采购业务流程概论

模块二采购业务流程项目二采购计划你在现实生活中，去采购物品时，是根据什么来确定采购时间和采购数量呢？随着油价的不断上升，人工成本的提高，以及同行竞争的加剧，国内某中小型物流企业为了降低成本，提高公司竞争力，就必须更好的规划公司人力、物力等资源。而其改善的举措之一就是每月都尽可能预测下月的运输业务量，从而决定运输车辆的安排。现知道该公司今年前九个月的运输业务量见下表所示。任务一采购需求预测2.2.2采购需求预测对采购与供应链管理的重要性采购需求的预测分析是采购计划的第一步，是制定订货计划的基础和前提，企业只要知道所需的物资数量，就可以适时适量地进行物资供应。（1）预测是采购管理的重要环节（2）准确的预测可以提高顾客的满意度，提高企业的竞争力（3）准确的预测可以减少企业的库存1，任何一个企业的流动资金是有限的2，准确预测可以降低对安全库存的需求3，准确的预测可以减少因安全库存时间长产生的产品过时、过期而带来的损失

（4）准确的预测可以有效的安排生产（5）准确的预测可以改善运输管理（6）准确的预测可以做出信息含量更高的定价、促销决策采购需求预测过程(1)确定预测目标(2)拟定预测计划(3)收集分析数据资料(4)选择预测方法，确定预测模式选择预测方法是应注意的以下几点：1广泛性2准确性3时效性4可用性5经济型6未来数值的预测7可能事态假设的检定以及检定预测结果是否准确(5)估计预测误差预测误差大小可用平均绝对误差（MAD）表示，为了避免误差过大，要对预测的可信度进行估计，并对预测值进行修正(6)提出预测报告和策略性建议，追踪检查预测结果采购需求预测过程预测问题与目标预测结果预测技术应用判断数据设计数据收集数据分析输入输出处理2.1.3采购需求预测的方法定性预测方法定性预测方法是在数据资料不足，或事物的发展变化过程难以定量描述，或将问题定量化所费的代价太昂贵时，利用直观材料，依靠预测人员个人的经验和主观判断，对未来状况做出估计的方法。定量预测方法定量预测法是根据较完备的历史统计数据，运用数理统计方法，推测事物未来发展趋势的一种方法。主要有时间序列预测法和回归预测法。一般预测法:一线销售员预测,逐级上报分析;市场调研法:问卷/面谈/电话收集数据,适合R&D;小组共识法:高级经理/销售经理/顾客代表头脑风暴;历史类比法:类似产品历史销售数据类比,适合R&D;德尔菲法:专家问答收集汇总,闭环重复。五大定性预测方法六大定量预测方法普通预测法移动平均法加权移动平均法指数平滑法因果关系预测（归纳）趋势指数平滑法定性预测方法下面介绍几种常用的方法：1专家预测法

专家预测法是依靠专家们的知识和经验，对预测对象的未来发展作出判断，然后归纳综合各专家的意见，形成预测结论。这种预测结果的准确性主要取决于专家学识和经验的深度与广度。因此，对于选择哪些专家参加预测至关重要。专家预测法包括专家个人预测法和专家会议预测法两种形式。①专家个人预测法是指向专家们分别提出预测问题和提供信息，由专家们各自分别提出意见进行预测，然后把意见整理和归纳，最后行成预测结论。这种方法能充分发挥预测者的聪明才智，不受外界影响，独立作出判断。但此法依据个人判断易受专家知识面、知识深度、对预测问题的兴趣等因素影响，预测结果容易出现片面性与局限性。②专家会会议预测测法是向预测测专家们们提出预预测问题题和提供供信息，，让他们们事先作作好准备备，然后后在专家家会议上上提出自自己的预预测意见见，通过过相互讨讨论、启启发、交交流、修修正得出出预测结结果。这这种方法法的优点点是能够够充分发发挥各方方面意见见，取长长补短，，避免依依靠个人人经验预预测产生生的片面面性；但但由于受受会议这这种特定定环境的的影响，，致使与与会者不不能畅所所欲言，，屈服于于某些权权威或大大多数人人的意见见，使预预测结果果的可靠靠度有限限。采购人员员(销售售人员））经验判判断法指公司根根据销售售人员(采购人人员）对对其负责责区域内内的销售售量（购购买量））或顾客客未来需需求量的的估计进进行综合合预测一一种方法法。优点：简单明了了，容易易进行可靠性强强，风险险小适用范围围广有助于销销售预测测值的分分解有助于销销售配额额的完成成缺点：销售人员员可能对对宏观经经济形势势及公司司的总体体规划缺缺乏了解解销售人员员受知识识、能力力或兴趣趣的影响响，其判判断总会会有某种种偏差，，有时受受情绪的的影响，，也可能能估计过过于乐观观或过于于悲观有些销售售人员为为了能超超额完成成下年度度的销售售配额指指标，获获得奖励励或升迁迁的机会会，可能能会故意意压低预预测数字字。举例如果企业业对三位位销售人人员意见见的信赖赖程度是是一样的的，那么么平均预预测值为为：如某书刊刊经销商商采用德德尔菲法法对某一一专著销销售量进进行预测测。该经经销商首首先选择择若干书书店经理理、书评评家、读读者、编编审、销销售代表表和海外外公司经经理组成成专家小小组。将该专著著和一些些相应的的背景材材料发给给各位专专家，要要求大家家给出该该专著最最低销售售量、最最可能销销售量和和最高销销售量三三个数字字，同时时说明自自己作出出判断的的主要理理由。将专家们们的意见见收集起起来，归归纳整理理后返回回给各位位专家，，然后要要求专家家们参考考他人的的意见对对自己的的预测重重新考虑虑。专家家们完成成第一次次预测并并得到第第一次预预测的汇汇总结果果以后，，除书店店经理B外，其其他专家家在第二二次预测测中都做做了不同同程度的的修正。。重复进进行，在在第三次次预测中中，大多多数专家家又一次次修改了了自己的的看法。。第四次次预测时时，所有有专家都都不再修修改自己己的意见见。因此，专专家意见见收集过过程在第第四次以以后停止止。最终终预测结结果为最最低销售售量26万册，，最高销销售量60万册册，最可可能销售售量46万册。。专家意见见法2德尔菲法法（Delphi）德尔菲法法（Delphi）简简介德尔菲法法是由美美国兰德德公司研研提出的的一种预预测方法法。特尔尔菲是古古希腊神神话的预预见神，，可以预预卜未来来，故借借用其名名。德尔菲法法也叫专专家调查查法。该方法的的主要思思想：依依靠专家家小组背背靠背的的独立判判断，来来代替面面对面的的会议，，使不同同专家意意见分歧歧的幅度度和理由由都能够够表达出出来，经经过客观观的分析析，达到到符合客客观规律律的一致致意见。。德尔菲法法的预测测程序德尔菲法法的具体体步骤挑选专家家。聘请企企业内、、外若干干专家，，对所需需预测的的问题组组成技术术专家小小组，但但组内成成员一般般没有人人是整个个问题的的专家。。进行函询询。向选定定的专家家组成员员发放预预测问卷卷和预测测资料，，要求专专家们根根据预测测资料，，针对预预测目标标，独立立作出自自己的回回答，提提出个人人独立的的预测结结果。函询修正正。将专家预预测结果果进行综综合编辑辑，将不不同的专专家预测测结果整整理成新新一轮预预测的参参考资料料。把新的参参考资料料和修改改后的预预测问卷卷提供给给专家做做新一轮轮的分析析和预测测。经过多次次的重复复，直至至问题能能得到相相对集中中、意见见能相对对统一为为止。得出预测测结果。根据专专家们提提供的预预测结果果作出最最终的预预测结果果。定量预测测方法1算数数平均法法以过去若若干销售售量的算算数平均均数作为为销售量量预测数数的一种种预测方方法。销售量预预测数=各期销销售量之之和/期期数2移动动平均法法是从n期期的时间间序列销销售量中中选取一一组m期期的数据据作为观观测值，，求其算算术平均均数，并并不断向向后移动动，连续续计算观观测值平平均数，，以最后后一组平平均数作作为未来来销售量量预测数数。销售量预预测数=最后m期算术术平均销销售量=最后移移动期销销售量之之和/m期方法举例例例1已经调查查得出某某商场今今年前八八个月用用户的配配送车次次如表1-3，，现在需需要预测测估计该该商场9月份的的配送车车次。1，算数数平均法法，就是要要求9月份的预预测值，，它可以以用9月份之前前N个月进行行平均求求得。2，分析整个个数列，，可以看看出，它它是一个个比较稳定定变化数数列，大致围围绕10车次上下下波动。。因此可可以用移移动平均均法。根据移动动平均法法的计算算公式，，可得：：。例：某企企业A材材料3——8月各各月份实实际需求求量分别别为：1200、1000、、1100、1300、1200、、1080（吨吨），权权重分别别为：1、2、、3、4、5、、6，请请用移动动平均加加权法分分析9月月份A材材料的需需求量。3移动加权权平均法法所谓移动动加权平平均法，，就是对对于组距距中的N个数，，根据它它们各自自对于预预测值的的重要程程度分别别设置重重要度权数，然后把把它们加加权平均均来求得得预测值值的预测测方法。。如果设组组距中N个发生生值的权权数分别别为w1、w2、……、、wN，（w1+w2+……+wN=1）则则加权平平均法的的预测值值可以用用下式求求得：某公司采采用移动动加权平平均法进进行需求求预测，，以最近近的5期期为计算算期，权权数分别别为0.05、、0.10、0.175、0.275、0.40，下表表给出了了该公司司今年前前8个月月的需求求量，请请计算9月份需需求量的的预测值值。结果为：：19.24指指数平滑滑法指数平滑滑法也叫叫指数修修正法，，是一种种对历史史资料数数据用指指数形式式加权来来进行移移动平均均的预测测方法。。由于这这种方法法所取的的权数是是指数，，所以称称之为指指数平滑滑法。计计算公式式为：简单指数数平滑的的公式如如下：Ft=Ft-1+α(Dt-1-Ft-1)式中：Ft——新一期期的指数平平滑预测值值;Ft-1——上一期期的预测值值;Dt-1——上一期期的实际需需求;α——平滑常常数（0≤≤α≤1）。公式可写成成：Ft=αDt-1+α（1-α）Dt-2+α（1-α）2Dt-3+……+α（1-α）nDt-n5回归归预测式中，y为要求解解的因变量量a为y轴的的截距b为斜率X为自变量量，在时间间序列分析析中，x代代表时间单单位相关需求：：是指某种物物料的需求求量与其他他物料有直直接的匹配关系，当其他某某种物料的的需求确定定以后，就就可以通过过这种相关关关系把该该种物料的的需求量推推算出来。。独立需求：：是指某种物物料的需求求量是由外外部市场决决定的，与与其它物料料不存在直接接的对应关关系，表现出对对这种库存存需求的独独立性。任务二采采购计划划的编制2.2.1采购购计划的概概念与分类类采购计划（（ProcurementPlan），是指指企业管理理人员在了了解市场供供求情况，，认识企业业生产经营营活动过程程中和掌握握物料消耗耗规律的基基础上对计计划期内物物料采购管管理活动所所做的预见见性的安排排和部署。。采购计划划是根据生生产部门或或其他使用用部门的计计划制定的的包括采购购物料、采采购数量、、需求日期期等内容的的计划表格格。采购计划的的分类：1）按计划期的的长短分，可以把采购购计划分为为年度物料料采购计划划、季度物物料采购计计划、月度度物料采购购计划等2）按物料的使使用方向分分，可以把采购购计划分为为生产产品品用物料采采购计划、、维修用物物料采购计计划、基本本建设用物物料采购计计划、技术术改造措施施用物料采采购计划、、科研用物物料采购计计划、企业业管理用物物料采购计计划。3）按自然属性性分类，可以把采购购计划分为为金属物料料采购计划划、机电产产品物料采采购计划、、非金属物物料采购计计划等。采购计划的的作用企业的经营营始自购入入商品/物物料后，经经加工制成成或经组合合配制成为为主推商品品，再通过过销售获取取利润。其其中如何获获取足够数数量的物料料，即是采采购计划的的重点所在在。因此，，采购计划划是为维持持正常的产产销活动，，在某一特特定的期间间内，应在在任何时购购入何种物物料以及订订购的数量量是多少的的估计作业业。采购计计划应达到到下列目的的：（1）预估估商品/物物料采购需需用的数量量与时间，，防止供应应中断，影影响产销活活动。（2）避免免采购商品品/物料储储存过多，，积压资金金，占用堆堆积的空间间。（3）配合合公司生产产/采货计计划与资金金的高度。。（4）使采采购部门事事先准备，，选择有利利时机购入入商品和物物料。（5）确立立商品及物物料合理耗耗用标准，，以便控制制采购商品品和物料的的成本。2.2.3采购购计划的编编制流程（1）采购购计划编制制准备阶段段1总经理理召开采购购计划编制制工作的动动员会议，，参加人员员有采购部部，市场部部，生产部部，品管部部，财务部部，仓储部部等部门员员工。2做好好内部工作作的收集准准备工作。。3搜集外外部资料（2）平衡衡阶段采购部根据据汇总的采采购需求，，结合各商商品的现有有库存量、、安全库存存量、市场场情况等进进行综合平平衡，确定定商品的采采购数量。。确定采购购数量的方方法：1公式法法计划期采购购数量=计计划期需要要量-现有有库存量-在途库存存量+安全全库存量2定量量订货法所谓定量订订货法，就就是预先确确定一个订订货点和订订货批量，，随时检查查库存，当当库存下降降到订货点点时就发出出订货，订订货批量取取经济订货货批量3定定期订货法法的订货数数量订货量=平平均每天的的需求量*（提前期期+订货间间隔）+安安全库存-实际库存存量安全库存=（预计每每天最大耗耗用量-每每天正常耗耗用量）*提前期4定定期订货法法定期订货法法是按预先先确定的订订货时间间间隔按期进进行订货，，以补充库库存的一种种库存控制制方法。其其决策思路路是：每隔隔一个固定定的时间周周期检查库库存项目的的储备量。。根据盘点点结果与预预定的目标标库存水平平的差额确确定每次订订购批量。。这里假设设需求为随随机变化，，因此，每每次盘点时时的储备量量都是不相相等的，为为达到目标标库存水平平Q0而需需要补充的的数量也随随着变化。。这样，这这类系统的的决策变量量应是，检检查时间周周期T、目目标库存水水平Q05经经济济订订货货批批量量法法经济济订订货货批批量量economicorderquantity(EOQ)，，通通过过平平衡衡采采购购进进货货成成本本和和保保管管仓仓储储成成本本核核算算，，以以实实现现总总库库存存成成本本最最低低的的最最佳佳订订货货量量。。经经济济订订货货批批量量是是固固定定订订货货批批量量模模型型的的一一种种，，可可以以用用来来确确定定企企业业一一次次订订货货（（外外购购或或自自制制））的的数数量量。。当当企企业业按按照照经经济济订订货货批批量量来来订订货货时时，，可可实实现现订订货货成成本本和和储储存存成成本本之之和和最最小小化化。。6批批队队批批发发要求求发发出出的的订订货货数数量量与与每每一一期期净净需需求求的的数数量量相相同同，，每每一一期期均均不不留留库库存存数数。。7物物料料需需求求计计划划法法主生生产产排排程程*用用料料表表=个个别别项项目目的的毛毛需需求求个别别项项目目的的毛毛需需求求-可可用用存存货货数数（（库库存存数数+预预计计到到货货数数））=个个别别项项目目的的净净需需求求（3））编编制制采采购购计计划划将各各商商品品的的采采购购数数量量和和交交货货时时间间等等列列入入计计划划表表格格，，编编制制年年度度采采购购计计划划采购购预预算算对采采购购计计划划设设定定一一个个资资金金预预算算目目标标，，其其影影响响因因素素有有：：采采购购环环境境、、年年度度销销售售计计划划、、生生产产效效率率、、用用料料清清单单、、库库存存记记录录单单、、物物料料标标准准成成本本等等采购购预预算算的的编编制制采购购预预算算编编制制基基础础一））采采购购预预算算编编制制步步骤骤1.审审查查企企业业以以及及部部门门的的战战略略目目标标2.制制订订明明确确的的工工作作计计划划3.确确定定所所需需的的资资源源4.确定较准准确的预算数数5.汇总编制制总预算6.修改预算算7.提交预算算（二）采购预预算编制要点点1.编制预算算之前，要进进行市场调研研，广泛搜集集预测信息和和基础资料数数据2.编制预算算时，为最大大限度地实现现企业的总目目标，应制定定切实可行的的编制程序、、修改预算的的办法、预算算执行情况的的分析等3.确立恰当当的假