第7章 数据自动管理.电子教案教学课件

本章要求第一节数据管理概述

第二节员工档案的录入与编辑第三节工资表的计算与格式设置第四节学生成绩的统计分析第五节销售业绩的图表化与打印输出第六节拓展导向互动创新思考实训第七章数据自动管理

本章要求1．了解数据自动管理的基本理论；2．学会在Excel中的数据输入和编辑；3．熟练掌握Excel数据的格式设置；4．灵活应用Excel的公式和函数；5．学会数据的排序、筛选及分类汇总；6．掌握Excel图表的插入与修饰；7．熟习页面设置和数据的打印输出；8．熟悉本章拓展信息，掌握互动创新方法。第一节数据管理概述一、数据管理的基本概念

二、数据管理技术的发展历程

三、数据管理工具的选择

一、数据管理的基本概念

（一）信息

（二）数据

（三）数据处理

（四）数据类型

（一）信息1．信息的定义

人类的一切活动都离不开信息，信息是一种重要的战略资源，它与能源、物质构成了现代社会的三大支柱。虽然“信息”一词使用极为广泛，但目前尚无公认的定义。在不同的领域，其含义有所不同。一般认为，信息是描述客观事物特征或状态的知识。它反映了事物的客观属性和表现形式。

（一）信息

2．信息的特性

（1）可感知。（2）可存储。（3）可传递。（4）可转换。（5）可共享。（6）可利用。（二）数据1．数据的定义

数据是客观实体属性的值。数据具有两重特性：一是符号性，即所有数据必须使用各种符号来表示；二是客观性，即数据是否真实可以进行鉴别。通常情况下，纯粹的数值难以完全表达其内涵，还需要强调其语义和解释。例如，“96”是一个数据，它可能表示某门课程的成绩，或者一个人的体重，或者一个班的学生人数等。（二）数据2．数据的表现形式客观世界和数据千差万别，因此数据的表现形式多种多样。从数据种类来讲，数据不仅仅指数字、字母、文字和其它特殊字符组成的文本形式的数据，而且还包括图形、图像、影像、动画、声音等多媒体数据。从存储方式来讲，数据可以保存于人的记忆中，可以记录在纸张上，还可以存储于各种存储器中，如磁盘、磁带、光盘、U盘等。对于同一信息，也可以使用不同的数据表现形式。例如，某人的出生日期是“1988年10月1日”，也可以用“01/10/1988”，两者含义完全相同。

（二）数据3．数据与信息的关系数据是信息的符号化表示，数据是信息的载体；信息是数据的内涵，是对数据的语义解释；数据是物理性的，是被加工的对象，而信息是对数据加工的结果，是观念性的，并依赖于数据而存在。信息和数据是两个既有联系、又有区别的概念。尽管两者在概念上不尽相同，但有时人们并不严格去区分它们。例如，信息处理也称为数据处理，信息检索也叫数据检索。（三）数据处理

数据处理是计算机的基本功能和关键技术。数据处理也称为信息处理，它包括数据采集、整理、编码和输入，有效地把数据组织到计算机中，由计算机对数据进行一系列存储、加工/计算、分类、检索、传输、输出等操作过程。我们可简单地用下列公式表示信息、数据与数据处理之间的关系：信息＝数据＋数据处理数据就是原料，是输入；信息就像产品，是输出结果；而数据处理是将原料变成产品的过程。从这种角度看，“数据处理”的实质是为了产生信息而处理数据。（四）数据类型

1．数值型2．字符型3．日期时间型4．逻辑型二、数据管理技术的发展历程（一）人工管理阶段

（二）文件系统阶段

（三）数据库系统阶段

（一）人工管理阶段人工管理阶段是指20世纪50年代中期以前，当时计算机处于发展初期，计算机主要用于科学计算，所用的数据并不很多，而且数据结构一般都比较简单，计算机本身的功能很弱。外存只有纸带、卡片、磁带，没有磁盘等存储设备。这一阶段的特点主要是：数据作为程序的组成部分不能独立存在，也不能长期保存；数据大量冗余，不能共享，没有专门的软件对数据进行管理。（二）文件系统阶段文件系统阶段指从20世纪50年代后期到60年代中期，已经出现了磁带、磁鼓和磁盘等较大容量的存储设备，软件方面出现操作系统，计算机的应用范围也由科学计算领域扩展到数据处理领域。这一阶段的特点是：数据能够以文件的形式长期保存在计算机中，并提供了对数据的输入和输出操作接口；一个应用程序可以使用多个文件，一个文件也可被多个应用程序使用，数据可以共享。但数据面向应用，文件之间彼此孤立，仍然存在数据冗余和不一致性等。（三）数据库系统阶段

这一阶段的特点是：在数据管理中，数据的定义、操作及控制由数据管理系统来完成。采用了一定的数据模型来组织数据；数据不再面向应用，而是面向系统；程序独立于数据；数据的冗余减少，克服了数据的不一致性；实现了数据的完整性、安全性、并发控制和可恢复性功能。随着技术的进步，陆续出现了Oracle、Sybase、Informix、MicrosoftSQLServer、MicrosoftAccess等数据库管理系统，相继产生了多媒体数据库、移动数据库、空间数据库、信息检索系统、分布式信息检索系统、专家决策系统等。

三、数据管理工具的选择

（一）常用的数据管理工具

（二）数据管理工具的选择

（三）Excel数据管理功能

（一）常用的数据管理工具1．平台工具平台工具主要指数据库管理系统（DBMS）。典型的产品包括Oracle、DB2、SQLServer、MySQL等。2．应用软件应用软件是为解决数据处理和数据管理而专门开发的，多数是基于数据库技术的。例如IBMLotusDomino/Notes是优秀的办公电子协作平台。最新的中文WPSOffice升级版，也包含了文档、表格、演示三大组件。除此之外，还有江软科技办公自动化管理软件、华天动力OA办公自动化软件系统、泛迅OA办公自动化软件（政务版）、泛迅OA办公自动化管理软件、WebOA网络办公自动化软件等等。（二）数据管理工具的选择目前数据管理工具和软件很多，很多第三方的独立软件供应商提供了一系列优秀的数据库管理工具。它们独立于硬件平台，独立于数据库，将管理异构平台和数据库变得轻而易举，让数据库管理员的工作变得事半功倍。为了适应办公自动化的要求，应当根据单位的规模大小、运行环境、功能和性能等多方面需求进行综合考虑，并从易用性、功能性、界面友好性、售后服务等方面进行对比，选择合适的数据管理工具或软件。（三）Excel数据管理功能在办公业务实践中，人们深感孤立的数据包含的信息量太少，而过多的数据又让人难以理清头绪，因此使用电子表格Excel对数据进行管理具有很多优势。Excel是目前最流行、使用广泛的应用软件，是办公自动化工作人员的好帮手。第二节员工档案的录入与编辑

一、实训目标

二、典型任务

三、相关知识

四、技术关键

一、实训目标1.熟习Excel的工作界面；2．掌握数据录入与编辑方法。二、典型任务（一）任务概要

（二）操作步骤

（一）任务概要小周大学毕业后应聘到一家汽车配件公司作秘书工作。为了适应信息化时代的要求，改变手工管理的现状，老板要求将原来纸质的员工档案表格转换为电子表格，小周愉快地接受了任务，使用Excel在规定的时间内完成了任务，最终效果如图所示。

（二）操作步骤

1.新建工作簿

2.输入表格标题文字

3.输入各个标题名称（字段名）

4.输入数据

5.数据有效性控制

6.数据的保存

2.输入表格标题文字在工作表Sheet1中单击或双击单元格A1，然后输入“公司员工档案”。3．输入各个标题名称（字段名）在单元格A2～I2分别输入“编号”、“姓名”、“性别”、“出生日期”、“学历”、“部门”、“职务”、“工资”、“联系电话”等9个标题名称（字段名）。4.输入数据按照下列方法，依次输入表中数据。（1）输入员工编号。点击单元格A3，输入'01001后按回车，再输入其余的编号。【提示】

由于“编号”是文本型数据，需要输入英文半角的单引号，再输入数字。如果编号是连续的，则输入第一数据后，将鼠标移动单元格右下角的填充柄上，当光标变为十字形状时，拖动鼠标从A3到A12即可。（2）按要求顺序输入表中其余各列的值。5.数据有效性控制在Excel中，有些单元格中的数据没有限制，而另外一些数据是有范围的。例如“性别”只能输入“男”或“女”，学生成绩要求在0~100之间等。因此，在输入时“性别”、“学历”、“部门”、“职务”、“工资”的数据时，可以直接输入其值，也可以设置数据的有效性，以便对这些单元格中的数据进行限制，避免输入无效数据或错误数据。

5.数据有效性控制（1）设置数据有效性区域。先选定单元格区域F3～F12，然后执行“数据（D）→有效性（L）…”命令，将出现如图所示的“数据有效性”对话框。5.数据有效性控制（2）设置“工资”有效性范围。6.数据的保存

为了避免数据的丢失，需要及时保存。在Excel中，工作表不能单独保存，只能以工作簿的形式保存。（1）及时保存。按Ctrl+S

键，或执行“文件（F）→保存（S）”命令，或者单击常用工具栏上的“保存”按钮，将新建工作簿命名为“公司员工档案.xls”保存。（2）加密保存。为了保证数据的安全性，可以为工作簿设置密码。在“另存为”对话框中，单击“工具”按钮，在下拉菜单中单击“常规选项”命令；当出现“保存选项”对话框时，在“打开权限密码”框两次输入密码即可。三、相关知识（一）

Excel的工作界面

（二）

几个基本概念

（三）

不同类型数据的输入方法

（一）Excel的工作界面

（二）几个基本概念

1．工作簿一个Excel文件称为一个工作簿，它是存储数据的文件，其扩展名为.xls。一个工作簿可以包含多个工作表，最多255个。新创建的工作簿文件，Excel将自动为其命名为Book1，Book2……。

2．工作表工作表又称为电子表格，由行和列组成，存储于工作簿中。在新建的工作簿中，默认包含3张工作表，Excel自动将工作表的名称依次命名为Sheet1，Sheet2，Sheet3…，用户既可以重新命名，也可根据实际情况增加或减少工作表数量。

（二）几个基本概念

1．3．单元格单元格是工作表中的矩形方格，它是工作表的基本元素。用于输入、显示和计算数据，一个单元格内只能存放一个数据。一张工作表包含65536行和256列，行号是1~65536标识，列号由A~IV大写英文字母标识。（1）单元格地址。（2）活动单元格。（3）区域。（三）不同类型数据的输入方法1．输入数值型数据（1）输入正数时，可省略“＋”（加号）；输入负数时，可以加负号，也可以加上圆括号，例如，-6.18与（6.18）同义。数值数据默认右对齐。（2）输入分数时，必须以零和空格开始，否则Excel会视为日期型。例如，“01/3”。（3）当数值较大，超出当前活动单元格的宽度时，Excel会自动转换为科学计数法显示。例如：1.23E12表示1.23×1012，5.18E-6表示5.18×10-6。【提示】

数值中包括$、¥、%等符号，只影响显示方式，不影响数值的大小。（三）不同类型数据的输入方法2．输入文本型数据Excel文本包括汉字、英文字母、数字、空格及其他能够键入的符号，文本默认左对齐。（1）输入学号、手机号码、身份证号码等文本型数字时，首先输入英文半角的单引号，再输入数字，例如：'2011012345。（三）不同类型数据的输入方法3．输入日期和时间Excel的日期格式可以是“年-月-日”、“日-月-年”、“月-日”等，年月日之间用斜杠（/）或减号（-）分隔均可。（1）输入当前系统日期，按Ctrl＋；键。（2）输入当前系统时间，按Ctrl＋Shift＋；键。4．输入逻辑型数据逻辑型数据表示数据之间的比较结果，直接输入True或False。四、技术关键（一）数据输入的基本方法

（二）单元格的选定

（三）数据的填充

（四）数据的编辑

（五）外部数据的导入

（一）数据输入的基本方法在Excel中，有以下3种输入数据的方法：1．单击某个单元格后，立即输入数据。2．双击某个单元格，再输入数据。通常用于修改单元格的数据。3．在编辑框中直接输入或编辑修改数据。如果按Esc键，取消输入的内容或所作的更改；按回车键，则进入下一个单元格。

（二）单元格的选定

“先选后作”是Excel的工作方式之一。选定单元格的方法如下：1．选定一个单元格，直接单击某个单元格。2．选定连续的多个单元格，按下鼠标左键并拖动。3．选定不连续的多个单元格，按住Ctrl键，分别单击所需单元格。4．选定整行或整列，单击行号或列号。5．选定多行或多列，按下鼠标左键，在行号栏或列号栏拖动。6．选定全部单元格，按Ctrl+A键，或单击工作表左上角行列交叉处的全选按钮。如果要取消选定的区域，单击工作的未选定区域。

（三）数据的填充

对于具有规律变化的数据，使用填充柄将它自动填充单元格，快速省时。1．如果活动单元格已有数据，当鼠标指向填充柄，鼠标指针变为形状时，按住鼠标拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成自动填充。2．如果活动单元格内容为文字与数字混合，填充时文字不变，数字递增。3．如果活动单元格内容为Excel预设的自动填充序列中一员，按序列填充。

（四）数据的编辑1．数据的修改在单元格中输入数据后，可对其中的数据进行编辑与修改。双击需要编辑的单元格，可将光标定位于单元格中，即可进行编辑修改。2．数据的移动与复制主要方法有：（1）键盘命令。（2）鼠标拖放。（3）菜单命令。3．单元格的清除选定单元格后，执行“编辑（E）→清除（A）”命令，从其子菜单的全部、格式、内容、批注中选择一项。【警示】在Excel中，清除与删除是完全不同的两个概念。数据清除后单元格中的相应内容被取消，而单元格本身仍留在原位置不变。（五）外部数据的导入如果相关数据已经存在，则执行“数据（D）→导入外部数据（D）”命令，可以将Access数据库、文本文件以及其他Excel文件的数据导入当前工作表。第三节工资表的计算与格式设置

一、实训目标

二、典型任务

三、相关知识

四、技术关键

一、实训目标1.掌握Excel的公式与函数；2．了解数据格式的设置方法；3．掌握条件格式的使用方法。二、典型任务（一）任务概要

（二）操作步骤

（一）任务概要秘书小周完成了将纸质的员工档案表格转换为电子表格的任务后，老板很满意，又要求小周设计一个工资表，能够自动计算员工的应发工资和实发工资，并能够统计工资总额、平均工资、最高工资等相关数据。小周使用Excel出色地完成了任务，最终效果如图所示。

（二）操作步骤1.数据录入

2.工资表的计算

3.标题的跨列居中

4.单元格文字格式的设置

5.工资数据的格式设置

6.调整行高与列宽

7．表格的格式设置

8．条件格式

9．工作表重命名

10．保存工作簿

1.数据录入按照下图样式，依次输入表中各项数据。（1）在单元格A1输入标题“公司员工工资表”。（2）在第二行输入“领导签字”和“制表日期”。（3）输入表中其它数据。2.工资表的计算（1）工资数据的计算①计算应发工资。②计算实发工资。③计算实发工资的排名。（2）工资数据的统计①统计员工的人数。②计算基本工资总额。③计算平均基本工资。④统计基本工资最大值。⑤统计基本工资最小值。⑥基本工资分段统计。3．标题的跨列居中由于开始不好确定表格有多少列，所以一般都是先在A1输入标题，待表格格各列的标题都输入之后，再对标题设置跨列居中设置。首先选定A1:J1单元格区域，然后单击“格式”工具栏上的“合并居中”按钮进行合并即可。4.单元格文字格式的设置在单元格中输入的文字，默认情况为左对齐（数字默认效果为右对齐），根据需要进一步进行设置。（1）标题格式的设置。为了醒目起见，将表格标题字体设置为黑体、18磅、加粗效果，对齐方式为居中对齐。（2）数据格式的设置。表中其它数据的字号14磅、中文宋体、英文字体TimesNewRoman，对齐方式设置为居中对齐。各标题名称（字段名）设置为加粗效果。5.工资数据的格式设置选定表中的所有工资数据，然后执行“格式（O）→单元格（E）…”命令，在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，将如图所示“数值”的“小数位数（D）”设置为2。6.调整行高与列宽改变行高和列宽。（1）菜单操作。（2）自动调整。（3）行、列的隐藏和取消隐藏。7．表格的格式设置8.条件格式在工资表中，突出显示“基本工资”大于或等于2000的单元格。（1）选定数据区。（2）设置条件。（3）设置显示格式。9.工作表重命名Excel默认的工作表名称Sheet1、Sheet2…都是临时的，记忆和管理极不方便。因此，可以对这些工作表重新定义一个名称，如“工资表”、“奖金表”等，做到见名知意。双击工作表标签Sheet1，当前工作表的标签反相显示，用户直接输入新名称“工资表”，然后按回车键即可。10．保存工作簿完成以上工作后，直接按Ctrl+S

键，将当前工作簿以“公司员工工资.xls”保存。最终效果如图所示。三、相关知识（一）运算符

（二）公式

（三）函数

（四）格式设置

（一）运算符Excel支持以下4种类型的运算符。（1）算术运算符。包括+、－、*、/、^。（2）比较运算符。包括=、>、<、≥、≤、<>，运算结果为逻辑型True或False。（3）文本运算符。只有一个运算符&，用于连接两个或多个字符串，其运算结果为文本型。（4）引用运算符。主要包括冒号（:）、逗号（，）两种。（二）公式Excel的公式必须以等号（=）开头，后面跟表达式。一个完整的Excel公式包括三个组成部分：引用的单元格区域地址、运算符、函数和常量。例如“=5*A1+A2”表示计算5乘以单元格A1的值，再加单元格A2的值。在单元格输入公式后并按回车，则活动单元格只显示公式的计算结果，而公式则显示在编辑栏中。当公式涉及的那些单元格的值发生改变，Excel自动利用公式重新计算。（三）函数

函数是Excel预先定义的特殊公式，用于数据计算、数据分析等处理任务。（1）函数的组成。一般格式：函数名（参数1，参数2，…）（2）函数的输入。直接输入法。插入函数法。（3）常用函数。Excel提供了几百个功能强大的函数。（四）格式设置Excel的格式设置与Word类似，主要有两种方法：（1）使用“格式工具栏”中的相关命令按钮，例如字体、字号、对齐等。（2）执行“格式（O）→单元格（E）…”命令，在“单元格格式”对话框中进行设置。四、技术关键（一）

单元格引用

（二）公式与函数

（一）单元格引用

单元格引用是用于标识数据的具体位置的，分为以下3种形式：（1）相对引用。相对引用使用字母表示列、用数字表示行，用于指明引用单元格的相对位置。（2）绝对引用。绝对引用地址的表示方法是在引用地址的列号和行号前分别加上一个“$”符号。例如$A$3。（3）混合引用。混合引用是指在引用单元格时，一部分为相对引用，另一部分为绝对引用。【诀窍】

在编辑栏的编辑框中，选定要更改的引用，反复按F4键即可在3种引用方式之间进行切换。

（二）公式与函数

公式和函数是Excel重要内容之一，灵活正确地运用公式和函数，可以对数据进行统计和分析，同时简化数据计算，实现数据处理的自动化。（1）公式中可以包含函数、引用、运算符和常量等。例如=8*Sum（C4:C9）（2）同一个计算方法，可以采用多种公式表示。例如计算D5~D8的数据之和，公式“=Sum（D5:D8）”、“=D5+D6+D7+D8”都是正确的。

第四节学生成绩的统计分析

一、实训目标

二、典型任务

三、相关知识

四、技术关键

一、实训目标1．了解Excel的统计分析功能；2．掌握数据的统计分析方法。二、典型任务（一）任务概要

（二）操作步骤

（一）任务概要

实验中学期末考试结束后，教学秘书要分年级统计学生成绩。需要为学生排名次，筛选出不及格学生准备补考，以班为单位汇总各学科的平均分作为任课教师的考核依据。使用Excel的数据计算和统计功能，可以高效地完成这些工作。（二）操作步骤

1.为学生排名次

2.按班级汇总各学科平均分

3.筛选不及格学生

1.为学生排名次

（1）准备学生成绩表。启动Excel，在Sheet1中录入学生各科成绩，并计算总分。1.为学生排名次

（2）按总分排序。选择

“总分”所在列，执行“数据（D）→排序（S）…”命令，在如图所示“排序”对话框中执行“有标题行”、“主要关键字”为“总分”，排序方式为“降序”，最后”确定”即可。1.为学生排名次

（3）自动填充名次。在单元格M1中输入1后，执行“编辑（E）→填充（I）→序列（S）…”命令，在如图所示的“序列”框中，执行“序列产生在”“列（C）”命令，“类型”为“等差序列（L）”命令，设置“步长值（S）”为1、“终止值（F）”为9，最后“确定”即可。2.按班级汇总各学科平均分（1）按“班级”对表中数据进行升序排列。（2）汇总操作。选择数据区域A1:M10后，执行“数据（D）→分类汇总（B）…”命令，在如图所示的界面中，执行“分类字段（A）”为“班级”，“汇总方式（U）”为“平均值”，“选定汇总项（D）”为语文、数学等所有学科，最后“确定”即可。3.筛选不及格学生（1）设置筛选条件。在Sheet1下方的空白区域D12：K20，依次录入下图所示的筛选条件。【诀窍】表示多个条件必须同时满足时，将它们写在同一行；而表示在多个条件中满足其一，则写在不同的行。3.筛选不及格学生（2）筛选学生。执行“数据（D）→筛选（F）→高级筛选（A）…”命令，选“将筛选结果复制到其他位置（O）”命令，“列表区域（L）”为“$A$1:$M$10’”，“条件区域（C）”为“$D$12:$K$20”，“复制到（T）”命令区域为“$A$22:$M$34’”，“确定”即可。三、相关知识（一）

数据清单

（二）

数据排序

（三）

数据筛选

（四）分类汇总

（一）数据清单数据清单是由若干行和若干列组成的矩形区域，又称为数据列表。数据清单具有以下特点：（1）数据清单必须有表头。一般数据清单的第一行，由多个列的标识名组成，例如姓名、性别、学号等，这些列标识名称为字段名。（2）字段名不能相同。数据清单的列表示字段的数据，每一行的数据表示一个记录。（3）数据的连续性。在表头之下是连续的数据区域，不能出现空行或空列，这个区域可以是整个工作表的数据，也可以是工作表数据的一部分。（二）数据排序

数据排序是指按一定规则对数据进行整理和排列。Excel提供了多种方式对数据清单排序，可以按升序或降序方式，还可以由用户自定义排序。数据区域的排序可以按行，也可以按列，用来排序的字段叫关键字，最多可同时对3个关键字进行排序。（三）数据筛选

筛选是一种快速查找数据清单的方法，它将数据清单中满足条件的数据予以显示，不满足条件的数据暂时隐藏。有两种筛选方法：自动筛选和高级筛选。取消筛选后，数据可全部恢复。（四）分类汇总

分类汇总是分析数据表的常用方法，即对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。针对同一个分类字段，还可以进行多种汇总。四、技术关键（一）

建立数据清单

（二）

建立条件区域

（一）建立数据清单数据清单是进行数据排序、数据筛选、分类汇总等操作的基础。建立数据清单有以下3种方法：（1）按照数据清单的要求，直接输入相关数据。（2）执行“数据（D）→记录单（O）…”命令，建立数据清单。（3）从其它数据库中导入数据。

（二）建立条件区域高级筛选时，需要先建立条件区域，条件区域的位置必须在数据清单内容之外，至少两行，且首行与数据清单相应字段务必精确匹配。当筛选条件有多个需同时满足时，这些条件写在一行，否则写在不同的行。本任务中，不及格学生，只要某学科的成绩小于60就满足筛选条件，所以写在不同的行。

第五节销售业绩的图表化与打印输出

一、实训目标

二、典型任务

三、相关知识

四、技术关键

一、实训目标1.掌握图表的生成方法；2．掌握数据的打印输出方法。

二、典型任务（一）任务概要

（二）操作步骤

（一）任务概要公司要召开年度销售总结大会，市场部经理汇报一年来的销售业绩，需要秘书准备本年度销售情况的统计资料，为了让数据更直观，需准备年度业绩柱状图，产品销量条形图，产品百分比饼状图，以及产品销量折线图。以上材料除了通过投影在现场展示以外，还要打印成书面材料，分发给参会人员。使用Excel的图表和打印功能，可以简便快捷地完成上述工作。（二）操作步骤

1.准备销售数据

2.生成年度业绩柱状图

3.生成产品销量条形图

4.生成产品百分比饼状图

5.生成产品销售额折线图

6．页面设置

7．打印预览

8．打印

1.准备销售数据录入如图所示的数据，并设置好表格边框。2.生成年度业绩柱状图（1）选择图表类型。执行“插入（I）→图表（H）…”命令，在“图表向导”中，选择柱形图”的“三维簇状柱形图”后，单击“下一步（N”按钮。2.生成年度业绩柱状图（2）选择图表源数据。在左图中，单击“数据区域（D）”命令右端的按钮，从表中选定图示的数据区域，出现右图，再单击“下一步（N”按钮。2.生成年度业绩柱状图（3）设置图表选项。在图的“图表标题（T）”命令框输入“年度业绩柱形图”，在“分类（X）轴（C）”命令框中输入“月份”，在“数值（Z）轴（V）”命令框中输入“销售额（万元）”命令，单击“下一步（N）”命令。2.生成年度业绩柱状图（4）选择图表位置。选择将图表“作为其中的对象插入（O）”命令，则在当前工作表插入图表（也可以“作为新工作表（S）”命令插入），最后单击“完成（F）”命令。3.生成产品销量条形图

（1）选择图表类型。调出“图表向导”选择图表类型时，要选“条形图”中的“三维簇状条形图”，执行“下一步（N）”命令。（2）选择图表源数据。选择图中虚线框内所示的两片不连续的数据区域作为条形图的源数据后，再执行“下一步（N）”命令。3.生成产品销量条形图

（3）设置图表选项。在“图表标题（T）”命令框中输入“产品销量条形图”，在“分类（X）轴（C）”命令框中输入“产品类别”，在“数值（Z）轴（V）”命令框中输入“销售额（万元）”命令后，再执行“下一步（N）”命令。（4）选择图表位置。选择将图表“作为其中的对象插入（S）”命令，最后单击“完成（S）”命令。4.生成产品百分比饼状图

（1）选择图表类型。调出“图表向导”选择图表类型时，从图表类型中执行“饼图”中的“三维饼图”。（2）选择图表源数据。选择图中虚线框内所示的两片不连续的数据区域作为条形图的源数据后，再执行“下一步（N）”命令。4.生成产品百分比饼状图（3）设置图表选项。在“图表标题（T）”命令框中输入“产品百分比饼状图”；在“数据标志”中，选中“数据标签包括”的“百分比（P）”命令。（4）选择将图表“作为其中的对象插入（O）”命令即可。5.生成产品销售额折线图

生成折线图的方法及步骤与上面类似，其操作步骤如下：（1）调出图表向导后，图表类型执行“折线图”中的“数据点折线图”。（2）选择数据区域B4:N7作为条形图的源数据。（3）在“图表标题”框中输入“产品销售折线图”，在“分类（X）轴（C）”命令框中输入“月份”，在“数值（Z）轴（V）”命令框中输入“销售额（万元）”命令。（4）选择将图表“作为其中的对象插入（O）”命令即可。6．页面设置（1）设置页面。执行“文件（F）→页面设置（U）…”，出现如图所示的“页面”选项卡中

，可以选择纸张的“方向”为“纵向（T）”，“纸张大小（Z）”为A4。6．页面设置（2）设置页边距。在如图所示的“页边距”选项卡中，有6个编辑框，分别用于设置上下、左右边距及页眉和页脚的边距。既可以在编辑框中直接输入数字，也可以通过编辑框右边的上/下按钮改变编辑框的值。现将左右边距均设置为3，上下边距均设置为2.5。6．页面设置（3）设置页眉页脚。“页眉/页脚”选项卡中，单击“自定义页眉（C）”命令进入页眉编辑窗口，在中间的编辑框中输入“机械公司销售总结大会资料”，单击“确定”返回；执行“页脚”样式为“第1页，共？页”。6．页面设置（4）设置工作表。在“工作表”选项卡中，可以设置打印区域，即可以只打印工作表的部分内容，缺省为打印全部内容。还可以设置顶端标题行，它适合表格数据占多个页面的文档。本任务比较简单，无需设置“打印标题”，直接“确定”即可。7．打印预览单击工具栏中的“打印预览”按钮，进入预览状态，检查页面设置是否符合要求，特别是内容是否显示完整，格式是否美观等。可通过“上一页”、“下一页”在各个页面之间切换。如有问题，可单击“关闭”按钮退出预览状态，重新编辑。如果没有问题，可直接单击“打印”把文件发送到打印机输出。8．打印执行“文件（F）→打印（P）…”命令，将出现“打印内容”对话框，从中选择打印机或使用默认打印机。“打印范围”为“从1到2”，“打印内容”为“选定工作表（V）”命令，“打印份数（C）”为1，单击“确定”开始打印。三、相关知识（一）图表的标准类型与自定义类型

（二）工作表标题行和标题列的设置

（一）图表的标准类型与自定义类型

标准类型是Excel提供的图表类型，每种标准类型又分为几种子类型，每个子类型还可以设置不同的参数，标准类型能满足用户大部分需求。通过更改任何标准的图表类型或内置的自定义图表类型，可创建自定义的图表类型。甚至还可以与其他用户共享这些自定义图表类型。例如，如果需要在公司所有图表中显示相同标题，那么可以创建一个带有该标题的图表，并将图表保存为用户自定义的图表类型，然后作为模板与公司其他人员共享。

（二）工作表标题行和标题列的设置一个工作表，标题行一般都在前面一行或几行，当数据有很多页时，如果不进行标题行设置，除了第一页外，其它页均没有标题行。要解决这个问题，可通过“页面设置”的“工作表”选项卡中的“顶端标题行”进行设置，设置好后，每页将自动显示标题行。标题列的设置也可参照此办法。四、技术关键（一）选择不连续的数据区域

（二）图表的移动和缩放

（一）选择不连续的数据区域当同时选择两块不连续的数据区域时，先选择第一块，再按住Ctrl键不放，选择第二块，选完后再松开Ctrl键。（二）图表的移动和缩放嵌入式图表建立后，如果位置不合适，可单击图表边框，用鼠标拖动其到任意位置。如果图表过小，内容可能显示不完整，如果过大，影响排版。要改变图表大小，可单击边框，然后在四个角和四条边的中间出现小黑块，拖动这些黑块，可以改变图表的大小。第六节拓展动向互动创新

一、任务目标

二、拓展导向

三、互动创新

一、任务目标1．提升终身学习能力，熟悉本章拓展信息；2．加强沟通能力训练，改进教学互动方法；3．强化创新能力训练，灵活运用本章技术。

二、拓展导向（一）技巧与格式

（二）公式与函数

（三）图表

（四）相关资源

（一）技巧与格式

1.

Excel使用技巧大全（规范版）.doc【拓展理据】该文以规范的文档结构，从六个方面，完整、简要地介绍了Excel的全部使用技巧，主要分：Excel的基本方法、数据输入与编辑技巧、函数与公式编辑技巧、数据分析与管理技巧、图形与图表编辑技巧和设置技巧。（一）技巧与格式

2．Excel格式快速教程.doc【拓展理据】

文献主要介绍了使用自定义格式的技巧。详细地介绍了自定义数字格式的方法，并有丰富的例子可供参考。

（二）公式与函数1.

Excel常用函数使用手册.doc

【拓展理据】文献先简要介绍了函数的基本情况、函数的使用方法、函数的分类等，再以例子的形式介绍了每个函数的语法、使用及注意事项。（二）公式与函数2．Excel计算公式大全.doc

【拓展理据】

文献以字母序详细介绍了每个函数的名称、功能、使用格式、参数说明、使用举例，可快速学习和查找。（三）图表1．Excel可用图表类型【拓展理据】

详细介绍了Excel图表的标准类型及其子类型的用途和特点。2．个性化Excel图表制作技巧.doc【拓展理据】

文献介绍了创建个性化图表的多种方法。（四）相关资源1．OfficeOnlineExcel模板

【拓展理据】

这是微软的官方访问MicrosoftOfficeOnline站点，可下载多种实用Excel模板，有利于提高工作效率，制作更精美的文档。2．Office开发中心【拓展理据】

这是权威的官方网站，在此可以获取有关Office最新的资源，查找各种版本Office的解决方案，大大拓展了Office软件的应用范围。

三、互动创新（一）教学互动

（二）改进创新

（一）教学互动1．组织方式将学员分成若干讨论、交流小组，每组6~10人。2．互动主题（1）你使用过哪些数据管理软件？它们具有哪些特点？（2）在录入Excel数据时，如何才能提高效率？（3）试用Excel最新版本后，谈一谈使用的体会。（4）从学生的角度，提出对本章的教学建议。（5）介绍自学Access2003的基本操作的体会。（一）教学互动3．选用可行方式报告小组互动创新成果

（1）每组推选一位代表上台限时报告。（2）每组书面报告组内互动成果。（3）以邮件、留言、面谈等方式，加强师生互动。（二）改进创新

1．尝试自定义数字格式。

2．尝试自定义图表类型。

3．尝试制作Excel模板。

本章总结本章首先介绍了数据自动管理的基本理论、发展历程和常用工具，然后采用任务驱动法和案例法，结合“员工档案的录入与编辑”、“工资表的计算与格式设置”、“学生成绩的统计分析”、“销售业绩的图表化与打印输出”等