XXXX闫贵祥项目档案管理培训

项目档案管理培训

天津市档案局企业处联系电话:23678980邮箱：yingzy630@126.com办公地点：市档案局4号楼505室一、项目档案管理职责建设单位档案部门的工作职责

统筹规划，落实项目档案领导责任制，建立档案工作网络建立健全的建设项目档案工作的规章制度采取有效措施确保项目档案完整、标准、系统负责在项目建设活动中自身形成档案的收集、整理、归档工作监督、指导项目参建单位及本单位承办部门文件资料的形成及积累归档工作竣工档案的接收审查完成项目档案的专项验收工作

前期施工竣工项目档案管理部门人力行政部财务资产部计划合约部前期部运营部工程管理部公司内部档案管理网络建设单位档案管理部门监理单位其他参建单位施工单位设计单位参与项目建设各单位的

档案管理网络项目档案工作管理机制制定项目档案管理办法建立档案管理组织结构网络图制定项目档案管理部门及档案人员工作职责项目档案业务管理制度

项目文件材料归档范围及保管期限表项目档案文件材料整理规程项目档案分类方案竣工文件质量要求项目档案文件材料归档责任书过程管理采取的手段项目档案工作该如何做国家有什么要求？

国家有关项目档案管理工作的要求

档案法《天津市档案管理条例》《天津市建设项目竣工档案验收办法》（津档[1991]59号）《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字[1997]15号）《天津市重点建设项目档案登记办法》（津档[1998]36号）《国家重大建设项目档案验收办法》《天津市重点建设项目档案管理办法》（津档〔2006〕17号）《天津市人民府办公厅转发市档案局关于进一步加强我市重大建设项目档案工作的意见》(津政办发〔2012〕79号)《天津市重点建设项目档案验收细则》(津档〔2007〕32号)《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（国档发[1982]34号）

国家有关项目档案业务工作的规范要求

“四制制””管管理理:12项目目法法人人制制招投投标标制制工程程合合同同制制工程程监监理理制制温馨馨提提示示项目目招招标标和和合合同同签签订订工工作作应应提提出出的的要要求求:施工工合合同同:明确确档档案案的的内内容容、、套套数数、、违违约约责责任任等等设计计合合同同：：明明确确留留作作竣竣工工图图用用的的施施工工图图套套数数及及主主管管机机关关要要求求套套数数监理理合合同同：：明明确确监监理理单单位位负负责责监监督督、、检检查查建建设设项项目目文文件件的的收收集集、、积积累累和和完完整整、、准准确确情情况况要采采取取有有效效措措施施确保保项项目目档档案案完完整整、、准准确确、、系系统统三纳纳入入，，三三参参加加，，四四同同步步14三纳纳入入，，三三参参加加，，四四同同步步“三三纳纳入入””：：即即档档案案工工作作纳纳入入项项目目建建设设管管理理计计划划，，纳纳入入项项目目工工作作程程序序，，纳纳入入项项目目岗岗位位责责任任制制“三三参参加加””：：即即档档案案人人员员参参加加项项目目建建设设协“四同步”：即档案工作与项目管理计划、建设、检查、验收同步监理理单单位位的的职职责责督促促项项目目参参建建各各方方做做好好项项目目文文件件的的归归档档工工作作，，检检查查、、审审核核项项目目档档案案的的完完整整、、准准确确、、系系统统的的责责任任收集集、、整整理理好好监监理理过过程程中中形形成成的的文文件件并并按按规规定定移移交交给给项项目目法法人人总包包的的职职责责按合合同同规规定定，，负负责责组组织织对对分分包包单单位位编编制制、、移移交交的的项项目目档档案案进进行行检检查查、、审审核核、、汇汇总总整整理理督督促促检检查查项项目目参参建建各各方方做做好好项项目目文文件件的的归归档档工工作作收集、整理好好总承包过程程中形成的文文件并按规定定移交给项目目法人其他参建单位位的职责项目的施工（（分包）单位位、设计单位位、勘察单位位、设备安装装单位等要负负责将其参与与项目建设有有关的各种项项目文件按照照项目建设单单位的归档要要求进行收集集、整理、立立卷工作，并并按规定向项项目建设单位位移交的职责责二、项目档案案的收集项目档案的收收集收集的范围建设项目在立立项、审批、、招投标、勘勘察、设计、、施工、监理理及竣工验收收全过程中形形成的文字、、图表、声像像等形式的全全部文件收集的措施建设、勘察、、设计、施工工、监理等单单位应将工程程文件的形成成和积累纳入入工程建设管管理的各个环环节和有关人人员的职责范范围。四制、三参加加、三纳入、、四同步建设项目：指建筑、安装装等形成固定定资产的活动动中，按照一一个总体设计计进行施工，，独立组成的的，在经济上上统一核算、、行政上有独独立组织形式式、实行统一一管理的单位位。单项工程：指建设项目中中具有独立设设计文件、可可独立组织施施工，建成后后可以独立发发挥生产能力力或工程效益益的工程。单位工程：指具有独立分部工程：是单位工程的组成部分

分项工程：是指分部工程的组成部分

项目建设过程程中应注意的的档案管理及收集问问题22项目档案管理理过程控制前期阶段施工阶段竣工验收阶段段项目前期阶段段涉及的单位：：项目建设单位位的各个承办办部门：项目目建设单位的的各承办部门门的档案人员员负责文件的的收集整理立立卷工作项目勘察、设设计单位：项项目勘察、设设计单位的档档案人员负责责勘察、设计计文件的收集集收集整理立立卷工作，并并按规定向项项目建设单位位移交有关文文件25项目前期阶段段立项文件勘察、测绘、、设计基础性性文件招投标、中标标及合同文件件项目设计文件件施工准备文件件财务文件26项目施工阶段段涉及的单位：：施工单位以土建工程为为例：（六大类文件件）监理单位建设单位271、施工技术管管理文件图纸会审设计变更（洽洽商）记录施工组织设计计、施工方案案开工报告技术交底施工日志282、材质证明材材料一般规定及要要求：凡工程使用的的原材料、半半成品、成品品均应提供出出厂质量证明明书、合格证证、备案证；；凡工程使用的的新材料、新新产品、新工工艺、新技术术，需有鉴定定证明书，并并应有产品质质量标准、使使用说明和工工艺要求；所有的建筑材材料都应由质质量证明书并并要有生产厂按规定应复试的材料都应符合国家规范、标准的规定形成复试报告29特别注意的几几种材料的检检验报告钢筋钢结构水泥防水材料303、施工试验记记录土壤试验砂浆试验混凝土试验钢筋焊接试验验314、施工记录施工定位测量量、放线记录录地基钎探记录录地基处理记录录混凝土工程施施工记录混凝土施工测测温记录现场预应力张张拉施工记录录325、隐蔽工程检检查验收材料料土方工程地基验槽砌体工程钢筋混凝土工工程地下防水工程程木结构工程屋面工程地面工程装饰装修工程程336、工程质量检检查验收材料料检验批质量验验收记录分项工程质量量验收记录分部（子分部部）工程质量量验收记录347、工程质量事事故资料凡工程发生重重大质量事故故，都应统一一填写事故记记录，包括：：事故时间，，事故情况及及处理意见35监理文件监理规划监理实施细则则监理部总控制制计划监理月报中的的有关质量问问题监理会议纪要要中的有关质质量问题监理日志开工令、复工工令及审批表表分包、供货、、试验等单位位资质审核表表监理工程师通通知单、回复复单工程延期报告告及审批费用索赔报告告及审批合同争议、违违约报告及处处理意见工程款支付证证书监理工作总结结材料工程延期审批批表应由监理单位位填写，总工工程师签署意意见，致施工工总承包/专业承包单位位工程款支付申申请表应由监理单位位填写，专业业监理工程师师进行现场计计量，按施工工合同的的约约定审核工程程量清单和工工程款申请表表，总监理工工程师签署意意见，致建设设单位建设单位收集和整理施施工阶段管理理性文件包括：安全、、质量、物资资、进度、资资金等管理性性文件竣工验收阶段段涉及的单位：：施工单位建设单位3839竣工图综合竣工图总平面布置图图竖向布置图室外给水、排排水、热力等等管网综合图图电气综合图设计总说明书书专业竣工图图建筑竣工图图结构竣工图图装修工程竣竣工图电气工程竣竣工图给排水工程程竣工图采暖通风工工程竣工图图燃气工程竣竣工图40竣工验收文文件单位（子单单位）工程程质量竣工工验收记录录竣工验收证证明书竣工验收报报告和会签签表竣工验收备备案表工程质量保保修书、使使用说明书书工程竣前报报验文件决算书、付付使用财产产总表和财财产明细表表、审计文文件建设项目各各阶段管理理要求示意图图声像、缩微微、电子档档案声像：照片片、录音、、录像缩微电子档案：：光盘、磁磁盘三、项目档档案的整理理44竣工验收文文件单位（子单单位）工程程质量竣工工验收记录录竣工验收证证明书竣工验收报报告和会签签表竣工验收备备案表工程质量保保修书、使使用说明书书工程竣前报报验文件决算书、付付使用财产产总表和财财产明细表表、审计文文件45项目文件的的整理归档文件的的质量要求求项目档案的的“案卷内内在质量””项目档案的的“案卷外外观质量””归档文件的的整理案卷外观质质量（文件件质量要求求）①案卷内书书写质量：：书写材料料耐久（红红色墨水、、纯蓝墨水水、圆珠笔笔等），字字迹清楚，，图样清晰晰、图表整整洁、签字字认可手续续完备②封面：字字迹清晰、、美观、规规格统一、、规范③纸张：纸纸张质量符符合耐久要要求，规格格统一、复复印、打印印文件及照照片的字迹迹、线条要要清晰④折叠：图图纸、文字字材料折叠叠整齐、规规范⑤装订：案案卷装订整整齐、牢固固472、归档文件件的整理48整理步骤第一步：划划分阶段按立项、设设计、施工工、竣工四四个阶段归归类划分，，不同阶段段的文件材材料不能混混淆在一起起归档第二步：鉴鉴定归档文文件保证归档文文件的唯一一性、确保保原件的归归档、检查查文件的完完整性第三步：划划分单位、、分部、分分项分清类目：：1、同一单项项工程的文文件先按单单位工程划划分；2、同一单位位工程的文文件再划分分分部（项项）工程；；3、同一分部部（项）工工程的文件件再按不同同专业分别别排列49整理步骤第四步：组组卷工作项目文件的的组卷原则则：遵循其其形成规律律和成套性性的特点，，保持卷内内文件的有有机联系，，便于档案案的安全保保管和提供供利用的原原则50图纸的组卷卷方法图纸是按阶段、、专业、结结构形成的的，图纸形形成后有图图纸目录控控制其排序序，在组卷卷时可按设设计图纸目目录的顺序序进行排列列51施工文件的的组卷方法法施工文件的的组卷要符符合各自形形成的规律律施工文件的的组卷主要要按分项工工程施工工工序排列组组卷52监理文件的的组卷方法法项目监理依依据性文件件排列方法一一般按专业业的先后顺顺序项目监理工工作性文件件监理过程中中产生的文文件材料，，应按文种种（或专业业）到时间间整理组卷卷53整理步骤第五步：卷卷内文件排排列排列方法：：管理性文件件按问题、、时间或重重要程度排排列施工文件按按管理、依依据、建筑筑、安装、、检测实验验记录、评评定、验收收排列设备文件按按依据性、、设备开箱箱验收、随随即图样、、设备安装装调试和设设备运行维维修等材料料排列竣工图文件件按专业、、图号排列列一般文字在在前，图样样在后；译译文在前，，原文在后后；正文在在前，定（（草）稿在在后整理步骤案卷封面档号档案馆号案卷题名立卷单位起止日期保管期限密级54案卷题名项目名称+单位+分部（项））工程名称称和文件材材料名称等等工程具体体内容例：办公楼三层混凝土楼板浇注养护检查记记录工程名称单位工程名名称分部工程名名称分项工程名名称文件材料名名称55整理步骤第六步：编编制卷内目目录序号、文件件编号、责责任者、文文件材料标标题、日期期、页号卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注57整理步骤第七步：填填定案卷封封面和脊背背、备考表表卷内备考表表说明卷内文文件材料的的数量、完完整、准确确的程度在归档后填填写，填写写管理中需需说明的情情况59整理步骤案卷脊背保管期限档号案卷题名60整理步骤第八步：装装订案卷装订与不装装订（建议议装订）装订的要求求：装订前应去去除原用于于装订的金金属物每卷厚度，，文字材料料一般以2-3cm为宜，图表表案卷一般般不超过5cm每卷内容排排列顺序为为：案卷封封面-卷内目录-文件材料-备考表6162整理步骤第九步：编编制档案索索引案卷排序、、档案编制制说明、档档案验收证证书、档案案移交接受受单、案卷卷移交清册册63档案的移交交移交的部门门：列入档案馆馆接收范围围的项目档档案，按规规定要求整整理向档案案馆移交；；项目法人单单位根据合合同、协议议和规定，，向业主单64档案的移交交移交档案的套数要根据项目的实际情况制定至少两套，一套正本、一套副本移交前的审审核项目档案的的技术审核核：完整性准确性有效性审核人员：：建设单位负负责项目建建设的部门门、施工单单位、监理理单位移交前的审审核档案审核：：完整性系统性有效性审核人员员：建设单位位档案部部门67档案的移移交移交的步步骤：项目参建建单位向向项目法法人单位位项目管管理部门门交接；；项目法人人单位严严格审核核后向项项目法人人单位档档案部门门归档交交接；项目法人人单位档档案部门门向项目目主管部部门及档档案馆移移交。天津市建建设项目目档案专项验收收工作流程程天津市重重大建设项目目，是指指每年由由市政府府批转的的、市发发展改革革委和市市建委确确定的市市重点建建设项目目，由市市经信委委确定的的重大工业业项目。依据文件件《天津市市人民政政府办公公厅转发依据文件《关于印发〈天津市2012年新一批20项重大工业项目实施计划〉的通知》（津经信投资〔2012〕3号）天津市重重大建设设项目天津市政政府投资资项目，，指包括括党政机机关、企企事业单单位、人人民团体体等使用用政府性性资金（（含自筹筹资金））建设的的各类固固定资产产投资项项目。全部进入行政政许可服务中中心实行联合合审批。依据文件《天津市人民民政府关于政政府投资项目目全部进入行行政许可服务务中心实行联联合审批有关关事项的通知知》（津政发发〔2013〕8号）天津市政府投投资项目项目建设单位办理项目建议书审批并领取联合审批启动单后十五个工作日内填报《建设项目档案工作备案登记表》（附件1）市档案局组织对项目相关单位有关人员进行档案业务培训，辅导项目建设单位建立项目档案管理制度建设单位在开工前编制项目档案归档范围、整理规则和质量要求并经市档案局审核备案（附件2、3）单项工程竣工后，建设单位提出申请，市档案局进行阶段检查（附件4、5）项目建设单位在项目交工验收３个月内填报验收申请材料（附件6、7、8、9）市档案局在五个工作日内做出答复并安排验前指导市档案局组织验收组按照验收程序进行项目档案专项验收

天津市档案局业务主管部门《建设项目档案预验合格证明》（附件10）天津市档案局出具《建设项目档案验收合格证》开工阶段施工阶段竣工阶段建设单位在限期内完成整改市档案局核发整改通知书（附件11）项目建设单位市行政审批中心办件市档案局行政审批部门天津市建设项项目档案专项项验收工作流程程附件1：附件2：附件3：附件4：附件5：附件6：附件7：附件8：建设项目档案案验收自查报报告内容包括括：1、项目基本情情况2、项目档案基基本情况（（1）项目档案管管理制度的制制定及落实情情况

（2）项目档案的的收集及整理理情况

（3）各参建部门门的归档、移移交情况（（4）项目档案信信息化管理情情况

（5）项目档案在在项目建设过过程中发挥的的作用3、存在的问题题及下一步工作各参建单位，主要包括代建单位位、监理单位位、施工单位位（总包）和和设备安装单单位。

自检检报告内容应应包括形成档档案的内容，，整编数量、、质量，移交交档案的数量量、质量的说说明性汇报。。其中，监理理单位要对各各参建单位形形成档案的真真实、准确、、系统性做总总体说明。项目档案验收程序序一、会议开始始，验收组成成员主持会议议二、宣布验收收组成员名单单三、项目各主主要参建单位位汇报项目档档案管理情况况四、项目建设设单位汇报项项目档案管理理情况五、勘察项目目现场六、验收组分分组检查档案案七、验收组反反馈验收意见见八、验收组点点评九、双方领导导表态发言十、验收结束束附件9：附件10：附件11：项目建设全过过程采取有效的措措施建章立制通过验收逐渐完完善过程管管理谢谢！！9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。1月月-231月月-23Wednesday,January4,202310、雨中黄叶树树，灯下白头头人。。23:57:2123:57:2123:571/4/202311:57:21PM11、以我我独沈沈久，，愧君君相见见频。。。1月-2323:57:2123:57Jan-2304-Jan-2312、故人江江海别，，几度隔隔山川。。。23:57:2123:57:2123:57Wednesday,January4,202313、乍见翻翻疑梦，，相悲各各问年。。。1月-231月-2323:57:2123:57:21January4,202314、他他乡乡生生白白发发，，旧旧国国见见青青山山。。。。04一一月月202311:57:21下下午午23:57:211月月-2315、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。。一月2311:57下下午1月-2323:57January4,202316、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2023/1/423:57:2123:57:2104January202317、做前，，能够环环视四周周；做时时，你只只能或者者最好沿沿着以脚脚为起点点的射线线向前。。。11:57:21下下午11:57下下午23:57:211月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Wednesday,January4,202310、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。23:57:2123:57:2123:571/4/202311:57:21PM11、成功就是是日复一日日那一点点点小小努力力的积累。。。1月-2323:57:2223:57Jan-2304-Jan-2312、世世间间成成事事，，不不求求其其绝绝对对圆圆满满，，留留一一份份不不足足，，可可得得无无限限完完美美。。。。23:57:2223:57:2223:57Wednesday,January4,202313、不知香香积寺，，数里入入云峰。。。1月-231月-2323:57:2223:57:22January4,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。04一一月月202311:57:22下下午午23:57:221月-2315、楚塞三湘湘接，荆门门九派通。。。。一月2311:57下午1月-2323:57January4,2