设备档案整理方法研讨

设备档案整理

方法讲义乌鲁木齐市档案局胡芸一、归档范围及保管期限1、机关、事业单位：办公设备、电梯、车辆等采购申请与批复、协议书、合同来往函电（或招标、中标方面的材料）；开箱的随机文件材料（包括说明书、图册、合格证、装箱单、安装规程、发票复印件等）。一、归档范围及保管期限2、企业：

①自制设备的归档材料（包括设备的设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用、维护检修、改造过程中形成的文件材料）。②购置设备的归档材料（包括购置申请报告、批复、订购协议、合同等购置文件、开箱随机文件、线路安装、保养、维修及使用后形成的文件材料）。一、归档范围及保管期限3、保管期限：

以办公设备和交通设备为主的单位（如机关、团体、街道、管理性的企业和事业单位等），这些设备档案的保管期限一般以“短期”为主；机关保管期限

序号类目名称保管期限1申请报告、计划、请示与复。短期

2上级或主管领导批复和准购批示。短期

3进口设备过程中有关的技术商务文件。长期

4开箱记录及装箱单。短期

5安装、调试记录和双方签字移交文件保单。

短期

6验收、报告及材料。短期

7索赔来往函件及结果文件。长期

8设备说明书及全套随机文件材料。短期

9使用、检修、故障事故记录（设备履书）短期

10重大事故的调查分析及处理意见。短期

11技术改造和开发过程形成的技术文件材料。

长期

国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

1自制设备、仪器的申请报告、计划、批复和任务书；设计方案、设计说明书、设计图、设计中的计算数据等。

长期

2引进设备的申请报告及批复、合同、协议等谈判资料、来往信函、图纸或招标材料等：

①重要的

长期

②一般的

短期

国有企业保管期限序号

类目名称保管期限

3引进设备的随机资料清单、装箱单、出厂合格证、验收单；地基安装图、原理图、附件图；磁盘和光盘（另存）；使用维护说明书等。

长期

4安装调试运行记录和检测报告

长期

5设备操作规程和履历表

长期

6大、中修记录，故障分析处理文件

长期

7报废申请、鉴定材料、批复（或处理结果）

短期

二、归档时间1、外购设备在投入使用之后，将开箱随机文件材料交给本单位档案员归档立卷。2、自制设备在设备鉴定验收并交付使用后一个月内由主管部门系统整理后归档；3、维修方面的文件材料，维修结束后一个月内归档。三、归档要求归档的设备文件材料,必须完整，系统地反映设备从设计制造或申购到改造的全过程，文字及图样的表述与设备实体一致。相同型号的设备，只归档一套即可。四、整理方法1、组卷及卷内文件排列①按设备的台（套）为单位进行组卷。一台（套）设备可组成一卷或若干卷。每一个案卷均由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。②文字材料按问题、时间或重要程度来排列。批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，图样在后。四、、整整理理方方法法2、、编编目目①编编页页码码：：设设备备档档案案的的卷卷内内文文件件页页码码的的编编制制有有三三种种情情况况：：▲卷卷内内材材料料多多数数是是单单页页或或几几页页组组成成案案卷卷的的，，用用号号码码机机将将页页码码打打在在文文件件材材料料正正面面的的右右下下角角、、背背面面的的左左下下角角，，页页号号从从““1””开开始始。。▲几几本本为为一一卷卷，，每每本本有有统统一一页页号号的的案案卷卷，，可可以以不不用用打打页页码码，，将将每每一一份份材材料料起起止止页页号号填填在在卷卷内内文文件件目目录录各各份份材材料料的的页页号号栏栏。。▲单单份份独独立立材材料料为为一一卷卷（（说说明明书书、、图图册册等等）），，每每份份有有统统一一页页号号的的可可以以不不用用另另外外打打页页码码。。▲页页号号更更改改时时““划划改改””或或““盖盖改改””，，不不要要用用涂涂改改液液。。四、、整整理理方方法法②卷卷内内目目录录和和编编制制将归归档档的的案案卷卷内内文文件件材材料料填填写写卷卷内内目目录录。卷内内目目录录档档号号：：C——1序号科技文件材料题名责任者文件日期文件编号页次备注1SAMSUNG20用户指南三星电子公司2003.07.230012四、、整整理理方方法法卷内内文文件件目目录录必必须须用用森森蓝蓝文文档档管管理理软软件件进进行行著著录录管管理理，，并并打打印印一一式式二二份份，，一一份份随随卷卷内内文文件件材材料料一一同同装装订订组组卷卷，，一一份份与与科科技技档档案案分分类类目目录录一一起起装装订订成成检检索索目目录录。。四、、整整理理方方法法③分分类类与与编编号号★机机关关设设备备档档案案代代号号：：““C””档号号的的编编制制：：机机关关设设备备档档案案可可不不设设二二级级类类目目，，直直接接在在一一级级类类目目下下每每台台设设备备编编号号归归档档，，如如：：C————1～～n案卷顺顺序号号设备档档案代代号每台设设备案案卷号号按时时间顺顺序编编一个个流水水号,满三三位数数断号号。四、整整理方方法★企业业设备备档案案代号号：““1””档号的的编制制：相相对来来讲，，企业业的设设备档档案复复杂一一些，，需要要按照照设备备的““性质质”分分一级级属类类，每每个一一级属属类再再按照照设备备型号号分二二级属属类，，二级级属类类下按按阶段段材料料组卷卷，如如：：1.1专用用设备备1.1.1CXXXX车车床1.1.2XXXXXXXX……1.2通用用设备备1.2.1XXXXXXXX11.2.2XXXXXXXX2……四、整整理方方法④案卷卷封面面、卷卷内备备考表表的编编制案卷封封面的的编制制★案卷卷题名名要求简简明、、准确确揭示示卷内内科技技文件件材料料的内内容。。结构：：案卷卷题名名=项项目名名称+内内容容特征征+文文件名名称例：SAMSUNG牌06ST笔笔记本本电脑脑的用用户指指南、、修证证书★立卷卷单位位填写负负责科科技文文件材材料组组卷的的部门门或项项目负负责部部门。。四、整整理方方法④案卷卷封面面、卷卷内备备考表表的编编制案卷封封面的的编制制★起止止日期期可只填填写起起止年年月如：2000年年3月月至2000年年8月月或2000.3~2000.8★保管管期限限、密密级★卷内内备考考表编编制案卷封封面模模式C-1SAMSUNG牌06ST笔笔记本本电脑脑用户户指南南、修修证书书乌市档档案局局2004.3.31长期卷内备备考表表模式式张三四、、整整理理方方法法3、、装装订订入入盒盒设备备文文件件材材料料可可分分为为装装订订和和不不装装订订两两种种:①凡凡是是几几份份文文件件材材料料组组合合成成案案卷卷的的一一般般都都要要装装订订，，采采用用““三三孔孔一一线线””办办法法装装订订，，装装订订前前要要除除掉掉材材料料上上的的金金属属物物，，按按A4规规格格装装订订。。如如是是小小册册子子、、卡卡片片形形式式的的材材料料可可自自制制纸纸袋袋装装好好，，并并在在材材料料右右上上角角盖盖上上档档号号章章。。模式式:全宗号档号55C-1四、、整整理理方方法法②凡凡单单本本材材料料为为一一卷卷，，材材料料本本身身有有页页码码的的可可以以不不用用装装订订，，只只在在材材料料右右上上角角上上盖盖上上档档号号章章。。③将将装装订订好好的的案案卷卷以以档档号号排排列列顺顺序序入入盒盒，，盒盒面面不不需需要要填填写写。。只只填填写写脊脊背背的的内内容容。。C-1～～４４四、、整整理理方方法法4、、科技技档档案案分分类类目目录录及及目目录录号号编编制制①科科技技分分类类目目录录：：按按目目录录格格式式照照实实抄抄录录，，用用森森蓝蓝文文档档管管理理软软件件进进行行著著录录，，打打印印一一份份与与相相应应的的卷卷内内目目录录一一起起装装订订成成检检索索目目录录。。科技技档档案案分分类类目目录录类别别：：C档案号总登记号案卷题名页数份数立卷单位起止时间保管期限密级变更情况C-1SAMSUNG牌06ST笔记本电脑的用户指南、修证书999乌市档案局2004.3.31长期四、、整整理理方方法法②目目录录号号编编制制：：将将已已装装订订好好的的检检索索目目录录册册编编号号，，每每册册目目录录编编一一个个目目录录号号：：C——1~n（（机机关关适适用用））或或1——1~n（（企企业业适适用用）），，每每满满一一