设备档案组卷培训

设备档案组卷暨离线客户端培训无锡地铁集团有限公司2014.7.17培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求（一）、建立“谁产生，谁立卷，谁负责”的统一管理模式。

※监理、业主项目负责人应当对建设过程中产生的文件进行全过程管理。※甲供货商负责收集、整理立卷其供货设备的设计联络、索赔文件及合同范围内的设备厂家图纸和资料。※设备供货商负责收集、整理立卷设备厂家图纸、资料（若设备供货商一并负责安装，还应当负责收集、整理立卷监理安装施工过程中的归档文件。

※监理单位负责收集、整理立卷监理文件。

※项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目归档文件的收集、整理立卷，并提交总承包商单位负责汇总到整个项目的竣工档案内。一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求（二）、分类、组卷依据：为规范统一无锡地铁建设项目各方参建单位竣工资料内容和要求，达到资料组卷严谨、清晰、详实，要求设备供货商、总承包商和监理单位严格执行地铁集团归档要求及组卷顺序，统一使用无锡地铁电子档案系统离线客户端编制竣工资料和挂接电子原文。业主项目工程师和参建单位负责人应当严格把控竣工资料组卷的过程管理。（三）、项目通过正式验收后，完善整改意见方可移交。

竣工档案应在项目竣工验收完成后，按照验收意见整改后，完成竣工资料的数字化加工及整理工作，填写（打印）案卷封面，装订案卷，整理移交文件清册，并按规定在三个月内移交轨道公司和城建档案馆。

培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导二、设备档案的概念及归档范围及移交要求所谓设备档案：是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件资料，通过不断收集、整理、鉴定等工作建立的档案。以及设备说明书、设计图纸、图册、底图、维修操作规程、典型检修工艺文件等资料。设备档案是企业档案的重要组成部分，也是设备管理工作的重要组成部分。设备的正常运行及维护保养是设备管理工作的基本任务，设备档案管理工作为这一基本任务顺利、经济的实现提供了基本技术支持。

二、设备档案的概念及归档范围及移交要求1.开箱检查记录2.装箱单、设备供货随机文件清单3.备品备件移交清单、仪器仪表移交清单4.设备出厂检验申请单、材料及设备出厂合格证及出厂测试报告5.设备样机验收合格证、出厂验收合格证书（含出厂验收试验大纲）6.境外设备原产地证明

7.设计联络会议纪要、设计审查会议纪要8.设计联络成果资料9.各种计算成果10.设计变更资料11.设计变更通知单汇总表（含附件）12.设备安装、调试督导计划13.设备测试大纲14.系统调试和联调分析报告15.完工测试报告

二、设备档案的概念及归档范围及移交要求16.设备初验证书17.竣工验收报告18.设备质量评估报告19.设备竣工验收整改意见及处理报告20.其它应归档文件（往来函件、重要的专题报告等）21.安全评估报告及安全证书（信号有）22.设备保修协议书23.最终技术规格书24.设备系统总说明25.设备系统图、安装图等26.安装手册27.用户操作手册28.维护手册

29.培训资料30.竣工图纸、产品图册、产品照片等31.随机光盘、软盘等启动盘32.其它

二、设备档案的概念及归档范围及移交要求1、整理立卷的条件：（1）所有各阶段的资料收集完整，原件签字、盖章齐全；（2）设计变更内容正确标注在竣工图上，作废图纸不归档。（3）设计变更汇总表、施工图汇总表、设备厂家图纸、资料目录汇总表完成。（4）最终竣工图编制完成，图修纸改中所有变更依据性材料齐全。（5）完成照片、声像的收集工作。二、设备档案案的概念念及归档档范围及及移交要要求2、基本要要求（1）、归档的设备文文件材料料,必须完整整，系统统地反映映设备从从设计制制造或申申购到改改造的全全过程，，文字及及图样的的表述与与设备实实体一致致。（2）、所有手写和激激光打印印的表格格、文字字、数据据资料，，经签字字、加盖盖单位公公章后可可视为““原件””。（每每台/套设备必必须提供供两套原原件的图图纸和资资料）。。合格证证等不规则纸张应粘贴在在A4白纸上递递交，粘粘贴时上留足页边边距。页边距：20mm，左：25mm，右：15mm，下：15mm。（3）、归入入B套的合格证、质保书书允许复复印，合合格证应应当将正正反二面面复印于于一张空空白A4纸一面上上归档，，同时加加盖三要要素章。。复印件件必须保保证清晰晰和完整整。（4）、地铁建设设项目设设备档案案一式二份份原件。实实行A.B套制，A套等级优优于B套。当合格证、、质保书书等只有有一份原原件时应应归入轨轨道公司司的A套中。二、设备档案案的概念念及归档档范围及及移交要要求3、整理立立卷的要要求：（1）案卷不不宜过厚厚，文字字3公分，竣竣工图纸纸在3-5公分之内内。（2）案卷内内不同尺尺寸的文文件材料料要折叠叠成统一一A4幅面，一一些合格格证之类类比较小小的，要要粘贴在在A4纸上进行行装订。。（3）外、英英文资料料应将保保持原来来的案卷卷及文件件排列顺顺序及文文号顺序序。（4）立卷采采用三孔孔一线装装订，右右侧左、、下边必必须对齐齐，孔距距85mm，结头在在文件的的背面。。要求结结实、整整齐、美美观、不不掉页、、不倒页页、不压压文件字字迹、不不损坏文文件、不不妨碍阅阅读。（5）案卷采采用国家家统一外外表尺寸寸：305mm×220mm厚度20-50mm，卷内目目录和备备考表A4尺寸297×210mm。二、设备档案案的概念念及归档档范围及及移交要要求4、竣工工图归归档（1）所有有竣工工图为为有氨氨新蓝蓝图，，加盖盖施工工单位位竣工工图章章。（2）“竣工图图”章：施施工单单位、、编制制人、、审核核人、、技术术负责责人、、编制制日期期、监监理单单位、、总监监、现现场监监理。。竣工图图章示示例：：“竣工图图章”应使用用不易易褪色色的红红色印泥，，盖在在图标标栏上上方空空白处处。为保证证数字字化加加工质质量，，有一一套竣工图图折叠叠应在在完成成扫描描工作作以后开展展。二、设备档档案的的概念念及归归档范范围及及移交交要求求4、竣工工图归归档（3）竣工工图按按专业业、图图号排排列，，不装装订。。（4）竣工工图每每张盖盖档号号章和和归档档章（（包括括封面面、扉扉页、、目录录）。。归档章章：尺尺寸：：2.5cm×1.5cm,档号章章：例例：““3-1-11-12-15-12-24”数字““3”的高高×宽尺寸寸：0.8cm×0.5cm，“-”宽为为0.2cm。（5）、利利用施施工图图改绘绘竣工工图，，必须须标明明变更更修改改依据据，凡凡施工工图结结构、、工艺艺、平平面布布置等等有重重大改改变，，或变变更部部分超超过图图面1/3的，应应当重重新绘绘制竣竣工图图。（6）、不不同幅幅面的的竣工工图应应按GB/10609.3-2009统一折折叠成成A4幅面（（297mm×210mm）,图标栏栏露在在外面面。归档二、设备档档案的的概念念及归归档范范围及及移交交要求求（7）竣工图图统一按按照《《国家家重大大建设设项目目文件件归档档要求求及档档案整整理规规范》》中竣竣工图图编制制要求求进行行编制制。满满足完完整、、准确确、清清晰、、规范范、修修改到到位，，真实实反映映设备备的真真实情情况。5、移交交要求求归档的纸质质文件件统一一在无无锡地地铁电电子档档案系系统离离线客客户端端进行行编制制目录录、挂挂接电电子原原文和和归档档移交交工作作。文文本扫扫描成成双层层PDF格式，，各类类操作作和维维护手手册、、技术术规格格书等等可采采用电电子版版本直直接挂挂接离离线客客户端端，竣竣工图图纸统统一扫扫描成成JPG格式后后挂接接离线线客户户端。。培训内内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导三、设设备档档案整整理方方法1、组组卷卷及及卷卷内内文文件件排排列列※按设备备归归档档范范围围顺顺序序依依次次进行行排排序序，①按按设设备备的的台台（（套套））为为单单位位进进行行组组卷卷。。一一台台（（套套））设设备备可可组组成成一一卷卷或或若若干干卷卷。。每每一一个个案案卷卷均均由由案案卷卷封封面面、、卷卷内内文文件件目目录录、、卷卷内内文文件件材材料料、、卷卷内内备备考考表表组组成成。※文字材料料按问题题、时间间或重要要程度来来排列。。批复在在前、请请示在后后；正文文在前、、底稿在在后。有有译文的的外文资资料译文文在前，，原文在在后。图纸与文文字材料料组成一一卷的，，文字在在前，图图样在后后。三、设备备档案整整理方法法2、如何编目目（1）编目：卷内内文件有有书写内内容的页页面均应应编写页页号，页页号编写写的位置置是，单单面书写写文件在在右下角角；双面面书写文文件，正正面在右右下角，，背面在在左下角角；图样样的页号号编写在在右下角角，或标标题栏外外右上方方；成套套图样或或印刷成成册文件件，不必必重新编编写页号号。各卷卷之间不不连续编编页号。。（2）序号：应用阿阿拉伯数数字从1起依次标标注卷内内文件的的顺序，，一个文文件一个个号；（3）责任者：应填填写文件件形成部部门或主主要责任任者；（4）文件编号；应应填写文文件文号号或图样样的图号号，或设设备、项目代号号（5）文件题名；应应填写文文件标题题全称；（6）日期：应填写写文件形形成日期期；（7）页号：应填填写每份份文件首首尾页上上标注的的页号（8）备注：需要时时填写。。（9）竣工档案编制制可利用用无锡地地铁电子子档案系系统离线线客户端端进行著著录归档档工作。。三、设备备档案整整理方法法2、如何编目目※案卷题名名：准确揭示卷内内文件材材料的内内容。构成：案卷题名名=项目名称称+内容特征征+文件名称※立卷单位位：填写文件件材料组组卷的部部门或项项目负责责部门。※起止日期期：填写卷内文件件形成的的起止日期※保管期限：应应根据有有关规定定填写组组卷时划划定的保保管期限限※密级：应根据据保密规规定填写写卷内文文件的最最高密级级三、设备备档案整整理方法法3、卷内备考表表卷内备考表编编制：卷内内备考表要要标明卷内内文件的件件数、页数数、不同载载体的数量量，说明组组卷情况，，如立卷人人、检查人人、立卷时时间等；示示例：文字字材料20件，100页，照片10张，附图一一张。卷内备考表表排列在卷卷内文件之之后。“案卷质量量情况”：：是记录组组卷过程中中需要说明明的情况，，一般为“真实、完完整、有效效”六个字；““检查人””：由总监或代表签名，并注注明日期，，对卷内文文件的完整整性作出确确认。4、装订入盒盒※设备文件材料可可分为装订和不装订两种。※凡是几份文件材材料组合成成案卷的一一般都要装装订，采用用“三孔一线线”办法装订，，装订前要要除掉材料料上的金属属物，按A4规格装订。。如是小册册子、卡片片形式的材材料可自制制纸袋装好好，并在材材料右上角角盖上档号号章。※凡单本材料料为一卷，，材料本身身有页码的的可以不用用装订，只只在材料右右上角上盖盖上档号章章。三、设备档档案整理方方法5、整理时应当当注意：※换乘站的组组卷：能分线必须须分线组卷卷，共用的资资料存放于于首条线的该类资料料中，标注注说明含其其线的资料料。※与甲方签订订合同的分分包由分包包单位自己己组卷，如如果是由总总包单位分分出去的专专业分包，，由总包负负责汇总归归档移交。。※监理通知单单和施工日日志、监理理日志三方方保持对应应。不缺天天连续记录录，请监理审审查日志记记录情况。。三、设备档案整整理方法案卷题名：工程名称+项目名称（含设备名称）+案卷内容组组成（三项项内容不超超过50个汉字，100个字符）例如：无锡地铁1号线供电安装01标堰桥站***设备开箱单单、随机文文件清单及及移交单等等文件无锡地铁2号线TJJL-01标九里河站站监理资质质、规划和和监理细则等综合合文件案卷卷题题名名不不能能出出现现同同样样的的题题名名，，要要用用部部位位或或时时间间、、标标段段、、内内容容来来区区分分。。三、、设备备档档案案整整理理方方法法设备备文文本本保管管期期限限：“长长期期””，竣工工图图保保管管期期限限：：“永永久久””零零零卷卷的的编编制制内容容：案卷卷目目录录+卷内内目目录录移交交目目录录册册的的编编制制内容容：案卷卷封封面面、、竣竣工工档档案案概概况况表表、、档档案案移移交交书书、、竣竣工工资资料料监监理理审审核核意意见见单单三、、设备备档档案案整整理理方方法法三、、设设备备档档案案整整理理方方法法三、、设设备备档档案案整整理理方方法法二、设设备备档档案案编编制制移移交交基本本条条件件与与要要求求二、设备档案编编制移交基本条件与要要求三、设备档案案整理方法培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导三、声像、照照片的收集范范围一、收集范围：机电安装：大型设备（整整体），吊运运及安装、配配电房、泵房房、冷冻柜、、送风机、排排风机、风管管、站台保护护屏障、消声声器、变电站站、变压器、、配电箱、电电缆布线、电电线埋线、控控制室、监控控室、调试、、车站附属工工程机电、领领导视察、设设备质量问题题、重要会议议及活动等。。电扶梯：开工仪式、梯梯门（正面））、电梯（内内）、电梯操操作盘、动力力设备（液压压泵）、电梯梯安装、设备备质量问题、、竣工验收、、重要活动及及会议等。三、声像、照照片的收集范围一、收集范围：牵引供电及电电力监控：开工仪式、隧隧道内施工、、电缆敷设，，调试、大型型电力设备、、大型电力设设备吊装、变变电站（正、、侧）、变压压器、变电器器、配电器、、输电线路、、配电盘、电电压调试、监监控室、领导导视察、重要要活动及会议议、竣工验收收等。接触网：隧道内接触肉肉敷设、接触触肉敷工程车车、电缆敷设设，调试、输输电线路、调调试、监控、、测试、冷滑滑试验、工程程质量问题、、重要活动及及会议、竣工工验收等。三、声像、照照片的收集范围一、收集范围：通信：通信设备（整整体）、设备备安装、控制制室、控制平平台、信号调调试、领导视视察、设备质质量问题、重重要活动及会会议、竣工验验收等。信号：信号设备（整整体）、设备备安装、控制制室、控制平平台、信号调调试、领导视视察、重要活活动及会议、、竣工验收等等。屏蔽门、门禁禁：屏蔽门安装、、各站台屏蔽蔽门（正面整整体）、各站站台屏蔽门（（背面整体））、屏蔽门（（关闭状）、、屏蔽门（开开启状）、动动力机构、门门禁、门禁系系统、重要会会议及活动、、竣工验收等等。三、声像、照照片的收集范围一、收集范围：自动售检票：：各站售票设备备、各站检票票设备、售票票厅、监控室室、调试、领领导视察、重重要活动及会会议、设备质质量问题、竣竣工验收等。。防灾报警设备备：防灾报警设备备、控制室、、控制平台、、系统调试、、领导视察、、设备质量问问题、重要活活动及会议、、竣工验收等等。消防系系统：：各消防防设备备、监监控柜柜、警警报器器、灭灭火实实验、、警报报测试试、重重要会会议及及活动动、竣竣工验验收等等。车辆段段：进场开开工原原貌、、填土土工程程、地地基处处理、、桩基基、地地下构构造物物施工工、建建筑物物（整整体））通号号楼、、车辆辆库、、材料料库、、办公公楼、、维修修库、、机车车库、、桥涵涵、涵涵洞、、车辆辆段接接触网网及敷敷设、、信号号施工工、通通信施施工、、信号号基坑坑、水水塔、、项目目建设设新貌貌、重重要活活动及及会议议、竣竣工验验收等等三、声声像、、照片片的整整理要要求二、整理要要求：：①把精精选的的照片片按照照拍摄摄时间间先后后的顺顺序编编排；；②将照照片冲冲洗6寸光面面，装装入照照片档档案相相册（（每册册60张）③编写写每一一张照照片的的文字字说明明标签签（题题名、、人物物、时时间、、地点点、摄摄影者者等）），对对于形形成一一组（（2张以上上）联联系密密切的的照片片，按按顺序序排列列编写写文字字说明明。④摄录录像要要经过过剪辑辑，片片头要要摄制制案卷卷题名名、编编制单单位、、摄影影者、、编制制日期期。⑤剪辑过的摄摄录像要有有文字或语语言场景说说明，必须须剪辑刻制制DVD光盘载体，，在提交录录像带档案案时，同步步移交DVD光盘。三、声像、、照片的整理要求求三、声像、、照片的整理要求求三、声像、、照片的整理要求求三、声像、、照片的整理要求求三、声像、、照片的收收集与整理理培训内容一、无锡地铁建设项目档案管理基本要求二、设备档案的概念及归档范围及移交要求三、设备档案的整理方法四、声像照片档案的整理五、常见问题及离线客户端操作指导二、示例二、示例四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题错误：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题错误：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题错误：四、组卷卷中发现现的普遍遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题错误：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题错误：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题正确的题名名示例：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题正确的题名名示例：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题正确的题名名示例：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答四、组卷中发现现的普遍问问题正确的题名名示例：四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答问题解答：：9、离线客户端端里的原文文是扫描件件还是WORD文件，扫描描件是我们们自己扫还还是轨道公公司有另外外安排？竣工资料扫扫描是指纸纸质竣工文文件在通过过正式验收收，并完成成验收意见见整改后才才能进行的的加工活动动。是将盖盖有红章和和手签的原原件进行数数字化加工工的过程。。扫描后成成果挂接离离线客户端端，各参建建单位应当当将纸质档档案与离线线客户端同同步移交给给轨道公司司。文本扫描的的格式是双双层PDF,图纸扫描格格式为TIFF或JPG格式。四、组卷中中发现的普普遍问题及及解答问题解答：：1、监理需要要上交工程程照片吗，，工程照片片包括哪些些?需要归档。。监理照片片收集范围围主要有进进场原貌，，监理抽查查、检查等等记录、监监理例会、、重要节点点现场跟踪踪、项目建建成后的新新貌、验收收会议和重重要活动等等。2、归档组卷的的资料是不不可以涂改改的吗？归档资料尊尊重历史原原貌，不得得进行涂改改。3、案卷目录、、卷内目录录中哪些条条目是自己己填的？哪些条目是是轨道公司司填的？案卷目录：：案卷题题名、工程程名称、责责任者、保保管期限、、编制单位位、编制日日期、整理理人、立卷卷人、检查查人由组卷卷方填写。。卷内内目目录录：：序序号号、、文文件件标