第二节工作分析的过程和方法

第二节

工作分析的过程和方法工作分析的系统模型：外部专家员工监督者文献研究问卷访谈观察工作记录职位目的任务职责业绩标准使用设备工作环境必要知识所需技术必要经验……工作概要职责任务绩效要点组织图表知识、技能与能力要求工作评价招聘选拔培训开发绩效考核薪酬管理……收集信息的方法参与者职位信息工作描述任职资格人力资源管理职能分析应用收集1.准备阶段明确工作分析的意义、目的、方法、步骤；确定此项调查工作的主要任务，明确通过调查应收集的信息数据向有关人员宣传、解释，跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系，并使他们做好心理准备；按精简、高效的原则组成工作小组；确定调查、分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；对分析者进行培训，使之学习掌握工作分析的内容、方法、具体的步骤及注意事项。2.调查阶段编制调查提纲，确定调查内容和调查方法；广泛收集有关资料、数据；对重点内容做重点、细致调查；要求被调查员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定。工作分析的四个阶段3.分析阶段仔细审核收集到的各种信息以创新精神分析现状，尽可能地发现有关工作人员在目标工作中存在的问题；归纳总结出工作分析的要点，包括关键岗位的职责、任务、工作关系、职务范围等；回顾最初列出的主要任务，针对工作分析提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围、内容、职责，确保所提出的问题都得到解决。4.完成阶段根据所收集的信息和调查的结果，综合提出工作描述和工作规范，并制定职务说明书。准备阶段调查阶段分析阶段完成阶段发展趋势反馈信息

工作分析四个阶段的关系组织优化导向的工作分析：强调职位边界的明晰化

招聘导向的工作分析：强调对工作所需教育程度、工作经验、知识、技能与能力的界定培训导向的工作分析：强调对工作中难点、常见错误的分析以及任职资格中可培训的部分绩效考核导向的工作分析：强调对工作职责、责任细分准确界定，以及各职责的重要程度、过失损害的信息

薪酬导向的工作分析：强调对与薪酬决策有关的工作特征的评价性分析明确工作分析的目的工作分析信息收集的来源工作执行者；组织的各种文字资料；监督管理者、培训部门；下属、顾客和用户；工作分析专家等

观察法

面谈法

问卷调查法工作日志法工作实践法工作分析信息收集的主要方法

观察法

观察法指工作分析人员通过感官或利用其他工具仔细观察记录工作者在正常情况下工作的情况，获得工作各部分的内容、特点和方法，提出具体的报告。观察法的作用

观察、记录、核实工作负荷及工作条件

观察、记录、分析工作流程及工作方法，找出不合理之处现场观察应不能干扰工作者的正常工作，并取得工作者的理解、合作，使其明确意义，防止产生误解。观察法适用于大量标准化的、周期短的以体力劳动为主的工作，而不适于以脑力劳动为主的工作。应注意工作行为本身的代表性，有时有些行为在观察过程中可能未表现出来。观察前应准备较详细的提纲和行为标准。观察法依赖于观察者的知觉的准确度，应尽可能采用录像的方法。观察法的注意事项

花费时间（分）工作活动内容任务完成量备注开始延续8:005打电话到销售科1次8:052接电话1次8:074帮办事员登记材料2份8:114帮办事员校对5页8:154准备广告材料1页8:191接张厂长电话1次8:201接李厂长电话，要一信件1次8:216和办事员商量工作1次8:275找李厂长要的信1次8:325安排当天的工作1次机构名称：办公室职位：办公室主任写实性观察记录示例宾馆服务员工作观察表任职者姓名：时间：工作职位：部门：记录表页数：序号任务所需时间序号任务所需时间1调整弹簧床垫，使之与床座保持一致2使床的衬垫居中，以使其不长出弹簧垫3在床上铺上最底层的床单4横过床的顶部把床单塞进床垫下5把两角折成直角6铺盖单，单正面朝下，床头床单毛边与床垫下缘平齐7将毛毯甩向床，再用毛毯拉回，使其边与床头距离为5CM8床尾床单、毛毯的多余部分塞入床垫下，在两床角处拆成直角9人立床头，将床单加在毛毯上，再连同毛毯向回折25CM10将两边床单、毛毯塞入床垫，侧面平撑，毯面平而无皱11将枕套平铺于床上12将枕芯对折塞入枕套内，将枕芯两角整平13上下枕头均衡放于床头居中位置14走到床尾，将床罩放在床上15手持床罩尾部，将床罩甩向床头16将床罩回拉，下缘离地毛毯3CM，两角垂直，两下垂部分均等17将床头床罩盖没枕头，将多余部分塞入两枕头中间18折出一条枕线，平整枕头，使外形均匀19整理罩面，使之平整20床罩床头部齐床缘，不露白边

面谈法

通过与员工和管理者的面谈交流，可以对工作有所了解，从而获得工作分析所需要的信息。面谈法是工作分析中广泛应用的方法，尽管不如问卷调查表具有完善的结构，但具有不可代替的作用。特别是在对工作不能直接观察、对工作不甚了解或工作耗时太长的情况下，其作用更大。

面谈的内容

工作目标

工作内容

工作的性质和范围

所负责任组织设立此工作的目的是什么，

此工作的完成对组织目标的实现

起什么作用工作者的主要工作内容、特点面谈的核心要了解该工作在组织中的关系，

其上下属职能关系，所需一般

技术专业知识，人际关系协调，

需要解决问题的性质和

自主权。涉及组织、战略政策、控制、执行等方面。

面谈的注意事项面谈的主要内容应事先拟好面谈时应注意工作分析所衡量、评价、分析的是工作本身，而不是工作者，应启发、引导工作者讨论关键工作问题，避免发表无关的观点和意见，防止转移面谈采访的中心尊重被调查人，对人热情，态度诚恳，用语适当，形成一种融洽、轻松的气氛

可以发现一些在其它情况下不可能了解到的工作活动和行为；为组织提供了一个向雇员解释工作分析必要性及功能的良好机会。

面谈法的优点

面谈法的缺点

搜集的信息有可能是被扭曲的。

面谈法的典型提问方式你所做的是一种什么样的工作？你所在职位的主要职责是什么?你又是如何做的？你的工作环境与别人的有什么不同？做这项工作所需具各的教育程度、工作经历、技能是怎样？它要求你具有什么样的文凭或工作许可证？你都参与些什么活动？这种工作的职责和任务是什么?你的工作绩效的标准有哪些?完成你承担的工作任务还需要那些条件？请问你的职务名称、部门和直接上级是什么？请简要描述一下您所从事的工作？请问你主要做些什么工作？以一个典型的事例说明流程。请你尽可能详细地讲述昨天一天的工作内容请问你对你的工作哪些的决策权哪些没有？请问你工作中平时需要接触哪些人？请列举你工作中使用的设备或工具，以及使用频率请问你认为做好这项工作需要何等文化程度？何种专业？经验？需要哪些知识？哪些心理素质？请问你认为做好这项工作还需要其它哪些条件？请问你觉得目前的工作环境如何？希望得到哪些方面的改善？你觉得该工作的意义有多大？假如这些工作不做会如何？你认为怎么样才能更好地完成工作？请问你还有什么其它需要补充的吗？某企业面谈问题清单

问卷调查法

问卷调查法是以标准化的问卷形式列出一组任务或行为，要求调查对象对各任务或行为的出现频率、重要性、难易程度，以及与整个工作的关系等打分，然后由计算机对打分结果进行统计分析。成本较低用时少不影响工作调查面广可以量化数据可用计算机来处理获取的信息量大问卷调查法的优点

受到员工表达能力或理解能力的影响受到人们认知能力差异的限制不易于了解对方的态度和动机等较深层次的信息问卷调查法的缺点

工作分析调查问卷范例一、基本资料姓名性别职务学历身体状况部门工龄公司工龄直接领导二、工作时间1.上下班时间是否随业务情况经常变化？2.工作量是否随业务量发生显著的变化？何时最忙？何时最闲？三、工作内容具体的职责责任大小工作的具体目标工作中的突发事件及可能发生的频率使用何种设备或材料四、工作失误产生的影响1.经济方面的影响程度？2.对其他部门或组织整体的影响程度？五、工作范围1.内部接触情况：2.外部接触情况：3.自己正在做哪些不属于本岗位职责范围内的事情？六、工作权责1.本职位所接受的直接主管的领导方式？2.什么样的事情应向主管汇报？3.工作量的饱满程度如何？4.工作中需要做计划的程度？5.是否有提出改进本岗位工作方法和程序的权利？6.本岗位的下属需要向您报告哪些工作？七、监督1.直接监督人员的数量：2.间接监督人员的数量：3.工作中主要受到谁的监督？八、工作压力1.工作中需要运用哪些方面的知识和技能？2.完成工作任务是否有严格的时间限制？3工作是否出现无法顺利进行的情况？原因是什么？如何才能解决这类问题?九、任职资格1.学历：2.专业：3.经验：4.其他的能力：十、工作环境1.自然环境：2.社会环境：工作分析问卷逐步核对，在符合本职任务的项目上划“√”，并说明它对工作的重要性。代号N12345重要性无关很低低一般高很高1.保护交通事故现场证据______2.在经常发生事故的地段注意防止新事故______3.使用闪光信号灯指挥交通______4.使用交通灯指挥交通______5.捕捉违章驾驶员并填写情况表______6.估计驾驶员的驾驶能力______7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识______8.跟踪可疑车辆，观察违章情况______9.签发交通传票______10.对违反交通规则的人发出警告______11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员______12.检查驾驶执照或通行证______13.护送老人、儿童、残疾人过马路______14.参加在职培训______15.参加射击训练______16.操作电话交换机______17.擦洗和检查装备______18.维修本部门的交通工具______民警任务调查问卷

工作日志法

由任职者按时间顺序，详细记录自己在一段时间内的工作内容与工作过程，经过归纳、分析，达到工作分析的目的。用于工作分析时，工作日志法很少作为唯一的、主要的信息收集技术，长于其它方法相结合。

花费较少；日志记录提供了详细具体的工作内容和过程,信息遗漏少,可靠性高。工作日志法的优点

工作日志法的缺点

流水式的记录使得信息凌乱烦杂,整理工作量大；适用于任务周期短，工作状态稳定的工作。

工作日志示例工作日志（封面）姓名：年龄：岗位名称：所属部门：直接上级：从事本业务工龄：填写日期：自月日至月日工作日志填写说明（封二）1、请您在工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动发生的顺序及时填写，切勿在一天工作结束后一并填写。2、要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏细小的工作活动，以保证信息的完整性。3、请您提供真实的信息，以免损害您的利益。4、请您注意保存，防止遗失。感谢您的真诚合作！工作日志记录表5月29日工作开始时间8：30工作结束时间17：30序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果所耗时间（分钟）备注1复印协议文件4页6存档2起草公文贸易代理委托书800字75报上级审批3贸易洽谈玩具出口1次240承办4布置工作对日出口业务1次20指示5会议讨论东欧贸易1次90参与．．．16请示贷款数额1次20报批17计算机录入经营数据2屏60承办18接待参观3人35承办工作日志表设计：（某广播电台听众服务岗）序号工作活动名称工作活动内容工作活动结果时间消耗工作地点工作关系临时/常规1信件领取听众来信15封8：00-8：10传达室传达室信件收发员常规2信件阅读并回复听众来信阅读8封，回复5封8：10-9：10办公室-常规3热线接听热线并记录、回答听众问题2次热线9：10-9：15办公室听众常规4咨询向节目部门咨询听众问题答案1次9：17-9：20办公室节目部门常规5电话回复给听众打电话解答热线中未解答的问题1次9：23-9：30办公室听众常规6…78填写日期：2008年3月8日星期四所在部门：听众服务中心岗位名称：听众服务任职者姓名：XXX直接上级评语：情况属实填写者签字：工作日志统计表示例工作内容工作职责临时频次常规频次1.处理信件领取听众来信,阅读并回复听众来信,录入整理有代表性的听众意见,并对听众信件进行存档92.接听热线接听听众服务热线并作记录,回答听众问题63.咨询向节目部门咨询听众问题14.意见整理录入、整理听众来信、网上、电话中反映的意见15.听众档案记录听众档案16.接待听众登记、接待来访听众17.网站管理阅读并回复电台网站上的听众留言，及时更新电台“听友之家”网页内容28.汇报工作上交主任初审《听众反映专辑》，汇报回复听众意见落实情况1工作实践法

工作实践法又称参与法，指分析人员实际从事被分析对象的工作，通过亲身实践掌握工作要求的第一手资料。通过这种方法可以了解工作分析的实际任务以及在体力、环境、社会方面的要求。该方法适用于短期