务的物资、材料符合要求;应向选购人员明确选购要求,确保选购活动处于受控状态。应包括:

a.对所选购的物资、材料指定品牌。

b.明确所选购物资、材料名称、数量、型号、价格。

c.假如可行也可以指定那些质量牢靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。

以上要求必需文件化。

2.各部门在选购分供方的服务时,首先应对分供方的力量能够满意我们要求进行评估,只有确认分供方有力量满意我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们供应服务。

3.选购合格服务活动时,必需向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必需是书面文件化的。

4.选购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。

5.对选购的物资、材料、服务按《选购管理程序》进行验收。

【第2篇】分公司选购管理规定范例

分公司选购管理规定

分公司物资的选购,执行先申请后执行的原则,物资需求部门应事先填写选购申请单,报送公司分管部门审批后,转交选购部门选购。

一、商品选购

1、各营业终端依据销售、库存状况填写选购申请单,报送分公司领导审批,超过肯定金额的选购送总公司总裁审批;

2、选购部门依据审批后的选购申请单整理、汇总后选购;

3、选购部门联系供应商,进行询价、洽谈、签订选购合同,上报审批,最终下单选购;

4、选购商品送到营业终端后,各营业终端仓管员应准时依据供应商的随货同行单和分公司的发货单验收商品,并签字。直营店仓管员再依据随货同行单、分公司发货单、验收状况登记库存商品进销存表,而后将签字后的分公司发货单每周整理一次寄给选购部,加盟店将签字确认后的分公司发货单传真给选购部。选购部再依据直营店或加盟店签收的状况在供应商的送货单上签收,复印一份留存,一份传真给供应商,而后将原件转给财务入账;

5、各营业终端若发觉质量问题或供应商随货同行单、分公司发货单与实际商品不相符的,应准时通知选购部门,得处处理看法后办理入库;

6、选购部门依据选购合同,填写付款申请单,报部门主管审核后,转给财务审核,然后报送给有审批权限的公司领导审批;

7、选购部门负责取得供应商发票,并转交给财务。

二、其他物资选购

1、分公司购置固定资产(单价在2000以上或it设备单价在1000元以上)的选购申请单,应上报总公司领导审批方可选购。固定资产选购之后,分公司行政人员应验收、登记,收取保修卡等相关资料,并督促相关人员填写设备验收和领用单,附在报销或付款申请单后。固定资产领用人发生变更的,行政部门应负责监督固定资产移交,并填写移交单,报送一份给财务部备案;

2、其他零星的选购均需填写选购申请单,报送审批后方可选购;

3、全部的选购均要有相关人员的验收,并注明收到商品的名称、规格、数量、质量、日期等信息,并签名;

4、选购人员依据手续完整的单据,填写费用报销单或付款申请单,办理报销或付款手续。

【第3篇】某物业分公司选购与分包管理程序

物业分公司选购与分包管理程序

1总则

1.1严格规范物业服务过程中的选购及业务分包,不仅是保证物业服务质量、维护ee物业服务品牌的基本要求,也是有效掌握物业服务成本,提倡廉洁自律的重要举措,各物业分公司必需遵照管理公司制度规定,确保选购及业务分包活动公开、有序地进行。

1.2依据管理公司《ee地产经营管理制度》规定,结合物业管理企业的实际状况,各物业分公司凡单项合同额2万元(含)以上的选购(分包)业务,必需纳入招标系统进行掌握,包括但不限于:

a)物料、设备选购;

b)一次性工程分包(修理、更新改造、新增);

c)服务分包等。

2相关职责界定

2.1物业分公司负责供方管理、物料选购及服务分包的方案制订和详细实施,以及

20万元以下的招标工作。

2.2项目所在公司负责组织20万元(含)以上、50万元以下的招标工作。

2.350万元(含)以上的招标项目按《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。

2.4管理公司物业管理部负责指导和监督项目所在公司物业管理方面的选购及分包过程。

3供方管理

3.1供方合格评定准则

3.1.1为确保供方供应的物料或服务满意规定要求,全部物料选购和服务分包必需首先进行供方合格评定。

3.1.2产品供方合格评定标准包括(但不限于):

a)工商局颁发的营业执照,合法经营;

b)有资质证书;

c)固定的营业地点;

d)充分的供货资源;

e)供应明确有效的合格产品质量证明凭据;

f)合理的产品价位;

g)以及在合作期间产品使用合格率达到98%以上;

h)供货准时性达到95%以上;

i)对不合格品能准时退换的良好售后服务等。

3.1.3公用事业(包括供电、供水、环卫以及地域性极强的供暖等)服务部门没有可供选择的余地,但对其单位架构、相关人员状况、服务质量和服务特别规定等亦应进行了解,以便与其协作达到满意服务的需求。

3.1.4可供选择的服务(工程)供方,其合格评定标准包括(但不限于):

a)具备合法的营业执照、固定的营业地点;

b)满意服务项目的力量;

c)良好的社会信誉;

d)合理的承包价格;

e)优质的服务质量,及跟踪服务的有效性和准时性。

3.2供方合格评定方法

3.2.1业务经办部门负责收集供方基本信息,依据供方的资质等级、技术力气、设备条件等方面进行供方初评,至少应评审供方以下几个方面的优势:

a)质量、性能及其稳定性;

b)价格;

c)信誉--履约信誉与社会信誉度;

d)售后服务;

e)付款方式;

f)交货方式、交货周期;

g)公共关系;

h)品牌;

i)供方内部运作状况;

3.2.2业务经办部门负责填写《供方合格评定审批表》,记录对上述评审结论。品

质部负责复核,并重点对供方的营业执照、特别行业的资质证明等进行验证,其营业执照的项目范围和特别行业资质证明必需合法有效。

3.2.3经初评合格的供方,在可行时应由业务经办部门组织相关部门人员进行现场考察,现场考察人员中必需包括品质部派出的人员。

3.2.4现场考察主要内容是考察供方的营业地点、公司规模等,必要时对其所承包的项目进行考察核实,以确定其承包业务力量和社会的信誉程度。

3.2.5现场考察评估通过后,业务经办部门负责拟订现场考察报告,并由考察人员会签。业务经办部门负责将现场考察报告,连同《供方合格评定审批表》一起提交总经理审批。

3.2.6经审批后的供方由品质部负责列入《合格供方名录》,并分发至业务经办部门执行。

3.3合格供方的监督评估

3.3.1物业分公司品质部负责建立合格供方档案,并适时更新。合格供方档案的内容包括(不限于)以下信息:

a)供方的名称、注册地址;

b)评审结果和记录;

c)供方营业执照复印件;

d)资质等级证书;

e)质量保证书;

f)其他证明材料。

3.3.2物业分公司品质部负责组织业务经办部门对合格供方的履约表现进行监督评估,依据不同类型供方采纳适当的评估周期和方式,包括:

a)对常用物料的合格供方每半年进行一次综合的监督评估;

b)对供应长期连续服务的供方应每季度进行一次综合评估;

c)对供应一次性服务或一次性工程的供方,应在合同执行完后一个月内完成供方监督评估。

3.3.3物业分公司在进行合格供方监督评估时,可参照管理公司《供方合格评定与

监督评估指引》的规定执行,并形成《合格供方监督评估表》。

3.3.4合格供方监督评估依据包括上述3.1.2至3.1.4条规定、合同执行状况等,尤其应留意对以下内容的评估:

a)把握供方内部管理的状况;

b)供方产品价格的变化;

c)社会信誉的变化;

d)同物业公司合作的状况跟踪;

e)其他应当跟踪管理的要素。

3.3.5合格监督评估所引起的任何必要措施由业务经办部门负责实施,品质部对措施实施状况进行跟踪验证,并形成跟踪记录。

4招标工作程序

4.1招标项目立项

4.1.1招标项目由物业分公司各业务经办部门依据年度工作方案提出,方案内的招标项目可直接编制招标文件。非方案内的招标项目由业务经办部门拟定招标方案,必需按上述第2条规定的权限履行报批手续。

4.1.2招标方案的内容应包括(但不限于):招标内容、成本估算额、招标方式、招标文件编制时间、资格评审时间、发标日期、进场时间等。

4.1.3物业分公司业务经办部门负责拟订招标文件,招标文件的内容应包括(但不限于):

a)招标人(公司)简介,包括公司的名称、地址、联系方式、基本状况等;

b)招标项目简介,包括项目内容、项目要求等;

c)对投标人及投标书的要求,包括投标人的资格、投标书的格式、主要内容等;

d)评标标准及方法;

e)评标活动方案,包括招标组织机构,开标时间及地点等;

f)其他事项的说明。

4.1.4拟订招标文件的其它详细要求按管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行。

4.1.5招标文件的审批权限按上述第2条的规定执行。实际操作中招标方案、招标

小组、招标文件及拟邀请投标单位的资格审查可同步报批。

4.2成立招标小组

4.2.1每个招标项目均必需依据招标项目的特点成立招标小组,负责整个招标工作。原则上与投标单位有利害关系的人员不得作为招标小组成员。

4.2.2招标小组人数必需为奇数,且不少于3人。业务经办部门经理、财务部经理、品质部经理及相关专业技术人员应为招标小组成员,全过程参加招标工作。

4.2.3在整个招标过程中,每次评审招标小组成员出席人数不得少于总人数的2/3。

4.3投标单位确定

4.3.1物业分公司招标一般宜采纳邀请招标方式,由业务经办部门负责收集相关供方信息,由招标小组审查确定拟邀请投标单位。

4.3.2各类招标项目预选投标单位应不少于三家。投标单位应优先从《合格供方名录》中选择,合格供方名录中没有或数量不够时,才可从其它推举途径选择投标单位。投标单位的资格预审应遵循以下规定:

a)已列入公司《合格供方名录》的单位直接具备投标资格;

b)未列入公司《合格供方名录》的单位,应按上述第3条的规定经评定合格后才能作为拟邀请的投标单位;

c)已从公司《合格供方名录》取消的单位,两年内不得参加投标。

4.4发标

4.4.1招标文件的发放、现场踏勘和答疑由招标小组负责组织,公司各部门视实际需要指派人员协作,但至少应保证同时有来自不同部门的二人参与。

4.4.2招标文件发放、现场踏勘、招标答疑均应形成书面记录,其中招标答疑记录应作为招标文件的补充附件一并发给投标单位。

4.5开标、评标、定标

4.5.1招标小组主持开标工作,现场拆封,该过程应形成书面记录,参与开标的全体人员签字确认。

4.5.2开标后招标小组组织相关人员进行标书的分析,以便进一步的评标定标工作。

4.5.3招标小组组长主持招标项目的评标工作,招标小组全体人员参与,实际人数

不少于3人。

4.5.4各类专业的评标工作均必需遵循管理公司《au*地产经营管理制度》的相关规定执行,经招标小组评标,并将评标结果按规定权限(上述第2条)报批后确定中标单位。

4.5.5确定中标单位后3日内,招标小组向中标单位发出中标通知书,并将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

4.6合同签订及招标文档管理

4.6.1物业分公司业务经办部门负责按本手册第6.3节的规定,组织内部的合同评审过程,并与中标单位进行合同洽谈,签订正式选购或分包合同。

4.6.2招标过程中形成全部文件和记录由业务经办部门负责整理成册,并在正式合同签订后一个月内移交行政人事部统一存档保管。

5物料选购

5.1物料定额标准

5.1.1各物业分公司应依据物业服务实际需要,明确各类材料、部件、工具、用品及小型设备的基本库存量,包括工程设备维护所需的备品备件,建立物料库存量标准及部门或个人使用工具的配备标准,编制《物业选购分类明细表》,经本公司总经理审批后执行。

5.1.2《物料选购分类明细表》是物业分公司提出选购需求、制订选购方案的依据之一,物业分公司行政人事部部应每半年一次组织各部门对《物业选购分类明细表》进行评审更新,并报本公司总经理审批。

5.2年度选购方案

5.2.1物业分公司行政人事部依据工装管理规定、物料定额标准、各类工作人员数量,及各单位自然状况等信息,制定年度物料选购方案,报总经理审批。

5.2.2年度物料选购方案是制订年度收支预算的依据之一,在年度选购方案执行过程中,因业务变化或其它因素导致年度选购方案调整时,必需相应调整公司年度收支预算方案,并报项目所在公司审批。

5.3月度选购方案

5.3.1每月固定消耗的常用物料,例如劳保用品、清洁用品、易损备件(灯管、镇

流器、窗把手、水龙头、电话线)等的月度补充方案,由行政人事部仓管员依据库存量于每月25日前提出。

5.3.2物业分公司各部门(管理处)依据下月工作需要,结合年度物料方案制定下月的物料选购方案,说明物料名称、型号、规格、数量(如有特别要求,须说明),经本公司财务部经理审核、总经理审批后,于每月25日前报行政人事部。

5.3.3行政人事部依据仓管员的月度补充方案及各部门(管理处)月度物料选购方案,于每月28日前拟定下月《物料选购方案》。

5.4方案选购实施

5.4.1经总经理审批后的《物料选购方案》交行政人事部选购员实施选购。凡属于招标范围的选购必需按上述第4条的规定,通过招标选择选购供方。不属于招标范围的选购必需从经批准的《合格供方名录》选择,未列入《合格供方名录》的供方必需按上述第3条规定经评定合格后方可选择。

5.4.2各类物料选购必需按管理公司合同管理的规定执行,凡选购金额在5000元(含)以上的选购项目必需签订正式的书面合同。选购金额在5000元以下没有签订正式书面合同的选购项目均必需在进货验收合格后付款。

5.4.3对签订长期供货合同,分批供货的选购项目,行政人事部选购人员应以书面形成发出选购订单,特别状况下口头提出的选购订单应予以记录。

5.4.4选购大宗物料或选购数量在10个以上的物料时,一般应通知合格供应商送货上门。

5.4.5行政人事部选购人员应准时组织进货的验收入库手续,详细按物业分公司制订的物料管理程序执行。

5.5零星、应急物料的申购

5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需数量较少,且没有库存的物料。应急物料是指突发性急用,且没有库存的物料。