办公自动化实用教程

第1章办公自动化

办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.1.1办公自动化概述1.2办公自动化的模式1.3办公自动化的技术结构1.4办公自动化系统的建设1.5办公自动化的发展1.1办公自动化概述1.1.1什么是办公自动化1.1.2办公自动化的特点1.1.3办公自动化的功能1.1.4办公自动化的意义1.1.5办公自动化的任务1.1.1什么是办公自动化办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。1.1.2办公自动化的特点1．办公自动化是一门综合性的学科2．办公自动化是一个人机信息系统3．办公自动化是对信息处理的一体化过程4．办公自动化可以提高办公效率和办公质量1.1.3办公自动化的功能1．完善的文字处理功能2．较强的数据处理功能3．语音处理功能4．图像处理功能5．通信功能1.1.4办公自动化的意义1．实现办公活动的高效率、高质量2．实现办公信息处理的大容量、高速度3．实现办公过程的智能化1.1.5办公自动化的任务1．事务处理2．信息管理3．辅助决策1.2办办公公自动化化的模式式传统办公公模式现现代办办公模式式传统办公公模式1．信息流流模式2．过程模模式3．数据库库模式4．决策模模式5．行为模模式现现代办办公模式式办公室的的分类1．确定型型事务处处理办公公室2．非确确定型型决策策处理理办公公室3．混合合型处处理办办公室室办公自自动化化系统统的层层次模模型1．事事务型型办公公自动动化系系统（1））事务务型办办公自自动化化系统统的功功能①文文字处处理功功能。。②个个人日日程安安排。。③行行文（（文件件）办办理。。④函函件处处理。。⑤文文档资资料管管理。。⑥编编辑排排版。。⑦电电子报报表。。⑧其其他数数据处处理。。（2））事务务型办办公自自动化化系统统的组组成事务型型办公公自动动化系系统由由微机机配以以基本本办公公设备备(复复印机机、打打印机机、传传真机机、印印刷系系统、、缩微微系统统、会会议用用各种种录音音设备备和投投影仪仪等)、简简单的的通信信网络络、独独立支支持它它的具具有各各种基基本功功能的的软件件(小小型关关系型型数据据库软软件及及专用用软件件等)等组组成。。2．管管理型型办公公自动动化系系统（1））管理理型办办公自自动化化系统统的功功能管理型型办公公自动动化系系统除除担负负事务务型办办公系系统的的全部部工作作外，，还要要完成成信息息管理理工作作。它它侧重重于面面向信信息流流的处处理，，即工工业、、交通通、农农贸等等经济济信息息流的的处理理，人人口、、环境境、资资源等等社会会信息息流的的处理理，以以及公公文文文件类类型的的信息息流的的处理理。（2））管理理型办办公自自动化化系统统的组组成在事务务型办办公用用基本本设备备的基基础上上，增增加高高档微微机和和工作作站设设备、、通信信设备备。它它使用用的设设备比比事务务型的的设备备级别别要高高，而而且复复杂，，各部部门间间有很很强的的通信信能力力。除除通用用、专专用软软件外外，还还要求求有自自己的的信息息管理理系统统，在在事务务型办办公系系统的的基础础上加加入专专用数数据库库。3．决决策型型办公公自动动化系系统（1））决策策型办办公自自动化化系统统的功功能决策型型办公公自动动化系系统以以事务务处理理、信信息管管理为为基础础，主主要具具有决决策和和辅助助决策策的功功能。。其功功能的的强弱弱反映映了该该系统统水平平的高高低。。其数数据库库还包包括模模型库库、方方法库库、知知识库库和专专家库库等。。（2））决策策型办办公自自动化化系统统的组组成设备在在综合合通信信网的的支持持下工工作。。其软软件在在管理理型办办公自自动化化系统统的基基础上上，扩扩充了了决策策支持持功能能。它它具有有完善善的通通信网网络，，包括括本部部门的的专用用网络络和公公共网网络。。现代办办公活活动中中突出出地体体现了了“通通信化化”、、“计计算机机化””、““自动动控制制化””。它它将形形成一一个强强大、、高效效率的的信息息网，，是信信息社社会的的中枢枢。信信息经经处理理后服服务于于整个个办公公领域域，大大大提提高了了工作作效率率。而而办公公自动动化的的普及及和发发展，，使人人们从从重复复的简简单劳劳动中中解放放出来来，将将精力力投入入到其其他有有创造造性的的工作作中，，促进进了整整个社社会的的发展展，最最终将将加快快全社社会的的自动动化（（生产产自动动化、、办公公自动动化、、家庭庭自动动化））进程程。1.3办办公公自动动化的的技术术结构构办公自自动化化的主主要技技术结结构办公自自动化化的支支持技技术办公自自动化化的主主要技技术结结构1．从从自动动化发发展水水平看看其技技术结结构（1））任务务自动动化（2））运行行自动动化（3））管理理自动动化2．从从自动动化发发展程程度看看其技技术结结构（1））半自自动化化技术术（2））综合合自动动化技技术（3））高级级自动动化技技术办公自自动化化的支支持技技术1．计算算机技技术2．通信信技术术3．自动动化技技术1.4办办公公自动动化系系统的的建设设办办公公自动动化系系统的的建设设原则则办公自自动化化系统统的规规划办公自自动化化系统统的管管理办办公公自动动化系系统的的建设设原则则办公自自动化化系统统的建建设原原则可可归纳纳为积积极稳稳妥、、量力力而行行；统统筹规规划、、分期期建设设；突突出应应用、、做好好服务务；因因地制制宜、、从简简到难难。办公自自动化化系统统的规规划1．规规划的的制定定（1）任务务需求求调查查（2）办公公环境境调查查（3）系统统分析析（4）设备备选择择分析析（5）可行行性论论证2．规规划的的可行行性分分析（1）技术术分析析（2））经济济分析析（3））社会会分析析3．可可行性性报告告（1））目标标（2））资源源（3））结论论办公自自动化化系统统的管管理1．运行行管理理（1）系统统的日日常管管理（2）系统统的日日志（3））系统统的修修改2．运运行检检查（1））系统统整体体功能能的检检查（2））系统统资源源利用用率的的检查查（3））系统统评价价1.5办办公公自动动化的的发展展办办公公自动动化的的现状状办公自自动化化的未未来办办公公自动动化的的现状状一些发发达国国家已已实现现较高高程度度的自自动化化。以以美国国和日日本为为例，，办公公室已已高度度自动动化，，办公公自动动化系系统已已实现现智能能化，，以网网络为为基础础将办办公自自动化化与全全球范范围的的信息息系统统结合合起来来，形形成统统一的的大型型信息息管理理系统统。但但是也也应该该看到到，由由于政政治、、经济济等方方面的的原因因，办办公自自动化化在全全球范范围的的发展展是不不平衡衡的，，在一一定程程度上上影响响了办办公自自动化化的普普及和和发展展。办公自自动化化的未未来1．办公公自动动化设设备不不断涌涌现2．人机机界面面不断断改进进3．办公公自动动化系系统集集成技技术4．办公公自动动化系系统引引入了了多媒媒体技技术5．现代代化通通信技技术提提高了了办公公自动动化系系统的的效能能办公自自动化化的发发展趋趋势可可总结结为：：办公公自动动化设设备向向高性性能、