公文信息写作与处理实务课件

公文信息写作与处理实务公文信息写作与处理实务1一、领导十分重视文秘工作国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文字综合能力。这是办公厅干部必备的一项基本功，在某种程度上体现着机关工作水平，展现出机关形象。办公厅的同志们都要十分注重加强文字综合能力的培养，确保起草的文稿，办理的公文指导思想明确，反映工作要求，符合实际情况，做到文字准确、内容精炼、表达正确。（华建敏秘书长2004年7月20日在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上的讲话）一、领导十分重视文秘工作国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文2市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况综述上批示：送请厅内各处室研读和诫勉。公文质量是办公厅的生命，各处室要高度重视。一些常识性的错误，绝不能屡见屡犯。每一位国家机关工作人员，一定要在精益求精上下功夫，在“推敲”上花力气。市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况3国务院、市政府领导认为：文秘工作（公文工作）对政府机关而言：是形象，是生命，是脸面。对办公室文秘干部而言：是基本功，是主业，是衣食父母。国务院、市政府领导认为：4二、公文的特点1．内容上鲜明的政治性和政策性2．效能上的法定权威性和行政约束力3．体式上的程式化和规范化4．使用上特定的范围和时限5．文风与语言上的准确与庄重二、公文的特点1．内容上鲜明的政治性和政策性5例：1928年4月国民党南京市教育局的布告布告荒唐古怪又稀奇、南京市民发疯气、无缘无故起谣言、通衢小巷闹把戏、什么妖妇摄灵魂、却属荒诞无根据、无识民众偶听到、吓得精神不附体、其实没有这回事、反动分子乱凑趣、奉劝诸君莫轻听、奉劝诸君莫轻听、现在时疫正流行、儿童卫生须注意、打倒死亡与疾病、拥护科学与革命。南京市教育局长╳╳╳例：1928年4月国民党南京市教育局的布告6三、几种常见公文的写作行政公文类别1．指挥性公文：命令、决定2．指示性公文：通知、通报、意见、批复3．晓谕性公文：公告、通告4．呈请性公文：请示、报告、议案5．商洽、纪要性公文：函、会议纪要三、几种常见公文的写作行政公文类别7（一）决定决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。1．法则性决定2．重大事项决定3．机构、人事决定（一）决定8（二）通知通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。1．一般性通知2．批转性通知（批转、转发、印发）3．会议通知4．任免通知（二）通知9（三）请示请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示是报请性上行文，基本上是下级主动报送的。1．建议性请示2．求批性请示3．求助性请示（三）请示10请示公文应注意的问题一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给上级机关。二是标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”。三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。四是必须事先请示，不能“先斩后奏”，像个总结报告。五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。请示公文应注意的问题11七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请示。八是请示公文应是单位一把手签发。九是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。十是除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”（包括“报告”、“意见”）。十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系电话。七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请12（四）报告报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是报知性上行文，要注意克服“懒”（该报的不报）和“滥”（不用报的老报）两种不良倾向。1．例行报告2．综合报告3．专题报告注意：报告不能夹带请示事项。（四）报告13（五）函函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1．商洽、询问性的2．请求批准的3．知照性的4．答复问题、回复请求的（五）函14函公文应注意的问题：一是要正确认识“函”这种公文的作用，它表达的是郑重的公务，不要等同于一般的“便函”，不能随意。二是要用好“函”的“请求批准”之意，不相隶属机关之间可以用“函”报送请求批准的事项，而不要用“请示”，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示”。三是“函”的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗暴的语气。四是报送“请求批准”的函时，应在成文日期后标明联系人和联系电话。函公文应注意的问题：15四、公文写作有关问题毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。”刘少奇：“要学习写文章。”邓小平：“领导干部要学会拿笔杆子”，“凡不会写的要学会写，能写而不精的要慢慢地精。”

四、公文写作有关问题毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。16（一）要用心提高三种能力1．认识能力。2．思维能力。要培养创新性思维，一是要有首创性。要想前人所未想、想别人所未想；要有怀疑精神、批判精神、开拓精神、勇担风险精神和科学求实精神。二是要有独立性。要勇于和善于独立思考，而不是人云亦云、唯书唯上，随大流、跟风走。三是要有前瞻性。既能适应现实的需要，又能看到未来的发展，走一步、看两步、想三步四步甚至更多。创新性思维活动的产物，往往是过去没有或超越了前人的东西。（一）要用心提高三种能力1．认识能力。173．表达能力。一是选择主题的能力。这需要宽广的知识面和敏锐的洞察力。二是论述主题的能力。这需要整体结构是思想内容逻辑次序的表现，离不开思维能力。三是文字修饰能力。即人们常说的辞章修养，指能熟练地运用语言文字，把握语言体裁和表达方式，有文体感，符合语法修辞规律，发挥文字的表现力，具有健康的文风等。这需要较高的语言文字素养。3．表达能力。18（二）如何提高写作能力1．广泛积累知识，厚积薄发。2．把握写作知识，遵从规范。3．加强写作实践，提高能力。宋朝大文学家欧阳修：“文有三多，看多写多商量多也。”唐代诗人孟郊：“不有百炼火，孰知寸金精”。鲁迅：“我有一言应记取，文章得失不由天”（二）如何提高写作能力1．广泛积累知识，厚积薄发。19（三）作文与做人“文如其人”与“文非其人”。口说如风过（口是风），纸笔定山河（笔是踪）。记真实，写真事，讲真话。江泽民：“自身没有好思想、好作风、好形象，写出来的文章就不会有说服力、感召力。”陈云：“一是必须培养能写文章的人，党内没有能写文章的人不行；二是培养既能写，又有德，德才兼备的人。”（三）作文与做人“文如其人”与“文非其人”。20要养成马克思列宁主义文风：马克思列宁主义文风的基础，是辩证唯物主义认识论，合乎逻辑的思维方法，科学的态度及作者的表达能力。（1）准确性。一是事实准确；二是引用准确。（2）鲜明性。一是观点鲜明；二是态度鲜明。（3）生动性。一是内容生动；二是表现形式生动。要反对假话、大话、空话、套话的不正文风。要养成马克思列宁主义文风：21（四）公文语言文字运用问题一打工者与某纺织企业签订的《劳动合同》：一、甲方招用乙方从事棉布水洗加工工作岗位，自招用当日起，乙方在劳动期间，应遵守厂纪厂规，不违反操作规程，如违章操作，造成乙方工伤事故者，由乙方自己负责，甲方概不负责。二、甲方发放乙方工资，原则上以计时为单位，按工计算，在正常情况下男工工资800—1000元之间，女工700—800元，如男工不足800元，女工不足700元，甲方应该于补足，女工自己旷工，不予补足。三、乙方在甲方正常生产的条件下，不得擅自，如旷工一天，罚款50元／天，女工30元／天，甲方无货停产，则补贴生活费8元／天。四、工资发放时间，以每月10日—15日发放，进厂时必须扣押一个月工资，到年底全部结清，如乙方中途离厂，甲方打7折付给乙方工资，如不足一个月甲方拒付乙方工资。五、请假必须写请假条，如请假1—3天由厂长同意签字，擅自旷工，按厂部规定，按旷工处理。（四）公文语言文字运用问题一打工者与某纺织企业签订的《劳动22又如：一位大学教授写的一篇文章APEC记者招待会后，我约了STV的记者和一群MBA、MPA研究生朋友，讨论中国加入WTO后的IT业对GDP的影响。读MBA的张小姐本来想去COM当CEO，但觉得IT业风险大，转而想去NIKE公司。读MPA的李先生却认为加入WTO后政府职能将大有改变。随后大家相约关掉BP机，也不上QQ和BBS聊天，而是去了KTV唱卡拉OK……。又如：一位大学教授写的一篇文章23又如：“偶稀饭KPM，就酱紫，一会和同学出动米西，88*^0^*。”“今天和好朋友出去FB（腐败），花了偶100个大洋，心疼死偶的说：不过，金钱就索（是）那浮云啦。”又如：24“人”叫“银”，“我”叫“偶”，“什么”叫“虾米”，“喜欢”叫“稀饭”，“这样子”叫“酱紫”……；RPWT（人品问题），TMD（他妈的），KPM（肯德基、比萨和麦当劳），7456（气死我了），PK……；美眉、恐龙、粉丝……“人”叫“银”，“我”叫“偶”，“什么”叫“虾米”，“喜欢”25又如：“西游和尚，行李和马，路遥途险脚乏，古道西风人渣，夕阳西下，秀逗人在天涯。”（这是“沙和尚”在《沙僧日记》中的自述）又如：26时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，’即解构名著，颠覆正史，戏说人生，制造流行。如：唐诗宋词变成了条油诗，《西游》被大话，《三国》被水煮，“慈禧同志”有了“先进事迹”，白毛女是一个具有洋学历的商界巾帼英雄（最终利用自己的商业技巧为父报仇），曹禺《雷雨》中的繁漪和周萍怀孕流产租屋另筑爱巢，阿Q与吴妈谈起了恋爱，《荷塘月色》时原“我”居然希望在荷塘看见女孩子洗澡……时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，’即解构名著，颠覆正史27《中华人民共和国国家通用语言文字法》第三条规定：国家推广普通话，推选规范汉字。第四条第三款：地方各级人民政府及其有关部门应当采取措施，推广普通话和推选规范汉字。第九条：国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。

《中华人民共和国国家通用语言文字法》第三条规定：28公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、规范。公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映29目前公文语言文字方面存在的问题

一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言，“懒婆娘的裹脚又臭又长”；二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际；三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味；四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意；五是有的公文字词搭配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。目前公文语言文字方面存在的问题一是一些公文30公文语言运用的四个方面的要求

（1）量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。公文语言运用的四个方面的要求（1）量的要求：简明扼要，适可31（2）质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文”，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。（2）质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足32（3）义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧”、“意识流”甚至荒诞，还可运用夸张、双关、婉曲、比兴等修辞手法，公文则不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法。（3）义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不33例：一份简报会场上，人们僵住了，空气凝结了，只有会计桌上的马蹄表，“嗒嗒嗒”地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进！说时迟那时快，人群里霍地站起一个人来，辫子往身后一甩，仿佛扬起一道黑色的闪电。只见她水灵灵的眼睛喷着火焰，银铃般的语声化作了雷霆。例：一份简报34（4）理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求（或请求），“理实”才能服人，“理新”才能激励人，“理深”才能吸引人，“理周”才能指导人，不要“为赋新辞强说愁”，甚至强词夺理，更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文（上行文）中，反过去教导或开导领导或上级。（4）理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰35总之，公文语言文字的正确运用，应做到：“丰而不余一言，约而不失一辞，其事信，其理切”。“酌奇而不失其真，玩华而不坠其实”。不要“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”。

总之，公文语言文字的正确运用，应做到：36（五）公文质量要求

《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第二十五条草拟公文应当做到九点要求（五）公文质量要求《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2037五、公文处理中的一些具体问题五、公文处理中的一些具体问题38（一）行文关系问题1．发文机关的确定问题确定发文机关很重要，这是发文的规格问题。有三种情况，一是联合发文；二是以本级政府或部门名义发文；三是以办公厅（室）名义发文。（一）行文关系问题1．发文机关的确定问题392．协商发文的问题行政机关公文，如文稿中涉及党委部门、群团组织、部队、法院、检察院时，要写明“经与有关方面协商”字样。“市政府同意”也只能同意市政府职权范围内的事，超出范围就须协商。2．协商发文的问题403．行文指向问题市人民政府（或办公厅）发文，普发件的主送机关是：各区县（自治县、市）人民政府，市政府各部门，有关单位。有关单位可包括：中央在渝单位、大型企业、高等院校、国有商业银行及经市政府领导同意其他单位。有些二级局、工业园区、农业园区、政府投资集团等，可接收市政府（或办公厅）公文，但不允许向市政府报送公文。3．行文指向问题414．行文语气问题市政府发文和市政府办公厅发文的行文语气是有区别的。如同样是转发部门的文件，在发文标题中，市政府发文用“批转”（批准并转发）；市政府办公厅发文则因无权批准，只能用“转发”。文中表述时，市政府发文用直述，如：市政府同意（或批准）╳╳部门的报告，现转发（因前文已经同意或批准，此处只用转发）给你们……；市政府办公厅发文用转述，如：╳╳部门的报告告已经市政府同意（或批准），现转发给你们,请认真贯彻执行。4．行文语气问题425．多头报文的问题原市长包叙定曾在（1999年9月24日）我市一部门的一份请示公文上批示：请大用牵头研究改进市直单位及区县给市委、市政府报告形式，我已发现多起请示件一样的内容而分别送市委、市政府或国强和我，这样不利于沟通，有时还会出现碍事的情况。这种形式不好。（问题：一样的内容分别报市委、市政府）5．多头报文的问题431999年9月25日又批示：类似报告不能同时报市政府并市委，应报市政府研究，如有必要，由市政府再报市委。我已发现不少这类报告，看来需要整顿文风，请研究提出意见。（问题：主送单位为“市政府并市委”）1999年9月25日又批示：类似报告不能同时报市政府并市委，44目前，区县、部门报送请示或报告仍存在这样一些问题：一是主送机关写的是“市委、市政府”，或“市政府并市委”，或“市委、市政府并汪洋、鸿举同志”。二是以党委、政府或党组、部门的名义向市委、市政府报文或向市委、市政府分别报文。三是同样的内容分别报送市委、市政府。四是非因领导同志要求而向领导同志个人报文。目前，区县、部门报送请示或报告仍存在这样一些问题：45（二）文种使用问题1．不要乱请示、乱报告。“请示”或“报告”只适用于下级对上级领导机关，对平级或不相隶属的单位不能用“请示”或“报告”。（二）文种使用问题1．不要乱请示、乱报告。“请示”或“报告462．“意见”不需要用“函”作为载体。如：“重庆市人民政府办公厅关于《╳╳╳（征求意见稿）》的意见的函”，可改为“重庆市人民政府办公厅关于《╳╳╳（征求意见稿）》的意见”。2．“意见”不需要用“函”作为载体。如：“重庆市人民政府办公473．不应用“通知”来印发“意见”（转发除外）。“意见”与“通知”一样都是法定主要文种，可以直接发文。3．不应用“通知”来印发“意见”（转发除外）。“意见”与“通484．批复、复函、通知“批复”适用于答复下级机关的请示事项（来文应是“请示”而不能是“报告”），此文种均应以“渝府”的形式印发。不需要履行正式审批手续由市政府批复的事项，可以由市政府办公厅代为答复，代市政府行文答复区县政府和市政府部门的请示应当使用“函”（复函）或“通知”文种，而不应使用下行文种“批复”。4．批复、复函、通知49（三）公文内容方面的问题1．公文主旨不清晰，套话多，教化语言多，口号式的话多。2．结构不合理，层次不清晰，重点不突出。3．语言缺乏概括提炼，累赘、重复、交叉、遗漏、出错，篇幅冗长。4．表述不准确、不完整、不简洁，甚至出现前后矛盾的情况。5．引用公文标题不全。在文中首次出现时应引全标题并在标题之后注明发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。6．批转、转发或印发的文件标题，前后几次出现时不一致。（三）公文内容方面的问题1．公文主旨不清晰，套话多，50渝办发〔2006〕135号重庆市人民政府办公厅关于印发纪念重庆电信创立120周年活动方案的通知各区县（自治县、市）人民政府，市政府有关部门，有关单位：《纪念重庆电信创立120周年活动方案》已经市政府同意，现印发给你们，请认真组织实施。二○○六年六月十四日渝办发〔2006〕135号51纪念重庆电信创立120周年活动总体方案电信作为国民经济的基础产业和先导产业，不仅是经济社会发展的重要保障，还是人民生活进步的重要标志。……纪念重庆电信创立120周年活动总体方案52（四）“公布、发布、颁布”与“制定法律”1．根据立法法等有关法律的规定，法律、法规用“公布”，决定、命令用“发布”，均不使用“颁布”一词。2．关于“制定法律”的问题：法律，由全国人大及其常委会制定、公布；法规，由国务院或省级人大及其常委会制定、公布；规章，由国务院部门和省级人民政府制定、公布。（四）“公布、发布、颁布”与“制定法律”1．根据立法法等有关53重庆市收费公路管理若干规定第一条为了加强对收费公路的管理，维护收费公路经营管理者和使用者的合法权益，促进公路事业的发展，根据《中华人民共和国公路法》、《收费公路管理条例》及重庆市有关法律法规的规定，结合本市实际，制定本规定。重庆市收费公路管理若干规定543．法条款、项莫混淆法律、法规条文之下分款、项、目。有的条文只有一款。如果条文包含数款，第二款、第三款、第四款等均以另起一行来表示。在款的后面，如果用（一）、（二）、（三）等序号的，则为项。如某条只有一款，包含几项，引用时应写成第条第项。在项的后面，如果用1、2、3等阿拉伯数字为序号的，则为目，用法同上。3．法条款、项莫混淆55（五）表述问题1．各级党委、政府“各级党委、政府”，这样表述不合逻辑，因为“各级党委”包括党的中央委员会，“各级政府”包括国务院（中央人民政府）。在行文中，一般情况下，应准确写明是哪一级党委、政府，如“各区县（自治县、市）人民政府”，乡镇人民政府。国务院公文中表述为“地方各级政府”。此外，按照法律的规定，“政府”的标准提法应该是“人民政府”。（五）表述问题1．各级党委、政府562．正式发文中的程式表述市政府办公厅关于成立机构的通知中有三种表述：一是“经市政府同意（批准），成立╳╳机构”；二是“市政府决定成立╳╳机构”；三是“经市政府批准，决定成立╳╳机构”。(这三种表述中，第一种表述准确无歧义，最为规范。第二种体现不出与市政府发文的区别，更适用于市政府发文。第三种表述不清楚、不准确，不再采用第三种表述方式。)2．正式发文中的程式表述573．辖区、行政辖区、行政区域“辖区”和“行政辖区”的提法都不规范，法定规范表述应为“行政区域”。3．辖区、行政辖区、行政区域584．“三定”规定规范表述是“三定”规定，不能误为“三定”方案。4．“三定”规定595．法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级。这样行文简洁、意思明确、解释统一。如果在法规或公文中另加括号说明，会造成理解混乱，也不好解释。如：“县及县以上地方各级人民政府”，应删去“县及”二字；“当年新安置自谋职业的城镇退役士兵达到职工总数的30%以上（含30%）”，“其中服役期间荣立三等功（含）以上的”，“自谋职业的城镇退役士兵在地级及其以上城市落户的”，“（含30%）”、“（含）”、“及其”应删掉。5．法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级。这样行606．多多海涵。“如有不当之处，请多多海涵”。“海”就是“多多”的意思，这是“叠床架屋”。凯旋归来。“祝奥运健儿凯旋归来”。“旋”就是“归来”。德育教育。“德育”就包含了“教育”之意。6．多多海涵。“如有不当之处，请多多海涵”。“海”就是“多多61（六）搭配问题1．“关于”与“对”不能连用。“关于”和“对”作介词时，都表示“引进某种关系者”（两者也有一些差别：涉及某种事物的范围时，一般用“关于”，指向某种对象的本身时，一般用“对”）。因此，两者不宜连用。（六）搭配问题1．“关于”与“对”不能连用。“关于”和“对622．在公文中凡后面与百分比搭配的应用“增长”，由原来的多少到现在的多少应用“增加”。2．在公文中凡后面与百分比搭配的应用“增长”，由原来的多少到633．“重要法宝”：既是“法宝”，就没有重要与非重要之分，就去掉“重要”两个字。3．“重要法宝”：既是“法宝”，就没有重要与非重要之分，就去644．“最大限度地团结和依靠各族人民”：“团结和依靠各族人民”不应该有限度。4．“最大限度地团结和依靠各族人民”：“团结和依靠各族人民”655．讲程度用深浅来表示，讲氛围用浓淡来表示。如：“军地相互支持的氛围日益深厚”，应将“深厚”改为“浓厚”。

5．讲程度用深浅来表示，讲氛围用浓淡来表示。如：“军地相互支66（七）字词的规范应用问题1．援手（援之以手）；祝酒（祝之以酒）；卧病（因病卧床）。2．抓手，逗硬，一把手，主要负责人，定夺，裁定……3．慎用形容词的最高级：非常，最，很，极，顶，巅……4．正确应用祈请语：阅，示，酌，参阅，参考，阅示，审示，审阅，阅处，酌处，审核，审定，审批，审签，签发……（七）字词的规范应用问题1．援手（援之以手）；祝酒（675．模糊语言运用运用条件：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。5．模糊语言运用68（1）表示时间的：现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候等。（2）表示范围的：每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数等。（3）表示程度的：一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌等。（4）表示频率的：经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续等。（1）表示时间的：现在、最近、近日、近几天、前几天、69（八）数字用法1．应当用阿拉伯数字的主要有两种情况（1）公历世纪、年代、年、月、日和时刻。如：“公元前二千五百年”，应为“公元前2500年”。（2）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等）。如：“应当经三分之二以上组成人员同意方可通过”，“三分之二”应为“2／3”。（八）数字用法1．应当用阿拉伯数字的主要有两种情况702．在公文中10以上的数字及分数原则上应当用阿拉伯数字表述；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。2．在公文中10以上的数字及分数原则上应当用阿拉伯数字表述；713．关于数值范围（1）百分数的数值范围的表述。如：“4—6%”应规范表述为“4%—6%”，“35—40%之间”应规范表述为“35%—40%之间”等。（2）分数和整数表述数值范围，如：“6000—7000／10万”，应规范表述为“6000／10万—7000／10万”；“50—100万人口的城市”应规范表述为“50万—100万人口的城市”等。3．关于数值范围72（九）年代问题1．凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等字样的，为避免产生异义，就规范表述为“中华人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”，“建国五十多年来”，应改为“中华人民共和国建国50多年来”。2．非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：“20世纪六七十年代”，“20世纪60年代以来”等。3．夏历和中国清代以前历史纪年用汉字。（九）年代问题1．凡涉及“建国以来”或“建国多少年”734．年度缩写法：借用高撇号的缩写形式，是从英文出版物引进的。这里的高撇号“’”习惯上称作“省字号”。高撇号与年度数字结合的形式如“’98”称之为年度缩写式为宜。年度缩写式中的高撇号称为年度缩写号（有人叫它为标年号）。4．年度缩写法：借用高撇号的缩写形式，是从英文出版物引进的。74使用年度缩写号的标记，已经标明现时所处的同一世纪中的年代与年份，已起到了表“年”的作用，不能再加上“年”字，如写作“’98年”是不正确的。使用年度缩写号的标记，已经标明现时所处的同一世纪中的年代与年75注意：用年度缩写号的年份只限于本世纪内。如本世纪2000年可写作’00，1900年就不能写作’00。使用年度缩写号的年份，必须保留本世纪末尾的两位数字，分别表示年代和年份。如2001年必须写作’01，不能写作’1。书面语中年份一般不用简写，如1998年不能简作“九八年”或“98年”：（国家标准《出版物上数字用法的规定》）无论是汉字数字或是阿拉伯数字的年度前面都不能滥用竖排文字用的后半单引号（┙）作为年度缩写号。注意：用年度缩写号的年份只限于本世纪内。如本世纪2000年可76（十）标点符号用法1．并列或递进关系的中间不便停顿。如：“就有关工作进行协商，并提出落实办法”，“并”字前的逗号应去掉。2．表示概数（连用的两个数字之间）不应用顿号隔开。如：“近一、两年内”，应把顿号去掉。3．文中第一层次标题不加标点符号，第二层次以下的标题均应加标点符号。4．逗号表示句子内部的一般性停顿；顿号表示种子内部并列词语之间的停顿。“第一、加强组织领导”，句中的顿号应改为逗号。（十）标点符号用法1．并列或递进关系的中间不便停顿。775．多年来，在政府规章中存在错误使用分号的问题。如在某一条下面有几项，每一项中间有句号，而结尾处却用分号，这是错误的，各项结尾的分号均应为句号。5．多年来，在政府规章中存在错误使用分号的问题。如在某一条下78如：重庆市政府重大决策程序规定第五条政府重大决策应当坚持以下原则；（一）科学决策原则。尊重客观规律，运用科学的方式，做到现实性和前瞻性相结合，使决策符合社会发展规律；（二）民主决策原则。反映民意，集中民智，做到公众参与、专家论证和政府决定相结合，体现和反映最广大人民群众的根本利益；（三）依法决策原则。按法定权限和程序进行，正确履行法定职责。如：79（十一）公文写作中易混易错字词1．容易混淆的字词：截至——截止；制定——制订；账——帐；作——做；有关——相关；稽查——稽察；度——渡；订——定；工夫——功夫；通信——通讯。2．容易用错的字词：其它——其他；庚即——赓即；亟需——亟须；疏理——梳理；督察——督查；各施其职——各司其职；幅射——辐射；再接再励——再接再厉；标识——标志；布署——部署；报导报道。（十一）公文写作中易混易错字词1．容易混淆的字词：80（十二）字符的使用问题1．○与0、零“○”与“0”初看起来没有太大的区别，其实，“○”是汉字中的零。“0”是阿拉伯数字中的零，“零”作数字时用于大写汉字。“2006年”的写法是对的，“00六年”和“二零零六年”的写法不对，应当写成“二○○六年”。汉字的这个“○”不能写成阿拉伯数字的“0”，也不能用字母“O”代替。（十二）字符的使用问题1．○与0、零812．——与----、----破折号应当是占两个汉字位置的横线“——”，不能写成“——”或“----”。破折号的输入是按“Shift”+“-”组合键，然后选定字符，设为宋体或黑体。若设为仿宋体，则成为中间断开的两个短横。2．——与----、----823．……，与……、······、。。。。。。省略号是连续的六个小圆点，占两个汉字的位置。有的人用六个点号来代替；有的人用六个句号来代替，占了三个汉字位置；有的六个点公布不均匀。正确的输入法是在中文输入状态下按“Shift”+“∧”组合键。3．……，与……、······、。。。。。。834．《》与〈〈〉〉、<<>>，〈〉与<>书名号《》属于汉字中的特殊符号，在电脑输入时，不能用“〈”“〉”或“<”“>”拼装而成。4．《》与〈〈〉〉、<<>>，〈〉与<>845．〔〕与[]、【】、〖〗公文发文字号中的年份只能用〔〕括起来，用[]、【】、〖〗都是错的。5．〔〕与[]、【】、〖〗85六、信息工作有关问题六、信息工作有关问题86（一）公文与信息的关系相同点：1．都是一种文字表达。2．都有对上、对平级、对下的关系。3．都是行政的基础和重要环节。不同点：1．信息是决策的前提，公文是决策的结果。2．公文是请示报告事项、答复问题、部署工作是反映问题、追踪情况、提供决策参考。3．处理程序不同。公文有严格的处理程序，信息程序直接。（一）公文与信息的关系相同点：87（二）信息的作用（1）领导决策的基础和依据作用。（2）指导整体工作的重要渠道的作用。（3）对整体工作状况、重大工作进展、上级重大决策落实情况的监控作用。（4）反映人民群众呼声的通道作用。（二）信息的作用（1）领导决策的基础和依据作用。881．有的单位对政务信息工作的重要性认识不足，重视不够，领导对政务信息工作要求少或没有要求。2．在约稿信息方面存在的问题3．信息工作发展不平衡4．信息写作存在的问题5．信息意识不强，敏感性不强。6．办公室作为政务信息的管理单位，对其他处室或单位报送的信息，没有进行加工、整理和深化.7．重复报送信息。

1．有的单位对政务信息工作的重要性认识不足，重视不够，领导对89演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！90公文信息写作与处理实务公文信息写作与处理实务91一、领导十分重视文秘工作国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文字综合能力。这是办公厅干部必备的一项基本功，在某种程度上体现着机关工作水平，展现出机关形象。办公厅的同志们都要十分注重加强文字综合能力的培养，确保起草的文稿，办理的公文指导思想明确，反映工作要求，符合实际情况，做到文字准确、内容精炼、表达正确。（华建敏秘书长2004年7月20日在全国政府系统秘书长办公厅主任会议上的讲话）一、领导十分重视文秘工作国务委员、国务院秘书长华建敏：提高文92市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况综述上批示：送请厅内各处室研读和诫勉。公文质量是办公厅的生命，各处室要高度重视。一些常识性的错误，绝不能屡见屡犯。每一位国家机关工作人员，一定要在精益求精上下功夫，在“推敲”上花力气。市政府秘书长陈和平在市政府办公厅2004年三季度公文审读情况93国务院、市政府领导认为：文秘工作（公文工作）对政府机关而言：是形象，是生命，是脸面。对办公室文秘干部而言：是基本功，是主业，是衣食父母。国务院、市政府领导认为：94二、公文的特点1．内容上鲜明的政治性和政策性2．效能上的法定权威性和行政约束力3．体式上的程式化和规范化4．使用上特定的范围和时限5．文风与语言上的准确与庄重二、公文的特点1．内容上鲜明的政治性和政策性95例：1928年4月国民党南京市教育局的布告布告荒唐古怪又稀奇、南京市民发疯气、无缘无故起谣言、通衢小巷闹把戏、什么妖妇摄灵魂、却属荒诞无根据、无识民众偶听到、吓得精神不附体、其实没有这回事、反动分子乱凑趣、奉劝诸君莫轻听、奉劝诸君莫轻听、现在时疫正流行、儿童卫生须注意、打倒死亡与疾病、拥护科学与革命。南京市教育局长╳╳╳例：1928年4月国民党南京市教育局的布告96三、几种常见公文的写作行政公文类别1．指挥性公文：命令、决定2．指示性公文：通知、通报、意见、批复3．晓谕性公文：公告、通告4．呈请性公文：请示、报告、议案5．商洽、纪要性公文：函、会议纪要三、几种常见公文的写作行政公文类别97（一）决定决定，适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。1．法则性决定2．重大事项决定3．机构、人事决定（一）决定98（二）通知通知，适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。1．一般性通知2．批转性通知（批转、转发、印发）3．会议通知4．任免通知（二）通知99（三）请示请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示是报请性上行文，基本上是下级主动报送的。1．建议性请示2．求批性请示3．求助性请示（三）请示100请示公文应注意的问题一是必须一事一请示，不能许多事搅在一起，一锅端给上级机关。二是标题一定要写明“请示”，不要写成“请示报告”。三是不要在“报告”等非请示性公文中夹带请示事项。四是必须事先请示，不能“先斩后奏”，像个总结报告。五是只能向上级机关请示，不能越级请示，不能多方请示，也不能向不相隶属机关请示。六是请示事项涉及其他部门业务范围时，应当协商取得一致意见后再向上级机关报送请示；经过协商却不能达成一致意见时，要在请示中说明。请示公文应注意的问题101七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请示。八是请示公文应是单位一把手签发。九是请示一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。十是除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”（包括“报告”、“意见”）。十一是请示公文要在成文日期后标明联系人和联系电话。七是几个机关因同一事项需要请示时，可联合向同一上级机关报送请102（四）报告报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告是报知性上行文，要注意克服“懒”（该报的不报）和“滥”（不用报的老报）两种不良倾向。1．例行报告2．综合报告3．专题报告注意：报告不能夹带请示事项。（四）报告103（五）函函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1．商洽、询问性的2．请求批准的3．知照性的4．答复问题、回复请求的（五）函104函公文应注意的问题：一是要正确认识“函”这种公文的作用，它表达的是郑重的公务，不要等同于一般的“便函”，不能随意。二是要用好“函”的“请求批准”之意，不相隶属机关之间可以用“函”报送请求批准的事项，而不要用“请示”，或要求不相隶属机关给你部门报送“请示”。三是“函”的用语要得体，不能用命令的口气，不能用粗暴的语气。四是报送“请求批准”的函时，应在成文日期后标明联系人和联系电话。函公文应注意的问题：105四、公文写作有关问题毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。”刘少奇：“要学习写文章。”邓小平：“领导干部要学会拿笔杆子”，“凡不会写的要学会写，能写而不精的要慢慢地精。”

四、公文写作有关问题毛泽东：“一个革命干部，必须能看能写。106（一）要用心提高三种能力1．认识能力。2．思维能力。要培养创新性思维，一是要有首创性。要想前人所未想、想别人所未想；要有怀疑精神、批判精神、开拓精神、勇担风险精神和科学求实精神。二是要有独立性。要勇于和善于独立思考，而不是人云亦云、唯书唯上，随大流、跟风走。三是要有前瞻性。既能适应现实的需要，又能看到未来的发展，走一步、看两步、想三步四步甚至更多。创新性思维活动的产物，往往是过去没有或超越了前人的东西。（一）要用心提高三种能力1．认识能力。1073．表达能力。一是选择主题的能力。这需要宽广的知识面和敏锐的洞察力。二是论述主题的能力。这需要整体结构是思想内容逻辑次序的表现，离不开思维能力。三是文字修饰能力。即人们常说的辞章修养，指能熟练地运用语言文字，把握语言体裁和表达方式，有文体感，符合语法修辞规律，发挥文字的表现力，具有健康的文风等。这需要较高的语言文字素养。3．表达能力。108（二）如何提高写作能力1．广泛积累知识，厚积薄发。2．把握写作知识，遵从规范。3．加强写作实践，提高能力。宋朝大文学家欧阳修：“文有三多，看多写多商量多也。”唐代诗人孟郊：“不有百炼火，孰知寸金精”。鲁迅：“我有一言应记取，文章得失不由天”（二）如何提高写作能力1．广泛积累知识，厚积薄发。109（三）作文与做人“文如其人”与“文非其人”。口说如风过（口是风），纸笔定山河（笔是踪）。记真实，写真事，讲真话。江泽民：“自身没有好思想、好作风、好形象，写出来的文章就不会有说服力、感召力。”陈云：“一是必须培养能写文章的人，党内没有能写文章的人不行；二是培养既能写，又有德，德才兼备的人。”（三）作文与做人“文如其人”与“文非其人”。110要养成马克思列宁主义文风：马克思列宁主义文风的基础，是辩证唯物主义认识论，合乎逻辑的思维方法，科学的态度及作者的表达能力。（1）准确性。一是事实准确；二是引用准确。（2）鲜明性。一是观点鲜明；二是态度鲜明。（3）生动性。一是内容生动；二是表现形式生动。要反对假话、大话、空话、套话的不正文风。要养成马克思列宁主义文风：111（四）公文语言文字运用问题一打工者与某纺织企业签订的《劳动合同》：一、甲方招用乙方从事棉布水洗加工工作岗位，自招用当日起，乙方在劳动期间，应遵守厂纪厂规，不违反操作规程，如违章操作，造成乙方工伤事故者，由乙方自己负责，甲方概不负责。二、甲方发放乙方工资，原则上以计时为单位，按工计算，在正常情况下男工工资800—1000元之间，女工700—800元，如男工不足800元，女工不足700元，甲方应该于补足，女工自己旷工，不予补足。三、乙方在甲方正常生产的条件下，不得擅自，如旷工一天，罚款50元／天，女工30元／天，甲方无货停产，则补贴生活费8元／天。四、工资发放时间，以每月10日—15日发放，进厂时必须扣押一个月工资，到年底全部结清，如乙方中途离厂，甲方打7折付给乙方工资，如不足一个月甲方拒付乙方工资。五、请假必须写请假条，如请假1—3天由厂长同意签字，擅自旷工，按厂部规定，按旷工处理。（四）公文语言文字运用问题一打工者与某纺织企业签订的《劳动112又如：一位大学教授写的一篇文章APEC记者招待会后，我约了STV的记者和一群MBA、MPA研究生朋友，讨论中国加入WTO后的IT业对GDP的影响。读MBA的张小姐本来想去COM当CEO，但觉得IT业风险大，转而想去NIKE公司。读MPA的李先生却认为加入WTO后政府职能将大有改变。随后大家相约关掉BP机，也不上QQ和BBS聊天，而是去了KTV唱卡拉OK……。又如：一位大学教授写的一篇文章113又如：“偶稀饭KPM，就酱紫，一会和同学出动米西，88*^0^*。”“今天和好朋友出去FB（腐败），花了偶100个大洋，心疼死偶的说：不过，金钱就索（是）那浮云啦。”又如：114“人”叫“银”，“我”叫“偶”，“什么”叫“虾米”，“喜欢”叫“稀饭”，“这样子”叫“酱紫”……；RPWT（人品问题），TMD（他妈的），KPM（肯德基、比萨和麦当劳），7456（气死我了），PK……；美眉、恐龙、粉丝……“人”叫“银”，“我”叫“偶”，“什么”叫“虾米”，“喜欢”115又如：“西游和尚，行李和马，路遥途险脚乏，古道西风人渣，夕阳西下，秀逗人在天涯。”（这是“沙和尚”在《沙僧日记》中的自述）又如：116时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，’即解构名著，颠覆正史，戏说人生，制造流行。如：唐诗宋词变成了条油诗，《西游》被大话，《三国》被水煮，“慈禧同志”有了“先进事迹”，白毛女是一个具有洋学历的商界巾帼英雄（最终利用自己的商业技巧为父报仇），曹禺《雷雨》中的繁漪和周萍怀孕流产租屋另筑爱巢，阿Q与吴妈谈起了恋爱，《荷塘月色》时原“我”居然希望在荷塘看见女孩子洗澡……时下，名著改编的潮流在出版界大肆风行，’即解构名著，颠覆正史117《中华人民共和国国家通用语言文字法》第三条规定：国家推广普通话，推选规范汉字。第四条第三款：地方各级人民政府及其有关部门应当采取措施，推广普通话和推选规范汉字。第九条：国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。

《中华人民共和国国家通用语言文字法》第三条规定：118公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映社会现实情况，请示、商洽和答复问题，指导工作、交流经验的，因此，公文语言的正确运用至关重要。语言文字是公文的基本要素，特殊的应用目的和应用范围，要求公文的语言准确、精炼、严谨、规范。公文是以语言文字为载体来传达党和国家的路线、方针、政策，反映119目前公文语言文字方面存在的问题

一是一些公文冗长繁琐，动辄数千言，“懒婆娘的裹脚又臭又长”；二是有的公文空话连篇，言之无物，不关痛痒，不切实际；三是有的公文内容贫乏，文字干瘪，枯燥乏味；四是有的公文习惯照抄照搬上级文件，陈陈相因，缺乏新意；五是有的公文字词搭配不当，成分残缺不全，逻辑关系混乱。等等。目前公文语言文字方面存在的问题一是一些公文120公文语言运用的四个方面的要求

（1）量的要求：简明扼要，适可而止。公文绝不是越长越好。公文用语恰到好处，就是只包括行文必要的信息，没有冗余的信息。信息量充足即可，表达清楚透彻即可，不要插入题外话、画外音，切忌叠床架屋，重复累赘，甚至画蛇添足。公文语言运用的四个方面的要求（1）量的要求：简明扼要，适可121（2）质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足够依据的话。既要真实，又要准确，讲究高质量、高效率的语言表达，不要矫揉造作、无病呻吟，不要“华而不实，言而无文”，力戒虚假随意，正确运用模糊语言。（2）质的要求：真实准确，摒弃虚假。不说虚假的话，不说缺乏足122（3）义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不同，文学语言允许运用“朦胧”、“意识流”甚至荒诞，还可运用夸张、双关、婉曲、比兴等修辞手法，公文则不允许。公文表达之义，应是开门见山、直述不曲、陈言务去、条理清晰，不晦涩，无歧义，极少用甚至不用修辞手法。（3）义的要求：简练顺畅，避免晦涩歧义。公文语言与文学语言不123例：一份简报会场上，人们僵住了，空气凝结了，只有会计桌上的马蹄表，“嗒嗒嗒”地以前所未闻的响声告诉人们时间在前进！说时迟那时快，人群里霍地站起一个人来，辫子往身后一甩，仿佛扬起一道黑色的闪电。只见她水灵灵的眼睛喷着火焰，银铃般的语声化作了雷霆。例：一份简报124（4）理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰和空想。要讲事实，摆道理，诉要求（或请求），“理实”才能服人，“理新”才能激励人，“理深”才能吸引人，“理周”才能指导人，不要“为赋新辞强说愁”，甚至强词夺理，更不要把领导或上级教导我们的道理用在公文（上行文）中，反过去教导或开导领导或上级。（4）理的要求：有理有据，不强词夺理。理，基于事实，不能杜撰125总之，公文语言文字的正确运用，应做到：“丰而不余一言，约而不失一辞，其事信，其理切”。“酌奇而不失其真，玩华而不坠其实”。不要“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”。

总之，公文语言文字的正确运用，应做到：126（五）公文质量要求

《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）第二十五条草拟公文应当做到九点要求（五）公文质量要求《国家行政机关公文处理办法》（国发〔20127五、公文处理中的一些具体问题五、公文处理中的一些具体问题128（一）行文关系问题1．发文机关的确定问题确定发文机关很重要，这是发文的规格问题。有三种情况，一是联合发文；二是以本级政府或部门名义发文；三是以办公厅（室）名义发文。（一）行文关系问题1．发文机关的确定问题1292．协商发文的问题行政机关公文，如文稿中涉及党委部门、群团组织、部队、法院、检察院时，要写明“经与有关方面协商”字样。“市政府同意”也只能同意市政府职权范围内的事，超出范围就须协商。2．协商发文的问题1303．行文指向问题市人民政府（或办公厅）发文，普发件的主送机关是：各区县（自治县、市）人民政府，市政府各部门，有关单位。有关单位可包括：中央在渝单位、大型企业、高等院校、国有商业银行及经市政府领导同意其他单位。有些二级局、工业园区、农业园区、政府投资集团等，可接收市政府（或办公厅）公文，但不允许向市政府报送公文。3．行文指向问题1314．行文语气问题市政府发文和市政府办公厅发文的行文语气是有区别的。如同样是转发部门的文件，在发文标题中，市政府发文用“批转”（批准并转发）；市政府办公厅发文则因无权批准，只能用“转发”。文中表述时，市政府发文用直述，如：市政府同意（或批准）╳╳部门的报告，现转发（因前文已经同意或批准，此处只用转发）给你们……；市政府办公厅发文用转述，如：╳╳部门的报告告已经市政府同意（或批准），现转发给你们,请认真贯彻执行。4．行文语气问题1325．多头报文的问题原市长包叙定曾在（1999年9月24日）我市一部门的一份请示公文上批示：请大用牵头研究改进市直单位及区县给市委、市政府报告形式，我已发现多起请示件一样的内容而分别送市委、市政府或国强和我，这样不利于沟通，有时还会出现碍事的情况。这种形式不好。（问题：一样的内容分别报市委、市政府）5．多头报文的问题1331999年9月25日又批示：类似报告不能同时报市政府并市委，应报市政府研究，如有必要，由市政府再报市委。我已发现不少这类报告，看来需要整顿文风，请研究提出意见。（问题：主送单位为“市政府并市委”）1999年9月25日又批示：类似报告不能同时报市政府并市委，134目前，区县、部门报送请示或报告仍存在这样一些问题：一是主送机关写的是“市委、市政府”，或“市政府并市委”，或“市委、市政府并汪洋、鸿举同志”。二是以党委、政府或党组、部门的名义向市委、市政府报文或向市委、市政府分别报文。三是同样的内容分别报送市委、市政府。四是非因领导同志要求而向领导同志个人报文。目前，区县、部门报送请示或报告仍存在这样一些问题：135（二）文种使用问题1．不要乱请示、乱报告。“请示”或“报告”只适用于下级对上级领导机关，对平级或不相隶属的单位不能用“请示”或“报告”。（二）文种使用问题1．不要乱请示、乱报告。“请示”或“报告1362．“意见”不需要用“函”作为载体。如：“重庆市人民政府办公厅关于《╳╳╳（征求意见稿）》的意见的函”，可改为“重庆市人民政府办公厅关于《╳╳╳（征求意见稿）》的意见”。2．“意见”不需要用“函”作为载体。如：“重庆市人民政府办公1373．不应用“通知”来印发“意见”（转发除外）。“意见”与“通知”一样都是法定主要文种，可以直接发文。3．不应用“通知”来印发“意见”（转发除外）。“意见”与“通1384．批复、复函、通知“批复”适用于答复下级机关的请示事项（来文应是“请示”而不能是“报告”），此文种均应以“渝府”的形式印发。不需要履行正式审批手续由市政府批复的事项，可以由市政府办公厅代为答复，代市政府行文答复区县政府和市政府部门的请示应当使用“函”（复函）或“通知”文种，而不应使用下行文种“批复”。4．批复、复函、通知139（三）公文内容方面的问题1．公文主旨不清晰，套话多，教化语言多，口号式的话多。2．结构不合理，层次不清晰，重点不突出。3．语言缺乏概括提炼，累赘、重复、交叉、遗漏、出错，篇幅冗长。4．表述不准确、不完整、不简洁，甚至出现前后矛盾的情况。5．引用公文标题不全。在文中首次出现时应引全标题并在标题之后注明发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。6．批转、转发或印发的文件标题，前后几次出现时不一致。（三）公文内容方面的问题1．公文主旨不清晰，套话多，140渝办发〔2006〕135号重庆市人民政府办公厅关于印发纪念重庆电信创立120周年活动方案的通知各区县（自治县、市）人民政府，市政府有关部门，有关单位：《纪念重庆电信创立120周年活动方案》已经市政府同意，现印发给你们，请认真组织实施。二○○六年六月十四日渝办发〔2006〕135号141纪念重庆电信创立120周年活动总体方案电信作为国民经济的基础产业和先导产业，不仅是经济社会发展的重要保障，还是人民生活进步的重要标志。……纪念重庆电信创立120周年活动总体方案142（四）“公布、发布、颁布”与“制定法律”1．根据立法法等有关法律的规定，法律、法规用“公布”，决定、命令用“发布”，均不使用“颁布”一词。2．关于“制定法律”的问题：法律，由全国人大及其常委会制定、公布；法规，由国务院或省级人大及其常委会制定、公布；规章，由国务院部门和省级人民政府制定、公布。（四）“公布、发布、颁布”与“制定法律”1．根据立法法等有关143重庆市收费公路管理若干规定第一条为了加强对收费公路的管理，维护收费公路经营管理者和使用者的合法权益，促进公路事业的发展，根据《中华人民共和国公路法》、《收费公路管理条例》及重庆市有关法律法规的规定，结合本市实际，制定本规定。重庆市收费公路管理若干规定1443．法条款、项莫混淆法律、法规条文之下分款、项、目。有的条文只有一款。如果条文包含数款，第二款、第三款、第四款等均以另起一行来表示。在款的后面，如果用（一）、（二）、（三）等序号的，则为项。如某条只有一款，包含几项，引用时应写成第条第项。在项的后面，如果用1、2、3等阿拉伯数字为序号的，则为目，用法同上。3．法条款、项莫混淆145（五）表述问题1．各级党委、政府“各级党委、政府”，这样表述不合逻辑，因为“各级党委”包括党的中央委员会，“各级政府”包括国务院（中央人民政府）。在行文中，一般情况下，应准确写明是哪一级党委、政府，如“各区县（自治县、市）人民政府”，乡镇人民政府。国务院公文中表述为“地方各级政府”。此外，按照法律的规定，“政府”的标准提法应该是“人民政府”。（五）表述问题1．各级党委、政府1462．正式发文中的程式表述市政府办公厅关于成立机构的通知中有三种表述：一是“经市政府同意（批准），成立╳╳机构”；二是“市政府决定成立╳╳机构”；三是“经市政府批准，决定成立╳╳机构”。(这三种表述中，第一种表述准确无歧义，最为规范。第二种体现不出与市政府发文的区别，更适用于市政府发文。第三种表述不清楚、不准确，不再采用第三种表述方式。)2．正式发文中的程式表述1473．辖区、行政辖区、行政区域“辖区”和“行政辖区”的提法都不规范，法定规范表述应为“行政区域”。3．辖区、行政辖区、行政区域1484．“三定”规定规范表述是“三定”规定，不能误为“三定”方案。4．“三定”规定1495．法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级。这样行文简洁、意思明确、解释统一。如果在法规或公文中另加括号说明，会造成理解混乱，也不好解释。如：“县及县以上地方各级人民政府”，应删去“县及”二字；“当年新安置自谋职业的城镇退役士兵达到职工总数的30%以上（含30%）”，“其中服役期间荣立三等功（含）以上的”，“自谋职业的城镇退役士兵在地级及其以上城市落户的”，“（含30%）”、“（含）”、“及其”应删掉。5．法规和公文中所称“以上”、“以下”均含本数或本级。这样行1506．多多海涵。“如有不当之处，请多多海涵”。“海”就是“多多”的意思，这是“叠床架屋”。凯旋归来。“祝奥运健儿凯旋归来”。“旋”就是“归来”。德育教育。“德育”就包含了“教育”之意。6．多多海涵。“如有不当之处，请多多海涵”。“海”就是“多多151（六）搭配问题1．“关于”与“对”不能连用。“关于”和“对”作介词时，都表示“引进某种关系者”（两者也有一些差别：涉及某种事物的范围时，一般用“关于”，指向某种对象的本身时，一般用“对”）。因此，两者不宜连用。（六）搭配问题1．“关于”与“对”不能连用。“关于”和“对1522．在公文中凡后面与百分比搭配的应用“增长”，由原来的多少到现在的多少应用“增加”。2．在公文中凡后面与百分比搭配的应用“增长”，由原来的多少到1533．“重要法宝”：既是“法宝”，就没有重要与非重要之分，就去掉“重要”两个字。3．“重要法宝”：既是“法宝”，就没有重要与非重要之分，就去1544．“最大限度地团结和依靠各族人民”：“团结和依靠各族人民”不应该有限度。4．“最大限度地团结和依靠各族人民”：“团结和依靠各族人民”1555．讲程度用深浅来表示，讲氛围用浓淡来表示。如：“军地相互支持的氛围日益深厚”，应将“深厚”改为“浓厚”。

5．讲程度用深浅来表示，讲氛围用浓淡来表示。如：“军地相互支156（七）字词的规范应用问题1．援手（援之以手）；祝酒（祝之以酒）；卧病（因病卧床）。2．抓手，逗硬，一把手，主要负责人，定夺，裁定……3．慎用形容词的最高级：非常，最，很，极，顶，巅……4．正确应用祈请语：阅，示，酌，参阅，参考，阅示，审示，审阅，阅处，酌处，审核，审定，审批，审签，签发……（七）字词的规范应用问题1．援手（援之以手）；祝酒（1575．模糊语言运用运用条件：表述内容是带有模糊性的概念；暂时无法实施但又必须说明的内容；需要留有回旋余地的内容；类举的事例不能全部列出的内容等。5．模糊语言运用158（1）表示时间的：现在、最近、近日、近几天、前几天、今年以来、正在、一度、上午、早晨、中午、下午、晚上、适当时候等。（2）表示范围的：每、各、有的、部分、少数、一些、个体、某种、某些、有关、以上、以下、等、多数、大多数、主要、绝大多数等。（3）表示程度的：一般、比较、适当、很、极、显著、逐步、有所、进一步、基本上、大体上、普遍、几乎、原则上、酌等。（4）表示频率的：经常、多次、不断、反复、接连、再次、往往、三令五申、连续等。（1）表示时间的：现在、最近、近日、近几天、前几天、159（八）数字用法1．应当用阿拉伯数字的主要有两种情况（1）公历世纪、年代、年、月、日和时刻。如：“公元前二千五百年”，应为“公元前2500年”。（2）记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等）。如：“应当经三分之二以上组成人员同意方可通过”，“三分之二”应为“2／3”。（八）数字用法1．应当用阿拉伯数字的主要有两种情况1602．在公文中10以上的数字及分数原则上应当用阿拉伯数字表述；整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。2．在公文中10以上的数字及分数原则上应当用阿拉伯数字表述；1613．关于数值范围（1）百分数的数值范围的表述。如：“4—6%”应规范表述为“4%—6%”，“35—40%之间”应规范表述为“35%—40%之间”等。（2）分数和整数表述数值范围，如：“6000—7000／10万”，应规范表述为“6000