word邮件合并入门教程

Word邮件合并入门教程一、主要功能在日常工作中，我们经常会遇见这种情况：处理的文件主要内容基本都是相同的，只是具体数据有变化而已。在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其他文档内容不变时，我们可以灵活运用Word邮件合并功能，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、打印效果又好，可以满足许多不同客户不同的需求。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。显然，“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，在我们实际工作主要应用范围为：批量生成报告，以及批量生成企业函证，以及在固定模版情况下的意见书等有广泛的应用。二、软件要求已安装Word、Excel2002以上的版本三、步骤1、准备好数据源（如何取得数据源？）数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。2、建立主文档（一个对于是否使用以及在使用中如何组织数据的一个思考过程）“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。3、把数据源合并到主文档中（文档与数据源的连接问题）前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行，使用非常轻松容易。这是邮件合并的最基本步骤，理解邮件合并主要还是一个对于问题的思考过程，而邮件合并这个功能的设置主要解决的是计算机处理问题，其中如何组织数据需要你进行思考思考：我们要取得什么样子的结果？――――目的我们目前拥有什么样子的数据？材料如何使用邮件合并功能？―――工具一句话：我们使用什么样子的工具能够把材料加工为我们需要的目的文档？四、实例1、背景资料：XXX花苑物业管理公司需要通过对每家业主分别发放书面通知单，来收取7月份物业管理费，及代缴的水电费。2、准备资料一：基础数据源我们首先需要对给需向每家业务收取的各项费用明细在Excel中做一个汇总表，如下图：ABCDEFG1必t花花T月收费明细去2姓名费用期间住户单元号物业管理费水费电费最后徽费截止日S张三2017年7月A-101103.5058.5435.782017-7-264赵四2017年7月A-102102.6023.6569.582017-7-265王五2017年7月B-101114.4045.6848.322017-T-26G马六2017年？月B-102132.5057.3559.672017-7-263、准备资料二：在Word中编制通知单模板，如下图:XXX花苑费川通知冷.先生/女士，您好：¥以下是费用清单：V请务必在之前，将上述款项交到物业管理公司.请务必在之前，将上述款项交到物业管理公司.¥单元号〃物业管理费:水费n电第甲最后点4、在Word主文档中，编辑数据引入对应关系最后点步骤一：在Word主文档中点击“邮件选项卡”一一再选择开始邮件合并击邮件合并分部向导，如下图所示：文件开始插入设计页面布局引用I炯牛I市阅包£3嚼心器叵中文信封信封睁踊:件人▼文件开始插入设计页面布局引用I炯牛I市阅包£3嚼心器叵中文信封信封睁踊:件人▼收件入列表aaa।突出显示地址统问候语1合并域创建导航结果B宜口和曜信函回电子蜩牛阳信封回…目录西人.日：编目和插入创建文档的交互式大纲.国由解合并分步向导的…六三厢由的的目融'd。寿力阳1；耗£_前内药的饵后步骤二：在右侧邮件合并选项框中的中部选择邮件类型，这里我们选择“信函”如下图：正在便用的文档是什么类型？宣信国<■电子邮I牛信封。瘫目录4E然后在右侧邮件合并选项框中的底部点击“开始文档”如下图莞1步,共6步-4下f：开蛤文档步骤三：在底部点击“选择收件人”第目步r开口步.下T：南收件人千上T;谢文程型步骤四：在这级选项卡中选择“浏览”：邮件,酒收件人i隹用现有列表，「从Outlook殿茎人中曲髭\新列表康用现有包表使用来自莫交啊数据库的姓名知地址.因浏盘“p辎收件人列表…

在弹出对话框中找到数据源的Excel文件，如下图:修改日期2017-07-1911:32修改日期2017-07-1911:322017-07-1911:102017-07-1910:18jfc时解降井案例-|靠word则将并案例|循即巾喇将并入口翱1接着再点击底部的“撰写信函”按钮步一芷五步■»下T；撰写信函<-上f步骤五：首先将光标移至需要添加信息的地方然后点击右侧的“其他项目按钮”首先将光标移至需要添加信息的地方然后点击右侧的“其他项目按钮”北主产工土，何好1-忻;泡电1=北主产工土，何好1-忻;泡电1=迦.聂艇开也近■得壮:坤Alt星求王磁串.毒■击工把中,科3*击下您13—生0尸弓子招双|一灯耳力瓦U.鼻酷士-Ff=,s■z如亦愚县,用除人的mm.耳可三在弹出对话框中，选择需要添加的信息类型，此处我们需要添加的是业务姓名：插入合并域先生/女士,您好:先生/女士,您好:捶人o数捱库域西域旧：费己清单：心物业管若用期间住户单元号物业苣理若槌域旧：费己清单：心物业管若用期间住户单元号物业苣理若槌生茎最后激赛显止日匹配域（M…SA(D全部添加完成后，就会得到如下：XXX花菰费用逋知单4♦小姓名A先生/女士,您好:产以下是久费用期间，费用清单:一单元号行物业管理费行水费炉电费行北住户单元号如日物业管理费如出水费«电费»请务必在《最后缴费截止七》之前，将上述款顼交到物业管理公司山接着再点击“预览信函”誉4法，共后步■下T：预览信国«-上T：说钝件人此时，我们就能预览到第一条记录中业务的缴费通知单了IXXX花苑费用通知单，+-1张三先生/女士,您好14以下是一2017年7月费用清单:〃单元号中物业管理费，水费卡电费产A-IOIp103.5卡58.539999999999999.35.780000000000001.请务必在2017-7-26之前，将上述款项交到物业管理公司：1V此时我们发现金额部分均出现了小数位过多现象。

我们可以通过方法一，将数据源中的数字部分全部转化为文本格式。”也.共6岁->"FT：完成合并&上T;撰写声或者方法二，点击右键点击需要修改的选项，选择“切换域代码”以下是虫费用期间，，养用运以下是虫费用期间，，养用运.苗宋体（中方▼四号单兀号，物bIu呀▼三北住户单元号加■物产强加第--二4费丁羽切rn请务必在窃最后缴费灌电复制©EB粘贴选项；"IfiD!更新越回编辑城田…切换域代码中A字体团…三段落固,，推人密号⑻然后在该项目的域代码中，添加需要的格式代码，这里我们需要的是保留两位小数:以下悬式费用期间州费用清单:4中单元号中物业管理费户水费产电费产«住户单元号加{MERGEFIELD小物业管理费”{MERGEFIELD“水费”\#"0.00*8扣{MERGEFIELD小电费.\#"0.00*8扣\#n0.00u¥扣P.S如果是要得到不仅保留小数点后两位，同时需要添加千分位，就要添加代码:\#"#,##0.00步骤六，点击右下角“完成合并”n