excel数据的格式化

会计学1excel数据的格式化2.1工作表的格式化1、自动套用格式Excel提供了10多种已设置好数据显示样式的工作表，用户可在工作表中直接套用这些样式，美化工作表，并突出显示这些工作表中的数据。下图是一个刚建立的普通的工作表该表存在以下问题:1、表名不醒目。2、表的标题不太醒目。3、当学生较多，科目成绩较多时，看数据较困难。4、整个成绩表不太美观。第1页/共40页2.1工作表的格式化解决方法——对工作表进行格式化自动套用Excel内置某种格式后的工作表套用EXCEL内置格式化，虽然仍有小问题，如标题不醒目等，但它比格式化前好多了。第2页/共40页2.1工作表的格式化2、设置工作表的边框和底纹Excel的默认边框是虚线、无底纹，所有的表格都表示为同一种样式。如果直接在Excel下进行表格的打印则没有网格线（当然，可通过打印设置让它显示表格线），不便于特殊信息的突出显示。通过边框和底纹的设置，一方面可使表格美观，同时也可改变信息的显示方式，让人们尽快掌握表中的信息。第3页/共40页2.1工作表的格式化设置边框和底纹后的工作表第4页/共40页2.1工作表的格式化3、取消工作表的网格线（1）选择“工具”|“选项”菜单命令。（2）选中“视图”去掉“网格线”复选框中的“√”第5页/共40页2.1工作表的格式化4、设置三维表格通过对单元格的格式设置（自定义格式），可以创建上凸和下凹的立体效果，数据显示在这样的表格中，看起来更轻松。三维表格示例第6页/共40页2.1工作表的格式化三维表格的设置方法。（1）取消工作表的网络线。（2）把要设置三维效果的表格区域的底纹设置为浅灰色（一般情况下是把整个工作表的底纹都设置为浅灰色。当然，其他色彩的浅色也可以，但浅灰色的立体视觉效果更佳）。第7页/共40页2.2文本的格式设置1、文本格式设置的内容文字的设置大致包括字体、字型、修饰、对齐方式、字体颜色等2、文本格式设置的方法选择“格式”|“单元格”菜单命令选择弹出对话框中的“字体”，然后就可进行各项设置。第8页/共40页2.2文本的格式设置3、文本格式化案例第9页/共40页2.2文本的格式设置4、数据对齐方式在默认情况下，文本靠单元格的左边对齐，数值靠单元格的右边对齐。有时需要特殊的对齐方式，如斜线表头、旋转字体、垂直居中等例如：第10页/共40页2.2文本的格式设置5、通过跨列居中按扭合并单元格选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮取消单元格的合并选中要合并的单元格，单击跨列居中按钮通过菜单设置对齐也可以选择“格式”|“单元格”菜单，然后在对话框中进行设置。第11页/共40页2.2文本的格式设置垂直对齐方式文本、数字的旋转同一单元格文本换行：Alter+Enter第12页/共40页2.2文本的格式设置6、单元格的自动换成行格式自动换行能够根据表格的列宽自动将单元格中的内容排成一行或多行，对于制订内容较多的工作表标题行时很有用。下图第2行的标题就是通过单元格的自动换行格式设计而成的。第13页/共40页2.3格式化数据1、Excel的自动数据格式数字、日期、时间等类型的数据在Excel中都是以数字形式存储的，同样的数字在具有不同格式的单元格中会表现出不同的形式。例如在下图的第3行中，输入的都是3.2，但结果却有很大的不同。第14页/共40页2.3格式化数据2、使用系统提供的数据格式Excel提供了许多数据格式，包括数据的精确度、显示方式等内容（货币：美元、欧元、人民币，百分比等）。数据格式设置的常见内容有以下几种。数据的精确度以百分比方式显示数据数据的分节显示数据格式设置工具栏可快速设置数据格式第15页/共40页2.3格式化数据3、数据格式设置案例——货币形式的数据第16页/共40页2.3格式化数据4、自定义格式意义自定义格式允许用户修改单元格的格式，对单元格中数据的显示形式、字体、字型以及单元格的边框、背景等内容进行设置。通过自定义格式不但可以将单元格数据显示为需要的样式，而且能够在输入数据的时候显示一些重要的提示信息，以减少输入数据的出错率。此外，通过自定义格式的设置，还能减少单元格内重复数据的输入。第17页/共40页2.3格式化数据5、自定义格式的形式格式组成正数格式码；负数格式码；0的格式码；文本的格式码说明①格式代码中最多可以指定四个节。各节以分号分隔，它们顺序定义了单元格显示正数、负数、零和文本时的格式。②如果只指定了两个节，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果只指定一个节，则所有数字都会使用该格式。第18页/共40页2.3格式化数据③在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。④符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一样宽。⑤正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。如果要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。比如，若将单元格的格式设置为：#,###.00;;“零”;则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。第19页/共40页2.3格式化数据自定义格式码的例子第20页/共40页2.3格式化数据格式符功能及用法通用格式对未格式化的单元格使用默认格式，在列宽许可的情况下，尽可能地显示较高的精度，在列宽不许可的情况下，使用科学记数法显示数值#数字的占位符，不显示无效的0。如单元格的格式码为：#,###.##，则1233456.6789将被显示为1,233,456.68。0234.30将被显示为234.30作数字的占位符，如果数字的位数少于格式中的零，则显示无效的零。如单元格的格式码为：0,000.00，则1233456.6789将被显示为1,233,456.68。0234.30将被显示为0,234.30%把输入的数字乘以100，然后以百分数的形式显示出来"text"显示双引号内的文本。如设置自定义格式为："33981"0#，输入1将被显示为：3398101，输入22，将被显示为：3398122[颜色]用指定的颜色格式化单元格内容，如在定义了[红色]的格式的单元格中输入的内容将以红色显示[条件]对单元格进行条件格式化，允许的条件有：<，>，<=，>=，<>，=6、Excel常用格式码的含义第21页/共40页2.3格式化数据7、自定义格式案例第22页/共40页2.3格式化数据8．自定义格式的方法（1）选中要格式化的单元格。（2）选择“格式”|“单元格”菜单（3）选择弹出对话框的“数字”标签，然后选择“分类”列表框中的“自定义”选项。（4）在“类型”文本框中，输入自定义格式。（5）在单元格中输入数据，数据将以自定义格式显示。第23页/共40页2.4格式化日期1、概述在Excel中，日期和时间实际上是以序列数字的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为日期格式后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。第24页/共40页2.4格式化日期2、日期的格式码显示使用此代码月份（1~12）M月份（01~12）Mm月份（Jan~Dec）Mmm月份（January~December）Mmmm月份（英语中各月单词的第一个字母）Mmmmm日（1~31）D日（01~31）Dd日（Sun~Sat）Ddd日（Sunday~Saturday）Dddd年（00~99）Yy年（1900~9999）Yyyy第25页/共40页2.4格式化日期3、日期格式化案例第26页/共40页2.5条件格式1、条件格式的意义对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于200时，用黑色显示；当小于100时用红色显示；100~200之间的数据用蓝色显示。此自定义格式码如下：[黑色][>=200]#,###;[红色][<=100]#,###;[蓝色]#,###

第27页/共40页2.5条件格式2、条件设置案例在下图所示的成绩表中，0~60之间，60~80之间，80~100之间的分数分别以不同的颜色表示和背景表示，便于查询不同分数段的信息。第28页/共40页2.5条件格式3、条件格式设置方法1、选中C3:F12区域2、选择“格式”|“条件格式”，然后按下面对话框的格式设置就行了。

第29页/共40页2.6自定义格式的应用【例2-1】用自定义数字格式输入相同的编号。定义A列学号的自定义格式为："329901"00第30页/共40页2.6自定义格式的应用【例2-2】设置自定义格式，控制用户输入设置姓名列的自定义格式：[红色]"姓名不能输入数字";[红色]"人名不能是数字";[红色]"姓名不能是0"设置工作年龄列的自定义格式：G/通用格式;[红色]"工作年龄不能是负数";[红色]0;[红色]"工作年龄不能是文本"第31页/共40页2.6自定义格式的应用【例2-3】隐藏不需要的0值。在输入学生成绩之前，预先在该列中输入了一个成绩计算公式“=SUM(C5:E5*0.7)+F5*0.3”。所以G列出现了许多0设置G列总分区域的自定义格式为：G/通用格式;"综合成绩不能为负";

第32页/共40页2.6自定义格式的应用【例2-4】定义电话、保险号码的简化输入第33页/共40页补充内容：运用模板1、模板概述模板即模型、样板，它是一种特殊的工作簿（工作簿模板）或工作表（工作表模板），在模板中已经设置好许多格式，如一个工作簿包含多少个工作表，工作表中单元格的格式，各种标题的字号和大小等内容。在需要的时候，可以根据模板来创建新的工作表，新工作表具有与模板相同的表格样式。在Excel中模板文件的扩展名是“.xlt”

第34页/共40页补充内容：运用模板2、使用系统的默认模板Excel提供的内置模板第35页/共40页补充内容：运用模板3、内置模板应用案例建立下图所示的职工考勤表。第36页/共40页补充内容：运用模板职工考勤表的建立方法选择“新建工作簿”任务窗格”中的新建命令。如果任务窗格没有显示出来，可以选择“视图”菜单项中的“任务窗格”

选择任务窗格中的“本机上的模板”选项，Excel将