第4章 办公文档处理-Word 2007(上)

第4章办公文档处理

——Word2007（上）

利用电脑输入文本，进行文档编辑、排版和打印是电脑办公人员经常需要面对的工作。Word是目前最受欢迎的电子文档编排软件，利用它可以方便地编辑文档内容，设置文档格式等。本章内容提要

启动与退出Word2007

文档的新建、保存、关闭与打开

文本的输入与编辑

操作的撤销、恢复与重复

设置文档格式

4.1启动与退出Word20074.1.1启动Word20074.1.2熟悉Word2007工作界面标题栏：标题栏位于Word2007窗口的最顶端，标题栏上显示了当前编辑的文档名称及程序名称。Office按钮：Office按钮位于窗口左上角，单击该按钮，可在展开的菜单列表中执行新建、打开、保存、打印、关闭文档及退出Word程序的操作。快速访问工具栏：快速访问工具栏列示了一些最常用的命令。默认情况下，该工具栏位于Office按钮的右侧，其中包含了“保存”、“撤销”、“恢复”和“重复”按钮。功能区：Word2007将用于文档编排的所有命令组织在不同的选项卡中，显示在功能区。单击不同的选项卡，可切换功能区中显示的工具命令。在每一个选项卡中，命令又被分类放置在不同的组中。组的右下角通常都会有一个对话框启动器按钮，用于打开与该组命令相关的对话框，以便用户对要进行的操作做更进一步的设置。

文档编辑区：位于Word窗口中心的空白区域是文档编辑区。编辑区中闪烁的黑色竖线称为光标，用于显示当前文档正在编辑的位置。标尺：文档编辑区的上方和左侧分别显示有水平标尺和垂直标尺，用于指示文字在页面中的位置。若标尺未显示，可单击文档编辑区右上角的“标尺”按钮将其显示出来，再次单击该按钮，可将标尺隐藏。另外，用户还可以利用标尺调整段落缩进，设置与清除制表位，以及调整栏宽等。滚动条：当文档内容过长，不能完全显示在窗口中，在文档编辑区的右侧和下方会显示垂直滚动条和水平滚动条，通过拖动滚动条上的滚动滑块，可查看隐藏的内容。状态栏：状态栏位于窗口的最底部，用于显示当前文档的一些相关信息，如当前的页码及总页数、文档包含的字数、校对检查、编辑模式、视图按钮、缩放级别按钮和显示比例调整滑块。4.1.3退出Word2007单击“Office按钮”，在弹出的列表中单击“退出Word”按钮。按【Alt+F4】组合键或双击标题栏左侧的“Office”按钮。单击标题栏右侧的“关闭”按钮。4.2文档的新建、保存、关闭与打开1．新建文档4.2.1新建与保存文档启动Word2007时，程序会自动创建一个空白文档。若要再创建新的文档，方法如下：按【Ctrl+N】组合键，可快速创建一个新的空白文档。单击“Office按钮”，在弹出的列表中选择“新建”选项，打开“新建文档”对话框，在左侧的列表中选择“空白文档和最近使用的文档”项，在中间的列表区中选择“空白文档”选项，单击“创建”按钮，此时将创建一个空白文档。单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“新建”项，在打开的“新建文档”对话框中单击“已安装的模板”项，然后在中间的列表框中单击某个模板，最后单击“创建”按钮，即可按模板快速创建文档，如下图所示。2．保存文档

保存新文档另存文档1．关闭文档4.2.2关闭与打开文档单击Office按钮，选择“关闭”单击

“关闭”按钮2．打开文档单击某个文件名，打开该文件若未启动Word程序，则可打开文件夹窗口，找到希望打开的文档，然后双击该文档，系统会自动启动Word并打开该文档。

对于最近编辑过的文档，我们还可单击“开始”按钮，在“我最近的文档”列表中单击将其打开，如下图所示。值得注意的是，该列表中列示有多种类型的文件，文件名前面有图标的是Word2007文档。

4.3文本的输入与编辑4.3.1输入文本与符号启动Word2007程序后，系统默认是英文输入状态，要想输入文字，需要先选择一种合适的汉字输入法，然后在文档中输入文字。输入的文字会从插入点位置开始，当输入满一行时，Word会自动换行。一个段落输入完毕，按【Enter】键可以开始新的段落。

输入文本在编辑文档过程中，有时需要输入一些键盘上没有的符号，比如“♀、☆”等，可单击要插入符号的位置，然后单击“插入”选项卡上“符号”或“特殊符号”组中的“符号”按钮，在展开的列表中进行选择，如下图所示。

单击“更多”选项可打开“插入特殊符号”对话框单击某一选项卡标签，然后在列表框中单击所需的符号，单击“确定”按钮，在光标所在位置插入所选的符号

我们还可利用“插入”选项卡“符号”组中的“符号”按钮，在文档中插入需要的符号，如下图所示。

单击“其他符号”选项可打开“符号”对话框单击某一符号可将其插入文档在“字体”下拉列表框中选择一种字体，如“Batang”，在“子集”下拉列表框中选择符号所在的集合，如“其他符号”，然后在“符号”列表框中查找需要的符号，如“☺”，单击“插入”按钮，将符号插入文档，如下图所示。4.3.2增补、删除与改写文本增补：单击要增补内容的位置，将插入点放置在该处，然后输入内容。

删除：要删除文档中不再需要的内容，可将插入点放置在该位置，按【BackSpace】键可以删除插入点左侧的字符，按【Delete】键可删除插入点右侧的字符。

按【BackSpace】键删除插入点左侧的字符按【Delete】键删除插入点右侧的字符改写：要改写文本可将光标定位至要改写的文本的左侧，如左下图所示，然后按键盘上的【Insert】键或者单击状态栏中的“插入”按钮，此时该按钮变为“改写”，表示进入“改写”模式，在“改写”模式下输入的文本将覆盖光标右侧现有的内容，如右下图所示。

4.3.3文本的选取使用拖动方法选择文本：将鼠标I形指针置于要选择文本的开始处，按住鼠标左键不放并拖动，至要选择文本的末端释放鼠标左键，此时被选择的文本以蓝色底纹显示，表示已选定文本。

配合【Shift】键选择文本：将插入点置于要选择文本的开始处，然后按住【Shift】键的同时在要选择文本的末端单击鼠标左键，可选中两次单击鼠标之间的文本。

利用键盘选择文本：将光标置于要选定的文本的开始或结尾处，按住【Shift】键的同时按【↑】、【↓】、【←】、【→】方向键或【PageUp】、【PageDown】键，可在移动光标的同时选中文本。例如，按【Shift＋→】快捷键，可选中当前光标所在位置右侧的一个字符。其他选择方法：要选择一句话，可在按住【Ctrl】键的同时单击句子中的任何位置；要选择一个段落，可在该段内的任意位置连击3次鼠标左键；要选择一个词组，可在该词组所在位置双击鼠标。

4.3.4文本的移动与复制1．移动文本使用鼠标拖动：选中需要移动的文本，将鼠标指针移到选中文本上，按住鼠标左键（此时鼠标指针变为形状）并拖动，到新位置后释放鼠标左键，所选文本即从原位置移动到了新位置。使用“剪切”、“粘贴”命令：选中要移动的文本，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“剪切”按钮或按【Ctrl+X】组合键；将光标置于目标位置，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮或者按【Ctrl+V】组合键，即可将文本移动到新位置

。2．复制文本使用鼠标拖动：选中需要复制的文本，将鼠标指针移动到被选中的内容上，按住【Ctrl】键的同时按住鼠标左键（此时鼠标指针变为形状），将选中内容拖到新位置后释放鼠标左键并松开【Ctrl】键，即可将所选内容复制到新位置。

使用“复制”、“粘贴”命令：选中需要复制的内容，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“复制”按钮（或按【Ctrl+C】组合键）；将光标置于目标位置，单击“剪贴板”组中的“粘贴”按钮（或按【Ctrl+V】组合键），即可将复制的内容粘贴到指定位置。

4.3.5文本的查找与替换1．查找文本确定插入点后单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找”按钮或按【Ctrl+F】组合键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容，单击“查找下一处”按钮，系统将从插入点开始查找。找到的内容会呈蓝色底纹显示。

2．替换文本打开“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，分别在“查找内容”和“替换为”编辑框中输入要查找和替换的内容。单击“替换”或“查找下一处”按钮，系统将自插入点开始查找，然后停在第一次出现查找内容的位置并选中该文本，单击“替换”按钮，选中的文本将被替换，同时，下一个要被替换的内容将会被选中。

4.4操作的撤销、恢复与重复要撤销最后一步执行的操作，可以单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮，或者按【Ctrl+Z】组合键。

撤销以前执行的多步操作：

重复单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮，或者连续按【Ctrl+Z】组合键。

重复单击快速访问工具栏中的“撤销”按钮右侧的按钮，打开历史操作列表，在其中自上向下移动鼠标指针，选中希望撤销的操作，然后在最后一项希望撤销的操作上单击，如右图所示。

执行完撤销操作后，如果又想恢复被撤销的操作，可单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮，或按【Ctrl+Y】组合键。同样，要想恢复多步被撤销操作，可重复单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮或连续按【Ctrl+Y】组合键。

4.5设置文档格式4.5.1设置字符格式选择字体选择字号设置字体颜色加粗显示利用“字体”对话框设置字符格式4.5.2设置段落格式1．设置段落对齐将光标置于要设置格式的段落中

单击某一对齐按钮2．设置段落缩进、段间距和行间距缩进是指文本与页面边界之间的距离，段间距是指两个相邻段之间的距离，行间距则是指行与行之间的距离，它们均可以利用“段落”对话框来进行设置。单击“开始”选项卡上“段落”组右下角的对话框启动器按钮，打开“段落”对话框。

4.5.3设置边框与底纹选择边框样式

单击“开始”选项卡“段落”组中“边框”按钮右侧的三角按钮

单击“开始”选项卡“段落”组中的“底纹”按钮选择底纹颜色要为选中的段落或文本添加比较复杂的边框和底纹，可选取要设置边框和底纹的文字，然后单击“开始”选项卡“段落”组中“边框”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“边框和底纹”项，打开“边框和底纹”对话框。

在“边框”选项卡的“设置”区中选择边框类型，然后在“样式”列表框中选择边框线型，在“颜色”下拉列表中选择边框颜色，在“宽度”下拉列表中选择边框宽度；还可在“预览”区单击相应按钮，来取消或设置上、下、左、右边框，如左图所示。

要设置底纹，可切换到“底纹”选项卡，在“填充”下拉列表中选择底纹颜色；或在“样式”下拉列表中选择一种底纹图案，在“颜色”下拉列表中选择一种图案颜色，从而设置带图案的底纹，如下图所示

。

4.5.4为段落添加项目符号与编号1．使用项目符号