APPLE-ERP-应付模块-用户操作手册-V2.020151015

APPLE_ERP_应付模块_用户操作手册PAGE第53页/共=NUMPAGES54-153页苹果装饰ERP项目用户操作手册——应付模块编写人: 修改人：刘艳红创建日期: 修改日期:2015-10-08 版本: V2.0甲方确认人乙方确认人文档控制变更记录时间作者版本变更参考1.0初版2.0刘艳红审阅姓名职位传阅份数名称地点目录TOC\o"1-3"\u1 文档控制 12 介绍 32.1 目的 32.2 适用范围 32.3 主要内容 32.4 文档依据 33 操作指南 43.1 供应管理 43.2 预付款发票录入 73.3 验证发票 93.4 创建会计科目 103.5 付预付款 133.6 标准发票录入 163.7 核销预付款 193.8 支付应付款 233.9 贷项通知单 293.10 零付款 313.11 退款 333.12 应收转过来的退款业务 353.1 员工借款 373.2 员工报销 403.3 报表查询 50介绍目的本手册描述ERP系统中进行的主要业务程序及系统操作步骤。适用范围本手册是根据《湖南苹果装饰集团_应付款管理详细解决方案.doc》中描述的业务解决方案进行编写，所以本手册仅适用于ERP范围内应付系统处理的相关业务。主要内容本手册主要包括以下内容：所涉及的业务所涉及的流程（来源于业务管理手册）往来清理业务借支备用金支付预付款应付款项业务文档依据本文档主要依据：《湖南苹果装饰集团_应付款管理详细解决方案.doc》。操作指南供应管理业务描述：由财务人员录入，供应商或员工的供应商。操作要点：新增供应商前，应先仔细核对系统是否存在此供应商，供应商名称应使用法定名称，如常德市武陵区德海建材经营部（福湘板材），不应输入福湘或福湘板材。以免规则不一造成重复。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>供应商>录入如上图，最好加上%乐扣%，输入要建的供应商进行查找，系统确认未找到相同供应商后点“创建供应商“。点“应用“进行下一步，点“地址薄”，点“创建“新增一个自已公司的组织与地点。标“*”号的是必填项，填写国家、地址、地址名称、地址用途等。地址行1:写上供应商的详细地址，地址名称：我司是业务类型作为地点，如供应商货款、备用金、押金、供应商预付款等。付款用途：采购：是付款：是点“继续”进入地点创建界面。勾上地址名称，将供应商地点与业务实体关联，点“应用”地址创建完成。维护会计信息：如果是供应商负债科目（默认）：应付帐款—供应商货款。预付款科目（默认）：预付帐款。如是员工借支请更改科目负债科目：其他应付款个人往来，预付款科目：其他应收款—个人往来—借支。点“保存”，供应商信息创建完成，其他都无需设置了。预付款发票录入基础概念标准发票：自供应商处收到的标准发票。贷项通知单：自供应商处收到的负金额发票，它表示采购的货物或服务的贷项。预付款发票：指输入的发票，用于向供应商或员工支付预付款。预付款核销：是指标准发票与预付款发票的余额相互冲减，从而减少供应商应付账款科目余额。业务描述：适用预付供应商款项的业务处理。操作要点：发票编号是虚拟的。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：点击“发票”按钮，进入发票工作台。步骤2：进入“发票工作台”后，选择发票类型、供应商、采购类型，输入发票金额等信息后，点击。A发票题头业务实体：根据当前用户职责，默认业务实体类型：预付款贸易伙伴：供应商或是员工供应商编号：系统自动带出。供应商地点：如果只有一个地点，系统自动带出，多个需手工选择。发票日期：供应商发票日期，如果是虚拟发票，一般选择总帐日期。发票编号：在预付款发票录入中发票编号必须是虚拟的发票编号，输入编号的规则为：YF+年月日+两位流程号。例如：YF2015012101。发票币种：RMB发票额：发票金额摘要：输入发票摘要，方便日后检阅。GL日期：如果是处理当月发票，GL日期同系统日期，如果是处理上月发票，GL日期改为上月的最后一天日期，如2015.10.9号录入一张9月的发票，输入GL日期为2015-09-30。付款条件：立即付款付款方法：支票输入完发票题头后，点2行（2），系统自动保存头信息B发票行类型：项目金额：同发票题头金额，摘要：默认抬头值。保存发票验证发票业务描述：财务人员验证发票的准确性。操作要点：确保系统中发票跟纸张发票的一致性。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入“发票工作台”后，选择要验证的发票，点击“活动”按钮。步骤2：进入“发票活动”界面，选择“验证”项，点击“确定”。创建会计科目业务描述：创建预付款的会计科目，传送到总账中去并过账。操作要点：选择“最终过账”。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入“发票工作台”后，选择创建会计科目的发票，点击“活动”按钮。步骤2：进入“发票活动”界面后，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。拟定：可以修改。最终：不可以修改，未过账到总帐最终过帐：不可以修改，已过账到总帐步骤3：点击“确定”后，系统会出现提示框。已成功创建会计科目。步骤4：点击菜单栏中的“报表”，选择“查看会计科目”查看会计科目。说明：点击“查看事务处理”可以查看到事务处理来源。付预付款业务描述：发票验证并创建会计科目后，支付预付款。所有的预付款必须付款。操作要点：发票验证并创建会计科目。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：在“发票工作台”中点击“活动”按钮，弹出“发票活动”界面后，选择“完全支付”，点击“确定”。步骤2：进入“付款-全额支付”界面，输入付款日期、银行账户、付款处理配置文件等项，点击。系统类型：默认为快速业务实体：根据职责带出贸易伙伴：供应商名称或员工，系统自发票带出供应商地点、供应商编号：系统默认。银行帐户：付款银行付款日期：实际付款日期付款方法：支票付款处理配置文件：苹果装饰配置文件步骤3：点击“活动”按钮，进入“付款活动”界面，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤4：点击菜单栏中的“工具”后，选择“查看会计科目”查看会计科目。说明：点击“查看事务处理”可以查看到事务处理来源。标准发票录入业务描述：本节主要描述应付发票的录入业务处理。操作要点：操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入“发票工作台”后，选择发票类型：标准，供应商，输入发票金额等信息。A发票题头业务实体：根据当前用户职责，默认业务实体类型：标准贸易伙伴：供应商或是员工供应商编号：系统自动带出。供应商地点：如果只有一个地点，系统自动带出，多个需手工选择。发票日期：供应商发票日期。发票编号：如果发票编号是真实的编号就必须输入真实的发票编号，或者填写单据编号。发票币种：RMB发票额：发票金额摘要：输入发票摘要，方便日后检阅。GL日期：如果是处理当月发票，GL日期同系统日期，如果是处理上月发票，GL日期改为上月的最后一天日期，如2015.10.9号录入一张9月的发票，输入GL日期为2015-09-30。付款条件：立即付款B发票行（可以有多行，当需要进不同的科目时，但是各行的总金额必须等于发票头的金额）类型：项目金额：发票头金额默认分配帐户：根据实际帐务进相关科目。步骤2：进入“发票活动”界面后，选择“验证”，点击“确定”。步骤3：进入“发票活动”界面后，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。核销预付款业务描述：如果供应商存在预付款，可以将标准发票与预付款发票核销。操作要点：可以部分核销预付款或者完全核销预付款。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：在“发票工作台”中，选择所要核销的发票，点击“活动”按钮。步骤2：在“发票活动”界面中，选择“核销/撤销核销预付款”后，点击“确定”。步骤3：在“核销/撤销核销预付款”界面中，在核销的金额前打对勾后，点击“核销/撤销核销”。说明：点击“核销/撤销核销”后，核销金额及一些相关信息出现在“核销现有预付款”框中。步骤4：在“发票工作台”中，点击“活动”按钮，出现“发票活动”界面后，选择“验证”项，点击“确定”。步骤5：在“发票工作台”中，点击“活动”按钮，出现“发票活动”界面后，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤6：点击菜单栏中的“报表”，选择“查看会计科目”查看会计科目。发票核销应付款分录如下图：支付应付款业务描述如果发票未核销或者未完全与预付款核销，需要支付发票未核销部分的金额。操作要点：若对发票进行全额付款，在“活动”中进行“完全支付”或者在“付款”界面中进行付款。若对发票进行部分付款，只能在“付款”界面中进行付款。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户第一种：完全支付路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入“发票工作台”，点击“活动”按钮。步骤2：进入“发票活动”后，选择“完全支付”项，点击“确定”。步骤3：进入“付款-全额支付”界面后，输入付款日期、银行账户、付款方法、付款处理配置文件等，点击按钮。点击“活动”按钮，打开“付款活动”界面。步骤4：进入“付款活动”界面后，选择“创建会计科目”中的“最终过账”，点击“确定”。说明：点击菜单栏中的“工具”后，选择“查看会计科目”查看会计科目。第二种：部分支付路径：（N）：付款>录入>付款步骤1：进入“付款”界面后，输入供应商编号、付款日期、银行账户、付款方法、付款处理配置文件等，点击“输入/调整发票”按钮。步骤2:进入“选择发票”界面后，输入发票编号，点击。步骤3：点击“付款”界面中的“活动”按钮，进入“付款活动”界面后，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤2：点击“活动”按钮，在“发票活动”界面中选择“完全支付”，点击“确定”。贷项通知单业务描述：适用于公司对标准发票进行调整的业务处理，例如退货。操作要点：贷项通知单中的金额必须是负数。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入发票工作台后，录入贷项通知单。选择发票类型、供应商、采购类型，输入发票金额等信息后，点击。步骤4：点击“活动”按钮，进入“发票活动”界面，选择“验证”项，点击“确定”。步骤5：点击“活动”按钮，进入“发票活动”界面，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤6：点击菜单栏中的“报表”后，选择“查看会计科目”查看会计科目。零付款业务描述发生退货时，如果应付给供应商的款项还未支付，即标准发票未付款，先录入贷项通知单，在付款时选择标准发票和贷项通知单，进行零付款。操作要点：只能在“付款”界面中进行付款。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：付款>录入>付款步骤1：进入“付款”界面后，输入供应商编号、付款日期、银行账户、付款方法、付款处理配置文件等，点击“输入/调整发票”按钮。步骤2:进入“选择发票”界面后，输入标准发票编号和贷项通知单发票编号，点击。步骤3：点击“付款”界面中的“活动”按钮，进入“付款活动”界面后，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。退款业务描述：发生退货时，如果应付给供应商的款项已经支付，录入贷项通知单后，对贷项通行单进行付款，便可完成退款。操作要点：无。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：选中贷项通知单，点击“发票工作台”界面中的“活动”按钮，选择“发票活动”界面中的“完全支付”，点击“确定”。步骤2：进入“付款-完全支付”界面后，并输入付款日期、银行账户、付款方法、单据编号等，点击工具栏中的后，会在下面表格中出现金额等。步骤3：点击“活动”按钮，进入“付款活动”界面，选择“创建会计科目”中的“最终过账”项，点击“确定”。步骤4：点击菜单栏中的“报表”，选择“查看会计科目”查看会计科目。应收转过来的退款业务业务描述：客户发生退单导致退款或增减变动时，从应收退款转到应付的操作。从应付把款退给客户。操作要点：无。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进发票界面输入客户查找进入发票界面，从应收转到应付的类型：付款请求步骤2：查找到付款请求—点“活动”验证创建会计科目完全付款创建会计科目。后面付款的步骤同发票正常付款，此处不再赘述。员工借款业务描述：适用员工借款等预付款的业务处理。操作要点：无。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票步骤1：进入“发票工作台”界面中,选择发票类型为“预付款”，输入贸易伙伴、采购类型、发票日期、发票编号、发票额、摘要。步骤2：点击“发票工作台”中的“活动”按钮，进入“发票活动”界面，选择“验证”项，点击“确定”。步骤3：在“发票活动”界面中，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤4：在“发票活动”界面中，选择“完全支付”项，点击“确定”后，进入“付款-全额支付”界面中，输入付款日期、付款额、银行账户、付款方法、付款处理配置文件等，点击。步骤5：点击“活动”按钮，进入“付款活动”界面，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。员工报销业务描述：适用员工报销的业务处理。如果员工有借款，先核销借款。分三种情况处理：借款金额大于报销金额；借款金额小于报销金额；借款金额等于报销金额。操作要点：注意报销金额与借款金额之间的大小。如果没有借款，不用核销预付款。操作步骤：职责：100001_集团应付会计用户路径：（N）：业务操作平台>发票录入>发票第一种：报销金额小于借款金额步骤1：进入“发票工作台”后，选择供应商时，如果该供应商有预付款，系统会自动出现“注意”提示框，提示有预付款发票可供核销。点击“确定”。步骤2：输入采购类型、发票日期、发票编号、发票额、摘要等。在发票行中输入金额、默认分配账户等，点击。说明：在发票行中录入两行。第一行是要报销的金额，默认分配帐户是费用帐户；第二行是员工需要退回的借款金额。步骤3：点击“活动”按钮，进入“发票活动”界面后，选择“验证”项，点击“确定”。步骤4：在“发票活动”界面中，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤5：在“发票活动”界面中，选择“核销/撤销核销预付款”项，点击“确定”。步骤6：进入“核销/撤销核销预付款”界面后，选择所要核销的预付款发票，点击“核销/撤销核销”按钮。步骤7：点击“活动”按钮，进入“发票活动”界面，选择“验证”项，点击“确定”。步骤8：在“发票活动”界面中，选择“创建会计科目”项中的“最终过账”，点击“确定”。步骤9：点击菜单栏中的“报表”后，选择“查看会计科目”查看会计科目。第二种：报销金额大于借款金额步骤1：输入贸易伙伴、采