营销项目管理munication management-english version39

项目管理

ProjectManagement赵玲

AssociateProfessorCollegeofManagement,HuazhongUniversityofSci.&Tech.Email:Office:Room509第八章项目沟通管理Session8ProjectCommunicationManagement一位大学生给父母写的信亲爱的爸爸妈妈，你们也要习惯被人叫爷爷奶奶了：是的，我怀孕了。不过由于我的男朋友拉里失业了，我们就没有结成婚。拉里的老板好像就是不能欣赏他高中退学后学到的技能。拉里看起来比爸爸年轻得多，尽管他比您还要老3岁。我从大学退学去工作了，这样一来我们才能在孩子出生前搞到一间公寓。我在一家24小时汽车修理车间的楼上找到一间漂亮的公寓，公寓的密封性很好，哪些讨厌的油烟和噪音都不会打扰我们。我现在非常开心，希望你们也是。——爱你们的阿什利注：根本没有拉里。我没有怀孕。我没打算你结婚。我也没退学，但我化学成绩得了D。我就是希望你们做好心理准备。章前案例——沟通技巧的重要性本章要点项目沟通管理过程如何改善项目沟通项目冲突及来源利用沟通技巧解决冲突谈判ProcessesofProjectCommunicationmanagementGoalofProjectCommunicationmanagementThegoalofProjectCommunicationManagementistoensuretimelyandappropriategeneration,collection,dissemination,storage,anddispositionofprojectinformation.项目沟通管理（ProjectCommunicationManagement）的主要目标即确保适时而恰当地产生、收集、发布、储存和处置项目信息。TheimportanceofProjectCommunicationmanagementFailuretocommunicationisthegreatestthreattothesuccessofanyproject,especiallyforITproject.Thisisbecause:ThegapbetweenusersanddevelopersThesupportfromtopmanagers,andotherkeystakeholdersResearchindicatesthat:ITprofessionalsneedcommunicationskillstogetcareerpromotion.Verbalskills(口头沟通)isthekeyfactorsincareeradvancement.ProcessesofProjectCommunicationmanagementStakeholderanalysis——whoarethestakeholders?Howtomanagetherelationshipswiththem?PlanningCommunications——Whatinformation,when,how,sendtowho?TheoutputisCommunicationmanagementplan.Distributinginformation——ProvideneededinformationtostakeholderstimelyReportingperformance——Collectingandreportinginformationabouttheprojectperformance.Process1:StakeholderanalysisStakeholderanalysisreferstodocumentingimportant(sensitive)informationofstakeholders,andmakingstakeholdermanagementstrategy.Name,position,ifhe/sheisinternalorexternaltotheorganizationSpecialtyLevelofinterestLevelofinfluenceProjectmanagementstrategy“个人专辑项目”干系人分析杨宇韩佟尹军方强张艺谋组织公司高管签约歌手项目组项目组外聘在项目中的角色本项目的发起人，任公司总经理/艺术总监专辑演唱者，MTV主角，专辑中全部中文歌曲的原创者。形象设计/创意配乐、试音、录音MTV导演特点或专长严格，对预算敏感；能敏锐发现歌手的潜质，由他招揽的几位歌手发展前景都非常好，并为公司带来较好的经济收益。由其原创的歌曲颇具soft-rock风格，许多歌曲已在一些俱乐部、音乐Party以及校园演出中演唱并获推崇，最具代表性的歌曲是《寒》；嗓音十分适合soft-rock的作品；形象及风格符合现代年轻Fans的音乐取向。形象设计高手，对多名签约歌手进行过不同风格的形象设计，反响极佳，美国摇滚明星JohnDanvers来中国演出时曾聘请他为形象顾问；对MTV常有绝佳创意，但不参与剧本创作；与韩佟私交极好。非常好的音乐制作人，同时对各种音响技术十分熟悉；人缘好；工作狂。国内知名导演，其拍摄的电影作品曾获国际大奖，但很少拍MTV类作品。利益大小很高很高高高一般对项目影响程度很高；有权终止项目很高，其表现如何直接关系到此专辑的成功与否高，难以替代高一般，可选其他导演交往建议服从其决策，注意预算，每周向其报告项目进展情况。良好的沟通，倾听他对自己创作的音乐的理解，多采纳其意见；进行商业包装。尊重其设计思想；允许其工作时听音乐；奖金。把公司最好的设备交给他；提醒他不要过度加班。由他组建拍摄剧组。Process2：PlanningCommunicationsThecommunicationsmanagementplanshouldconsiderfollowingitems：StakeholdercommunicationrequirementsInformationtobecommunicated,includingformat,content,andlevelofdetailWhowillreceivetheinformationandwhowillproduceitSuggestedmethodsortechnologiesforconveyingtheinformationFrequencyofcommunicationEscalationproceduresforresolvingissuesRevisionproceduresforupdatingthecommunicationsmanagementplanAglossaryofcommonterminology干系人沟通分析示例艺术总监每日状态报告E-mail杨宇每天晚上签约歌手项目执行计划会议及硬拷贝韩佟2002年9月1日形象设计/创意项目执行计划会议及硬拷贝尹军2002年9月1日配乐、试音、录音项目执行计划会议及硬拷贝方强2002年9月1日项目干系人文件名称文件格式相关人员交付期限MTV导演项目执行计划会议及硬拷贝张艺谋2002年9月1日Process3：DistributinginformationDistributinginformation——GettinginformationtoAttherighttimeInausefulformatThroughaappropriatemediaTotherightpeopleHowtoselectcommunicationmedium？正式、书面项目章程、项目计划非正式、书面工程师笔记、备忘录正式、口头介绍、讲演非正式、口头谈话需要立即采取措施：正式书面、正式口头沟通是最好的方式解决争端、批评成员：非正式口头信息发送方法示例人员数目对沟通的影响UsingTemplatesforProjectCommunicationUsingexamplesandtemplatescouldmakepreparingprojectcommunicationseasier,causeITprofessionalsoftenhavehardtimewritingreportsorgivingpresentation.Organizationsshouldgraduallydeveloptheirowntemplates,whichcouldbeadaptedfromotherorganizationsortextbooks.Process4：ReportingperformanceReportingperformance——Keepstakeholdersinformedabouthowresourcesarebeingusedtoachieveprojectobjectives.Outputsofperformancereporting:Statusreport(状态报告)——WheretheprojectstandsataspecificpointintimeProgressreport(进展报告)——whattheprojectteamhasplishedduringacertainperiodForecasts(预测)——futureprojectstatusandprogressbasedonpastinformationandtrendsExampleofStatusreportandforecast-EVMI.今天（月）的成绩II.明天（月）的计划III.存在问题一直存在或新出现的重要问题IV.项目的变更（日期和描述）已批准或要求的变更ExampleofProgressStatusConflictsandTheirSources项目的冲突所谓冲突，就是个人、团体、组织限制或阻止另一部分个人、团体和组织达到预期目标的行为。当冲突导致了糟糕的项目决策，挫伤了项目团队成员努力工作的积极性，延误了项目问题的解决，阻碍了工作进程，这时的冲突就无益于项目；当冲突能产生加强决策的新信息，从而制定更好的问题解决方案时，它就是有益的。项目生命周期各阶段的冲突项目概念阶段的冲突技术目标资源的承诺优先级项目的组织结构项目实施阶段的冲突某些项目活动有麻烦与(1)相关的活动将推迟(2)将导致整个项目延迟项目经理为了避免(3)的发生,将需要从职能部门获得资源项目经理vs.职能经理项目收尾阶段的冲突环境实施阶段的进度延迟在收尾阶段的压力感觉更强业主的最后期限强大的压力为了满足最后期限的要求,往往忽略实际成本超支与高管的潜在冲突职能部门要支持项目团队满足最后期限的要求与职能部门经理的潜在冲突Usingcommunicationsskillstomanageconflicts对冲突的新认识——冲突可能有益冲突经常产生重要的结果，如：新思想更好的方案工作更努力、更协作。建议：与任务有关的冲突——经常改善团队的绩效情感的冲突——经常降低团队的绩效成功处理冲突的准则对事不对人注重利益点在试图达成一致以前，发明可以实现共赢的选项坚持使用客观的准则Basicmodesforhandlingconflicts直接面对(Confrontationmode)——faceaconflictdirectlyandsolveit(thebest)折中(compromisemode)——useagive-and-takeapproachtoresolvingconflicts(thesecondbest)圆滑(smoothingmode)——deemphasizeoravoidareasofdifferencesandemphasizeareasofagreement.撤退(Withdrawalmode)——retreatorwithdrawfromanactualorpotentialdisagreement(theworst)强制(forcemode)——onewinandtheotherlose处理冲突的五种模式Forcing强制Withdrawal撤退Confrontation直接面对Smoothing圆滑Compromise折中面向决策尊重人际关系谈判谈判谈判是项目经理经常遇到的场景，通过谈判，项目经理也能够获得额外的时间和资金。谈判的技巧和谈判需要考虑的问题谈判前需要考虑的问题我有多大的权利？我有什么样的时间压力？我是否信任我的对手？原则性谈判将当事人与问题分开从对方的角度去思考不要从自己的立场出发判断对方的意图不要因为你的问题责怪他人积极聆听寻求双方受益的选择方案使用积极和广泛的头脑风暴识别共同的利益坚持使用客观的标准使用客观的数据和可测量的标准ZED公司的角度你作为ZED的项目经理，负责一个新的废热发电锅炉建设项目。你的客户是CPI公司。时间进度要求你14个月内完成项目，可支配的预算是300万美元。现在的问题是CPI公司坚持要进行一系列的修改来满足他们的即时需求，他们认为既然CPI公司支付了钱，就有权对项目进行修改。然而一旦修改，项目必然延期，因为工程部必须批准修改，设计部门必须调整计划，制造部门必须改变结构。ZED公司陷入了困境，你受到了来自上级越来越大的压力，要求你完成项目并达到预期的利润。你还有25,000美元可以支配。高层正密切关注你在这个项目上的绩效，因为你最近完成的三个项目都超过了预算，也没有给企业带来多大的利润。你被确切告知，如果这个项目还如此的话，你将失去这份工作。你不愿拒绝CPI公司进行修改的要求，因为CPI表示，如果这个项目使他们满意的话，今后还有几个项目给ZED公司做。销售部门得知这个消息后，也要求你必须尽量使得CIP公司高兴。如果一切顺利的话，ZED公司在接下来4个月里有把握赢得另一个关于玉米产品锅炉的合同。另一方面，你认为ZED的项目开价太低了，那是导致你所做的修改会影响项目利润的原因。你今天早上打到办公室时受到了CPI发来的修改要求传真，他们要求提高锅炉的容量和工作温度，而你和工程师及估算师认为这些修改会带来7.5万美元的额外成本，同时项目要延期4周。你从ZED的销售代表处得知，CPI公司可能会为修改多出一些钱，但他不确定具体金额是多少。ZED公司和CPI公司的谈判CPI公司的角度你是CPI公司的项目经理，负责建造一个废热发电厂。最近你的工程师开发出了产生蒸汽的新技术，这将优化锅炉的效率。因为项目是CPI公司的一笔大投资，你坚