《档案管理学（第四版）》课件第四章 档案的整理

第四章档案的整理第四章档案的整理内容提要本章主要讲七个方面的内容:第一节档案整理工作概述。第二节全宗。第三节全宗内档案的分类。第四节立卷方法的改革。第五节立卷方法的改革附件。第六节类内案卷排列、案卷编号、卷内目录、案卷目录和档号。第七节档案整理中的组织管理。第一节档案整理工作概述一、整理工作内容二、档案整理工作的意义三、档案整理工作的原则一、档案收集工作的内容一、整理工作内容档案整理工作,就是按照档案的形成规律和特点,根据科学的理论和方法,把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。档案整理工作的内容主要有:区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列和编制案卷目录。档案的整理按整理工作内容的范围,可以分成三种类型:(一)系统排列和编目(二)局部调整(三)全过程整理二、档案整理工作的意义档案整理可以通过有效保持文件之间的有机联系,为实现档案价值创造有利条件档案整理是开展其他档案业务活动的重要基础性工作档案整理是实现档案管理现代化的要求三、档案整理工作的原则(一)充分利用原有的整理基础应该做到:1.提高对原来整理工作的认识2.不要轻易重新整理已整理过的档案(二)保持文件之间的历史联系1.来源方面的联系2.时间方面的联系3.内容方面的联系4.形式方面的联系(三)便于保管和利用第二节全宗一、全宗及其作用二、确认全宗和立档单位三、区分全宗四、个人全宗五、全宗的补充形式六、全宗群及其划分七、全宗的编号与排列一、全宗及其作用我国档案全宗的类型,按形成全宗的单位和全宗内容的性质,分为机关组织全宗和个人全宗两种;按全宗的范围和构成方式,分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集四种。全宗的基本含义包括如下三个方面:(一)全宗是有机联系的档案整体(二)全宗是在一定的历史活动中形成的(三)全宗是以一定的社会单位为基础而构成的一、全宗及其作用档案为什么必须以全宗为单位整理呢？第一,按全宗整理档案,能够揭示档案内容的实质,从而正确评价档案的价值,为档案的提供利用奠定了科学基础。第二,全宗是档案管理的基本单位,对档案管理有重要的组织作用。第三,按全宗整理档案,不仅仅是个方法问题,而且也是一个理论问题。二、确认全宗和立档单位(一)组织全宗的构成条件构成立档单位的具体条件是:(1)可以独立行使职权,并能以自己的名义对外行文。(2)设有会计单位或独立的核算单位,自己可以编造预算或财务计划。(3)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。二、确认全宗和立档单位按照有关规定的精神,对在全国档案馆网中占有重要地位和较大数量的省、地(市)、县级机关的档案,其全宗一般做如下划分:1.省级机关2.地、市、县级机关二、确认全宗和立档单位(二)个人全宗的构成条件(1)一般而言,只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人,其档案才可能成为一个实际的个人全宗,即只有名人的档案才可能成为个人全宗。(2)并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗。(3)即使是主要以个人名义从事社会活动的名人,其档案也未必都构成了实际的个人全宗。三、区分全宗(一)政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗(二)立档单位变化所导致的区分全宗1.新建2.分开立档单位变化划分全宗图三、区分全宗3.合并4.独立立档单位撤销划分全宗图立档单位独立划分全宗图三、区分全宗5.从属6.合署立档单位从属划分全宗图三、区分全宗(三)临时性机构档案的区分全宗(四)判定档案所属全宗判定档案所属全宗,关键在于确定档案的形成者——立档单位。判定档案所属全宗的一般方法主要应从收文、发文和内部文件三个方面着手。(五)组织全宗与个人全宗档案的区分四、个人全宗个人全宗是社会知名人士(如社会活动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、英雄模范等)在其一生活动中形成的档案整体。历史上一些著名的家庭、家族所形成的档案,在我国也属于个人全宗的类型。形成个人全宗的个人、家庭和家族,也是立档单位。个人全宗,包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人或家庭、家族活动的全部有价值的材料,还包括别人撰写和收集的与个人全宗构成者个人、家庭和家族有关的材料以及直系亲属的、能够说明立档单位情况的材料。五、全宗的补充形式(一)联合全宗(二)全宗汇集(三)档案汇集实际应用中应注意以下几方面问题:第一,上述的补充形式不应随便采用,只有在无法区分全宗,或确实不便于按全宗管理的不得已的情况下才可以采用。第二,全宗补充形式的组成有一定的灵活性,可以根据实际情况进行必要的调整与补充。第三,档案馆根据馆藏建设的总体规划,有选择地接收一些机关部分档案时,由于接收档案的数量较少,也可以采用全宗汇集的方式加以管理。六、全宗群及其划分全宗群首先按照档案形成的不同时期分为几大部分,如新中国成立前的档案(革命历史档案、旧政权档案)和新中国成立后现行机关的档案,然后每一部分再按立档单位的类型和特点,对全宗进行细分。七、全宗的编号与排列(一)全宗编号的要求与方法全宗编号的要求主要有三点:(1)唯一性或专指性;(2)系统性或连续性;(3)方便实用。全宗编号的方法主要有大流水编号法、体系分类编号法、分类流水编号法。一般情况下,采用大流水编号法的档案馆居多,总体效果也较好。(二)全宗排列的要求与方法全宗排列应体现简便、实用、便于管理的原则要求。排列方法一般按全宗进馆顺序排列即可。同时进馆的若干全宗,可按全宗的大小、相互关系和重要程度顺序排列。第三节全宗内档案的分类一、分类的意义和要求二、组织全宗内档案分类的一般方法三、组织全宗内档案常用的分类方法四、复式分类法及其适用范围五、机关内党、政、工、团档案的分类六、分类方案的编制七、档案分类的级次与具体方法的确定八、综合档案室档案的分类九、个人全宗档案的分类一、分类的意义和要求(一)全宗内的档案进行分类的意义1.档案的分类是实行档案科学管理的重要方法之一2.分类也是档案整理工作中的重要环节之一,它为一系列整理工作创造条件3.档案分类的重要意义在于它为档案的管理和利用提供了有利条件(二)全宗内档案分类的要求1.档案分类应具有客观性2.档案分类体系应该具有逻辑性3.档案分类应该注重实用性二、组织全宗内档案分类的一般方法(一)按文件的产生时间分类,其具体形式主要有两种(1)年度分类法。(2)时期分类法(阶段分类法)。(二)按文件来源,其具体形式有三种(1)组织机构分类法。(2)作者分类法。(3)通信者分类法。(三)按文件内容分类,其具体形式有三种(1)问题分类法。(2)实物分类法。(3)地理分类法。(四)按文件的形式分类,其具体形式有三种(1)按文件种类(名称)分类。(2)按文件制成材料分类。(3)按文件形状分类。三、组织全宗内档案常用的分类方法在上述分类法中,最常用的只有三种,即年度分类法、组织机构分类法与问题分类法。这三种分类方法的特点、适用范围及应该注意问题：三、组织全宗内档案常用的分类方法(一)年度分类法(二)组织机构分类法1.按组织分类法的优点2.按组织分类法需要具备的条件3.按组织分类法处理一般问题4.按组织分类法处理特殊情况(三)问题分类法(又称主题分类法)遇到下面几种情况,可以考虑采用问题分类法:(1)立档单位小,内部组织机构只有简单的分工,工作常有交叉。(2)立档单位内的档案已经混淆,很难再按组织机构分类。(3)立档单位内部虽有组织机构,但经常变动,按组织机构分类有实际困难。四、复式分类法及其适用范围(一)年度—组织机构分类法四、复式分类法及其适用范围(二)组织机构—年度分类法四、复式分类法及其适用范围(三)年度—问题分类法(四)问题—年度分类法五、机关内党、政、工、

团档案的分类(一)在全宗内,全部档案按党、政、工、团几大部分整理(二)在全宗内,将机关内最高机构和各业务机构的档案分别按党、政、工、团几部分整理(三)在全宗内只分党群、行政两大部分六、分类方案的编制分类方案的编制,应该注意以下几点要求:(一)统一性(二)排斥性(三)伸缩性七、档案分类的级次与具体方法的确定

一般而言,组织全宗内档案的分类以一至二级为宜。档案数量较少但需分类时,一般只分一个级次;档案数量较多时,可分两级或三级,即对第一级各类别再继续进行分类。若只分一级,则直接采用年度、机构或问题分类即可。若分两级,则可将这三种常用分类方法中的两个分别用于两个级次,形成年度—机构、机构—年度、年度—问题、问题—年度四种具体方法。即第一级类用一种方法分,第二级类用另一种方法分。以年度—机构为例,先将档案按年度分开,形成各具体年度类别,然后再将各年度的档案按组织机构分开,形成第二级的机构类。八、综合档案室档案的分类归纳起来主要有三种做法:一是门类分类法二是组织机构分类法三是问题分类法九、个人全宗档案的分类(一)生平传记材料(二)创作材料(三)公务活动材料(四)个人书信(五)经济材料(六)亲属材料(七)评价材料(八)声像材料(九)其他材料第四节立卷方法的改革一、立卷改革的意义二、立卷方法与以件为单位方法的比较三、立卷改革应把握的主要环节一、立卷改革的意义(一)对机关档案工作的意义1.提高了工作效率,缓解了机关档案工作的压力2.适应了机关内部人员流动、机构改革人员精减的需要3.理顺了机关档案室的工作职能,使工作重心转移到档案信息的开发利用上来(二)档案管理现代化的意义1.新方法能够为计算机管理档案的普及铺平道路,促进文档一体化管理的实现2.新方法为档案信息化建设以及信息共享创造条件二、立卷方法与以件为单位方法的比较(一)立卷方法的优点1.保持了文件之间的有机联系,使之排列有序2.便于对档案实体的管理3.使单份文件不易散失、磨损(二)立卷方法的缺点1.主观随意性大,案卷质量难以保证2.不适应计算机管理的需要3.对档案的利用、开放、保密、鉴定和销毁工作也有影响二、立卷方法与以件为单位方法的比较(三)新方法的优势1.简化了工作程序,避免了人为因素造成组卷的主观随意性2.管理程序设计简单,能够快速、准确地进行文件级检索3.能够适应随办随归、文档一体化管理的需要(四)新方法的不足之处(1)保管单位大幅度增加,整理、清点时工作量加大。(2)单份文件的磨损问题比原来突出。(3)档案有机联系的特点将淡化。三、立卷改革应把握的主要环节(一)档案编号体系应整体转换(二)档案目录的编制应简化1.只设文件级的目录2.各门类档案之间编制目录的方法应统一3.由原来的手工编制目录转变为计算机编制目录(三)应在同一个进馆范围内统一使用软件,统一著录项目1.以往使用的软件不统一带来的问题2.统一著录格式和使用软件是档案馆建设的需要3.应在推行不立卷改革的同时,建立相应的档案电子目录中心(四)在实际工作中需要对有密切联系的文件以件为整理单位进行灵活的处理和更深层次的著录1.文件之间的有机联系无法从文件表面的信息反映出来时,要通过深层次著录解决2.特殊情况下需要把固定格式的多份文件装订在一起视为一件第五节立卷方法的改革附件归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示第五节立卷方法的改革附件归档章、归档文件目录、档案盒及备考表图示第六节类内案卷排列、案卷编号、

卷内目录、案卷目录和档号一、案卷排列二、案卷编号三、卷内目录四、案卷目录五、档号一、案卷排列

案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。若全宗内档案进行了分类,实际上就是对类内案卷进行排列。案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行,即内容联系密切的案卷排在一起,形成时间早的案卷排在前面,形成时间晚的案卷依时间先后往后排。案卷的排放顺序一经确定,就应对各案卷进行编号,将其排序固定确认下来。二、案卷编号

案卷编号方法只能采用自然整数严格按案卷排列顺序依次编号的方法。但号序系统可有两种:一种是按全宗内所分类别、年度或不同保管期限分别编立从1号卷开始的号序(分编);另一种是无论其分类与否,一个全宗的全部案卷只编立一个从1号卷开始的统一号序(统编)。

三、卷内目录(一)填写卷内目录以前的一些准备工作(二)填写卷内文件目录卷内文件目录,包括顺序号、文件标题、时间、份数、页数、备注。卷内文件目录填写方法:一般情况下,多数案卷就是按照文件的排列顺序逐件登入卷内目录。如果某些案卷内的文件问题、名称相同,可以不按卷内目录的项目逐一填写,而是采取较为易行的省略方法。比如中共××省各市、地委关于农业生产责任制情况的报告,可以采取省略登记的方法,如表4—4所示。三、卷内目录还有某些涉及具体人的案卷,往往内容相同,只是人名不同,在案卷标题已经标明卷内文件内容的情况下,卷内目录可以只登人名及页号,不必一一登录内容,如表4—5所示。四、案卷目录(一)编制案卷目录的准备工作1.对分类立卷后的案卷进行系统排列2.编写案卷号(二)编制案卷目录1.封面2.说明(又称案卷目录序言)3.目次4.简称与全称对照表5.案卷目录表6.备考表五、档号(一)编制档号过程中应遵循的基本原则1.唯一性原则2.合理性原则3.稳定性原则(二)档号的构成1.全宗号全宗号有三种编法:一是按系统编号,如党群、政法、工交、农林、财贸、文教、科技等;二是按立档单位的重要程度编号;三是按进馆档案的先后顺序编号。实践证明,前两种方法对于同时进馆的全宗是适用的,但是有新的全宗进馆,就会被打乱或冲破。第三种方法简便易行,比较实用。全宗号一般用四个符号标志,其中第一位符号用汉语拼音字母标志全宗档案门类,另三位代码用阿拉伯数字标志某一门类全宗顺序号。全宗号的格式是:2.案卷目录号3.案卷号4.件号或页号第七节档案整理中的组织管理一、整理工作方案二、立档单位和全宗历史考证三、零散文件整理程序四、整理档案的劳动组织一、整理工作方案档案馆或者档案室在对某一个全宗档案,尤其对积存零散文件进行整理的时候,首先要了解情况,写出分类方案,这是档案整理以前不可缺少的准备工作。了解情况主要是了解两方面的情况,