企业档案管理实务

PAGEPAGE19企业档案管理实务一、档案概述1、概念：档案是历史记录，是国家机关、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。2、档案四要素：（1）来源——来自于人们的社会活动（单位或个人在工作或私人活动中产生）（2）条件——必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。（3）载体——制成材料；记录方法；表达方式。（4）性质——是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。3、特点（1）来源的广泛性（2）形成的条件性（3）载体的多样性（4）记录的原始性4、档案与图书的区别产生的范围——档案不受出版与否的限制；图书必须由一定的出版机构出版和有专门的著者和编者。产生的时间——档案直接产生；图书事后总结、归纳编写。记录的信息——档案是原始记录、第一手材料，具内容广、内容丰富而分散、数量庞大的特点。图书是在原始记录的基础上，经加工编著而成，内容比较集中和系统。5、档案与文件的区别（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化（这是档案与文件的分界线和标志）。（3）文件是经过整理成为档案的（立卷归档后保存起来）。6、全宗——就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。具有不可分散性和单一性。7、立档单位——也称全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。立档单位的构成条件：（1）有独立行文、处理事务的职权。（2）有独立的财务。（3）有一定的人事任免权。8、档案人员的素质要求：政治、专业（高级：研究馆员、副研究馆员；中级：馆员；初级：助理馆员、管理员）、知识、身体素质等。9、档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研二、立卷工作立卷，就是把单位办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。案卷是有密切联系的若干文件的组合体，是文件的保管单位。立卷工作是文书工作的一项重要内容。（一）立卷工作的基本内容立卷是将互有联系的若干文件经过分类，组合、编目而组成案卷的一个工作过程。包括三方面内容：1、立卷分类在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的特征逐项分开的过程．（文书部门或业务部门可以根据当年可能形成的文件，事先制订立卷类目，根据立卷类目做好平时的文件收集归类工作。）2、立卷组合将经过分类的文件，按一定形式组成案卷的过程。3、立卷编目是将分类，组合后的文件，进行系统排列、编号、拟写案卷标题、装订和进行案卷目录的编制。（企业文件的立卷，是指将企业文件系统整理、组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。从企业档案整理的逻辑顺序看，企业文件的立卷是档案（文件）系统化工作的最后一步：先划分大类，再划分属类，最后在类目不再往下划分的情况下，将具有有机联系的文件组织成案卷。实际工作中，企业文件的立卷则是档案（文件）系统化的开始：一般地，先自上而下制定企业档案分类方案，形成企业档案（及文件）的大类和属类；各职能部门对照分类方案，分析得出本部门形成文件的种类，在此基础上，选择合理的方法，把零散的文件组成保管的最小单位案卷；然后将案卷向档案部门移交，档案部门以案卷为对象，进行类目的划分和排列。因此，企业文件立卷工作是企业档案整理工作的基础，对于企业档案的质量有重要的意义，将直接影响企业档案的提供利用。）（二）立卷工作的重要性1、能够正确反映本机关工作主要情况，便于查找利用文件．2、能够维护文件的完整与安全，便于做好文件的保管和保密工作。3、能够为档案工作奠定基础。（案卷是档案的保管单位）（三）立卷的基本要求1、必须是单位办理完毕的具有一定查考保存价值的文件，才能整理立卷。2、立卷必须遵循文件的现成规律和特点，保持文件之间的有机联系（案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体）。。3、立卷要区分文件价值，正确划定案卷的保管期限。4、组成的案卷要便于保管和利用。●1、企业文件的案卷必须方便保管和利用（这是企业文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最终目的。企业文件载体多、形式杂、数量不一，要求立卷工作以方便保管和利用为出发点，而不是单纯地追求统一、整齐。）●2、案卷必须符合一定的质量要求（1）案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。“有机联系”是案卷的本质特征，维护案卷内文件的有机联系是保证立卷工作质量的基本要求。（企业文件来源分散，形成过程中的有机联系也很多，如时间、问题、作者、载体等，立卷过程中要抓住各种有机联系中最本质的一种；同时，要从方便保管和利用的角度出发，灵活掌握。企业文件的立卷工作要遵循企业档案分类方案，立卷人员应在头脑中将企业文件先行归类，这是保持文件之间有机联系的重要手段。）（2）案卷内企业文件的数量要适度。（对于案卷，除了“具有有机联系”这样一个质的要求外，还应该有一个量的界限，称为案卷的组合度，直观地表现为案卷的厚度。）（一份案卷，所含的文件份数过多或过少，均不利于保管和利用。因此，组织案卷要在保持企业文件之间的有机联系的基础上，正确处理整体与部分、大的联系与小的联系之间的关系，把一组数量多的相关文件细分为若干案卷，若干组数量少的文件合并为一个案卷，保证案卷内文件的数量适度。企业文件种类众多，载体复杂，形式多样，因此组成案卷的数量界限只能是相对的，可按有关标准依具体情况确定。）（3）案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。（从档案的鉴定、保管和利用的角度看，案件的这一质量要求是必不可少的。应在维护文件有机联系的前提下，再考虑按不同价值和密级组织案卷，若两者发生矛盾，不能硬性分开具有有机联系的文件，而应价值小的服从价值大的，密级低的服从密级高的。）（4）案卷外形应力求规范、整齐、美观、实用。●3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组织案卷。（案卷既是企业文件归档的一种必要形式，也是企业档案部门管理和开发利用企业档案的基本信息单元。选择立卷方法的本质是分析企业文件之间的有机联系，因此，必须尊重企业文件的形成规律，有针对性地确定不同种类的企业文件之间的有机联系，力求立卷工作达到科学化、合理化的要求。）（四）立卷的基本方法1、立卷要根据文件本身的特点常用的立卷组合方式（六个立卷特征）按问题组卷——按文件内容所涉及的具体问题或工作进行组卷。按作者组卷——作者是指制发文件的单位按名称组卷——把同一名称的文件组合成卷。按时间组卷——按文件形成的时间或其内容所涉及的时间组卷。按收、发文单位组卷按单位所分部门组卷2、立卷的步骤和方法（１）按照一定的方法，确定或选取案卷单元[立卷工作的第一步，是确定案卷的内容范围，既以什么样的对象（如项目、产品、广告、时间、机构等）所形成的文件作为某一个案卷的内容范围。对不同的生产经营活动中形成的文件，有不同的选取案卷单元的方法和标准，即通常所说的立卷方法。由于企业文件的联系是错综复杂的，因此，对同一生产经营活动中形成的文件，也要在确定一个主要立卷方法后，综合运用其他各种方法，进行组卷。]——确定经营管理文件的案卷单元的方法a.按问题确定案卷单元。(就是把反映同一个问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。一事一卷，指把一个问题一件事情中形成的相关文件组成一卷；一事数卷，指一个问题一件事情中形成的相关文件数量较多，可组成数卷；同事一卷，指一些同类性质的问题或事情，其形成的文件数量较少时，可以合在一起组成一卷。)b.按作者确定案卷单元。(就是将同一作者形成的文件组成案卷，这里的作者是指文件的编制机构、单位或个人；企业文件的作者，有外部和内部之分，外部作者包括上级机关、兄弟企业以及与之发生经济、社会关系的其他单位；内部作者指企业内各部门。)(一般地，凡是外部作者形成的文件，若其内容针对本企业，则应同本企业同类问题的文件一起组卷。若是与本企业就某一个或几个问题有来往文书、则将相关的来往文书集中组卷。凡是上级机关颁发的有关方针、政策和法规性文件，若是本企业要贯彻执行的，可按作者或作者结合问题组卷；若是仅供参考的，可按作者结合年度组卷。凡是要求答复的下属单位的请示、报告，应同本企业的答复文件一起组卷。)c.按时间确定案卷单元。(就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。相同性质问题的文件数量较多时，也可按时间结合问题分别组成若干卷。)d.按名称确定案卷单元。(就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。按名称组卷，一方面，能够适当地区分文件的重要程度和保存价值，有利于保管；另一方面，便于按文件名称查找利用。e.按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。比如：不同地区的产品销售信息，可按地区组卷。)——确定科技文件案卷单元的方法由于科技活动对象的不同，科技文件也相应地具有多种立卷方法。企业经营管理文件的五种立卷方法同样适用于科技文件，此外，还有其他几种常见方法：a.按结构确定案卷单元。这种方法，主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。其做法是：按照机械产品和设备的组、部件或系统，将其文件组成案卷。b.按子项确定案卷单元。这种方法，主要适用于基本建设工程文件。c.按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。比如：某产品工艺文件数量较多，可按不同加工工序组成几卷：科研、设计文件，可按阶段组卷。d.按专业确定案卷单元。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。比如：机械产品的工艺文件，可分别按铸、锻、车、刨、磨等专业组卷；建筑工程项目的文件，可以按建筑、结构、照明、供水、采暖等专业组卷。●确定科技文件案卷单元，应处理好以下几个问题：其一，当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复现象。立卷时，应以基型产品为基础，保证其齐全成套；其他新产品的文件，一般只保存本身专用的部分，另外通过编制配套明细表或目录，来反映全套文件的组成。其二，当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。其三，当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆散重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。——确定会计文件案卷单元的方法按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》，会计文件组卷的方法主要是按时间进行，具体如下：a.会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm；b.会计账本，基本上是一账一卷；c.会计报表，年报、季报、月报分别组卷。——确定人事文件案卷单元的方法依据组织部颁发的《干部档案整理工作细则》，人事文件以人为单位进行组卷，即每个人的材料组成案卷。●灵活运用立卷特征组合案卷（1）会议文件（2）信、函（3）统计、报表、名册等文件，按格式、名称和地区组合。（4）简报、刊物可按名称或期号组合。（5）单位管理和业务活动形成的其他业务文件、调研材料、制度、条例、法规等，一般按单一问题组卷。（6）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。（7）科研、生产、建设管理工作所形成的文件、图表和说明材料，按项目组合。（2）对案卷内文件进行科学排列(确定好案卷单元之后，需要对案卷内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、地区、名称、作者等排序。)——文字材料的排序(除了一般的排列方法外，还应遵循一些惯例：一般的，内外文件一起组卷的，上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件在后；来文和复文，复文在前，来文在后；正文和附件，正文在前，附件在后；正本和原稿，正文在前，原稿在后；成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。)——图样的排序(图样形成时，已编制了图样目录的，按目录顺序排列。没有编制图样目录的，机械产品和设备图样，一般按结构隶属关系排列；基建工程图纸，一般按总体和局部关系结合专业排列；地形测量图纸，一般按比例尺或地区排列，等。)——图文混排(一般的排列顺序是文字在前，图样在后。若文字材料是对图纸作补充说明的，则排在图的后面。这里应注意：会计文件组成的案卷，一般保持原来卷册内的顺序；人事文件须经鉴别、分类（履历、鉴定、考察考核、学历和职称评聘、政审、奖励、处分等共十类）后，再先按形成时间或问题结合重要程度排列。)（3）进行案卷编目，组成案卷(划分案卷的范围并予以排序之后，须以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷内文件的内容和成分。主要的内容有：编页号、编制卷内目录，填写备考表，填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷。)——编页号(就是为卷内每一份文件编制顺序号，以固定文件排序的成果，也方便统计和利用。编号从阿拉伯数字“1”开始，正面写在右下角，背面写在左下角，只对有文件内容的页面进行编号。若一卷文件形成时已编有页号，且页号连贯、排列次序不变，不必另行编制，如成套图样、计算书等；其他情况一律重新编页号。)——编制卷内文件目录(卷内文件目录相当于卷内文件的明细表，置于卷首，其项目一般包括：每份文件的排列序号、题名（全称的标题）、编号（文件号或图号）、责任者（直接编制部门或人员）、编制日期、所在页号和备注等。编制卷内文件目录，应尽量利用文件形成时原有的目录。)——填写备考表(备考表说明卷内文件基本情况和变化情况，一般置于卷内文件尾页之后，主要内容包括：案卷情况说明（归档前案卷基本情况由文件形成者填写，归档后案卷的变动情况由档案人员填写）、立卷人、检查人、立卷时间等。)——填写案卷封面和脊背标签等，最终组成案卷(案卷封面，以一定的格式概要介绍卷内文件内容和形式特征，主要项目有全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位（责任者）、编制日期、保管期限、密级、档号（由分类号和案卷排列顺序号组成）等。其中，案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。脊背标签主要项目包括案卷题名和档号，供管理和检索之用。案卷封面和脊背标签的大小、格式由国家、行业和企业的有关标准给予规定。案卷编目工作结束后，一般应予装订，去掉文件的金属物，纸张折叠整齐，大小一致。不便装订的文件，直接放在卷夹或卷盒内。近年来，不装订的做法受到越来越多的支持，原因在于省时省力，不破坏文件原貌，但应以方便管理和利用为前提。最后，将装订好的一卷材料，或按卷内目录次序排列的未装订的一卷文件，放入卷盒或卷夹中，最终形成案卷，组织案卷的工作即告结束。)(值得注意的是：企业会计文件形成时已按规定装成卷册，所以一般不需要拆卷重新整理，不需要另编页号，不另外编制卷内目录，只要根据分类办法在会计文件的原封面上加盖档案号章，然后建账、装盒、上架即可。)（4）确定立卷文件的保管期限永久：正常情况下尽可能延长档案寿命，无期限保存下去。长期：16-50年短期：15年以下●文件的保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1、永久保存公司章程；股东名册；组织规程及办事细则；董事会及股东会记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文件。2、10年保存预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须10保存的文件。3、5年保存期满或解除之合约；其他经核定保存5年的文书。4、1年保存结案后无长期保存必要者5、其他各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以（五）立卷的准备工作1、做好平时收集工作（1）零散文件的收集（2）“帐外”文件的收集（未登记）：本单位各种会议文件材料、外出开会带来文件、外单位直接寄发给领导人“亲启”文件或直接寄给部门和有关人员的材料、本单位内部各种规章制度、办法和统计数据等等。（3）专门文件的收集2、文书立卷的范围（归档文件和不归档文件）主要是指本单位在工作活动中形成和使用的、业已办理完毕的、具有查考价值的收发文件和有关材料（上级有关文件、本单位形成的文件、同级和非隶属单位的文件、下级机关的有关文件等）。。（1）重要的会议材料（会议通知、日程安排、工作报告、重要讲话、会议纪要和决议、会议记录、典型材料、会议简报、录音带、录像带、照片等）（2）上级发来的与本单位业务有关的文件（指示、决定、条例、办法、计划、规划、批复等）。（3）本单位向上级单位的正式发文（请示、报告、计划、各类统计报表、刊物等）。（4）本单位及各业务部门在工作中的各类重要计划、安排、记录、总结及营收、创汇等统计数字。（5）本单位与有关单位及不相隶属单位协商工作的往来文书及签订的各类契据（合同、协议书等）。（6）本单位各级管理人员的任免书、员工的奖惩情况等。（7）员工劳动、工资、福利、教育培训、考核晋级、职称评定方面的材料等。（8）本单位财产、物资、档案交接的凭证等。（9）本单位筹建或更新改造、设备设施大修一系列工程往来的文件、资料等。（10）本单位的大事记，重要活动的剪报、录音、录像及照片等。（11）社会有关部门、单位发来的要求本单位共同贯彻执行和横向协作的有关文件、材料等。（12）重要的业务电报、电传、传真或有关经营管理而撰拟的各类条据等。（13）其他与本单位有关的重要书面材料或资料等。▲企业文件材料的归档范围主要有以下几方面：1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。3、设备仪器方面，有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备引进、改装和报废的文件材料等。4、技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案管理中形成的各种各样材料。5、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。6、物资供应方面。有物资原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料等。8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。9、教育培训方面。有干部、职工、教育和技术培训的文件、教材等。10、党、政、工、团工作方面。有企业党甸工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料、企业行政工作，共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。11、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。12、其他方面。▲十个大类文件材料：一、党、群工作文件材料二、行政管理文件材料三、企业产权文件材料四、劳动人事文件材料五、经营管理文件材料六、生产技术管理文件材料七、产品文件材料八、科学技术研究文件材料九、基本建设工程文件材料十、会计核算文件材料具体又包括这样一些内容：一、党群工作文件材料1、党务。指党的组织、宣传、纪检等方面的文件。2、群众团体。指工会、共青团、妇联、职代会、科协、企协、学会等群众团体工作中形成的各种文件。二、行政管理文件材料指企业行政事务、人事管理、职工教育、培训、劳保福利、安全保卫、法律事务、医疗卫生、计划生育、后勤、审计、处理纠纷、信访、外事活动等方面的文件。三、企业产权文件材料1、有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件。2、股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料。3、企业资产产权变动中形成的各种文件材料。四、经营管理文件材料1、经营决策、计划工作、财务管理、产品销售、物资管理、经济责任制、考核、奖惩文件。市场信息和预测，广告、商标及用户反映等。五、生产技术管理文件材料1、生产管理。生产计划及其实施纪录、安全操作规程、事故报告及改进意见，劳动工资等。2、质量管理。质检报告、质量事故分析、获奖证书等。3、标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件。4、工业卫生和环境保护形成的文件。六、产品文件材料1、产品设计。产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等。2、产品制造工艺。各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等。3、产品检测和管理过程中形成的文件，各、优、特产品及获奖产品的有关文件。七、科学技术研究文件材料1、新开发项目的建议书，计划任务书，可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件。2、技术改造和革新文件、图纸。3、中断和取得负结果项目的各种有参考价值的科研总结报告。4、经审定发表的学术论文或著作。八、基本建设工程文件材料1、工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸。2、有关房地产文件。九、设备仪器文件材料1、购置设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报报废的文件。2、自制设备仪器的设计图纸、计算书、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等。3、设备台帐。十、会计核算文件材料1、会议凭证。原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等。2、会议帐簿。日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、辅助帐簿、移交清单、保管清册、销毁清册、涉外帐簿等。3、会议报表。财务指标快报，月、季度会议报表，年度会议报表（决算）等。十一、职工档案文件材料干部、职工离退休职工、死亡职工的个人材料。▲外商投资企业文件材料的归档范围主要包括：1、外商投资企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括外商投资企业的章程及投资各方签订的合资、合作合同）；2、董事会或联合管理机构形成的文件材料；3、财务、会计及其管理方面的文件材料；4、劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料；5、经营管理方面的文件材料；6、生产技术管理方面的文件材料；7、产品生产方面的文件材料；8、仪器、设备方面的文件材料；9、基本建设方面的文件材料；10、科学研究、技术引进、技术转让方面的文件材料；11、教育培训方面的文件材料；12、情报信息方面的文件材料；13、中共党组织和工会组织的文件材料；14、其它具有利用和保存价值的文件材料。）▲不归档文件材料范围，主要有：1、上级机关的文件。有上级机关普发供参阅的文件材料；上级机关征求意见的未定稿文件等。2、本单位的文件。主要有：重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般文件的历次修改稿；未生效的文件；一般性的来信和无特殊保存价值的信封；内部互相抄送的文件；与本单位无关的文件或为参考目的而收集来的文件等等。3、同级单位和非隶属单位的文件。主要指不需要办理的传送文件和一般来往文书等。4、下属单位的文件。指下属单位报送的不必备案文件，或需备案但属一般性的文件；不需要办理的文件和简报、情况反映等等。三、归档工作就是文书部门或文书工作人员将立好的案卷，定期移交给档案室。文件的立卷归档属于文书部门的任务，是文书工作的最后一个环节，是文书工作和档案工作的“结合部”。1、企业文件归档，是指企业内部的各职能机构和所属单位，将各项活动中形成的、具有保存价值的企业文件，按照归档制度移交给企业档案部门集中保存的过程。归档是企业结束现行使命，向企业档案转化的标志，是企业文件生命周期另一阶段的开始。2、立卷与归档程序a、检查、调整归卷卷宗b、排列好卷内公文的顺序c、编写案卷标题d、填写卷内目录和备考表卷内目录对卷内文件按顺序进行登记e、填写案卷封皮和装订包装档案的基本材料为卷皮、卷盒和包装纸三种f、案卷归档（归档时间一般以一年为界）四、档案管理的意义和原则1、档案管理的意义（1）可作为法令的依据（2）处理业务的参考（3）保密功能2、档案管理的原则（1）企业档案为集体所有，任何人不得占为己有，因此在档案管理过程中，应实行共同管理的原则，分清权责。（2）依据共同分享和共同管理的原则，尽量减少档案的复印份数及保管场所，提高档案的保密系数和安全性，同时要降低管理成本。（3）应及时分类、整理、编辑与传递文书资料，科学归档保管，提高档案管理的质量与效率。五、档案的利用服务1、概述（1）概念：文书档案的利用服务，即为单位各项工作的开展传递信息，提供资料和咨询服务。（2）如何做好文书档案利用服务工作明确服务方向，发扬主动服务的精神；熟悉档案，了解需要；做好预测工作；正确处理利用与保密的关系。2、文书档案利用服务方式及管理（1）调阅服务与管理（2）复制件的制发（3）提供文书档案证明（4）参考咨询●新旧归档方法比较我国传统的“立卷”归档方法，以“案卷”作为文书档案的基本保管单位。在档案保管和利用只能靠手工完成的条件下，传统的立卷方法在实际工作中发挥了重要作用。（它按照一定的逻辑联系，将分散的归档文件装订成“案卷”这个保管单位，既便于整齐地排列，也便于提取和调阅。在检索上，通过编制卷内目录、全引目录、案卷目录等，大大增强了手工检索的针对性和有效性。）▲传统归档方法的缺陷和不足主要表现在以下几个方面；1．传统的立卷归档标准和方法复杂、模糊、繁琐，在分类、立卷、保管期限的划定上随意性较大，不易把握，从而使案卷质量难以保证。另外，这种立卷方法中的许多环节，诸如编页号、装订等，完全是一种重复、枯燥的手工劳动，要浪费大量人力物力资源。2．正是由于传统的立卷方法不易掌握，加上机关档案专职人员较少且变动频繁，使得档案行政管理部门不得不将工作重点放在重复、繁琐的业务指导和培训上，难以将本来就有限的人力物力投入到现代化管理、开发利用、执法监督工作中去，客观上制约了档案事业的发展。’3．不利于档案的安全和保密。传统的立卷方法在档案保管方面也发挥了安全、保密的作用，但任何事物都有两面性，这种方法在档案的借阅利用环节上又不利于安全和保密。试想，利用者因需要卷内某件档案而将整卷借出，倘若丢失，损失的是多少件便可想而知；另外，若是涉密档案，即便不外借+利用者因需要查阅某一份文件，你也得将整卷调出，还得盯着不让其看卷内其他文件。4．不便于拾遗补漏时插卷。有时归档文件的收集难免会有遗漏，案卷装订后再增加、插入遗漏的文件材料很不方便，若拆卷再装订则不利于档案的保护。5．按照传统的立卷方法装订起来的案卷，复印、缩微、扫描都十分不便，这给档案管理现代化的实施造成了很大困难。·6．长期以来，统计档案数量一直以“卷”为单位，但由于案卷厚薄不一，卷内文件数量多少不同，“卷”和“件”之间并没有固定的对应关系，因而以卷为单位统计也就反映不出档案的数量。也正因如此，我们在统计档案数量时才以排架长度作参考，但这也无法具体地反映档案的件数。也许有人会问：每个案卷上不是标明了共有几件吗?但又有几个人会去加总数呢?在一些地方试点的基础上，全新的(归档文件整理规则)(以下简称(规则))出台。《规则》在遵循归档文件整理工作基本规律的基础上，对传统方法和其他国家经验进行了综合与扬弃，是批判的继承。▲(规则》对整理工作提出的“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的要求和以前的要求也是一致的。但在整理方法上，突破和变化较大，主要有以下几个方面：1．不装订，以“件”为单位保管。这是最大的变化之处。2．不再苛求分类方法。虽然《规则》提供了几种分类方法供参考，但在阐述按机构(问题)分类时特别说明可以“视情况予以取舍”，于是整理者便可以简单地按年度和保管期限分类了，原来的那种可粗可细、模糊交叉且又不易掌握的问题(机构)分类法便可弃之不用。3．不需拟写案卷标题和抄录案卷目。录。以前每本案卷都需拟写标题，业务不熟悉者很难掌握，且又无法检索到文件级。·以“件”为单位保管，更注重的是查准查全，拟写案卷标题和案卷目录已完全没有必要。4．卷盒规格与档号发生变化。从2001年起，行政公务文书用纸采用A4型，过去的卷盒已无法容纳，制作新卷盒已考虑到了这一点；卷盒上的项目也发生了变化，档号由全宗号、年度、件号组成，已不再需要目录号和页号了。▲新旧两种方法进行比较，新的归档方法有以下优点：1。新的归档方法简化了整理工作，便于掌握，大大节省了工作时间，有利于办公效率的提高。2．有利于实现现代化管理。以“件”为单位保管档案，便于扫描和缩微复制，有利于实现档案资料的数字化和信息化；与档案管理软件配套使用，也有利于实现文档一体化管理。在按新方法整理的同时，将归档文件的正文和相关的检索信息输入计算机，就可以从许多检索途径实现档案的排列与组合，比传统的按照逻辑关系、“六个特征”组卷等方法要高明、快捷得多。特别是对于本单位制发的、需要存档的文件资料，在平时打印后只需做稍微的数据格式处理，就能实现文档一体化，这样也大大方便了档案馆的数字化和信息化建设。3．有利于档案的管理和保密。以“件”为单位保管档案，利用者需要哪份文件就调阅哪份文件，不必全卷调出，这就大大方便了档案的管理和保密，同时为利用者提供复印件也十分方便。4．便于拾遗补漏时插卷。插卷时只要对目录稍作修改便可。那些档案数量不太多，不便于按问题(机构)分类的单位，完全可以结合平时的收发文登记，做到随办结、随存档，将整理工作做在平时。★一是新的归档方法是立足于现代化设备的，与档案现代化管理软件配合使用，只有推行文档一体化才能收到最佳效果。如果纯粹用手工管理和检索，因文件数量较多就会造成很大的困难。★二是每份文件仍需装订，目前尚未找到最好的装订方法，还很难从手工操作中彻底解脱出来。★三是档案馆在移交接收时清点工作难度加大，平时借阅利用后人盒时一定要准确到位，否则就有可能引起混乱。★《规则》中规定必须使用的归档章(加盖在每份文件上)只设有全宗号、年度和件号几项，建议在实践中增设一个盒号，这样在每份文件离开卷盒后我们也清楚其详细的位置，便于归还入盒。《规则》的出台，是对我国档案工作基础性行业标准的重大改革，它既适应了现实工作的需要，又立足于未来的现代化管理，给我们带来的不只是一种新的整理方法，更是一种新的思路和观念。．●论电子文件的安全保护随着办公自动化(OA)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)以及计算机网络的日益普及，电子文件正逐渐取代传统纸质文件而成为人类社会实践活动信息记录的主体。电子文件是“以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读处理并可在通信网络上传输的文件”。它的大量产生，对传统的文书、档案管理工作的理论和实践提出了严峻的挑战。这种挑战不仅是观念上的，也是技术上的。即“以电子和信息化为中心的新技术完成了对记忆的程序化控制，也就是说，电子信息化实现了非人的记忆，这一记忆不仅远远超越了人类的记忆功能本身，甚至成为当代人类甚至是未来人类记忆和思想的‘仓库’。人类的思想依靠的，可以不再是人类自己的肉体，也不再是图腾和结绳记事，而是技术。”然而，技术是一把双刃剑，计算机技术和通信技术的广泛应用，在给人类活动带来诸多便利(如信息海量存储、信息多元化集成、信息高速检索和传输、信息资源高度共享等)的同时，也带来了许多不安全因素(如硬件设备故障、软件自身缺陷、载体不稳定、病毒侵害、黑客攻击等)。因而对于电子文件这种非人的记忆，如何进行有效的管理、维护和开发利用，就成为我们必须直面的重要现实课题。“电子文件是内容、存储载体和软硬件技术的组合”，因而它的安全防护主要涉及这三个方面。．1．电子文件内容的安全防护电子文件内容的安全防护包括内容原始性的安全防护、内容完整性的安全防护和内容可读性的安全防护以及内容安全性的安全防护几个方面。(1)由于传统纸质文件“原件”概念和原始性的认定基础是其内容与原始载体的密不可分性，即形式原始性与内容原始性合二为一，而电子文件内容和载体具有可分离性，因而传统的“原件”概念和原始性的认定方式显然已不适合于电子文件。电子文件不可能具有传统“原件”概念，其原始性的认定(这是其具有法律证据效力的前提)也应有别于纸质文件，只要能认定其内容确是当时由原作者制作且此后从未被修改过，就应认定它具有原始性。那么，如何确保电子文件的原始性并对其进行安全防护呢?除了建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度(如电子文件制作、管理人员责任制度，电子文件收集、积累、归档制度，电子文件利用制度等)以外，还必须采用一系列信息安全技术手读”状态，对电子文件进行物理归档时将其刻录在只读式光盘(CD-ROM)或一次写入式光盘(WORM)上等，以防用户更改；在网上传输时，采用双密钥码在电子文件上进行数字签名以防非法截获篡改，或采用分组密码进行消息认证以使收受方证实电子文件的原性；为防止无关人员随意接触电子文件，可利用身份验证技术对电子文件访问权限进行控制，或利用防火墙技术阻止其他系统的用户非法访问，也可阻止机密电子文件从本机关的网络上非法输出。’(2)要确保电子文件内容完整性的安全，在收集电子文件时除采集电子文件内容本身外，还应注意采集该电子文件的背景信息和元数据。电子文件的背景信息是指伴随着该文件的生成和运作产生的人员、机构等方面的信息。对于传统纸质文件而言，一般原件上都附有这种背景信息，如附在定稿上的发文稿纸头就记载有该文件的拟稿单位、拟稿人、审核人、签发人、校对人、印制人等背景信息，在文件正本上所附的文书处理单或文件的天头、末尾空白的地方记载有领导批办、承办机构(或承办人员)处理情况等信息。而电子文件的背景信息常常与文件内容分离保存，如果在收集归档时丢失了背景信息，则会直接影响电子文件的凭证作用或价值。元数据包括格式信息、宇型、字体、数据描述、逻辑和物理模式、系统平台与软件等一切与生成和恢复电子文件有关的数据，它一旦丢失或遭到破坏，电子文件的原始’形态就会改变，甚至失去可读性。可见，保存背景信息和元数据的完整性是至关重要的。(3)电子文件是以数字编码存储内容信息的，随着信息技术的飞速发展，新的数字编码方案不断取代旧的编码方案，从而加速了电子文件格式的老化，导致新的计算机系统无法读出过去的所有数字编码。如1990年美国众议院的一份报告记载，1960年全国人口调查数据原来是存储在磁带上的，由于采用了新的记录格式而使该记录无法使用。因此为了保证电子文件的长久可读性，必须采取一定的安全防护措施。如将电子文件不断转换成当前通行的新格式；或将电子文件连同其生成的软硬件环境一道保存，这虽可以解决格式·转换中信息丢失的问·题，但在实践中缺乏可行性；目前较为理想可行的方法是采用一种独立于(即适用于)任何计算机系统的统一格式存储电子文件，如大多数国家和地区目前都以美国信息交换标准码(ASCll)作为文本文件的标准代码，我国档案部门也应尽快制订归档电子文件转换的标准格式。‘(4)在电子文件的生成、管理和利用过程中，电子文件较纸质文件存在着更多的不安全因素。如计算机设备故障、误操作都有可能造成电子文件内容信息的破坏甚至丢失；在网络环境下，计算机病毒以及黑客非法入侵是电子文件内容安全性的最大威胁，危害也最严重；此外，像水灾、火灾，战争、动乱等也对电