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部门：讲师：易飞管理软件采购系统培训(PUR)

1.前言2.系统架构3.基本信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批次作业6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程大纲◆◆一、教育训练课程的目的二、系统功能及效益前言１．了解系统的效益及功能。２．了解信息搜集及整理重点。３．熟悉系统的操作方式。４．了解系统例行作业程序。５．了解系统上线的步骤及导入程序。一.教育训练课程的目的１．供应厂商价格管理。２．提供料件的请购、采购、进退货管理。３．提供四种采购预计进货报表。４．供应厂商进货评核。二.系统功能及效益介绍二.系统功能及效益介绍１．提高料件采购流程的效率与正确性。２．降低生产停工待料的异常发生。３．加强供应厂商的评核管理提升采购质量。４．采购异常管理有助于降低成本。(二)、系统效益

1.前言

2.系统架构3.基本信息创建及信息字段说明4.日常交易作业程序及报表管理5.批次作业6.异常管理报表7.期初上线及信息搜集8．测验及问卷◆◆课程大纲◆◆一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联系统架构(一)、系统主画面

基本信息创建采购人员.厂商创建与列表.单据性质设置

厂商料件管理品号厂商信息及交易信息登录价格交易管理核价单创建日常交易处理采购单创建.采购变更.进货及退货作业采购进度管理预计进货表.采购交货状况表收料验退管理进货明细表.进货统计表.品号历史记录表.验退明细表交易管理采购价格交易表.厂商进货交易表厂商评核厂商交货/质量评等.厂商ABC分析表批次作业采购已交量重计.统计信息更新.采购指定结案厂商信息查询应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每月统计

(二)、系统功能图基本信信息规规划日常交易登登录应付票票据管管理信息创创建与与核对对期初余余额导导入应付帐帐款管管理采购人人员、、厂商商、单单据性性质未结案案采购购单.品号号厂商商信息息输入入基本信信息列列表税控接接口子子系统统请购单单创建建采购单单创建建进货.验收收单验退件件退回回退货单单创建建请购单单凭证证采购单单凭证证进货单单凭证证验退单单凭证证退货单单凭证证(三)、系统主作业程序采购系系统存货管管理系系统物料需需求计计划工令管管理系系统应付账账款系系统自动分分录系系统批次需需求计计划产品结结构系系统基本信信息系系统进口贸贸易系系统（四））与其其他系系统的的关联联性1.前言2.系系统架架构3.基基本信信息创创建及及信息息字段段说明明4.日日常交易作作业程程序及及报表表管理理5.批批次作作业6.异异常管管理报报表7.期期初上上线及及信息息搜集集8．测测验及及问卷卷◆◆课程大大纲◆◆1、前序序作业业2、采采购管管理系系统基基本信信息创创建基本信信息创创建及及信息息字段段说明明录入工工厂信信息录入仓仓库信信息录入部部门信信息录入币币种汇汇率设置编编码原原则录入职职务类类别录入交交易对对象分分类录入页页脚/签核核录入程程序页页脚/签核核前序作作业基本信信息管管理信信息系系统1、前序序作业业2、采采购管管理系系统基基本信信息创创建基本信信息创创建及及信息息字段段说明明一、供供应厂厂商信信息字字段说说明二、品号厂厂商的的价格格管理理三、单单据性性质的的设置置建议议及信信息字字段说说明采购管理理系统统基本本信息息创建建一、供应厂厂商信信息字字段说说明１.采购厂厂商、、托工工厂商商、生生产线线的编编码原则则应分分开设设定。。２.有有类别别厂商商评核核需求求者，，同类类厂商商编号应应归纳纳同区区间。。３.厂厂商有有加工工亦有有采购购供货货者，，为区区分应付付帐款款科目目的管管理应应区别别编号号。(一)、厂商编编号注注意事事项XXXX1.国内厂厂商2.国外厂厂商3.托外厂厂商1.五五金2.电子3.包包材4.印印刷9.其其他序号：01--99厂商编编号范范例參參考(10码)核准状状况:已核核准.尚待待核准准.不不准交交易允许分分批交交货:如““Y””,一一张采采购单单可分分多笔笔进货货单进进货随货附附发票票：如如“Y”,进货货单输输入时时，发发票号号码不不可空空白最近交交易日日期:由最最近一一次进进货单单回写写单价管管制:可设设置““单价价超限限率””,以以控管管采购购之单单价(二)、供供应厂厂商信信息字字段说说明ABC等级级︰可可通过厂厂商ABC分析析表更更新交货评评等︰︰可通通过厂厂商交交货/质量量评等等作业业更新新质量评评等︰︰可通通过厂厂商交交货/质量量评等等作业业更新新以上三三字段段亦可可由人人工自自行输输入与与维护护4.加加工费费用:加工工费用用的明明细科科目(自动动分录录系统统使用用)5.应应付帐帐款:应付付帐款款的明明细科科目(自动动分录录系统统使用用)6.应应付票票据︰︰应付付票据据的明明细科科目(自动动分录录系统统使用用)7.付款条条件:可开开窗选选择在在基本本信息息管理理系统中中建立立的付付款条条件8.结帐日日:验验收后后1个个月逢逢30日日以上两两个字字段均均为票据管管理系统的的资金预预估及应付系系统所需求求的信信息例如:验收收日期期为2001/07/05,则结结帐日日期为2001/08/30结帐应付凭凭单进货单单退货单单结帐作作业的的概念念—整批结帐帐进货单退货单应付凭单一对一进货单应付凭单应付凭单结帐作作业的的概念念—直接结帐帐品号厂商信息甲厂商==========A品号100元B品号200元采购单进货单12(一)、单单价默默认来来源二、品品号厂厂商的价格格管理理品号厂商信息采购单进货单更新核价﹦Y当单据据核准准时，，该单单据之新新单价价将保保存于于品号厂厂商档档中(二)、更更新商商品计计价(现行行单价价制)优点：：．保留留变更更记录录．统一一议价价单价权权限﹦﹦Y优点：：．采购购权限限弹性性化．将来来可追追加比比较差差异分分析表表品号厂商档采购单进货单输入及更改权限管制核价单(三)、标标准单单价制制报价日日期/生效效日期期／失失效日日期核价日日期4/14/256/10生效日日期4/15/17/1失效日日期6/305/31单价元元10099105采购日日期采采购单单价4/105/208/10100元元99元元105元元分量计计价数量PC单价0-1005元101---500PCS4.8元501--以上4.5元单头信息单身信息101以上单身信息501以上

1.由由“录入入供应应商料料件价价格””中直直接输输入及及维护护2.由由更新新核价价的核核价单单更新新ＸＸＸＸＸＸ───ＡＢＢＣＣ『Ａ』：厂厂别区分『Ｂ』：系系统性质代代码(2碼碼)『Ｃ』：序序号:０．．．９三、单据性性质的设置建议议及信息字字段说明单别代号：：不可重复，，请以数字字组合编码码。2.单据性性质:请购单进进货单核价单退退货单采购单3.编码方方式：码号共有11码,年年码数及流流水数的位位数可自行设设置(1).日日编:YYMMDD99999(2).月月编:YYMM9999999(3).流流水号:99999999999(4).手手动编号:在异动作作业中自行行输入编号号4.自动确确认：单据凭证输输入完成后后，是否马马上进行库库存帐务之更新(库存的增减)或或者承认单单据生效性性.单据如果输输入完成还还须第二人人审查核准准后，才可更新库库存者，应应设为【N】确认=凭凭证核准﹦﹦交易异异动时点5.自动打打印：凭证每输完完一张是否否马上打印印出来。多多人或多机机共用打印印机时应设设置为批次次打印。6.更新核核价：针对料件厂厂商交易单据，，如采购单单、收料单及料件件厂商交易易单的性质质单别才有有效用。7.核对采采购：针对收料单单是否一定定要输入采采购单才可可办理收料，，目的乃避避免无采单单的收料发发生。3101核核价价单NNNYN3201请请购购单NNNNN3301采采购购单NNNNN3302服服务务性采购NNNNN3401进进货货单(采)NNYNN3402紧紧急急进货单NYNNN3403服服务务进货单NNNNN3405赠赠品品进货单NNNNN3501退退货货单NNNNN单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印采单核价结帐单别示范为配合信息息的管理请请将采购单单的编码方式式设为自动动编号紧急进货单单：为紧急急采购的需求，尚尚未有正式式采购单，，但已有非非正式的通通知收料者者。服务进货单单:费用类类的进货(请款时记记录)若服服务性商品品必须要采采购行为，，可另辟服服务采购单单.若进货货商品赠品品部份不计计费，另外外仓库管理理数量，则则可设赠品品进货单，，或从库存存系統做其其他入库。。说明：1.前言2.系统架架构3.基本信信息创建及及信息字段段说明4.日常交易作业程程序及报表表管理5.批次作作业6.异常管管理报表7.期初上线及及信息搜集集8．测验及及问卷◆◆课程大纲◆◆一、采购核核价作业程程序二、请购作作业程序及及信息字段段说明三、采购作作业程序及及信息字段段说明四、采购变变更作业程程序及信息息字段说明明五、进货验验收作业程程序及信息息字段说明明六、验退件件退回作业业程序及信信息字段说说明七、退货单单作业程序序及信息字字段说明日常异动作作业程序及及报表管理理书面核准或或计算机核核准一、采购核核价作业程程序品号厂商异动核价单核价单确认更新品号厂商信息核准核价单创建建作业1.单据若为更更新核价者者将更新品品号厂商资资料。2.若采购购商品有分分量计价的的需求，则则直接由核价单来来更新品号号厂商信息息。1.内部需需求的凭证2.审查内内容为.品号、数数量及需求求日期的合合理性.需求来源源正确性(MRP,LRP,再补货建建议表,BOM自动动请购,其其他)二、请购作业程程序及信息息字段说明明(一)、请请购作业的目的1.计划采采购时所遗遗漏的需求求。2.超耗用用料的额外外零星需求求。3.非正常常需求的其其它需求，，如客户的的额外订单或代购购品。(二)、一一般请购作作业的时机请购单信息息创建主管核准请请购单请购单采购询价确确认请购生成采采购单采购单创建建书面核准或或计算机确认认1.请购明明细表2.请购状状况表3.料品别别已请未购购明细表4.厂商别别已请未购购列表(三)、请请购作业程程序需求部门：：于基本信信息管理系系统进行输输入需求日期：：系统默认认，由品号号信息创建建的前置天数数推算而得得采购单别单单号：由请请购更新后后生成Q:想一想想！前置置时间在哪个系统设设定呢?(四)、请购购单创建的的字段说明明采购人员:由品号信信息中设置置供应厂商:即主要供供应厂商采购单价:即品号厂厂商单价采购码:该该请购已生生成采购单单则系统自自行更新(五)、请购购信息维护护字段说明明5.锁定码码的意义:当采购人员员收到请购购信息时，，必须针对对此请购信息息进行审查查，选择厂厂商、确定定单价、数量量及交期，，当信息确确定后表示示即将要发出出采购单，，如此步骤骤完成采购购人员必须将将锁定码锁锁定。将已经锁定定完成的请购信息息依厂商别别产生采购购单，更新新后请:1.查询采采购单信息息创建作业业，您将可可看到采购单据据的完整信信息。2.请查询询请购单信信息创建将将会看到采采购单号。。(六)、请购购信息更新新1.请购明明细表2.请购状状况表3.品号厂厂商已请未未购明细表表4.厂商别别已请未购购列表(七)、请购购管理报表表说明采购单信息息创建采购单进度度追踪采购单采购单确认认需求确认核准厂商预计进进料表品号预计进进料表工令预计进进料表采购预计进进料表厂商采购交交货状况表表采购需求书面或计算算机1.现有库库存可用量量2.品号库库存状况表表三、采购作作业程序参考单别.参考单号号.参考序序号.来源源单号:输输入时可为为订单、工工令单号或或其他备注注之有意义义单号。已交数量：：由进货单单及退货单单所更新，无须输入入。采购单价：：1.为品品号厂商之之单价2.最近进价价3.标准准进价。(一)、采采购单信息息创建的字段说明明4.指定结结案：应定定期运行本本作业对于过期未未交的采购购件采购人人员应定期期检视交货货的需求求性，过期期未交者确确定要交货货时，应以以变更交交期方式更更改采购单单据，如果果确定不交交货时，，应要指定定结案，避避免收料单单位又进行行收料作作业，您可可透过采购购预计进料料表协助进进行指定结结案作业业。Q:想一一想这些作作业在哪些些系统?(二)、采采购单信息息来源采购计划发放请购信息更新MRP采购发放采购单创建作业订单转采购单复制作业四、采购变变更作业程程序采购变更信息创建采单进度追踪采购变更单采购变更确认变更CFM变更核准采购单厂商预计进料表品号预计进料表工令预计进料表采购预计进料表厂商采购交货状况表直接更改采采购单。通过采购变变更单处理理。将原采购单单指定结案案,另开一一张新的采采购单。(一)、采采单变更处处理的方式1.采购变变更单的单据特性性同原采购购单别。2.未确认认的采单直直接从采单单更改，无无须新增采购变更更单。3.已确定定的采购单单且已经发发出采购者者，应保留变更信信息且藉由由采购变更更通知单通通知相关单位位处理变更更事宜。(二)、采采购单变更处处理的特性性五、进货作作业程序进货单创建进货记录进货单进货单确认到货检验进料检验货厂商采购收料表料件历史进货记录厂商进料明细表厂商进料汇总表采购单取回验退验退件未退明细表发票与送货文件NYNY(1).到到货登记(2).质质量检验(3).货货款输入资材收料IQC采购或会计计单位权责(一)、进进货单创建建字段说明明(1).到到货日期期>预交日日过期码=Y(2).运运行验退退件退回验验退码码=Y(3).结结帐单确确认结结帐码=Y(一)、进进货单创建建字段说明明(1).将纳纳入存货价价值(2).不不纳入厂商商之应付帐帐款(3).如如:运费……..扣款金额(1).不不纳入存货货价值(2).将将纳入厂商商之应付帐帐款(3).如如:损坏扣扣款…..此收料单的应付帐款款将无限期期冻结依供应厂商基基本信息设设置可以管管制是否分分批交货。。可设置料件件的允超收收率，超额额数量禁止止到货。可设置收料料单是否一一定要有采采购信息。。提供提前交交货之预警警。依供应厂商商基本信息息設置可以以管制是否否随货附发发票。(二)、进进货单创建建主要功能能(三)、进货单确认认后对信息息有何影响响?进货记录采购单进货单库存数量批号信息已交数量?１．供应商商供货统计计表２．供应商商供货明细细表３．料件历历史进货记记录表４．料件历历史进货汇汇总表进料记录管管理报表１．名词定定义：『验退』：：验收前退退货『退货』：：验收后退退货２．退货单单信息字段段说明３．验退件件退回明细细表４.验退退件未退明明细表六、验退件件退回作业业七、退货单单作业程序序退货单信息创建采购进度追踪退货单退货单确认核准不良检验退货单厂商采购进货表料件历史进货记录厂商进货明细表厂商进货汇总表1.决定是否冲销已交货2.是否要指定结案Y(一)、退退货单创建建字段说明明进货单如进进行核对采采购管理者者，采购单单号务必输输入。若该品号进进行批号管管理者，批批号栏位务务必输入。。退货单为应应付帐款的的减项。一般退货品品应输入原原采购单号号。如果该该采购单已已经结案，，退货品已已经确定不不再进货者者，采购单单应指定结结案。如无采购单单者，退货货单价来自自品号厂商商信息。进行批号管管理者，批批号一定要要输入。(二)、退退货作业的注意事项项1.前言2.系统架架构3.基本信信息创建及及信息字段段说明4.日常交交易作业程程序及报表表管理5.批次作作业6.异常管管理报表7.期初上线及及信息搜集集8．测验及及问卷◆◆课程大纲◆◆一.重新新计算采采购已交交量二.更新新供应商商月统计计信息三.供应应商评级级四.供应应商ABC分析析表批次作业业1.此为信息息维护的程序，，无须定定期运行行。当您您通过厂厂商采购购交货状状况表发发现您采采购单的的已交数数量异常常，而进进货作业业及退货货凭证信信息均正正常且正正确时，，可运行行本作业业。造成异常常的原因因为:机机器不正正常DOWN机机或关关机造成成数据库库更新不不正常所所导致。。(一)、、重新计计算采购购已交量量更新的时机：：当该月月份应付付帐款已已经结算算完成后后信息更新新后您可可于厂商商信息查查询作业业中查看看统计结结果(二)、更新供供应商月月统计信信息本作业应应先行运运行后才才可运行行ABC分析，，因为ABC分分析表表将会将将此两种种评等显显示于报报表中，，以便参参考。信息统计计完成将将更新「「厂商基基本信息息」之之『『交货评评等』及及『质量量评等』』字段。(三)、供应商商评级0%----------------->75%----90%-------100%AEFDOPHFGCLI累计进货百分比厂商进货金额%A级B级C级100%(四)、供应商商ABC分析析表1.前言2.系统统架构3.基本本信息创创建及信信息字段段说明4.日常常交易作作业程序序及报表表管理5.批次次作业6.异常常管理报报表7.期初上线线及信息息搜集8．测验验及问卷卷◆◆课程大纲纲◆◆1.采购购价格异异