rojec管理项目的一般流程

第2章Project管理项目的一般流程2.1流程概述2.2灵活运用项目模板和向导2.3综合案例——Project管理项目的流程2.4用好Project的帮助1第2章Project管理项目的一般流程根据项目的生命周期理论，项目需要经历五个阶段——启动、计划、执行、控制和收尾，项目管理工作也围绕这些阶段依次展开。所以，使用MicrosoftProject管理项目时，无论项目的规模和种类如何，通常都要遵循特定的程序。本章的主要内容是：MicrosoftProject管理项目的一般流程、掌握并能灵活运用项目模板和项目向导、学会使用帮助解决问题。

22.1流程概述1根据项目生命周期确定管理流程

项目阶段项目管理需要完成的工作MicrosoftProject能完成的工作启动确认项目可以开始并付诸行动。包括：选定项目、建立项目团队、项目核准、立项、准备工作等确定项目目标收集准备资料计划编制项目计划用MicrosoftProject制定项目计划，并保存为比较基准执行将书面的项目计划转化为实际成果按照项目计划实施项目，并及时记录项目的实际进展控制监测项目的实际进展，及时发现并调整偏差跟踪项目，将项目实际状态与比较基准进行比较，找出问题收尾正式接收项目成果，将项目有条不紊地结束整理并保存项目资料，进行总结3

MicrosoftProject管理项目的基本流程

42MicrosoftProject的管理流程

准备阶段准备阶段与项目生命周期中的项目启动阶段相对应。主要工作为：收集相关资料。确定项目目标、约束条件。52MicrosoftProject的管理流程项目计划阶段本阶段中Project能够充分发挥作用，具体工作包括：用Project编制一份完善的项目文件，文件的后缀名为mpp。项目计划的内容包括工作程序、日程安排、资源分配等。使用Project创建项目计划初步完成后，要将计划保存为“比较基准”，以便与执行情况对比。（关于比较基准）62MicrosoftProject的管理流程项目实施与控制这两个过程总是同时进行的，控制是保证实施的基本手段。具体工作包括：项目实施就是要将制定的项目计划不折不扣地落实到行动中。在项目实施的同时，需要用MicrosoftProject将项目进展状况及时地记录到项目文件中，以便跟踪和控制。将实际进展与原定计划（比较基准）进行比较，找出差异发现差异后，还要进行分析。7项目信息报告管理者常常需要以合适的方式浏览项目信息Project提供了丰富的表、视图、报表和筛选器等工具，条理清晰地将项目信息展示在用户面前。Project提供的信息报告包含以下几类：范围报告、进度报告、成本报告、资源报告以及综合报告。有的教材称之为“信息提取技术”。项目收尾项目的收尾阶段往往会被忽视，但使用MicrosoftProject管理项目，就会使收尾工作变得简单轻松了。例如，资料的汇总和整理工作，MicrosoftProject可以将项目中涉及到的文档以附件形式保存起来（也是保存在mpp文件中），项目收尾时，只要将这些文档统一归类即可。82.2灵活运用项目模板和向导

【例2-1】利用模板着手全新的项目Stephen刚刚接到了一个全新的项目，公司让他负责拓展一项新业务。可是Stephen手头没有这类项目的资料可以参考，而且以前也没有经历过类似项目，可以说这个项目对他是一个全新的领域。象这样一个全新的项目应该如何着手呢？这时，MicrosoftProject提供的项目模板就大有用武之地了它正好提供了一个名为“新业务”的模板，对缺乏这方面经验的管理者具有很大的启示作用和参考价值。9Project自带的项目模板

项目类别模板个数所占比例模板举例IT类项目16个69.6％部署MicrosoftOffice2003、MicrosoftWindowsXP、MSF应用程序开发等房屋建设开发3个13.0％工程、商业建设、住宅建设公司运作与事务3个13.0％新产品、新业务、办公室搬迁日常生活1个4.3％搬家合计23个100％10获得更更多的的项目目模板板除了MicrosoftProject自带带的模模板外外，Microsoft公司司的网网站上上就提提供了了最新新的模模板供供用户户免费费下载载。【例2-2】下下载Microsoft公司司提供供的最最新模模板选择菜菜单【【文件件】/【新新建】】，在在窗口口左侧侧出现现新建建项目目的小小窗口口单击““模板板”栏栏的““OfficeOnline模模板””选项项，系系统就就会自自动进进入Microsoft公司司的Office模模板主主页，，如下下图，，这里里有Microsoft公司司创建建和收收集的的最新新项目目模板板(完完全免免费)。下载项项目模模板文文件将文件件另存存为项项目模模板。。方法法是：：在Project中选选择菜菜单【【文件件】/【另另存为为】，，弹出出“另另存为为”对对话框框，选选择底底部的的“保保存类类型””为““模板板”11【讨论论】项目模模板保保存到到本地地以后后，用用户可可以随随时使使用它它，方方法与与【例例2-1】】相同同。在另存存为对对话框框中，，选择择保存存类型型为““模板板”后后，MicrosoftProject会自自动转转到保保存项项目模模板的的文件件夹下下（文文件夹夹名称称为““Templates””），，用户户无需需修改改保存存位置置。其其实也也只有有保存存在这这一位位置，，下次次打开开MicrosoftProject才才能自自动找找到它它。12建立自自己的的模板板库在公司司或者者组织织环境境下，，已经经完成成的项项目是是一笔笔宝贵贵的经经验，，很可可能对对以后后或者者他人人的工工作大大有帮帮助，，所以以建立立个人人或公公司的的模板板库是是值得得推荐荐的。。【例2-3】建建立公公司的的模板板库将公司司的每每一个个项目目都保保存为为项目目模板板(文文件后后缀名名为mpt)，，方法法同【【例2-2】，，这样样MicrosoftProject就就会将将这些些模板板集中中保存存在““常用用”模模板库库中。。将所有有模板板文件件发布布到公公司的的服务务器上上，项项目组组成员员下载载后用用【例例2-2】】同样样办法法添加加到本本地计计算机机的模模板库库中。。使用模板库库。在MicrosoftProject中中，选择菜菜单【文件件】/【新新建】，在在工作区的的左侧出现现新建项目目的小窗口口，参见图图2-2(a)，单单击“模板板”栏下的的“本机上上的模板””，出现““模板”对对话框，参参见图2-2(b)。用户添添加的所有有模板都被被存放在““常用”页页内，如图图2-9为为作者本地地计算机上上收集的模模板库。【讨论】MicrosoftProject将系统模模板和用户户模板分开开管理。打打开模板时时（如图2-9），，系统自带带的模板放放在“Project模板””页内，用用户保存的的模板则存存放在“常常用”页内内。13使用项目向向导项目管理工工作往往是是琐碎的，，但项目管管理者必须须按照一定定程序、无无一遗漏地地逐步展开开工作，这这对于MicrosoftProject的的新用户来来说往往具具有一定难难度。针对对这一情况况，MicrosoftProject设置置了“项目目向导”功功能。可以以这样比喻喻，项目向向导就像一一幅地图，，指引着用用户如何达达到目的地地。打开和关闭闭项目向导导14项目向导内内容项目向导内内容:任务向导———指导用用户制定项项目计划、、编辑任务务列表、安安排任务日日程等。这这是项目管管理的第一一步工作。。资源向导———规划好好项目任务务后，需要要设定项目目资源，并并为任务分分配资源，，资源向导导可以帮助助用户完成成这些工作作，另外还还能管理资资源。跟踪向导———规划好好项目的任任务和资源源后，项目目开始实施施，在实施施过程中需需要不停地地跟踪项目目的实际执执行情况。。跟踪向导导能够帮助助用户有条条不紊地展展开跟踪和和管理工作作。报表向导———查看和和报告项目目状态和信信息。每个向导都都由若干项项相关的工工作组成，，这些工序序已经按照照项目管理理程序一步步一步排列列好了，用用户可以按按照向导中中所列工作作的次序展展开管理工工作，这样样就不会发发生遗漏或或混乱15定制自己的的项目向导导【例2-4】为公司司“量身定定做”项目目向导单击菜单【【工具】/【选项】】，然后单单击“界面面”选项卡卡。在“项项目向导功功能和版式式页面”下下，单击““使用自定定义页”，，然后在““URL””框中键入入页面位置置或单击““浏览”按按钮以浏览览该页。162.3综综合案例例——Project管理项项目的流程程【例2-5】用Project管理项项目的一般般流程本例以【例例2-1】】为背景继继续深入讨讨论。Stephen刚刚接接到拓展新新业务这一一项目。本本例探讨他他用Project管理项目目的一般流流程。（1）打开开“新产品品”模板，，Stephen将将以它为基基础创建项项目计划。。修改项目目的开始日日期为需要要的时间。。（2）保存存项目文件件，命名为为02_01.mpp（第1、第2步步参考【例例2-1】】）。（3）修改改项目计划划。针对公公司的实际际情况，Stephen主要要针对项目目任务的划划分及时间间分配作了了调整，并并保存了新新的项目文文件。例如如对“第一一阶段：制制定战略计计划”中的的任务作了了简化，并并根据公司司的情况调调整了任务务时间，如如图2-14，其中中图(a)为项目模模板的内容容，图(b)为修改改过后的结结果。1718（4）根据据公司的实实际情况修修改项目的的资源。这这一步在““资源工作作表”视图图下进行。。19（5）将初初步完成的的项目计划划保存为比比较基准，，以便与日日后的实际际执行情况况比较。到此为止，，初始的项项目计划就就基本完成成了，下一一步将进入入实施阶段段。（6）执行行项目。定定期将项目目的实际进进展信息记记录到项目目文件中，，例如：更更新项目的的实际进度度（如图2-17））、更新项项目的实际际成本（如如图2-18）。20更新项目的的实际进度度21更新项目的的实际成本本22（7）将项项目的实际际进展情况况与原定的的项目计划划（比较基基准）进行行对比，找找出差异。。以进度管管理为例，，下图为项项目的比较较基准和实实际进度的的对比情况况。在右侧侧的图表显显示区域中中，每个任任务都有两两根线条，，上面的线线条表示实实际进度，，下面的线线条表示比比较基准，，从中可以以很清楚地地看出计划划与实际在在日程、工工期方面的的诧异。如如果想了解解某个任务务的详细情情况，只要要将鼠标悬悬停在任务务的线条上上就会出现现信息提示示。23将实际进度度与比较基基准对比24（8）报告告项目状态态信息。选选择适合的的视图和报报表将需要要的信息按按照预定格格式输出。。下图为项项目日历视视图，它将将每一天安安排哪些任任务全部列列出，并能能直接打印印。（9）项目目收尾———项目文档档的整理。。Project可可以将相关关的项目文文档（例如如Word、Excel文档档等）都统统一保存在在项目文件件中，项目目收尾时只只要将一个个项目文件件（*.mpp文件件）保存起起来即可，，也可以刻刻录成光盘盘永久保存存。252.4用用好MicrosoftProject的的帮助在使用MicrosoftProject的的过程中，，用户难免免会遇到各各种各样的的问题。除除了查阅相相关的参考考书以外，，最常用的的解决方法法就是使用用MicrosoftProject自带的的帮助功能能。与其它的MicrosoftOffice软软件相比，，Project的的帮助不仅仅功能更为为强大，而而且设计更更人性化，，便于用户户使用。用户要想成成为MicrosoftProject的高高手，用好好帮助是必必由之路。。261使用MicrosoftProject帮助目录录首先，选择择菜单【帮帮助】/【【MicrosoftProject帮助】】，在工作作区左侧即即出现“Project帮助助窗口”，，如图2-21所示示。接着，单单击“””超链接接，Project就就会通过过互联网网下载MicrosoftProject的帮帮助主题题，如图图2-22所示示（注意意：在Project2003版版本中，，首次使使用帮助助目录时时，计算算机要与与互联网网相连））。27【例2-6】查查阅帮助助主题用户想查查阅有关关保存项项目文件件的相关关信息，，请通过过帮助主主题找到到相关的的帮助内内容。（1）打打开帮助助目录。。（2）单单击帮助助目录中中的“使使用项目目文件””主题，，该目录录下又出出现3个个子目录录，分别别是“创创建和打打开项目目”、““保存和和关闭项项目”和和“查找找文件””。（3）单单击“保保存和关关闭项目目”，Project提供了了十几条条帮助主主题，用用户选择择自己需需要的内内容，例例如“将将项目另另存为模模板”，，单击该该主题即即弹出帮帮助的内内容282使用用索引如果希望望针对某某个关键键词搜索索相关的的帮助主主题，那那就需要要使用索索引功能能了。如如图2-25，，在搜索索框内输输入搜索索关键字字，例如如“保存存”，单单击按钮钮或者直直接回车车，Project就就会到OfficeOnline搜索相相关的帮帮助主题题、并列列出结果果293使用用Office助手与其它Office软软件一样样，MicrosoftProject也提供供了“Office助助手”功功能。Office助助手可以以根据用用户的当当前操作作提供动动态的提提示信息息列表。。如果您不不习惯使使用Office助手手，也可可以让他他隐藏起起来。方方法是在在助手身身上点击击右键，，选择““隐藏””。304智能能标签在MicrosoftProject中中，有些些操作具具有歧义义性，即即某一个个操作可可能代表表多种不不同的含含义，且且每一种种含义对对项目的的理解是是截然不不同的。。为了避避免歧义义造成的的影响，，Project会提提示用户户选择哪哪一种才才是用户户的本意意。例如，当当用户修修改了一一项任务务的工期期时，可可能有两两种原因因：一是是因为任任务的工工作量发发生了变变化，二二是因为为任务分分配的资资源发生生了改变变。这两两种理解解相去甚甚远。当当用户修修改了工工期之后后，Project会会立即提提示用户户作出选选择，如如图2-29所所示。通通常这种种情况下下，需要要确认的的单元格格的左上上角会出出现一个个小黑点点；鼠标标悬停单单元格上上时，前前方会出出现标记记；单击击该标记记就会出出现选项项菜单（（请参照照下图））。31325项目目向导MicrosoftProject另外外一个别别具特色色的帮助助功能，，体现在在“项目目向导””上。项项目向导导为管理理者有条条不紊地地开展工工作提供供了便利利，且向向导的每每一步都都有注释释，即使使是初学学者也能能一看就就懂。它它的具体体使用参参考2.2.2节，以以后的章章节中会会有使用用向导的的案例。。332.4.6项项目地图图和教程程以上是Micros