关于印发《某某有限公司采购管理办法》的通知

-1-FORMTEXT中铁山桥采购〔FORMTEXT2015〕FORMTEXT104号关于印发《中铁山桥集团有限公司采购管理办法》的通知集团公司各单位：《中铁山桥集团有限公司采购管理办法》经集团公司党政联席会议讨论通过，现印发给你们，请认真遵照执行。附件：1.设备备件需求计划表2.三类物资需求计划表3.办公用品需求计划表4.自采申请中铁山桥集团有限公司2015年12月23日中铁山桥集团有限公司采购管理办法第一章总则第一条为规范集团公司采购行为，加强采购管理和成本控制，建立科学规范高效的采购管理体系，保护集团公司权益，根据中国中铁股份有限公司集中采购管理有关规定和精细化管理要求，结合集团公司实际,制定本办法。第二条集团公司采购管理本着公平、公正、公开的原则，以充分利用ERP系统、集采招标平台为手段，以保证质量适用为前提，以降本增效为目的，以价格合理、交货及时、服务良好、防止积压为重点，做到阳光采购、保证供应、降低成本。第三条本办法适用于集团公司所属各部门、分公司、全资子公司、项目部(以下简称“各单位”)。控股子公司可参照本办法执行。第二章采购管理部门和职责第四条集团公司成立采购管理领导小组，组长由集团公司分管采购的副总经理担任，副组长由归口管理采购单位的第一管理者担任，各业务职能部门负责人为成员。采购管理领导小组职责如下：（一）统筹推进集团公司集中采购管理工作。（二）研究审定集团公司采购管理规章制度。（三）审定集团公司采购策略，指导战略采购的推进实施。（四）审定集团公司年度采购管理指标及考核结果。（五）定期听取集团公司采购管理工作汇报，协调解决集团公司采购管理重大事项。第五条集团公司采取集中采购管理模式,必要时可委托有关单位进行采购。采购管理部负责建立集团公司集中采购管理体系，负责集中采购管理工作，并负责向上对接股份公司集中采购业务。第六条集中采购业务范围包括：物资、设备及其备件、道岔配件与外购件、生产用工业气体、办公用品、低值易耗品以及其他需要集中采购的物品等。第七条集团公司采购管理部的主要职责(一)负责集中采购招标平台和电子商务平台建设和运用，建立健全并组织实施集中采购管理规章制度和实施办法。(二)根据集团公司生产经营需要，负责与相关业务主管部门和单位进行采购需求对接，编制采购计划，按计划实施采购。(三)负责在保障生产经营正常的基础上，组织做好物资均衡供应工作，保证采购物品及时保质保量到货，并负责提供质量证明书等相关资料。(四)负责对相关供应商的动态管理，负责相关供应商档案库的建立、准入和考核评价。(五)负责采购环节应付账款的对账，会同财务部与供方协商使用赊购、商业票据、付款周期等，编制采购资金支付计划。(六)对于应急采购、工地现场采购。按第八条规定视具体情况可委托相关单位进行采购，并负责监督把关。(七)负责牵头组织相关管理部门组成督导检查组，定期对各单位采购管理情况进行督导检查，确保集团公司采购管理制度得到有效落实。第八条集团公司其他相关单位采购职责全资子公司1.全资子公司自揽合同。主材（钢材、焊材、油漆）以外的物资全部自行采购，由本单位制定和执行内部审批程序；2.承揽集团公司的合同。主材以外的一次性采购金额30万元及以下的由全资子公司自行采购，由本单位制定和执行内部审批程序；主材以外一次性采购金额超过30万元的，由采购管理部统一采购。全资子公司可以提出《自采申请》（见附件1），采购管理部可视情况同意委托采购，并报分管采购的副总经理批准实施。全资子公司需积极与采购管理部保持紧密联系，充分利用好采购管理部的资源渠道，力争以最优惠的价格保证资源供应，充分发挥集中采购的批量优势，减少流通环节，降低采购成本。(二)国内项目部。采购管理部根据生产急需或价格优势，可以委托项目部对产品主材（钢材、焊材、油漆）外的物资代为采购。项目部需提前申请，经生产工程部审核，报采购管理部审批后实施。(三)国外项目部。按《中铁山桥集团有限公司合同管理办法》相关规定执行。(四)集团公司相关管理部门的集中采购管理职责按照集团公司《中铁山桥集团有限公司合同管理办法》、《中铁山桥集团有限公司价格管理办法》、《中铁山桥集团有限公司招投标管理办法》等相关规定和职责分工执行。（五）委托采购的相关单位应严格按《中铁山桥集团有限公司价格管理办法》、《中铁山桥集团有限公司合同管理办法》、《中铁山桥集团有限公司招投标管理办法》等相关规定执行。第九条从事采购管理的业务人员必须参加集团公司组织的业务培训，经考试合格并由法定代表人授权后，方可代表集团公司并按照集团公司授权范围签订采购合同。第三章采购计划编制第十条采购管理部每月组织汇总、编制《中铁山桥集团有限公司采购计划》，报送集团公司分管采购的副总经理。(一)道岔产品采购管理部依据集团公司下发的《中铁山桥集团有限公司月度生产作业计划》、《道岔定额》以及相关技术资料并结合库存情况，编制道岔产品材料和外购件采购计划。与集团公司自制产品交叉的生产备品备件由生产工程部编制计划，由采购管理部负责采购。其中《钢轨采购计划》由采购管理部会同生产部门、营销部门，根据生产需求、道岔市场预测和钢轨库存情况进行编制。(二)钢结构产品采购管理部依据集团公司技术中心钢结构制造工艺研究院下发的项目备料单以及生产工程部下发的项目施工制造网络计划进行采购。(三)机械产品机械开发部负责编制机械产品《材料定额明细表》和《外购件明细表》，每月25日前报采购管理部。(四)设备资产管理部负责依据年度生产经营预算进度要求编制设备季度和月份采购计划，每月25日前报采购管理部。(五)设备备件集团公司所属各部门、车间、分公司、全资子公司、项目部负责编制本单位的《设备备件月度需求计划表》（见附件2），经资产管理部门审核后每月25日前提报采购管理部，采购管理部根据库管部门提供的库存情况进行汇总、编制《设备备件月度需求计划表》。(六)消耗材料等三类物资集团公司所属各部门、车间、分公司、全资子公司、项目部负责编制本单位的《三类物资月度需求计划表》（见附件3），经本单位第一管理者签字后于每月25日前报采购管理部，采购管理根据库管部门提供的库存情况进行汇总、编制《三类物资月度需求计划表》。(七)办公用品集团公司所属各部门、车间、分公司、全资子公司、项目部负责编制本单位的《办公用品月度需求计划表》（见附件4），并经归口管理部门批准后于每月25日前报采购管理部，采购管理部结合库存情况进行汇总、编制《办公用品月度需求计划表》。(八)汽、柴油集团公司厂内机动车辆及生产用汽、柴油由采购管理部统一采购，由储运车间负责储存和管理。其他用汽、柴油由各单位自行采购。各单位应于每月25日前提出汽、柴油需求计划，逐项注明油品的名称、材质、数量、需求日期等要求，经本单位第一管理者签字后报送采购管理部。第十一条全资子公司需采购管理部进行采购的物资，使用单位应于每月25日前提出需求计划并附《领料单》，经本单位第一管理者签字后报采购管理部。第十二条《中铁山桥集团有限公司采购计划》一经批准，应严格按计划实施采购。由于客观情况确需变更采购计划的，由各需求单位根据采购类别填报相应《应急需求计划表》（见附件2、3、4），并说明急需原因，经本单位第一管理者签字后报采购管理部安排采购。超计划采购金额在30万元以下的，由采购管理部部长批准后实施；30万元及以上，100万元以下的，由集团公司分管采购的副总经理批准后实施；100万元及以上的，由集团公司总经理批准后实施。第十三条为降低采购成本而实施的战略储备性采购计划，需经集团公司分管采购的副总经理审核，呈报集团公司总经理批准。第四章采购方式第十四条集团公司主要采购方式分为战略采购、招标采购、电子商务平台采购、框架协议采购、比价采购、单一来源采购、内部采购。第十五条战略采购是指集合内部需求，通过与行业领先或对市场有重要影响力的供应商建立长期稳定的合作伙伴关系，实现供需双方互惠共赢、提高核心竞争力的一种高层次采购业务模式。战略采购适用于对企业生产经营有重大影响的大宗、通用、重要或市场稀缺的少数产品或服务。第十六条电子商务平台采购是指采购单位在电子商务平台发布采购需求，组织供应商在规定的时间内通过电子商务平台多轮次报价、竞价，以最低报价成交的采购方式。电子商务平台采购适用于标准化程度高、有一定采购批量、市场竞争充分的产品或服务。第十七条招标采购是指按《中铁山桥集团有限公司招投标管理办法》规定程序进行的采购。招标采购适用于技术标准明确、市场竞争充分、采购规模较大的产品以及按业主规定要求招标采购的产品或服务。第十八条框架协议采购是指集合内部需求，通过公开竞争、谈判等方式确定少数有质量、价格、服务优势的供应商，签订一揽子采购框架协议，并在协议项下执行订单操作的一种采购业务模式。框架协议采购适用于技术要求相对统一、采购频次高、能形成一定采购批量、供求市场相对稳定的产品或服务。第十九条比价采购。对于不具备执行上述四种采购方式的实行比价采购。在比价采购的合同中，应附至少三家供应商的报价单。报价单要工整清晰，不得污损，并加盖单位公章或合同章，内容包括名称、规格型号、生产厂家、品牌、单价、总价、运费承担、税率情况、联系人电话等。第二十条具有下列情况的可采用单一来源采购方式：（一）独有技术、专利或与单一厂家联合开发，只能从唯一供应商采购的。技术部门出具书面报告（含价格）并经该部门集团公司分管领导签认，报集团公司分管采购副总经理批准后存档，金额300万元及以上的还需呈报集团公司总经理批准。（二）技术上要求与原有采购项目一致或配套服务、需要继续从原供应商处增购配套项目或设备的，且增购资金总额不超过原采购合同百分之十的。需求单位提出书面申请，经归口管理部门批准后，采购管理部实行采购。（三）发生不可预见紧急情况，需要应急采购。由需求单位在7日内补充书面报告说明原因，金额在30万元以下的由采购管理部部长批准实行采购，金额30万元及以上的需呈报集团公司分管采购副总经理批准，金额超过300万元及以上的还需呈报集团公司总经理批准。（四）指定供应商的采购。是指由业主或者总包单位在招标文件或者总包合同中，规定分包商或联合投标或为提高集团公司投标竞争力进行的采购或分包预招标或议标确定的合同。由指定部门书面说明（含价格）并经该部门集团公司分管领导签认，报集团公司分管采购副总经理审批，并呈报集团公司总经理批准。第二十一条内部采购。集团公司内部产品和服务纳入集团公司集中采购范围，可以直接签订合同优先采购。供需双方在集团公司归口管理部门和经济运行部的指导和协调下确定采购供应价格。第五章采购合同签订、审批、履行第二十二条采购管理部业务人员必须与经过评审合格，列入《中铁山桥集团有限公司合格供应商档案库》中的供方签订采购合同。如遇特殊情况，确需与《中铁山桥集团有限公司合格供应商档案库》以外的供方签订采购合同时，按《中铁山桥集团有限公司供应商管理办法》规定执行。第二十三条采购合同的签订、审批、履行等按集团公司的相关规定执行。第二十四条采购管理部内部实行采购合同“三审一批”制度。由各业务经办科主管或副主管审核合同基础程序符合性；由计划招标科审核合同条款、程序履行及价格来源合理性；由分管副部长对合同履约总体负责审核；最后由部长批准。内部审批时间原则上不超过两个工作日，急用合同当天审批完毕。“三审一批”后的合同按照《中铁山桥集团有限公司合同管理办法》、《中铁山桥集团有限公司价格管理办法》等相关规定执行。第二十五条一次性采购金额小于2000元可以不签订采购合同直接比价采购。直接比价采购的需按“三审一批”制度对比价单上的价格进行审批后方可实施采购。第二十六条涉外采购合同需提供中文、外文两种版本。两种版本发生争议时，应以中文版本采购合同为准，尽可能以中国为仲裁所在地，避免因语言差异、翻译错误等问题给集团公司造成损失。第二十七条采购人员严禁采取分拆合同等手段规避审批，如有违反，一经发现视情节给予相应的经济处罚和组织处理。第二十八条采购管理部业务人员是合同标的物的供货进度责任人。如有供货时间滞后于合同要求时间的情况出现，业务人员必须及时积极协调必要时驻厂催货，并及时通报各相关部门进度情况，同时保存好与供货单位联系的各种记录。第六章入库验收管理第二十九条采购管理部业务人员在采购物料预计到货前3日内以《采购入库通知单》的形式通知库管人员，由库管人员进行入库验收。第三十条入库验收(一)物料到库后，质量证明书应随货同时到达，由仓库库管人员依据《采购合同通知单》直接验收的，原则上在两日内验收完成。(二)需质检人员负责检验的，由管库人员在两日内由ERP系统中提交《检验申请单》，并打印《检验申请单》，附供方提供的原始技术证件提供给质检人员，质检人员接到《检验申请单》应在7日内完成检验。经检验合格的，由检验人员当日在ERP系统《检验申请单》上予以审批。(三)由采购管理部负责采购直发各外埠全资子公司的物品，由使用单位责成专人负责进行验收检验（验收检验工作时间在15个工作日内完成）采购管理部与使用单位双方签认后方可办理手续。(四)验收中发现数量超出允许误差范围的，由库管人员及时反馈，采购管理部业务人员积极采取有效措施进行处理。(五)经检验质量不合格，由检验人员填报《不合格外购物资处置单》，采购管理部业务人员负责送交技术部门进行评审处置。进口物资应按有关规定验收，避免耽误索赔期限。(六)验收中发现问题待处理的集采物品，不得办理结算或发放手续。应单独存放于不合格区妥善保管，并做好标识（大宗物资采取悬挂不合格标识牌的形式），防止混杂、丢失、损坏。第三十一条对于带料加工的钢材，由采购管理部按规定办理验收入库手续。第三十二条带料加工材料由集团公司负担的运费，应视同材料的采购成本，由采购管理部按照带料加工的吨位，分摊到材料成本中，在生产单位领用材料时，计入产品成本。第七章采购资金支付第三十三条采购资金的支付要本着建立和维护集团公司信誉，降低采购成本的原则执行。第三十四条《采购资金支付计划》由采购管理部部内资金平衡会后编制，经采购管理分管领导批准，报集团公司财务部门按《中铁山桥集团有限公司资金管理办法》规定执行。第八章附则第三十五条本办法由集团公司采购管理部负责解释。第三十六条本办法自2016年1月1日起施行，原《中铁山桥集团有限公司物资管理办法》（中铁山桥物资［2013］第134号）同时废止。

附件1自采申请申请单位：日期：年月日物资名称材质规格型号单位数量单价总价申请原因原因1：价格优势，申请单位提供比价资料；原因2：采购周期要求，申请单位提供相关资料；原因3：其它，申请单位提供相关资料申请单位领导签字：年月日采购管理部签字：年月日分管采购副总经理签字：年月日附件2设备备件__月度_____计划表单位名称：上报日期：设备名称型号制造厂家备件名称规格、型号、制造厂图号单位数量要求到货日期申请原因备注设备1设备2设备N第一管理者：审核：编制：归口管理单位意见：说明：1、需用单位须报送纸质加盖公章同时报送EXCEL电子版一份；2、必要时可提供样品或者图纸；3、图纸需经相关技术人员签字确认。4、设备备件需求计划表在表格名称上填写“需求”，应急设备备件需求计划表格在表格名称上填写“应急需求”。附件3三类物资__月度_____计划表单位名称：上报日期：序号名称规格及品牌单位数量要求到货日期附件（领单、图纸、样品）申请原因备注123456789