公文写作-从我国现行的公文处理法规规章和国家标准谈起

公文写作

——从我国现行的公文处理法规规章和国家标准谈起主讲人魏成春2023/1/121我国现行的公文处理法规、规章：中国共产党机关公文处理条例〔中共中央办公厅1996年5月3日发布并施行〕人大机关公文处理方法〔全国人大常委会办公厅2000年11月15日发布，自2001年1月1日起施行〕国家行政机关公文处理方法〔国务院2000年8月24日发布，自2001年1月1日起施行〕中国人民解放军机关公文处理条例〔中央军委主席令2005年10月2日发布，自2006年1月1日起施行〕2023/1/122人民法院公文处理方法〔最高人民法院办公厅1996年5月1日施行〕最高人民检察院公文处理方法〔最高人民检察院办公厅2006年1月1日施行〕全国总工会机关公文处理方法、补充规定〔总工办发〔1996〕18号、总工办发〔2000〕9号〕全国妇联机关公文处理规定〔政协、民主党派、文联、社联、青联、残联、共青团、企事业单位〕2023/1/123我国现行的国家标准：国家行政机关公文格式〔GB/T9704-1999〕〔国家质量技术监督局1999年12月27日批准发布，2000年1月1日开始实施〕“本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关可参照执行。〞

〔党、人大、军、政协、民主党派、检察院、法院、工会、妇联、文联、社联、青联、残联、共青团、企事业单位〕2023/1/1242000年4月20日，国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局在人民大会堂联合召开新闻发布会，公布了?国家行政机关公文格式?，并强调：今后行文，假设不符合规定的格式，将被视为“不合格产品〞，予以退回。认识1：公文格式不是“雕虫小技〞。认识2：法定公文写作要“依法而作〞。认识3：法定公文写作口号是“不唯书，不唯上，只唯法〞。2023/1/1252023/1/126认识3：公文处理法规或规章不统一，“政出多门〞，让人无所适从。公文写作、应用写作、文书学〔公文处理〕、档案管理学等课程的教师和学生党政办公室合署办公的文秘人员党、政、军、人大、检察院、法院、工会、妇联八个机关之外的其他机关〔政协、民主党派、共青团、企事业单位等〕的文秘人员2023/1/127一、党政机关法定公文格式及其区别〔一〕党的机关法定公文格式?条例?规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。〞共17个要素。2023/1/1282023/1/1292023/1/1210〔二〕行政机关法定公文格式?方法?规定：行政机关“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等局部组成。〞此外，还有份数序号、发文机关署名、印发份数。共19个要素。?格式?规定：“本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三局部。置于公文首页红色反线〔宽度同版芯，即156mm〕以上的各要素统称眉首；置于红色反线〔不含〕以下至主题词〔不含〕之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。〞2023/1/12112023/1/1212文件格式2023/1/12132023/1/1214信函格式2023/1/1215命令〔令〕格式2023/1/1216会议纪要格式2023/1/1217容易出错的地方A.眉首〔A〕发文机关标识一般公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。2023/1/1218〔B〕发文字号只能标注一个机关的发文字号。年份用六角括号“〔〕〞括入，不要用圆括号“〔〕〞、方括号“[]〞或方头括号“【】〞括入〔因为这涉及文号的引用问题〕。序号不编虚位〔即1不编为001〕，不加“第〞字。行政机关公文发文字号写法正确的选项是〔〕。A、×政发〔〕第1号B、×政发〔〕01号C、×政发〔〕1号D、×政发〔〕1号2023/1/1219〔C〕签发人上行文应当注明签发人。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。〔D〕秘密等级和保密期限〔E〕份数序号〔F〕紧急程度2023/1/1220B.主体〔G〕标题公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。判断正误洞头县人民政府关于印发?×××方法?的通知洞头县人民政府关于印发?2021年工作方案?的通知共青团洞头县委员会关于举办第×届“××杯〞演讲比赛的通知温州市人民政府关于表彰区〔市、县〕级抗台先进单位的决定2023/1/1221〔H〕主送机关〔I〕正文第一层为“一〞，第二层为“〔一〕〞，第三层为“1〞，第四层为“〔1〕〞。一般每面排22行，每行28个字。首页必须显示正文。〔J〕附件〔K〕附件说明写成“附件：××××〞，“附件〞二字后标全角冒号，附件名称后不加标点符号。假设有两个以上附件，那么应用阿拉伯数码在附件名称前标注序号。2023/1/1222〔L〕发文机关署名单一发文，不署发文机关名称〔只标识成文日期〕；命令〔令〕和议案，不署发文机关名称，只标识签发人职务及其签名章〔签名章用红色〕。联合行文，两个机关，也不署发文机关名称；三个以上机关，要署发文机关名称〔横排〕。2023/1/1223〔M〕成文日期用汉字将年、月、日标全，“零〞写为“○〞，不能写成阿拉伯数码“0〞或英文字母“O〞。单一发文，成文日期右空4字。联合行文，两个机关，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字。2023/1/1224〔N〕印章不能出现空白印章。单一发文，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。联合行文，两个机关，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期；三个以上机关，应将各发文机关名称〔可用简称〕排在成文日期和正文之间，并使印章加盖或套印其上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文〞的方法解决。2023/1/1225〔O〕附注对公文中名词术语的解释，不列入附注。“请示〞应当在附注处注明联系人的姓名和。2023/1/1226C.版记〔P〕主题词主题词词目之间空1字，不加标点符号。一份公文，除类别词外最多不超过5个主题词。〔Q〕抄送机关不分抄报、抄送和抄发。〔R〕印发机关和印发日期印发机关左空1字，印发日期右空1字。2023/1/1227〔S〕印发份数翻印公文时，除注明印发范围外，还应当注明印发份数，写成“共印×份〞。版记应置于公文最后一页〔封四〕。版记的最后一个要素置于最后一行。2023/1/1228字号字体小标宋体：发文机关标识〔酌定〕、标题〔2号〕、主题词词目〔3号〕、正文小标题〔3号〕。三号黑体：秘密等级和保密期限、紧急程度、“主题词〞三字、正文小标题。三号楷体：签发人姓名。三号仿宋：份数序号、发文字号、“签发人〞三字、主送机关、附件说明、发文机关署名、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、印发份数。2023/1/1229页码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下1行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。2023/1/1230〔三〕党政机关法定公文格式的区别〔各组成局部标识规那么〕组成部分党的机关行政机关版头、发文机关标识（构成）①发文机关全称（或者规范化简称）＋“文件”②发文机关全称（或者规范化简称）＋（文种）①发文机关全称（或者规范化简称）＋“文件”②发文机关全称（或者规范化简称）③发文机关名称＋“命令”（或“令”）④会议名称＋“会议纪要”2023/1/12312023/1/12322023/1/12332023/1/1234组成部分党的机关行政机关版头、发文机关标识（位置）无区别①一般公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm②上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm③信函格式公文,发文机关标识上边缘至上页边为30mm④命令（令），发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm⑤会议纪要，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm

2023/1/12352023/1/12362023/1/1237组成部分党的机关行政机关红色反线中间加红色五角星不加红色五角星2023/1/1238组成部分党的机关行政机关密级、秘密等级和保密期限只有密级没有保密期限既有密级又有保密期限标注于公文首页左上角份数序号的下方

标注于公文首页版心右上角第一行或标题左上角

2023/1/1239组成部分党的机关行政机关份号、份数序号绝密级、机密级和秘密级公文都要标注

只有绝密级和机密级公文需标注

2023/1/1240组成部分党的机关行政机关紧急程度

分特急、加急分特急、急件习惯上标注于公文首页左上角

标注于公文首页版心右上角第一行（或第二行）或标题左上角

2023/1/1241组成部分党的机关行政机关发文机关署名所有的公文都要署发文机关的名称上下排列三个以上机关联合行文要署发文机关的名称左右排列2023/1/1242组成部分党的机关行政机关成文日期

一般署会议通过或者领导人签发日期；联合行文，署最后签发机关领导人的签发的日期；特殊情况署印发日期

用阿拉伯数字标注于发文机关署名右下方以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准；电报以发出日期为准

用汉字数字单一发文，成文日期右空4字令和议案，成文日期右空2字联合行文，两个机关，应将成文日期拉开，左右各空7字三个以上机关，成文日期右空2字2023/1/12432023/1/12442023/1/1245组成部分党的机关行政机关印章

除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，应当加盖印章

除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章

印发传达范围附注

“此件发至省军级”等

需要说明的其他事项

请示，标注联系人的姓名和电话印发份数

要标注

不标注

2023/1/12462023/1/12472023/1/1248二、党政机关法定公文种类及其区别〔一〕党的机关法定公文种类〔共14种〕?条例?规定：党的机关公文种类主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。〔二〕行政机关法定公文种类〔共13种〕?方法?规定：行政机关的公文种类主要有命令〔令〕、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。2023/1/1249〔三〕党政机关法定公文种类的区别党的机关单独使用的文种〔5种〕决议、指示、公报、条例、规定行政机关单独使用的文种〔4种〕命令〔令〕、通告、公告、议案党政机关共同使用的文种〔9种〕决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要2023/1/1250用途相同的文种〔5种〕文种公

文

用

途

党的机关行政机关通报

表彰先进表彰先进批评错误

批评错误

传达重要精神传达重要精神或者情况

交流重要情况

请示

向上级机关请求指示、批准

向上级机关请求指示、批准批复

答复下级机关的请示

答复下级机关的请示事项意见

对重要问题提出见解和处理办法

对重要问题提出见解和处理办法

会议纪要

记载会议主要精神和议定事项

记载、传达会议情况和议定事项

2023/1/1251文种公

文

用

途

党的机关行政机关决定

对重要事项作出决策和安排

对重要事项或者重大行动作出安排

奖惩有关单位及人员

变更或者撤销下级机关不适当的决定事项

用途不相同的文种〔4种〕1.决定2023/1/1252文种公

文

用

途

党的机关行政机关通知

发布党内法规

传达上级机关的指示

转发上级机关和不相隶属机关的公文

转发上级机关和不相隶属机关的公文

批转下级机关的公文

批转下级机关的公文

发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项

传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项

任免干部

任免人员

2.通知2023/1/12533.报告文种公

文

用

途

党的机关行政机关报告向上级机关汇报工作

向上级机关汇报工作

反映情况

反映情况

提出建议

答复上级机关的询问

答复上级机关的询问

2023/1/12544.函文种公

文

用

途

党的机关行政机关函机关之间商洽工作

不相隶属机关之间商洽工作

机关之间询问和答复问题

不相隶属机关之间询问和答复问题

向无隶属关系的有关主管部门请求批准等

不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项

2023/1/1255请求与报告不分的现象：文种——“请示报告〞口语——“向上级打个报告，请示一下。〞。请求与报告不分的原因：客观原因——行政机关1951年将报告列入法定公文。当时，报告含有请示的用途〔1951年9月29日政务院发布的?公文处理暂行方法?规定，报告适用于“对上级陈述或请示事项〞〕。主观原因——秘书人员和有关领导的素质问题。请求与