ZOHOCRM系统定制操作

1ZohoCRM系统定制

焦平平

ZohoCRM产品顾问目录2用户权限分配及管理系统定制用户权限分配及管理3角色职位用户组创建角色4默认，ZohoCRM提供管理员及标准两种角色，新建角色时需要选择复制已有的角色，根据访问权限控制，创建之后还可以根据需要随时对角色权限进行更改。提示：点击设置-》用户及权限-》角色-》新建角色-》保存

只能选择复制已有角色的方式创建角色，且只有拥有管理角色权限的用户可以创建及

修改角色信息。模块级权限5模块级权限控制各角色的用户对不同模块的访问权限，包括模块可见、创建、编辑、删除及浏览记录，例如，销售代表拥有访问线索及报价单模块的权限但没有访问发货单模块的权限。提示：点击设置>>用户及权限>>角色>>编辑指定角色>>选择对应权限>>保存子模块级权限6子模块级权限用来控制模块中各种操作，例如，某个角色拥有查看和创建线索的权限但是不能导出线索。文档报表及统计图表导入导出工具管理常规提示：点击设置>>用户及权限>>角色>>编辑指定角色>>选择对应权限>>保存字段级权限7字段级权限设置用于控制模块中的字段可见及编辑权限，例如：某个角色只允许查看商机中的金额字段，其它角色可以查看并编辑金额字段，其它角色可能没有查看金额字段的权限。提示：点击设置>>用户及权限>>字段及链接权限>>从下拉框中选择角色及模块>>编辑>>选择对应选项>>保存分配用户角色8管理员在添加用户时可以为用户分配角色，用户将拥有指定角色配置的模块及字段权限。提示：点击设置>>用户及权限>>用户>>编辑指定用户>>选择角色(从下拉框中选择)>>保存删除角色9使用删除角色功能可以删除系统中不再需要的角色，删除角色时需要将相关用户转换为其它系统中存在的角色。提示：点击设置>>用户及权限>>角色>>选择角色>>删除>>转换并删除

不能删除默认的管理员及标准角色职位10概览创建职位分配职位编辑职位删除职位概览览11职位位用用来来定定义义公公司司内内使使用用ZohoCRM系统统的的用用户户之之间间的的组组织织结结构构，，在在ZohoCRM中高层职位的的用户拥有访访问其直属下属及其其下属的数据据，例如，销销售经理可以以访问销售代代表的数据，，但是销售代代表不能访问问销售经理的的数据。创建职位12默认，ZohoCRM中有CEO及经理两个职职位，根据需需求用户可以以自己设计并并创建职位管管理公司的组组织结构架构构。提示：点击设设置>>用户及权限>>职位>>新建职位>>输入职位名称称>>选择“报告给给”>>和同事共享数数据(可选)>>保存不能编辑或删删除默认CEO职位，只能对对其做重命名名操作为用户分配职职位13职位创建之后后，管理员用用户需要根据据公司的组织织结构为用户户分配相应的的职位，例如如用户小李是是公司的销售售代表，因此此可以为其分分配销售代表表职位。提示：点击设设置>>用户及权限>>用户>>用户名(点击对应链接接)>>在用户明细页页点击编辑>>从职位列表中中选择职位)>>保存编辑职位14管理员用户可可以根据组织织结构变动随随时修改用户户职位，也可可以重命名职职位、更改上上级职位或者者修改职位共共享设置。提示：点击设设置>>用户及权限>>职位>>职位超链接>>编辑>>保存修改职位时，，相关的数据据共享及用户户也将自动修修改删除职位15根据组织结构构变更可以随随时删除不需需要的职位，，删除职位时时需要将关联联的用户转换换为其它职位位。提示：点击击设置>>用户及权限限>>职位>>职位超链接接>>删除>>在删除职位位页将职位位转换为职职位图中的的其它职位位>>转换并删除除删除职位时时，职位相相关的用户户将转化为为其它选定定的职位。。所有下属职职位也将转转换为指定定职位管理用户16访问ZohoCRM系统的人员员成为ZohoCRM用户，用户户可以管理理及共享ZohoCRM中的记录，，例如，小小李和小王王都是某公公司的员工工，但是只只有小李有有ZohoCRM帐号，因此此只有小李李是ZohoCRM用户，如果果以后小王王也被邀请请加入系统统，那么小小王也将成成为ZohoCRM用户。用户类型添加用户激活/休眠用户删除组用户类型17普通用户–拥有CRM系统的访问权权限及一些基基本功能权限限的用户(销售代表、客客服代表等)。特权用户–拥有普通用户户的权限及一一些管理员权权限如界面定定制、添加用用户、管理工工作流等(如销售总监、、客服总监等)管理员用户–可以访问整个个CRM系统，ZohoCRM系统最少需要要配置一个管管理员用户用来根据公司司需求定制CRM系统，通常管管理员用户由由公司里管理理层的某些员员工或者专门门分配定制系系统工作的员员工担任。默认，管理员员用户拥有系系统的所有权权限，特权用用户拥有部分分管理员权限限，例如，可可以将部门主主管设置为特特权用户满足足部分特权功功能。添加用户18第一个注册ZohoCRM的用户将被作作为管理员用用户，帐号升升级之后该用用户需要将其其他公司同事事邀请到CRM系统中以开放放其对CRM系统的访问。。提示:点击设置>>用户及权限>>用户>>添加新用户>>在添加用户页页中填写所有有必填信息>>保存备注:用户添加之后后不能删除，，但是可以休休眠，休眠之之后可以添加加其他新用户户。激活/休眠用户19根据业务需要要，可以随时时激活或休眠眠用户，比如如，当有员工工离职的时候候，就可以将将其帐号休眠眠并可以将休休眠用户帐号号中的数据转转换给其他用用户。提示:点击设置>>用户及权限>>用户>>激活/休眠的用户>>选中需要修改改的用户>>激活/休眠用户备注:只有激活状态态的用户计算算在您购买的的用户数中，，休眠的用户户不能访问您您的CRM系统。管理组20创建组关联用户编辑组使用组共享数数据删除组创建组21ZohoCRM允许创建不同同类型的用户户组并在组之之间共享数据据，但是记录录不能直接将将所有者分配配给组。提示:点击设置>>用户及权限>>组>>创建新组>>保存关联用户22组成员可以使使用户、职位位、职位及其其下属或其它它组。提示:点击设置>>用户及权限>>组>>在组成员中选选择用户/职位/职位及其下属属/组>>保存使用组共享数数据23创建数据共享享规则时可以以选择在组之之间共享数据据。提示:点击设置>>用户及权限>>数据共享设置置>>新建共享规则则>>保存二、系统定制制24系统预定义页签定制页面定制字段定制公司级定制高级定制系统预定义25系统预定义是是系统定制准准备阶段，需需要弄清楚为为什么要做系系统定制以及及如何定制。。1审视业务流程2审查行业专用术语3查看系统字段4查看页面布局系统预定义步步骤26审视业务流程程讨论业务需求求，包括深刻刻理解业务流流程、未来可可能的需求扩扩展等。审查行业专用用术语每个行业对CRM系统都有其独独特的需要，，定制ZohoCRM时需要确定是是否会用到某某些行业术语语。查看系统字段段ZohoCRM提供的字段及及模块可能并并不适用于所所有行业，因因此您需要根根据需求查看看并选择符合合您的需求的的字段及模块块。查看页面布局局该步骤帮助您您定义页面布布局中必要的的信息并为全全方位定义页页面布局做准准备。系统定制级别别27页签定制28产品定制准备备工作完成之之后，就可以以开始根据您您的业务逻辑辑来定制CRM系统了，以下下是完整定制制ZohoCRM的各步流程。。显示/隐藏页签重命名页签页签组Web页签定制应用隐藏/显示页签29默认，ZohoCRM显示18个页签，通过过该选项您可可以选择只显显示需要的页页签。提示：点击设设置-》定制-》页签-》页签布局-》显示/隐藏页签-》保存主页不能隐藏藏，默认显示示的页签根据据版本不同显显示的有所不不同，不管用户为什什么角色，隐隐藏藏的页签将将对所有用户户隐藏。重命名页签30根据不同的行行业及业务需需要可以重命命名模块(页签)：提示示：：点点击击设设置置-》》定制制-》》页签签-》》重命命名名页页签签-》》编辑辑(需要要重重命命名名的的页页签签)-》》新页页签签名名称称-》》保存存新的的页页签签名名称称将将显显示示在在除除报报表表及及统统计计图图表表以以外外的的所所有有地地方方。。页签签组组31页签签组组可可以以帮帮助助您您组组织织不不同同的的页页签签分分类类，，比比如如销销售售、、市市场场、、服服务务支支持持等等，，您您还还可可以以根根据据角角色色分分配配对对页页签签组组的的访访问问权权限限。。提示：：点击击设置置-》定制-》页签-》页签组组-》创建页页签组组-》根据步步骤提提示操操作-》保存Web页签32Web页签可可以帮帮助您您在ZohoCRM内访问问经常常使用用Web页面，比如如公司司内部部论坛坛、人人力资资源管管理平平台及及第三三方应应用门门户等等，同同时，，可以以基于于角色色设置置用户户对Web页签的的访问问权限限。提示：：点击击设置置-》定制-》页签-》页签组组-》创建页页签组组-》根据步步骤提提示操操作-》保存字段定定制33默认，，ZohoCRM每个模模块都都有默默认的的字段段，同同时，，允许许用户户根据据需求求添加加自定定义字字段。。标准字字段:ZohoCRM每个模模块都都包含含系统统默认认的字字段，，所有者者名称称、公公司名名、姓姓、名名、线线索来来源等等。自定义义字段段:ZohoCRM每个模模块最最多可可以添添加130个自定定义字段包包括文文本框框、选选择列列表、、数字字等类类型。。特殊字字段:某些特特殊需需求的的字段段如：：税率率、条条款及及条件件等。。提示:点击设设置>>定制>>字段>>选择模模块>>新建自自定义义字段段>>选择并并填写写必要要的内内容>>保存自定义义字段段34字段定定制35***线线索模模块的的字段段可以以在线线索转转换时时映射射到其其它模模块。。字段类类型36***下下表是是对自自定义义字段段类型型的简简单说说明类型使用目的输入文本添加文本类型自定义字段长度：指定字段大小（字符数）最多允许255个字符。也创建于：将对选定模块创建具有相同名称的字段。整数添加整数类型字段长度：指定字段大小（位数）的最大允许9位数小数添加小数类型字段长度：指定字段大小（包括小数位）。允许最多16位。小数位数：指定小数位数百分数添加百分数标签:指定字段名称除预测测模块块以外外的所所有模模块均均可添添加自自定义义字段段，还还可以以重命命名默默认字字段，，但是是不能能隐藏藏必填填字段段字段类类型37类型使用目的输入货币添加货币类型自定义字段长度：指定字段大小（整数）。允许最多16位。舍入选项：指定舍入选项。小数位数：指定小数位数。精度：指定舍入精度日期添加日期类型字段格式：YYYY/MM/DD注：日期格式将根据用户的时区设置而更改。日期时间添加日期时间类型字段格式：YYYY/MM/DD注：日期格式将根据用户的时区设置而更改。邮箱添加邮箱类型字段长度：指定字段大小（位数）电话添加电话类型字段长度：指定字段大小（位数）选择列表添加选择列表字段选择列表值：指定选择列表值多选列表添加多选列表字段选择列表值：指定选择列表值URLURL指定字段名称文本区域最多允许3000个字符。指定字段名称字段类类型38类型使用目的输入复选框选择真或者假标签：指定字段名启用:指定默认启用自动编号添加自动计数字段前缀：指定自动编号序列的前缀。开始数字：指定序列的起始编号。后缀：指定自动编号序列的后缀。现有的记录：选择复选框以将自动编号应用到现有的记录。查找指定模块依赖关系查找字段类型：选择想建立关联的模块。相关列表标签：创建在记录详细信息中的实体的名称。例如，附件，联系人角色等。长整型长整型字段长度：指定字段大小（位数）最多允许18个字符公式设定通过公式计算定义的字段标签：指定字段名公式编辑器：编辑计算公式页面定定制39产品定定制准准备工工作完完成之之后，，就可可以开开始根根据您您的业业务逻逻辑来来定制制CRM系统了了，以以下是是完整整定制制ZohoCRM的各步步流程程。页面布布局自定义义链接接相关列列表搜索布布局自定义义视图图页面布布局40页面布布局可可以帮帮助您您排列列、显显示/隐藏字字段，，根据据需求求通过过拖放放选项项排列列字段段。提示：：点击击设置置-》定制-》布局-》选择模模块-》编辑页页面布布局-》新建分分栏-》命名-》布局选选项-》保存页面布布局组组件4142模块布布局可可以重重新排排列，，字段段也可可重新新排列列或者者删除除创建记记录页页面43设置完完成后后，销销售人人员就就可以以录入入线索索或联联系人人等信信息了了。自定义义链接接44自定义义链接接可以以帮助助您定定义并并访问问第三三方应应用，，只需需要通通过点点击即即可轻轻松实实现CRM与其它它应用的的集成成。提示：：点击击设置置-》定制-》链接-》选择模模块-》创建链链接-》添加链链接-》保存相关列列表视视图45自定义义相关关列表表视图图可以以重新新排列列相关关列表表的显显示内内容。。不能删删除系系统定定制的的必填填字段段相关列列表视视图46每个模模块显显示的的相关关列表表均可可自定定义。。搜索布布局47ZohoCRM每个模模块均均支持持搜索索设置置。提示：：点击击设置置-》定制-》搜索设设置-》选择模模块并并选择择字段段-》保存全局搜搜索最最多只只支持持选定定6个字段段公司级级定制制48产品定定制式式，有有些公公司级级的设设置只只有管管理员员用户户可以以访问问，管管理员员级的的定制制包括括：公司Logo自定义链链接相关列表表搜索布局局自定义视视图公司Logo49为了实现现CRM的个性化化设置，，ZohoCRM允许用户户自定义义企业Logo。提示：点点击设置置-》机构设置置-》公司明细细-》编辑-》公司Logo-》保存添加公司司Logo需要对应应的付费费版本。。货币50默认，系系统对应应的货币币是美元元$,您可以根根据业务务需求更更改货币币信息。。提示：点点击设置置-》机构设置置-》货币-》管理货币币-》保存专业版只只支持一一种货币币，企业业版中可可以配置置多币种种(最多可以以配置10种货币)财年51根据公司的实实际情况设置置财年，财年年设定之后，，将自动在销销售预测及销销售报表中显显示对应的财季。。提示：点击设设置-》机构设置-》财年-》选择财年开始始月-》保存更改财年开始始月会影响到到已经创建或或者以后新建建的销售预测测。高级定制52线索转换映射射映射字段依赖赖性阶段-可能性映射联系人职位公式字段自定义相关列列表线索转换映射射53当线索有购买买您的产品或或服务的意向向时，可以将将线索转换为为客户、联系系人及商机(可选)