a会务的组织和管理

会务的组织和管理主讲人：周玲秀2000年8月

会议的组织和管理目录一、会前准备二、会务实施三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理目录

会议的组织和管理会前准备-目录会前准备策划案的内容Team小组

会场勘察

起草协议

会务分工制定会议费预算

会议的组织和管理目录前四周前一周汇款;物资备齐前二周与宾馆签协议;起草预算并通过前三周策划案定稿;会务组成立;会场勘察开会日期策划案起草;成立会议TEAM;会务准备开始

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。策划案的内容

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容案例：《99年代理会及联欢会策划实施案》

会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组组织落实，成立TEAM组

会议的组织和管理会前准备-策划案的内容会务工作要保证策划案的顺利实现会务工作五个意识：

全局意识、客户意识补台意识、奉献意识创新意识

会议的组织和管理会前准备-会场勘察会场勘察会场院勘察俗称“踩点”是会前必须要做的基础性工作

会议的组织和管理会前准备-会场勘察原则勘察原则：会务工作为会议内容服务以策划案为依据，方便操作、节约资金，保证会议顺利进行注意事事项会议的组织和和管理会会前准备-会场勘察察会场场方方面面宾馆馆的的软软硬硬件件注意意事事项项会议议的的组组织织和和管管理理会会前前准准备备-会会场场勘勘察察餐饮饮方方面面租车车问问题题价格格问问题题起草草协协议议的的内内容容和和注注意意事事项项会议议的的组组织织和和管管理理会会前前准准备备-起起草草协协议议《协协议议》》是是会会务务组组与与宾馆馆合合作作的的基基础础和和标标准，，要要细细致致、、全全面面、、对等等、、无漏漏洞洞。。会议议的的组组织织和和管管理理会会前前准准备备-起起草草协协议议1、、会议议日日期期2、、住房房标标准准及及费费用用3、、场地地安安排排及及费费用用内容容涉涉及及会议议的的组组织织和和管管理理会会前前准准备备-起起草草协协议议4、餐饮及费费用5、甲方对乙乙方的规规定6、乙方对甲甲方的规规定7、结算等内容涉及及会前准备备-起起草协协议会议的组组织和管管理案例：2000与成都都银河王朝酒店店的协议议会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工会务组的的分工会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工案例：99代理理会人员员分工职责会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工案例：2000年代理理会邀请信内容：1、前言言2、会议议日程3、注意意事项4、入住住宾馆地地点及电电话5、回执执会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工邀请流程1、北京制定定原则、、分配名名额；2、大区区操作定定名单；；3、E-mil参会会代理；；4、代理理填个人人资料回回执发大大区；5、大区区审核E-mil北京；6、北京终审审、给编编号；7、编号号分别发发大区；；会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工案例：2000代理会会物资准备备清单会议的组组织和管管理会会前前准备-会会务组的的分工工作认真真负责、、细心、、耐心沟通协调调能力强强任劳任怨怨能连续续作战服从分配配协作意意识好原则性强强应变能力力强对会务人人员的要要求会议的组组织和管管理会会前前准备-制制定会议议预算会议费预预算的制制定必须注意意的问题题年初有预预算；全面、精精细、节节约；距开会日日期前两两周，做做出预算送审批批；会议的组组织和管管理会会前前准备-制制定会议议预算会议费预预算的制制定必须注意意的问题题距开会日日期前一一周，务务必汇出出所需需款项；；提前行文文，写明明规则。。会议的组组织和管管理会会前前准备-制制定会议议预算案例：99年代代理会预预算表会议的组组织和管管理案案例例案例：《《99代代理会费费申请报报告》《99代代理会费费用使用用、审批批、报销规定定》《关于参参加西安安活动的的人员通知》会议的组组织和管管理目目录一、会前前准备二、会务务实施三、会后后总结和和决算四、中小小型会议议的会务务管理目录会议的组组织和管管理会会务的实实施会务的实施会务组：出出发时间及工作内内容签到注意事事项会议期间的的工作会议结束的的工作会议的组织织和管理会会务的实施施-出出发时间会务组的工工作提前两天出出发熟悉环境检检查工作熟悉各自接接口人购物及准备备工作开预备会注意事事项项会议的组织织和管理会会务的实施施-签签到关键点：住住房钥匙签到台住房分配其它会议的组织织和管理会会务的实施施-签签到案例：签到程序界界面演示会议的组织织和管理会会务的实施施-签签到会议的组织织和管理会会务务的实施-开会会期间开会期间的的工作与餐厅的联联系与会场的联联系与服务台的的联系与客房部的的联系处理突发事事件会议的组织织和管理会会务务的实施-会议议结束会议结束的的工作1退房；整整理物物品；结帐；回回收问问卷。会议的组织织和管理会会务的实施施-会会议结束案例：意见见反馈样式式会议的组织织和管理目目录一、会前准准备二、会务实实施三、会后总总结和决算算四、、中中小小型型会会议议的的会会务务管管理理目录录会议议的的组组织织和和管管理理会会后后总总结结和和决决算算总结经验教训训，表彰先进进会后的总结和和决算案例：汇款、、99年总结结、会务人员考核标标准会议的组织和和管理会会后后总结和决算算统计分析参会会情况会后的总结和和决算案例：2000年代理会会分析会议的组织和和管理其其它代理签到情况况会议的组织和和管理其其它代理入住情况况会议的组织和和管理其其它代理地域分布布会议的组织和和管理会会后后总结和决算算会议费的报销销、决算和分摊会后的总结和和决算案例：99决决算会议的组织和和管理目目录一、会前准备备二、会务实施施三、会后总结结和决算四、中小型会会议的会务管管理目录会议的组织和和管理中中小小型会议的会会务实施中小型会议的的会务实施会务工作程序序会议准备检查查表会议主持人自自我检查表目标管理为为什么么实行目标管管理1、会议目的的：2、会议的形形式：3、会议的时时间：4、会议议程程及主持人：：5、会议地点点；6、会场如何何布置；7、出席人数数；8、出席者名名单 ；9、出席者座座位安排；10、是否准准备座签；；高效会议基本本环节及注意意问题几几个注注意问题举例：会务准准备检查目标管理为为什么么实行目标管管理11、是否安安排出席人员员往返会场的的交通工具；12、会议是是否安排出席席人员住宿问问题；13、有无资资料随会议通通知预先发出出；14、准备那那些必要的辅辅助视听器材材；15、准备文文具（文件夹夹、订书机、、订书针、胶带纸等等）；高效会议基本本环节及注意意问题几几个注注意问题目标管理为为什么么实行目标管管理16、准备会会议场所周边边位置图（行行车路线、洗手间、、茶水间、休休息室、餐厅等；17、是否要要求与会者准准备资料及副副本的份数；18、安排食食宿及床位及及娱乐项目；；19、其他：：是否有少数数民族、是否否有人吃素、是否有有翻译、是否否有记者参加；高效会议基本本环节及注意意问题几几个注注意问题会议的组织和和管理其其它其它《会务指南》》《会场安排一一览表》《各会场布置置要求一览表表》会议的组织和和管理谢谢谢大家课讲完了，对大家有用吗吗？谢谢大家家！休息，休息一会儿！！9、静静夜夜四四无无邻邻，，荒荒居居旧旧业业贫贫。。。。1月月-231月月-23Sunday,January1,202310、雨中黄叶叶树，灯下下白头人。。。21:49:5521:49:5521:491/1/20239:49:55PM11、以以我我独独沈沈久久，，愧愧君君相相见见频频。。。。1月月-2321:49:5521:49Jan-2301-Jan-2312、故人人江海海别，，几度度隔山山川。。。21:49:5521:49:5521:49Sunday,January1,202313、乍见翻疑疑梦，相悲悲各问年。。。1月-231月-2321:49:5521:49:55January1,202314、他乡生白白发，旧国国见青山。。。01一月月20239:49:55下下午21:49:551月-2315、比不了得得就不比，，得不到的的就不要。。。。一月239:49下下午1月-2321:49January1,202316、行动动出成成果，，工作作出财财富。。。2023/1/121:49:5621:49:5601January202317、做做前前，，能能够够环环视视四四周周；；做做时时，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿着着以以脚脚为为起起点点的的射射线线向向前前。。。。9:49:56下下午午9:49下下午午21:49:561月月-239、没有失败，，只有暂时停停止成功！。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、很多事情努努力了未必有有结果，但是是不努力却什什么改变也没没有。。21:49:5621:49:5621:491/1/20239:49:56PM11、成功就是日日复一日那一一点点小小努努力的积累。。。1月-2321:49:5621:49Jan-2301-Jan-2312、世间间成事事，不不求其其绝对对圆满满，留留一份份不足足，可可得无无限完完美。。。21:49:5621:49:5621:49Sunday,January1,202313、不知知香积积寺，，数里里入云云峰。。。1月-231月-2321:49:5621:49:56January1,202314、意志志坚强强的人人能把把世界界放在在手中中像泥泥块一一样任任意揉揉捏。。01一一月月20239:49:56下下午21:49:561月-2315、楚楚塞塞三三湘湘接接，，荆荆门门九九派派通通。。。。。。一月月239:49下下午午1月月-2321:49January1,202316、少年年十五五二十十时，，步行行夺得得胡马马骑。。。2023/1/121:49:5621:49:5601January202317、空山新新雨后，，天气晚晚来秋。。。9:49:56下午午9:49下午午21:49:561月-239、杨柳散散和风，，青山澹澹吾虑。。。1月-231月-23Sunday,January1,202310、阅读一切切好书如同同和过去最最杰出的人人谈话。21:49:5621:49:5621:491/1/20239:49:56PM11、越是没有有本领的就就越加自命命不凡。1月-2321:49:5721:49Jan-2301-Jan-2312、越越是是无无能能的的人人，，越越喜喜欢欢挑