通讯管理制度管理办法

通讯管理制度通讯管理制度PAGE4通讯管理制度通讯管理规定总则目的为了提高公司的经营管理，节约成本费用，提高工作效率，加强对公司各种通讯工具和通讯录的管理，特制订本制度。适用范围本制度规定公司各种通讯工具包括固定电话、传真、移动电话、短信平台、宽带、及时沟通工具、电子邮箱与通讯录的有关管理规定。本制度适用于公司各职能部门及各办事处的通讯管理。公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，员工不得利用公司的通讯工具进行私人用途。座机及宽带管理公司根据员工工作需要和固定电话（分机）的资源情况，为员工或部门提供固定电话及宽带。

所有固定电话和宽带的用户名原则上必须与公司营业执照名称一致，并统一付款方式，个别特殊情况递交报告，便于核查和交接。所有固定电话（宽带）办理完毕分配到使用部门时，必须有责任部门和责任人，公共电话也必须明确一个责任部门和责任人，责任人不明确的由部门负责人履行责任人职责。员工应在电话铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，****×××（员工姓名/工号）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。严禁利用公司电话（包括分机和直拨电话）拨打声讯台或信息台查询非业务信息，违者按照制度进行处罚

宽带的类型有电信、联通等，各办事处要结合地区的实际情况选择，建议选择中国电信宽带。宽带的消费方式可以根据业务需要选择，一般选择包月/年形式。网络流量的选择根据所选类型不同有一定差异，正常情况下可参照以下标准开通：（1）10MB光纤家庭宽带：5台以下终端。（2）20MB光纤家庭宽带：5台-20台终端或视频会议需要。（3）大于40台或数据上传量需求较大的，需要另外考虑。公司总机及各职能部门直拨电话（含宽带）费用均按照实际发生金额报销，各办事处的固定电话（含宽带）均按照定额的方式进行管理，具体定额标准由综合部制定执行。移动电话管理公司不为员工购置可移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动数据终端及移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的移动话费报销限额标准。公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式。新增人员报销及其报销标准，须本人申请，由部门及综合部依据公司《移动话费报销限额参考标准表》，结合其岗位情况和工作性质核定具体的报销限额。在公司的限额参考标准内，综合部经理可以直接批准；对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司行政副总经理批准。在实际执行过程中，如业务发生较大变化或员工岗位设置有变化，需调整报销限额标准的，可根据具体情况在现有基础上调整报销标准，按规定程序报批准后执行。如员工工作调整至不需要移动话费报销的岗位，则依据岗位调整通知自正式调整之月起取消其移动话费报销。员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。员工应提供名实相符且有话费明细的标准通讯发票，原则上只报销1个移动手机号码，且不得凭充值发票报销或不得以其他非移动话费发票报销。所有新批准报销手机话费的员工，其话费报销自批准次月执行；新入职员工的手机话费申请原则上须在其入职的次月提出。凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。表格SEQ表格\*ARABIC12016版移动话费报销限额参考标准表序号职位参考标准（元/月）备注1总经理据实2副总经理、总经理助理3003部门经理150职能部门4办事处主任300大型办事处5办事处主任200小型办事处6部门主管100职能部门7现场主管100-1508普通员工50职能部门9驾驶员100传真管理

公司前台电脑安装U-FAX软件以接收或发送电子传真，避免垃圾传真浪费资源。传真接收完毕后，应立即将传真文件发送或交给收件人。员工使用传真机发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。

对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。

员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。短信平台管理公司统一向社会平台采购短信平台使用，主要用于向驾驶员等发送安全提示、员工生日祝福等短信内容使用部门应妥善保管帐号、密码，并遵守国家有关使用规定。电子邮箱与及时沟通工具管理公司重要的电子文件均需通过公司邮箱传送。个人邮箱格式一般为:姓名拼音@，部门邮箱的格式一般为:部门简拼@。若有重复，网络管理人员据实际加序号处理。公司邮箱只针对有实际需求的部门和岗位，不是所有岗位员工都能申请。电子邮箱由需求人员提交书面申请到综合部，同意后由网管员负责开通。对内工作、对外宣传（如印制名片）应统一使用公司的邮箱，不得使用个人的其他非电子邮箱。公司使用“钉钉（DINGDING）”作为日常电子文件传送与互联网及时交流的及时沟通工具，员工在入职后应在手机及电脑上安装相应程序，并及时申请帐号加入“海珑团队”使用。电子邮箱及“钉钉（DINGDING）”帐号和密码统一由使用人负责保管，且应遵守公司《计算机与互联网使用管理制度》相关条款规定。员工离职，员工的个人邮箱帐号应封存，所使用的部门邮箱帐号则必须变更密码，员工“钉钉（DINGDING）”帐号应移除出“海珑团队”，作为工作交接的一项必备工作。通讯录管理公司的内部通讯录的收录范围：公司本部、各部门及办事处的有关通讯资料；员工的有关通讯资料。内部通讯录的收录内容：各部门的名称、地址、邮政编码、电话号码、传真号码、电子邮箱；各部门员工的姓名、单位、部门、职位/务、单位电话号码、手机号码、电子邮箱。未收录公司副总级以上人员的手机号码的通讯录可发至公司全体有关人员。综合部负责对通讯录每月更新一次，应及时了解公司员工的变动情况，准确收集新进员工的通讯资料；各