前台邮件收发规定

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档前台邮件收发规定1.邮局、快递公司送交前台签收的一切邮件，应根据其件别、性质不同进行分类派送。需经签收盖章确认的邮件有汇款单、挂号信、包裹单、特快专递、电报等，普通邮件则免。2.为保证收件人利益，在签收前先确认邮件是否属代收范围(酒店各部门及员工、住客、写字楼公司员工等邮件)。再检查邮件完整情况，在确认无误后无损坏后方可签收。3.邮件签收后应及时按内容进行分类、过薄、联系、派送。4.需做专门薄签收的邮件应严格按内容填写并将邮件夹于薄夹内，对高额汇款(1000元以上)、特快专递、包裹、加急电报等应及时致电收件人或由其所在部门代领取，将通知情况(接听人、收件)注明于该栏后面。5.收件人如为住客，则致电上房，如客人不在房时，可派送，《住客留言单》，及做总机留言。6.收件人领取邮件时，确认姓名相符后请其签收，而汇款单则需出示有效证件核对，必要时抄下证件号码。7.一般挂号、包裹单、低额汇款单(1000元以下)等邮件送人事部签收。8.前台应负责做好酒店高层管理人员的邮件传递工作。9.当班应对需收件人签名却仍未被取走的邮件进行交班，并跟踪落实。10.各部门转来退信时，应贴上退条，并按退条上面的内容如实填写，盖上邮局专用章退还邮局投递员。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档前台收银程序一、前台收银员根据接待员转来“住宿登记单”按计划住宿天数向宾客收取住宿押金，对持有信用卡的宾客，需要检查信用卡是否有效后进行输卡。开具“预收住宿押金收据”，一式三联，一联留存，将押金金额埋入住宿登记单内，与住宿登记单装入帐单箱内，二联交给客人，三联交财务部作交款附件。并及时记入电脑。二、如果客人需要延长住宿时间，由楼层服务员通知客人到大厅前台补交住宿押金(收款手续同上)。收银员每日查核是否有延期逗留客人，并将检查情况提供给各楼层员。三、客人结帐时，前厅收银员要主动、热情、迅速地为客人提供服务。a)散客结帐时，首先总台服务员通知楼层及时进行房间检查并反馈信息给总台，然后由客人自带收据到总台结帐。b)收银员接到客人离店通知后，立即用电话向中餐厅、西餐厅、康乐部门等询问该客人有无帐单，如有请其立即转过来。c)收回“预收住宿押金收据”，然后从帐单内取出单据，经核对后，输入计算机结帐。d)客人付费时，工作人员要礼貌告知客人收款数额，将应退的钱交给客人。e)如客人要开具正式发票，一式三联，一联留存，二联交给客人，三联与结帐单交给财务结算。f)收付款时，要特别注意吐字清晰，唱收唱付，提醒客人当面点清，为客人结帐时迅速、敏捷。g)客人结帐完毕，要向客人道谢，并请其再度惠顾酒店。四、前厅收银员在记录住店客人在酒店所发生的费用，需要分门别类，详细记入客人帐单，不得遗漏。登记这些帐目及时、一定要与帐户相符。必要时征得客人的认可入帐。客人结帐完毕，加盖收讫单及是否开票。五、客人离店后，收银员要将客人帐单按时间顺序分类进行保存、备查，根据每班客人离店情况，所收款数与当班营业额进行核对，两者必须相符。六、制作每班收入报表，将当班所收款与现金核对，两者必须相符。七、收款员遇到与酒店有往来业务的单位(挂帐单位)：接待员应根据根据商务中心提供的准予签字消费客人表，检查客户是有否有权消费，如房户在前台有帐户，无误后，方可准予消费，并请客人留下公司名称、地址、个人电话;反之，则请客人用其他方式支付付款。八、收款员遇到特殊客人，在收费前应请示酒店部门经理，按指示予以优惠或者免收，同时在帐上加以说明，并详细记载或减免项目和金额，请示经理签字存档。九、团队、会议程序：a)团队进住时，应询问离店时间，并通知服务中心做好查房安排;房费按照协议价执行，由接待员填写住宿单，收银员向导游或领队足额收取房费，及时录入收款额。会议入住前收银员和接待员应密切配合，根据会议定单核实会议人数、房价、会议负责人及签名字样。入住时需认真录入房号和房间数，及时录入各种消费，并代收会议在其他部门的消费。b)前台每天晚上都应报“明日预计离店团队(会议)一览表”。由于团队结帐与散客情况不同，主要时间短，而且离店客人集中。为了保证帐款结算及时、正确，应把握以下环节：c)前一天晚上就应按团队离店时间顺序，一一核查团队总帐、分帐记帐，以保正确无误，发现问题应及时纠正。d)收银员一般在该团队离店前半小时通知各楼层客户服务员。并把该团队的所有帐单取出，以方便客人随时结帐。e)对新近发生的费用，应迅速记入客帐。f)及时与团队联络员、领队联系，保证及时、顺利结清该团队所有账款。客人自付的费用应向各位客人结清。至于团队(会议)总帐单，则应请团队的领队签署，向旅行社或单位结算。十、收款员交接班和汇总程序：a)早、中、晚三班收银员交班时需办理当班及上班营业票、备用金及其他用品的交接，双方接到无误后在交接班记录本登记交换事宜并签字。b)各班收银员：早班从凌晨0：00开始结帐到8：00，中班从8：00至4：00;晚班16：00至24：00，整理当班营业款，填写缴款单。清单缴款单应叫收银领班一起参加清点。确认无误后，装入专用交款袋。封包后加盖印章，投入保险箱。精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档商场扎帐程序每日缴款前，须统计当日销售总额，将销售商品在记帐簿上做记录。汇总“销售日报表”，一式二联，一联留存。“销售日报表”总额须与商品销售实际相符。清点实收现金及其他结算方式金额数是否与报表金额相符，不符要查找原因。清点备用金，以备下个班使用。做“商场零售商品进销存及缴款日报表”，凡有本日拨入、拨出，商品增、减值，商品溢余、损耗的，都