企业室的规范化建设

企业档案室的规范化建设第一讲企业档案室

规范化标准化水平一、组织管理（一）设置与企业发展相适应的档案管理机构1、下发文件成立企业综合档案室一般档案室隶属于办公室2、建立了档案、情报、资料、信息处理的一体化部门（1）企业各种门类、不同载体的档案集中在档案室保管（2）成立档案、情报、资料、信息一体化部门3、档案工作列入企业发展规划和议事日程（1）档案工作列入企业发展计划ａ、企业发展规划中有明确的档案发展目标ｂ、档案工作列入企业发展计划中（每年的工作思路、计划、和总结中对档案工作有详细的内容）（2）制定档案工作发展计划要达到什么目标、水平，有长期和短期的计划。（二）人员1、有明确的分管领导（总经理或副总等）2、档案室有负责人3、专职档案员（1）档案人员有相关的文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作4、成立了档案领导小组和档案专、兼职人员网络（三）制度建设1、制定了档案工作岗位责任制和考核制度2、根据企业实际建立了一系列档案管理制度（1）档案工作制度纳入企业管理制度中；（2）企业档案管理制度应包括档案管理办法（含收集、整理、保管、鉴定、统计、利用）、文件材料立卷归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。3、制定了档案人员“三纳入”、“四参加”制度这是保证档案完整、准确、系统的控制措施和手段。1、建立健全“三纳入”制度

“三纳入”：是指将企业文件材料的形成、运转、积累、整理和归档，纳入生产技术、经营活动和各项管理工作的程序，纳入科研、基建和经营等各项活动的工作计划，纳入企业有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。2、建立“四参加”制度

档案人员参加重要计划工作会议；参加科研课题、设计项目以及产品评审、鉴定会，参加工程竣工验收，参加设备开箱。3、做好档案和法律法规的宣传工作二、设施设备建设（一）库房符合档案安全保管要求（1）库房面积要有余地。（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。（二）档案装具充裕、符合国家标准（三）配备必要的保护设备配备了灭火器、空调、去温机、温湿度测试仪等设备。（四）配备现代化管理设备根据企业档案工作现代化管理需要要配备相关设备：1、配备计算机；2、根据企业实际情况配备扫描仪、光盘刻录设备等。三、业务建设（一）收集工作1、按规定做好归档工作（1）归档工作要纳入企业各项工作计划，要纳入企业领导工作议程，纳入有关人员的岗位责任制。（2）各类档案要按立卷归档制度执行。（3）要建立文件材料追究制度。2、根据企业需要，拓展归档范围。随着企业的发展，要不断拓展建档范围：党建档案、安全生产档案、计生档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案、工会档案等。3、归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。（1）无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。（2）载体（装具）质量符合国家有关规定。4、有完备的交接手续（1）要形成移交清册；（2）履行签字手续。5、归档文件齐全、准确归档文件材料应为原件，无错、漏、改现象，要保持文件材料的原始性和有效性。（二）整理工作1、根据企业实际制定了分类方案（1）有分类方案说明（为什么要这样制定）（2）制定了企业切实可行的分类方案（根据国家档案局《工业企业档案分类试行规定》（国档发[1994]20号文件），结合本企业实际来制定）2、整理科学，符合国家或行业标准，便于企业管理和利用（1）遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件有机联系。（2）文件有序排列，并按要求编号；（3）卷内目录、备考表填写规范、清晰。3、编目规范，排架合理（1）案卷封面填写规范、清晰；（2）案卷标题能提示卷内文件内容；（3）案卷排列有序、实用。（三）保管工作档案保管安全：（1）建立了规范的全宗卷（国家档案局1995年6月12日批准，10月1日实施《全宗卷规范》）包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案利用、档案管理新技术应用）；（2）档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象；（3）档案库房无火灾、水淹等事故。（四）鉴定工作

成立档案鉴定小组，按规定开展鉴定工作：（1）到期档案按程序进行鉴定；（2）按要求填写销毁清册。（五）统计工作统计内容要全面，统计数据准确：1、有档案管理、利用情况统计台账；2、建立收进、移出登记簿；3、按要求及时填报有关统计报表。四、档案信息资源开发利用工作（一）信息化管理1、开展企业档案信息化管理：（1）档案管理现代化与企业业务信息系统相衔接。企业业务信息系统包括：企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统等。（2）档案管理软件能满足各类电子数据存储、检索和管理的需要如：设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等2、建立了档案条目数据库、重要档案建立全文数据库（1）建立了文件级条目，并能检索利用（2）重要档案全文检索3、企业档案信息进行网络共享（1）在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作；（2）在局域网定期发布档案工作相关信息（二）检索工具检索工具能满足利用者需求：1、有案卷目录；2、科技档案的分类目录；3、文书档案有全引目录。（三）提供利用1、能及时、全面、准确地提供档案信息服务（1）档案人员熟悉档案及相关业务；（2）调卷迅速、准确、服务态度好。2、采用多种形式主动服务（1）不断了解利用者需求，主动提供档案信息服务；（2）采用多种服务形式，如分发目录、调卷、开架阅览等；（3）编制组织机构沿革、大事记、全宗介绍等。（4）编制了产品介绍、科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等。（5）编制了企业年鉴。3、利用档案为企业文化服务建立了陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化的场所。4、建立利用效果记录（1）建立了企业档案借阅登记；（2）建立了利用效果反馈记录。第二讲企业档案分类编号方法一、企业档案分类原则以企业全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。二、企业档案分类方案参照标准企业形成的各种门类和载体的档案是一个整体，企业可参照国家档案局《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1994]20号）和《浙江省工业企业档案分类编号暂行规定》编制审定企业档案分类、编号办法，作为企业档案分类、整理、组卷和排架管理依据。另外，企业可根据自身特点适当增设门类，如信用档案类。三、企业档案类目设置1、企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。2、企业档案分类的二级类目可按照企业管理职能和档案特点来设置。可参照《工业企业档案分类编号方案》，企业可根据自身的要求，可增设、减少或不设职能二级类目。不设二级类目的大类可采用年度分类，如党群工作类、行政管理类。四、企业档案分类中的类目标识及案卷编号1、十个大类采用0—9阿拉伯数字标识。2、二级及二级以下类目标识一般采用阿拉伯数字，从01开始标识。产品、设备、基建、科研类也可采用项目代号标识（产品、工程、设备的代字或代号）。3、类目与类目之间采用“.”断开。4、案卷号的编制方法。（1）设二级类目的大类可在最小类下跨年度编制流水号，采用“-”连接。同年份的管理性档案要做到永久在前，长期（30年）在中，短期（10年）在后。（2）某些大类下可采用年度来分，其类号可采用年度号（四位数）标识，案卷号的编制做到一个年度编一个流水号，年度与流水号之间用“-”连接。5、要将类目代号和案卷号标注在案卷封面归档号栏中及案卷背脊上（可分段标注）。五、关于干部职工档案类的问题企业可根据实际情况由综合档案室管理或有关部门管理，设置干部、工人、离退休、死亡职工四个二级类目，其中干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。六、声像、照片及非纸质载体形式的档案的问题

这些档案其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案一起分类，单独组卷，列纸质载体档案之后编号。由于其载体形式特殊和保管要求不一样，可分库保管，重新编制一套保管目录，并做好保管目录与档号的对照表。对照片底片的分类编号，只需在全宗号下编制大流水号。格式如下：全宗号——底片流水号。无全宗号的单位可将流水号突出。七、企业文书档案的整理与编目在企业中，文书档案可包括：党务管理类、行政管理类、经营管理类、生产管理类。按“件”整理：（1）逐件装订；（2）以“件”为单位按类别——年度——保管期限分类；（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；（4）按排列先后在每件文件上空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容；（5）编制归档文件目录；（6）将归档文件按连续件号顺序装盒。档号章：全宗号类别号期限年度机构件号“件”的概念：件是指实体的文件，一般以每份文件为一件。注意事项：文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。件内文件排序：通常正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字本在后。不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面，作为首页加盖归档章，以维护原貌。归档文件目录件号责任者文号文件题名日期页数备注八、科技档案的整理与编目（一）科技档案的定义与整理要求科技档案是企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料。要求：科技档案的整理，要遵循科技文件材料的形成规律，保持其内在的有机联系，便于保管和利用。（二）整理与编目1、分类要求：要符合形成档案的企业科技活动的性质和特点，不能采用一种分类模式，不要搬用别的单位或专业的分类方案。在一个企业内要有一个综合的分类方案，分类标准要一致，要简明，层次不宜太多。分类方法：（1）按工程项目分类，主要用于基建档案。它是将一个单项工程的档案全部集中在一起，便于成套地提供利用。（2）按产品类型分类，主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内，以各个独立的产品档案为基础，按产品型号逐级分类，便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方案也适用于设备档案。（3）按科研课题分类，主要适合于科学技术档案。它是以一个科研课题为基础。（4）按专业进行分类。它是根据科技档案的内容所反映的不同专业性质来划分，主要用于专业化、标准化或通用化较强的科技档案。2、编目编制科技档案目录包括卷内文件编目和编制案卷目录两部分。（1）卷内文件编目的具体流程：编页号（盖档案章）—填写卷内文件目录—填写备考表。序号文件编号责任者文件题名日期页次备注（2）编制案卷目录科技档案的案卷目录是以卷为单位登记编制的。（3）拟写案卷题名案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目（产品等）的名称、代号，针对部分内容，材料名称等三要素。（4）装订或装盒。档号章档号序号注：文本框可根据需求改变颜色、移动位置；文字可编辑POWERPOINT模板适用于简约清新及相关类别演示1234点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本目录点击添加标题点击添加标题点击添加标题点击添加标题点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本添加文本点击添加文本点击添加文本点击添加文本