公文写作培训课件

公文写作培训

2013年11月公文写作培训

2013年11月公文写作一、公文的含义二、公文的种类三、公文的构成要素四、公文格式要素及其编排制作五、公文处理及行文规则六、公文拟制常见错误剖析七、常用公文的写法公文写作一、公文的含义一、公文的含义是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。一、公文的含义是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有二、公文的种类新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。二、公文的种类新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的按职能和作用划分按职能和作用划分按行文关系及行文方向划分1.上行文：下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文。主要有报告、请示、（建议性）意见等。

2.下行文：上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。主要有命令、决定、（指示性）意见、通知、批复、通报、通告、公告等。3.平行文：同级机关之间，没有领导与指导关系的机关之间的一种公文。主要有函等。按行文关系及行文方向划分1.上行文：下级机关、下级业务部门向公文写作培训[课件]三、公文的构成要素公文一般分为三大部分：版头部分，主体部分，版记部分。公文的构成要素一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。三、公文的构成要素公文一般分为三大部分：版头部分，主体部分，四、公文格式要素及其编排制作

（一）版头部分：由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。四、公文格式要素及其编排制作（一）版头部分：由份号、版头部分版头部分1.份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。1.份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度5.发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。5.发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心主体部分

（二）主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。主体部分（二）主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说主体部分主体部分公文写作培训[课件]公文写作培训[课件]公文写作培训[课件]1.标题。是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。2.主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。1.标题。是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称3.正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。3.正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于5.发文机关署名、成文日期和印章。有四种不同的情况：

一是加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。5.发文机关署名、成文日期和印章。有四种不同的情况：公章下弧无文字:采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上公章下弧无文字:采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上公章下弧有文字：采用中套方式，即印章中心线压在成文公章下弧有文字：采用中套方式，即印章中心线压在成文

二是不加盖印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

二是不加盖印章的公文（电报可以不加盖印

三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签6.附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。7.附件。公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。6.附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息（三）版记部分：由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。（三）版记部分：由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和2.抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。3.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公文写作培训[课件]其他情况说明1.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。2.公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。3.公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。﹒其他情况说明﹒五、公文处理及行文规则（一）公文处理包括三个环节：公文拟制、公文办理、公文管理。（二）行文规则:一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门），请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。五、公文处理及行文规则（一）公文处理包括三个环节：公文拟制四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部六、公文拟制常见错误剖析（一）违反行文规则。公文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送领导同志个人。按照规定，除领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。六、公文拟制常见错误剖析（一）违反行文规则。公文是有一套严格二是多头报送。主送上级部门的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应报送请示，统一协调安排。三是越级行文。二是多头报送。主送上级部门的请示、报告，不能再同时报送有关处四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。五是不经协商或协商不一致行文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这（二）文种适用常见错误。一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有的单位把向上级部门请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向上级部门写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二是

“请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。（二）文种适用常见错误。一是“请示”与“报告”混用、并用。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。如下级单位向上级机关报送《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报××的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、（三）“签发人”常见错误

按照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。（三）“签发人”常见错误按照规定，上行文由主要负责一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字（四）公文标题常见错误

公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有:一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。（四）公文标题常见错误公文标题由发文机关、公文内容、二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费报了份请示，标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请某某局批复，经局里研究同意某中心的请示，办公室代某某局起草批复时，标题用“某某局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“某某局关于同意某事（某意见）的批复”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费报了份请示，三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市某某局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章（五）主送单位常见错误

除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省委、省政府”除外）。（五）主送单位常见错误除命令和令、通告、公告、纪要外，二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。三是编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一是结构层次二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成行）。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体（七）字符使用上容易出现的几个错误一是汉字“○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替；三是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“·”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。（七）字符使用上容易出现的几个错误一是汉字“○”用阿拉伯数字（八）数值范围表述常见错误常见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。（八）数值范围表述常见错误常见的错误有：4-6%、0.2-6（九）引用（引文）常见错误一是引用公文不规范，往往只引发文号或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。（九）引用（引文）常见错误一是引用公文不规范，往往只引发文三是使用非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××”首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。三是使用非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下（十）阿拉伯数字与汉字混淆一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。（十）阿拉伯数字与汉字混淆一是定型的词、词组、成语、惯用语（十一）容易用错的词一是“截止”与“截至”。从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某月某日”。“截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等；“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多；“制订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划”。（十一）容易用错的词一是“截止”与“截至”。从意思上讲，三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体；“遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照××同志的指示精神……”，应写为“遵照××同志的指示精神……”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”，还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时（十二）语言表述不够规范公文写作的语言特点：庄重——指语言端庄，格调郑重严肃。准确——指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。朴实——指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。精练——指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。严谨——指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。规范——指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。（十二）语言表述不够规范公文写作的语言特点：（十二）语言表述不够规范一是请示事项表述不清楚。如某单位向局里写了一份购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲（不拐弯抹角）。我们遇到比较多的问题是总怕说不清楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。（十二）语言表述不够规范一是请示事项表述不清楚。如某单位向局三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等），我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等；期请用语：敬请、恳请、报请、望、希望、盼等；综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等；结尾用语：以上请示当否，请批复；妥否，请批示；上述意见如果可行，请批准；以上报告如有不当，请指示；特此函告；特此布告等。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启（十三）“附件说明”常见错误一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。二是标点符号易出错。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。（十三）“附件说明”常见错误一是标注位置和字体易出错。国家标三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐）正确标识方法是：附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX

2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识（十四）“附注”常见错误

附注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等等。常见错误：（十四）“附注”常见错误附注一般是对公文的发文范围，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文（特别是请示件）没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左（十五）“附件”常见错误一是应有未有。以下五种情况应当有附件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件（必要时附原件）；正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件（会签件要附上会签意见件），以便局领导做出决策；正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿；正件是需要以×××局名义给上级机关行文的，要附上代拟稿；当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。（十五）“附件”常见错误一是应有未有。以下五种情况应当有附二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的（根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正件；而文件标题未明确转（印）发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理）。

二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规章和文件时，三是标注位置和字体不正确。标准规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行（也就是说“附件”与“标题”之间要空一行）。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。三是标注位置和字体不正确。标准规定，附件应当另面编排，并在版(十六)“抄送机关”常见错误一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号”方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一字编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用“抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。(十六)“抄送机关”常见错误一是没有使用全称或者规范化简称、（十七）“印发机关”和“印发日期”常见问题

一是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关”左空一字，“印发日期”右空一字。三是“（×年×月×日印）”与“（×年×月×日印发）”问题。上行文使用“（×年×月×日印）”，主要考虑上行文用“印发”不合适。四是印制份数问题。新的格式对此未做明确规定。（十七）“印发机关”和“印发日期”常见问题一是字体问题。印（十八）制作复合体公文常见错误印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常有些地方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关；“转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。（十八）制作复合体公文常见错误印发、转发公文也称复合体公文二是不要将印转文件当附件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、“关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知”作用和地位类似于“按语”或“编者按”。二是不要将印转文件当附件处置。在格式上表现为以“附件”的方式三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移到其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“关于转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，但这样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心（市体育局）关于转发《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知”这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐

解决办法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知（省略法）。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”（

注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略）。②抽取被转发文件的核心自拟标题（概括法）。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。解决办法主要有四：③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号（替代法）。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”（采用替代法时，最好不要只写文号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询）。④直接转发原文件（直转法）。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市某某局转发省某某局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市某某局关于转发《全民健身条例》的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号（替代法）。如“某某常用公文的写法

一、请示的含义及特点

请示：是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。请示具有以下特点：

一是请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。

二是应一事一请示。

三是一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。四是应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。常用公文的写法一、请示的含义及特点

二、请示的分类

根据请示的不同内容和写作意图分为三类：一是请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。二是请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。三是请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

二、请示的分类

三、请示的写作要求请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文，主要由请示的原因、内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。请示的注意事项除其特点中所述之外，还应注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文；请求的内容若涉及其它部门或地区时，在正常情况下应事先进行协商，必要时还可联合行文，如有关方面意见不一致，应如实在请示中反映出来；另外请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请示处理问题的，本单位应先明确表态；正式印发请示送上级机关时，应在文头注明签发人姓名。三、请示的写作要求常用事务性公文主要类型：简报、调查报告、计划、方案、总结、讲话稿、演讲稿、开幕词、闭幕词、慰问信、感谢信、倡议书等常用事务性公文主要类型：简报、调查报告、计划、方案、总结、讲总结及其基本写法总结是机关团体实施计划完成任务后，对已做工作进行概括及评估的文书。基本写法：基本情况+成绩经验+存在问题和教训+今后努力的方向总结及其基本写法总结是机关团体实施计划完成任务后，对已做工作谢谢大家！谢谢大家！演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！公文写作培训

2013年11月公文写作培训

2013年11月公文写作一、公文的含义二、公文的种类三、公文的构成要素四、公文格式要素及其编排制作五、公文处理及行文规则六、公文拟制常见错误剖析七、常用公文的写法公文写作一、公文的含义一、公文的含义是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。一、公文的含义是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有二、公文的种类新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。二、公文的种类新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》规定的按职能和作用划分按职能和作用划分按行文关系及行文方向划分1.上行文：下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文。主要有报告、请示、（建议性）意见等。

2.下行文：上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。主要有命令、决定、（指示性）意见、通知、批复、通报、通告、公告等。3.平行文：同级机关之间，没有领导与指导关系的机关之间的一种公文。主要有函等。按行文关系及行文方向划分1.上行文：下级机关、下级业务部门向公文写作培训[课件]三、公文的构成要素公文一般分为三大部分：版头部分，主体部分，版记部分。公文的构成要素一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。三、公文的构成要素公文一般分为三大部分：版头部分，主体部分，四、公文格式要素及其编排制作

（一）版头部分：由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。四、公文格式要素及其编排制作（一）版头部分：由份号、版头部分版头部分1.份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。1.份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。4.发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度5.发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。5.发文字号。发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号，7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心主体部分

（二）主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。主体部分（二）主体部分：由标题、主送机关、正文、附件说主体部分主体部分公文写作培训[课件]公文写作培训[课件]公文写作培训[课件]1.标题。是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。2.主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。1.标题。是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称3.正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。3.正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于5.发文机关署名、成文日期和印章。有四种不同的情况：

一是加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。5.发文机关署名、成文日期和印章。有四种不同的情况：公章下弧无文字:采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上公章下弧无文字:采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上公章下弧有文字：采用中套方式，即印章中心线压在成文公章下弧有文字：采用中套方式，即印章中心线压在成文

二是不加盖印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

二是不加盖印章的公文（电报可以不加盖印

三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签6.附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。7.附件。公文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。6.附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息（三）版记部分：由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。（三）版记部分：由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和2.抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。3.印发机关和印发日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。公文写作培训[课件]其他情况说明1.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。2.公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。3.公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。﹒其他情况说明﹒五、公文处理及行文规则（一）公文处理包括三个环节：公文拟制、公文办理、公文管理。（二）行文规则:一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门），请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。五、公文处理及行文规则（一）公文处理包括三个环节：公文拟制四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部六、公文拟制常见错误剖析（一）违反行文规则。公文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送领导同志个人。按照规定，除领导同志交办事项和确需直接报送审批的少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。六、公文拟制常见错误剖析（一）违反行文规则。公文是有一套严格二是多头报送。主送上级部门的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应报送请示，统一协调安排。三是越级行文。二是多头报送。主送上级部门的请示、报告，不能再同时报送有关处四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。五是不经协商或协商不一致行文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这（二）文种适用常见错误。一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有的单位把向上级部门请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向上级部门写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二是

“请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。（二）文种适用常见错误。一是“请示”与“报告”混用、并用。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个文种，其他文种不能用。如下级单位向上级机关报送《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报××的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、（三）“签发人”常见错误

按照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。（三）“签发人”常见错误按照规定，上行文由主要负责一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个签发人姓名同处一行）。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发人”三字用3号仿宋字（四）公文标题常见错误

公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有:一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。（四）公文标题常见错误公文标题由发文机关、公文内容、二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费报了份请示，标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请某某局批复，经局里研究同意某中心的请示，办公室代某某局起草批复时，标题用“某某局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“某某局关于同意某事（某意见）的批复”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费报了份请示，三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市某某局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章（五）主送单位常见错误

除命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省委、省政府”除外）。（五）主送单位常见错误除命令和令、通告、公告、纪要外，二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。三是编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识（数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“1、”），“（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一是结构层次二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成行）。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体（七）字符使用上容易出现的几个错误一是汉字“○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替；三是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“·”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。（七）字符使用上容易出现的几个错误一是汉字“○”用阿拉伯数字（八）数值范围表述常见错误常见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4月”，但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。（八）数值范围表述常见错误常见的错误有：4-6%、0.2-6（九）引用（引文）常见错误一是引用公文不规范，往往只引发文号或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿