主动参与以人为本努力做好高校档案工作

热烈欢迎安徽省

高校档案研究会同行来馆交流指导工作南京大学档案馆、南京大学校史博物馆南京大学拉贝与国际安全区纪念馆档案信息化建设一、档案信息化建设概述二、档案信息化建设任务三、档案信息资源建设（一）馆藏档案数字化（二）电子文件归档与管理（三）档案数据库建设四、档案信息资源开发与利用五、数字档案馆建设六、档案信息管理系统和档案信息发布系统建设一、档案信息化建设概述（一）信息社会信息的重要性

人类社会经历几千年的农业社会、几百年的工业社会，现在已跨入信息社会。随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。信息、物质、能源并列为信息社会的三大财富。当今世界，谁占有最新科技信息，谁就有了决策的主动权。谁占有的信息量大，谁就占据信息时代的制高点。十多年前日本人就称他们有三大骄傲，其中之一就是在24小时之内可以知道全世界最新科技信息。信息资源的开发利用程度，已成为检验一个国家和地区的经济、文化、科技乃至综合国力的重要标志。联合国曾作过一项调查发现，100万人口的城市，初步实现信息化，在总投入不变的情况下，总产值可增加2.5-3.1倍。党的十六大报告中明确指出：“信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择”，并及时提出要“以信息化带动工业化”战略决策，将信息化建设列为国民经济和社会发展的首要内容。（二）信息社会给档案工作带来的各种挑战

随着信息化社会的到来，档案资源、档案利用需求、档案管理手段和档案部门的生存条件都发生了很大的变化。1、文件载体变化：

现代信息技术的普遍应用，几乎每位工作人员都能熟练地使用计算机起草管理性文件，制作各种图表，撰写各种论文和专著等，这就产生了大量公务电子文件、论文著作电子文件和各种信息数据库。随着办公自动化、数字化校园建设的不断发展，许多单位的电子文件还通过网络广为传递，各单位都制作了十分精美的网页供用户点击浏览，这又形成了大量现行的网页电子文件。

电子文件已成为各单位新产生文件的主体，也是政务信息化的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，不必象馆藏纸质档案那样要逐页扫描、逐字识别后才能成为可供全文检索利用的信息，它是一种十分宝贵的信息资源，如不及时采集归档,任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。

2、信息需求变化网络化、数字化环境下档案馆利用者的需求也发生了变化：（1）档案信息需求主体的多元化、广泛性。（2）档案信息需求的系统性。要求提供浓缩的有序化信息(例211工程、985工程、本科评优等需要大量系统的文件)。（3）

档案信息需求的针对性强(如国家需要某位部领导的文件讲话等)。（4）档案信息需求的及时性。越来越注重档案信息的新颖性和时效性。因此，档案部门不仅要大量收集归档纸质档案，收集电子文件和电子信息，还要努力把馆藏档案数字化后使之变成电子档案，并将有用的档案信息开发出来，建设各种数字档案和档案信息数据库，并充分利用现代传媒途径，不断拓展档案工作服务领域，才能满足当今社会对档案和档案信息的各种需求。**3、生存条件的变化：过去30年里，全球《财富》杂志刊登的世界500强企业淘汰率很高。

1970-1980年，32%消失1980-1990年，47%消失1990-1998年，54%消失9年之间有一半企业退出世界500强的行列。

审视这些数字背后的含义时，就会发现只有那些“创造了在市场竞争中不可取代位置”的企业才能存留下来。而“创造了在市场竞争中不可取代位置”中很重要的一点，就是要比竞争对手能更快地获取和处理信息。**档案部门是一个信息供应部门，其生存条件就在于数据库化的信息和网络化的服务。如果不能比其他部门更快地获取和处理信息，不能占据信息的制高点，其生存条件也会受到严峻挑战。4、档案管理手段的变化

信息技术是当今发展最快的技术之一.我们已经生活在一个网络化的时代，通信、计算机和网络技术正改变着整个人类和社会.

如果用芯片集成度来衡量微电子技术，用CPU处理速度来衡量计算机技术，用信道传输速率来衡量通信技术，那么摩尔定律告诉我们，它们都是以每18个月翻一番的速度在增长，这一势头已经维持了十多年。

(1)档案数字化技术：扫描仪、照片机、摄像机、视频采集

(2)档案信息采集技术：计算机录入、手写识别、汉字识别、语音识别、

网上采集下载、图像捕获等

(3)档案信息存贮技术：磁盘、光盘、磁带、磁盘阵列

(4)档案信息输出技术：打印机、彩喷机、画图仪、展览、印刷出版等(5)档案信息处理加工技术：如：文本处理、图像处理（如photoshop等）、动画制作（flash、3D动画制作）、多媒体制作、网页制作、信息过滤（数据库信息查询）、数据挖掘等等(6)档案数据管理技术：数据库管理技术、数据仓库技术(7)档案信息发布技术：网上信息发布(局域网、广域网、互连网)、新闻媒体发布

提出控制论的数学家维纳,在其著名的、饱含人文关怀的著作《人有人的用处——控制论与社会》中明确指出:信息的价值在于传播,而不在于储藏。任何“意义”、“价值”一类的判断,在没有传播的情境下只能是无意义与无价值的。档案部门要及时跟上时代的发展，要尽量采用现代信息技术处理、管理和传播档案信息，以便最大限度地发挥档案作用。5、档案管理理念及档案管理手段也要变化：

档案工作者要尽快更新观念，使档案管理思想跟上当前形势的发展，努力培养以下意识：(1)信息意识：抓住机遇，及时采集、捕获和开发档案信息。(2)参与意识：以主人翁精神，积极主动参与本单位工作，超前收集、开发档案资源，为本单位中心工作服务。(3)效益意识：最大限度地发挥档案的社会与经济效益，使单位对档案部门的投入与产出成正比。（一分投入、十分回报!——蒋校长）(4)服务意识：热情周到服务，提高领导及员工对档案工作的满意度。(以服务求支持、以奉献求发展—周部长)(5)创新意识：管理工作本身就是一项创造性的工作,因循守旧是没有出路的。(6)竞争意识：抢占本单位档案信息的“制高点”。(7)尽量用现代信息管理技术管理和发布档案信息。档案部门要重新定位，要从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和信息服务为重心，要使封闭的档案馆(室)要走向服务性的公共档案馆(室)。要从单纯地保管基地，走向集保管基地、教育基地、档案信息服务中心、现行电子文件管理利用中心四位一体的部门。从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。(三)档案信息化建设

1、定义：档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用的过程。是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发，使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程。国家档案局十分重视档案信息化建设，早在2002年底就印发了《全国档案信息化建设实施纲要》的通知。要求各地档案部门要本着统筹规划，统一标准，分级建设，安全保密的原则，加快档案信息基础设施建设，加快档案信息资源建设和档案信息管理应用系统建设；加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推进馆藏档案数字化和数据库建设。2、档案信息化建设主要内容

（1）基础设施建设（三网一库建设）

路-车-货：路-内部网、外部网、互联网

车-计算机的硬件和软件

货-数字化的档案信息资源库（2）档案信息资源建设

主要内容：A、现有馆藏档案数字化；B、电子文件的收集与归档；C、档案数据库的建立、充实与完善；D、档案网站建设（把数字化档案信息在网络上发布出来）。（3）档案信息化保障体系建设

A、标准规范建设（“交通规则”建设）：管理性、业务性和技术性标准规范

B、人才队伍建设

信息处理技术队伍，计算机软件应用与数据录入队伍，档案信息开发与档案编研队伍等

（

4）档案信息管理系统建设档案信息化基础设施建设**

输出子系统激光打印机A0彩色喷绘仪照片打印机照片扫描仪底片扫描仪输入子系统A3高速扫描0号彩色图纸扫描仪HP磁盘阵列存储子系统HP光盘库HP磁带库网桥Brocade光纤交换机防火墙WEB服务器1000M交换机LAN子系统路由器广域网3、档案信息化建设的原则:

档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即：1、文档一体化原则；2、双轨制原则；3、确保网络安全的原则．档案信息化工作流程调研及可行性研究档案实体数字化(。文本、图象、声音档案数字化、原始档案数据获取、处理与存储体系建设)硬件建设档案数字化立项、审批组建队伍档案信息提取与分析体系建设（电子文件全文采集、著录与标引,纸质文件目录信息提取）档案数据库建设(构建各种档案数据库、向机内录入各种数字化档案信息)档案编目与信息检索、统计体系建设档案信息发布与网上数据数据实时采软件建设档案服务利用软件体系建设数字化档案管理软件建设档案管理软件建设办公自动化（OA）过程中形成的电子文件上传与接收即与OA无缝链接接口软件与OA接口软件建设返回二、档案信息资源建设

档案信息化建设可以分为信息技术和信息内容两个层面。网络建设、应用系统开发、标准规范化建设、安全保障体系都属于信息技术范畴。而信息资源开发的规模（信息量）和信息利用的程度则属于信息内容的范畴。信息化关键不在于信息技术，而在于信息内容。可以说内容决定一切,内容决定生存。因为信息技术市场化比较成熟,只要有这方面的需求,有经费，提出要求,一般情况下市场都能解决。信息内容市场解决不了,只能自己解决。信息化建设全过程中,伴随始终的主要是信息内容。

档案工作的优势在于信息,档案工作的活力在于规模化的信息量。信息成规模,才可能有丰富的内容,才可能有广大的受众面,才可能编研满足不同需求的服务品种。否则,纵有很好的思路,新颖的创意,也会是无源之木,无本之水。所以,我们当前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上,

使档案信息规模化、“资源化”是档案工作追求的价值目标。档案信息资源建设，一是档案数字化工作，二是对电子文件的采集和管理，三是档案数据库建设，四是档案网站建设。

(一)多媒体档案数字化1、纸质档案数字化用光电扫描仪扫描录入用数字相机拍摄录入语音识别录入手工录入2、照片底片数字化用光电扫描仪扫描录入3、录音、录象档案数字化用视频采集卡和相关的软件采集录入南大校歌童弟周讲话录音

扫描的会计档案中的工资报表扫描的学籍档案中的学籍表返回(二)电子文件归档与管理

1、电子文件管理体制和归档途径

国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为：“通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。”

电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，应按来源原则，由承办（业务）部门负责。电子文件形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作(电子文件管理员)，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。

管理体制：机关档案室（或电子文档信息中心）—电子文件管理员—电子文件承办人归档途径：（1）电子文件承办人

通过网络

直接上传到档案部门服务器归档（2）电子文件承办人

单位电子文件管理员

档案馆(室)

2、电子文件主要类型

（1）文本文件（T）：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等.（2）图像文件（I）：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件.（3）图形文件（G）：指采用计算机辅助设计或绘图工具获得静态图形文件。（4）影像文件（V）：指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。（5）声音文件（A）：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。（6）超媒体链接文件（O）：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。（7）数据库文件（D）：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成各种管理数据、参数等。（8）程序文件（P）：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件.

3、

电子文件归档范围

（1）文本类:同纸质文件归档范围（2）数据库及相关程序类：各单位形成的有归档保存价值的数据库及程序文件。（3）多媒体类：各单位重大活动新闻录像、制作的电影电视及宣传演示系统，外单位制作报道本单位人物、事件的电影、电视等。（4）超媒体链接类：各单位制作的有归档保存价值的网页、多媒体课件等。（5）图形、图片类：本单位形成的有归档保存价值的重大活动照片、CAD图形等。（6）其他有归档保存价值的电子文件4、电子文件归档方法A、物理归档（1）对于各部门打印的公务电子文件,直接拷贝在光盘或优盘物理归档，或通过网络上传到档案网络管理系统中物理归档.（2）对于办公自动化形成的现行电子文件,通过与OA系统设计接口软件直接转换、上载到档案网络管理系统中物理归档。（3）对重大活动中产生的图像电子文件,

用数码相像拍照或扫描后直接上载到档案管理系统中物理归档。（4）视频类电子文件,可直接下载数字化的视频或用DVD光盘刻录归档。（5）各单位网页发布的超媒体链接类电子文件，由各单位网管员（或电子文件管理员）备份后物理归档,档案部门也可直接从网上采集电子文件，著录到“档案管理系统”中归档.（6）各单位形成的数据库文件、多媒体课件及各单位形成的未在网上发布的文本类、图像类、图形类电子文件归档，由各单位电子文件承办人将表格填写好《归档数据库文件登记表》后，将电子文件备份到光盘上，连同表格一并交各单位电子文件管理员，由电子文件管理员交档案馆有关科室实施物理归档。是在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。如对一些大型数据库和数据库管理系统或涉密电子文件，可采取将数据库管理权限从网络上转移至档案部门，这种归档其数据库和程序的存储格式和位置暂时都保持不变。逻辑归档的文件仍要设法定期实现物理归档。B、逻辑归档5、确保归档电子文件真实性和完整性

（1）实施前端控制：

即在本单位办公自动化系统设计时档案部门就要介入进去，提出电子文件归档与管理需求，如提出电子文件归档内容、归档时间、归档办法及电子文件数据库字段内容、字段类型、字段长度，背景信息的记录方式等，要求设计人员采取一定的技术措施确保电子文件全文、著录信息、背景信息及元数据等全部归档。

（2)实施全程管理：在办公自动化系统运行的全过程中，要从收文登记、文件传阅，发文起草、签批、打印、审核、印发，到文件归档全过程都要进行有效控制。

（3）电子文件背景信息归档：

纸质文件收集时，文件的特征信息与纸质载体是在一起的，能够通过人眼直接看到，很方便一起收集。而在电子文件中，文件的部分特征信息可能与文件主体是分离的，放在另一个指定的数据库中，如领导的电子签名、部门的电子印章等，在文件的本体上使用特定的信息符号来显示，要通过特定的软件和相应的密码才能正确完整的显示出来。这些背景信息与文件内容信息，在计算机内的物理位置不一定在一起，有些是通过一些技术手段链接在一起的，收集时如果不将这些收集归档，就会失去这部分特征信息，影响电子文件的完整性和有效性。

另外，办公自动化系统的电子文件管理系统中，要将以下背景信息归档：A、电子文件登记、处理、形成过程中与文件相关的各类责任者（如文件起草者、修改者、审核者、签发者）、操作者（如打字者、发文者、收文者、存储管理者）、责任凭证信息（如批示、数字签名、电子印章等）；B、文件传阅过程中的传递、交接标识（如传阅人、传阅时间、处理意见等）；C、文件形成标识（如文件产生时间、文档类型、文件大小、修改日期、文件来源、电子文件附件、职能部门等）等信息；上述这些信息要有相应的数据库和相应的字段存放并采集下来，电子文件归档时将记录这些背景信息的数据库文件、电子文件附件或记录文本一并归档；也可通过生成文件传阅单、文件签发登记表等文本文件，以附件形式上载归档，以确保电子文件的真实性和完整性。（4）电子文件元数据的归档:

电子文件元数据是数据属性的数据，包括文件格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理软件和图形工具软件、字符集等数据。是电子文件管理软件在电子文件形成、利用、保管过程中动态产生的信息。如：文本文件形成时的行距、间距、字体、大小、上下页宽、使用的字处理软件等；数据库文件的数据库结构、记录数、文件名、数据库管理软件、操作系统等等。电子文件归档后,电子档案的元数据一经形成就被封装起来，只能读取，不能被改动和删除，要与电子档案同时保存。归档电子文件的利用者离不开软件系统的支撑，各种类型的电子文件依赖的软件系统可能都不一样，离开软、硬件环境就不可能打开利用。而档案部门又没有力量将这些五花八门的电子文件统一格式和转换。为确保电子文件的超越时空、跨越平台、准确识读和利用，因此，电子文件归档时尽可能将电子文件转换成通用格式归档。不能转换的一定要将原软件与电子文件一并归档，并将软硬件环境详细记录在电子文件登记表中。电子文件登记表

形成单位（盖章）：

单位领导签字：

序号电子文件集名称文件数量形成时间形成者文件类型载体编号附表页数电子文档号(馆编)

移交人对电子文件真实性、完整性检验结果

接收人对已接收的电子文件载体外观、有无病毒及文件有效性检验结果

移交人

联系电话

接收人

移交时间

Email地

址

接收时间

第

页

注：1、“文件类型”栏请用代码填写：如文本类有：DOC、TXT、PDF，数据库有：DBF、XLS等，图像类有：JPG、TIF等，视频类有：MPG、AVI等等。

2、如归档电子文件类型是非通用格式文件，需将生成该电子文件的专用软件和专用软件使用说明书一并归档，并填入上述归档电子文件登记表内。数据库文件主表结构登记表

数据表名

表中数据内容

记录总数

数据表管理软件名称

如主表另有辅表请填辅表数，如果没有辅表请在“辅表数”栏填:无辅表数

软件来源

序号字段名称字段中文含义字段类型字段长度

第

页注：1、如果主表另有辅表，需将辅表结构另填在“辅表结构登记表”内，放主表后一并归档，并说明主表与辅表的对应关系及关键字段名。2、如果表中录入数据内容不是用汉字而是用代码，将代码置换成汉字后再将数据库归档。数据库文件辅表结构登记表

辅表编号

辅表名称

表中数据内容

记录总数

主表表名

辅表与主表对应的关键字段名

序号字段名字段中文含义字段类型字段长度

第

页

注注：如果表中数据内容不是用汉字录入而是用代码，请将代码置换成汉字后再将数据表归档。

6、电子文件归档程序检查电子文件盘片和有效性确定电子文件是通过审批的最终“版本”电子文件承办人积累整理要归档的电子文件鉴定归档电子文件真实性、完整性检测归档电子文件有效性存入磁光记录介质编制电子文件登记表和归档说明复制备份归档档案馆接收归档盘片备份二套保存确定盘片保存地址按件编制电子文件实体分类号用文件管理系统将信息和全文输入数据库电子文件信息利用载体给予归档标识编制盘内目录南京大学电子文件收集归档方法:1、各单位形成的电子文件文本、数据库及网页的采集归档工作近几年共收集40多个部处和院系归来的电子文件和数据库共560多万条，其中财务处归:300多万条，其他单位归档260多万条，档案馆归档1061489条，全文13716。2、馆藏纸质档案扫描成电子图像。

扫描的会计档案中的工资报表扫描的学籍档案中的学籍表3、研究生论文电子版上传归档

（1）用户登录及身份验证：

(2)研究生基本信息及论文摘要录入（3）论文电子文件全文上传归档

系统采用上传组件设计了研究生论文电子文件远程上载归档功能。研究生本人可在自已的计算机上，根据系统提示的画面选择本地机上的自己的毕业论文电子版，然后点击“发送”按钮，系统即可自动将该份研究生论文采集到档案馆的服务器上归档保存，并自动为该份文件编上电子文件名。如果全文太大，超过8MB，系统可能会提示文件太大，请将文件分割后再上传。对已上传到档案馆服务器的电子文件，系统会自动显示已经上传的文件名、文件大小、文件ID号。考虑到上传中会出现错误，要允许上传者对自己的文件进行管理，例如查看、删除等。所以在系统中，只需点击编号就可以删除某一已上传文件，点击文件链接则可以打开论文查看论文内容。

（4）已上载的电子文件浏览

系统设计了可让研究生和档案员随时了解哪些研究生的电子文件已上传，哪些人没上传及各个系已上传归档的情况。只要选择所查系名并提交，即可浏览该系全部上传人员名单、论文题名、上传时间。还可打开一个人上传的所有文件，但这些文件只能看到文件名，看不到文件全文。

4、网上全文信息采集归档

分手工采集和自动著录两种方式共采集13265个电子文件全文.

（1）校园网上网站选择

系统将校园网上重要网站的网址，事先输入到数据库中，然后用下拉菜单的方式弹出网站名称供用户选择，当用户选中某一个网页后，显示其主页内容。例如用户选定了南大宣传部网站，系统显示网页内容如下：

（2）网页内容目录浏览

当系统选中某一网页后，便自动将该页电子文件全文的目录信息列表显示出来。

（3）网页内容分析和著录内容自动提取：

系统还为该目录中的每份全文信息提供了两个链接按钮，一是查看该目录的全文，二是对选中的全文进行版面内容分析。如果选中查看全文，则系统将该标题的原网页内容显示在屏幕上。例如用户选中“地科专家火眼金睛辨宝石”标题，则全文显示并将内容自动分析如下：

（4）自动著录结果显示

(5)自动著录的电子文件全文检索

5、视频文件采集归档校内视新闻下载学校制作的相关录像中央电视台播出的《带摄影机的旅人》介绍金大孙明经当年1936年拍摄的录像采集归档（仅此一项为学校节约经费100多万元）金陵大学西迁孙明经制作《民主先锋》电影中的金陵大学从华西坝返回南京录像金大理学院一瞥6、数码相机拍摄的重大活动电子照片随时归档与及时发布

档案馆馆藏各类照片已达900多卷，75000多张，校史馆采集的各类照片2万5千多张，两馆合计10万多张。1998-2006届8届毕业生学位照片的拍摄及立卷归档工作,并刻录光盘赠送给毕业班的同学。深受毕业班同学欢迎。2004-2007四届本科毕业生电子照的拍摄及归档工作。

返回7、归档电子文件整理与编目（1）电子文件“立卷”方法物理归档的电子文件都是按单位载体存放的，其“立卷”方法也应以载体为保管单位。如电子文件存储在磁盘上，则一张磁盘就是一“卷”。（2）电子文件存储载体上“卷内目录”的编制为了让光盘或磁盘、磁带上的电子文件能离开电子文件管理系统也能直接识读，电子文件立卷时也应在相应的保管单位上编制目录索引，即通常所说的“卷内文件目录”。“卷内目录”的组织方法应按保管单位进行。电子文件卷内目录的格式序号电子文件题名文件类型文件大小形成时间存放路径存贮电子文件的光盘目录制作工具（3）电子文件分类编号方案

电子文件存储载体的代码为：光盘—GP；磁盘—CP；磁带—CD。

电子文件稿本代码为：M—草稿电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件。电子文件信息类型代码为：T—文本文件；I一图像文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；P—程序文件；D—数据文件。A、载体标识(存址)编制方法：B、电子文件的实体分类号编制方案

电子文件载体存放之前，首先要确定载体的存放方案。我们采取用一次写光盘保存电子文件，光盘存放在光盘盒内，光盘盒放在防磁的特制档案柜内保管。为便于检索盘片，我们将存放盘片的盒号及盒内盘片的序号都标识在光盘上。其编制方法为：载体类型代码—柜号—盒号—盘号例：GP—001—0001—099因电子文件和纸质文件是同步归档的，其分类编号方案也应基本和纸质文件相同，可按来源原则加上电子文件类型进行分类。我们根据实际工作需要，现将电子文件的实体分类号定为：

年度—机构代码—电子文件信息类型代码

例：2004-DB-IC、电子文件的案卷号及件号编制方案为确保电子文件案卷号及件号在数据库中的唯一性，电子文件的案卷号及件号的编制方案为：盒内盘片序号—盘内文件序号例:99.0001D、全文标识（或文件标识）

全文标识是表示机读档案全文存放位置的一组字符串。全文标识包括文件的路径、文件名称和文件类型三个部分。按国家档案局制定的档案著录规则:电子文件的实体分类号如“2003—XB—T”可输入到实体分类号项；将1065.110输入到案卷号及件号栏；载体标识和全文标识则应放在“存址”栏。8、

归档电子文件的保管1、要想使光盘上数据保存时间长，要选择高质量的光盘备份数据，并要一式三，一套封存、一套利用、一套异地保存。2、保存光盘时要有一定的保护装置把它保存起来。如光盘盒、光盘保护袋、光盘包、光盘箱等。光盘盒还要放在光盘柜内，光盘柜要避光保存，以防止紫外线照射加速盘片染料养化；3、要避免高温、避免光盘平放和叠放保存；4、注意防潮，以防止光盘变形，影响数据读取。5、长期保存时，还应每半年检查翻动一次，发现问题及时备份。返回(三)档案信息数据库建设

上述数字化的多媒体档案和采集的各种电子文件，虽然计算机和网络可以存储、处理和传递了，但是如果不及时建立相应的数据库，仍象一盘散沙，如同纸质文件放在库房一样不便于利用。因此,必须建立相应的数据库后，才便于检索和利用.建立档案数据库，是一项十分艰巨的工作任务，计算机的海量存储和大量档案数据之间有一个瓶颈问题，就是信息的录入工作。档案部门在建设档案数据库时，要树立起三分技术、七分管理、

十二分数据的指导思想，不刻意追求目标宏伟、功能齐全、设备先进。数据库的生命力，在于它的信息质量，

即信息的完整、准确与系统性，信息来源的权威性，信息的时效性,而并不是设备如何先进。

档案部门在开发档案数据库过程中，要以档案利用需求引导档案数据库的开发，把有无用户、有无需求、有无市场作为衡量档案数据库开发是否成功的准则。对开发的层次也要有所区别，

对一般档案人员用于档案管理、档案检索、编目用的信息，

只要开发二次信息即可。而对于要在网上提供服务利用，

可产生明显社会经济效益的档案信息，要开发一次和三次信息，

建立一次文献数据库、多媒体档案数据库和三次文献数据库等等。同时在建设过程中始终要坚持：

1、重质量的原则;2、重效益的原则;3、重技术的原则;4、重时效的原则;5、标准化的原则.(四)档案网站建设(放“档案信息发布系统”部分介绍)返回三、档案信息资源开发与利用

(一)、档案信息资源开发

网络化、数字化不等于信息化。档案信息化建设具有广泛的内容，它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等等。因此，不能简单地把档案文献的数字化、档案信息网络的建设等同于档案信息化建设，而应从多方面入手促进信息化建设。开发，是指对档案中蕴藏的有价值的信息进行开采发掘，广泛组织信息交流，为用户提供有效的信息服务。如果说档案工作贵在做活的话，那么做活档案工作的关键就在于大力开发档案信息资源，将档案信息由静态变成动态，把“死“材料变为“活”材料，利用档案信息为社会服务，充分发挥档案的社会和经济效益。例如南京大学档案馆信息开发工作:1、档案目录信息开发。将全部档案案卷和绝大部分卷内文件目录信息录入计算机，同时将所有学生学籍、职称评审、干部任免、奖惩、机构设置、每张照片信息著录到计算机中。总计录入各类档案信息达1061489条。2、教授业绩成果信息的开发。编辑600多位教授成果业绩信息在网上发布，同时反馈给每位教授修改、补充。3、创建“南大人”网页，开发、组织校内知名教授和国内外知名校友的业绩信息在网上发布。走进千年学府

主编

殷捡龙

湖南大学出版社2002年10月第1版

百年名校(1903—2003)马敏

汪文汉

主编华中师范大学出版社2003年9月第1版

南强之光

主编

翁勇清厦门大学出版社2001年9月第1版

山东大学百年史

《山东大学百年史》编委会山东大学出版社2001年10月第1版

台湾复旦校友忆母校

主编

彭裕文

许有成复旦大学出版社2003年9月第1版

南天风雷——中山大学“531”学生运动

易汉文

主编中山大学出版社2002年5月第1版

百年南大多媒体演示系统主编

汤道銮

王振银

包海峰等高等教育出版社

高等教育电子音像出版社2002年4月第1版

南大百年实录—南京大学史料选主编

石连同

傅斌

章振民等南京大学出版社2002年5月第1版岁月屐痕

——南京大学老照片

主编

韦思聪

江苏人民出版社2002年4月第1版

教会大学在中国

—江汉昙华林胜古迹

丛书主编

章开沅

著者：华中师范大学张安明

刘祖芬

河北教育出版社2003年9月第1版

山东大学年鉴2000-2001山东大学档案馆编

山东大学出版社2002年12月第1版

近年来部分教育部直属高校档案编研成果一览表

(二)、档案信息资源开发方法A、档案信息的采集

丰富的档案库藏是开发档案信息资源的前提条件和坚实的物质基础。不断采集、输入和补充档案信息，是开发档案信息资源首先要解决的问题。采集档案信息实际是把档案材料中有利用价值的形式特征揭示出来，内容特征标引出来，著录在一定的载体上，积累形成档案信息数据库。B、档案信息贮存向计算机中录入档案信息或档案全文,可用文本格式贮存或用数据库形式贮存。

C、档案信息的编辑加工（档案编研）：对贮存的档案信息进行选择、编辑、加工，将其转换成另一种文献形式（一次文献、二次文献、三次文献）。按人物进行编研：详见“南大人”网页按专题进行编研：《惠教泽学共铸辉煌-南京大学接受社会捐赠集锦》《南京大学人文社会科学成果综录》纪念实践是检验真理标准大讨论20周年，南京大学办学水平的国际评价等按时间进行编研：南大历史上的今天，大事记，年鉴等,记念匡亚明百岁诞辰展、纪念郑集教授105周岁寿辰展、捧着一颗心来不带半根草去——纪念陶行知诞辰100周年展按重大事件进行编研：《南大记忆中的抗战—纪念抗战胜利60周年》按档案类别进行编研:科研成果汇编、建筑年表、毕业生名册.“南大人”网页例如南京大学档案馆先后正式出版：《南大百年实录—上中下》三册《群星闪烁-南京大学名人全宗介绍》《岁月屐痕-南大百年老照片》《南京大学数字化校史博物馆多媒体光盘》《南大百年藏书票》等编研成果先后编印：《南京大学人文社会科学成果综录》《惠教泽学—南京大学接受社会捐赠集锦》《南京大学校史图册》-新生入学教育材料《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆》画册（中英文对照）《南京大学教授成果综录》十一卷《科学家与南大》、《人文名家与南大》-知名校友业绩介绍《匡亚明百年诞辰图册》、《匡亚明教育工作年谱》《捧着一颗心来、不带半根草去-陶行知画册》《南大记忆中的抗战画册》（三）档案信息利用

1、印刷或出版编研成果A、建设南京大学校史博物馆，先后接待来馆参观人员12万人次.2004校史博物馆成为江苏省爱国主义教育基地。2、举办各种专题展览:

档案信息资源的开发时，档案馆文化属性不能抛弃，要注重对档案馆深厚的文化底蕴和内在的文化品质的开发。数字档案馆和传统档案馆担负着相同的社会职能，都是社会的科学文化事业机构，在研究、构建数字档案馆时应克服唯技术主义倾向，要重视数字档案馆的人文因素。要充分利用档案信息资源，举办各种校史展、专题展、奖品展等等，以分发挥档案馆的文化、教育功能.许多高校档案工作实践证明，把档案馆建成爱国主义教育基地，是使档案工作从后台走向前台，从默默无闻到轰轰烈烈地宣传档案和档案工作的最好阵地，也是档案工作最具活力的窗口。B、举办《捧着一颗心来、不带半根草去——纪念陶行知诞辰113周年》陶行知生平事迹展C、《处世无奇但率真—纪念郑集教授105岁寿辰生平事迹展》，同时制作了“郑集教授风采录”多媒体演示光盘放在郑集先生事迹展展厅的计算机上展示。D、2005为纪念抗日战争胜利六十周年,举办了中大、金大及南京中央大学师生文化抗战事迹的《南大记忆中的抗战》展览。E、2006年建成《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆》。设计了《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆》展版，制作了《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆多媒体演示系统》、16分钟的《拉贝与国际安全区录像》、《南京大学拉贝与国际安全区网站》。F、2007年5月，成功举办《南京大学“两弹一星”功臣校友纪念展》G、2007年5月，成功举办《五二O运动六十周年纪念展》A、制作《百年南大》、《百年英才》、《今日南大》多媒体演示系统B、制作《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆》多媒体演示系统C、制作《南京大学院士/教授风采录》多媒体演示系统3盘D、制作《数字钟山多媒体演示系统》E、制作《世纪伟人孙中山多媒体演示系统》F、制作《鼓楼校区》、《浦口校区》、《南京大学校史博物馆》、《南京大学拉贝与国际安全区纪念馆》G、制作江苏省140家爱国主义教育基地的虚拟实景。3、制作多媒体演示系统和虚拟实景

A）建设“南京大学档案馆”、“南京大学校史博物馆”、“南京大学拉贝与国际安全区纪念馆”和“中国高等教育学会档案工作分会”网站；并在网上制作了“虚拟实境”；将“鼓楼校区”、“浦口校区”、“校史博物馆”等重要景点的虚拟实境都制作在网上，使远在千万里之外的校友和社会各界人士不进南大校园，就如亲临其境一样看到南大两个校区的景色，参观校史博物馆实景。

B)

将上述各种专题展及《南京大学两院院士风采展》和《中国居里夫人——吴健雄校友事迹展》放在网页上展示。

C)

把学校百年校庆时编印出版的《南京大学百年史》和《金陵大学史》两本书稿全文，制作到校史博物馆网页浏览，大大方便了师生查阅利用。

D)

将各院系历年毕业生合影照挂在校史博物馆网页上展示。4、建设档案网站,网上发布非保密的档案信息点击进入校史馆网页E、在网上进行档案信息查询、全文下载及邮件发送电子档案等返回四、数字档案馆建设

数字档案馆：是适应信息社会发展需要，充分运用计算机和网络等信息技术手段，能够对数字（电子）档案实施有效控制和科学管理的档案馆。

(一)、数字档案馆的规划

主要包括预期达到的总体目标，分阶段实施的步骤、安排，建设的经费投入预算，需要配置的主要设备，管理系统的功能设计，风险评估等。

(二)、数字档案馆的主要功能

数字档案馆应具备传统档案馆的“收、管、用”三大功能和系统维护功能。

1、数字档案的接收、采集

一是归档电子文件接收，二是传统档案数字化，三是网上数字信息采集。

2、数字档案管理

对各种类型的数字档案进行整理、分类、管理，使大量无序的信息有序化。包括：

数字档案标准化：使接收来文件符合或转换成规范性的文件。

元数据著录：是对采集来的数字档案信息进行内容、结构、背景信息等相应项目的元数据检查和补充著录，建立元数据库。

多媒体档案标引：是对多媒体档案进行媒体内容、媒体类型、存放路径等进行标识。

目录管理：建立数字档案目录信息，并通过目录来挂接原文信息，以实现对整个数字资源的有序管理。档案鉴定：是对数字进行批量的内容鉴定和技术鉴定。

档案迁移：是数字档案管理的一项特殊要求，是为了解决数字档案长期保存和外部硬件环境变化而采取的一项技术手段，目的是使数字档案能与外部软硬件环境相适应，从而保持数字档案的长期可读。主要包括档案信息资源变更登记、资源变更受理、迁入、迁出等。

报表打印

信息统计等等

3、数字档案的利用

4、系统维护

通过计算机和网络向用户提供利用服务，网上用户可在任何地点、时间得到权限许可的档案信息，真正实现数字档案信息资源的共享。

功能主要包括：档案信息资源开发、多媒体综合智能查询、网站信息发布、光盘发布等。第一、数字转移、备份恢复。第二、病毒防范。用先进的防病毒软件适时对服务器和客户端查、杀病毒，并及时对杀毒软件进行升级。

第三、身份鉴别、访问控制。

第四、信息加密。信息传输加密，如链路加密、网络层加密和应用层加密等。

第五、信息完整性校验。是采取适当的技术手段防止档案被非法篡改、插入和删除。数字档案馆主要功能数字档案接收征集数字档案管理数字档案利用系统维护电子文件接收传统档案数字化网上数字信息采集数字档案标准化数字档案信息统计数字档案元数据著录多媒体档案标引数字档案目录管理数字档案鉴定数字档案迁移数字档案报表打印档案信息资源开发多媒体档案综合信息查询档案网站信息发布数字档案光盘发布数字档案转移、备份、恢复病毒防范用户身份份鉴别、访问控制数字档案信息加密数字档案信息完整性校验数字档案馆的关键技术1、数据挖掘技术：

数据爆炸但知识贫乏

随着数据库技术的迅速发展以及数据库管理系统的广泛应用，人们积累的数据越来越多。激增的数据背后隐藏着许多重要的信息，人们希望能够对其进行更高层次的分析，以便更好地利用这些数据。数据的丰富带来了对强有力的数据分析工具的需求，快速增长的海量数据、存放在大型和大量数据库中，没有强有力的工具，理解这些数据已远远超出了人的能力数据爆炸但知识贫乏目前的数据库系统可以高效地实现数据的录入、查询、统计等功能，但无法发现数据中存在的关系和规则，无法根据现有的数据预测未来的发展趋势。缺乏挖掘数据背后隐藏的知识的手段，导致了“数据爆炸但知识贫乏”的现象。数据挖掘数据库越来越大可怕的数据有价值的知识

苦恼:淹没在数据中;不能制定合适的决策!数据知识决策模式趋势事实关系模型关联规则序列目标市场资金分配贸易选择在哪儿做广告销售的地理位置金融经济政府POS.人口统计生命周期数据爆炸，知识贫乏支持数据挖掘技术的基础数据挖掘技术是人们长期对数据库技术进行研究和开发的结果。起初各种商业数据是存储在计算机的数据库中的，然后发