《office 2003基础教程》计算和管理电子表格数据（模块七）

模块七计算和管理电子表格数据主讲老师：***Office2003基础任务实训教程学习目标熟练掌握使用公式和函数计算数据的方法熟练掌握数据的排序、筛选和分类汇总的方法熟练掌握制作汇总图表的方法熟练掌握打印工作表的方法任务一

计算产品销售数据任务目标通过对表格进行公式和函数的计算等操作，计算产品销售记录表，效果如图所示。计算产品销售记录表效果任务一

计算产品销售数据操作思路（1）打开素材文档“产品销售记录表.xls”，在单元格中输入公式。（2）通过复制公式计算其他单元格的数据。（3）在单元格中插入函数，使用函数计算表格中的数据。计算产品销售记录表的操作思路操作一

使用公式（1）打开素材文档“产品销售记录统计表.xls”工作簿，选择J3单元格，在“编辑栏”中输入“=D5+E5-F5”，如图所示。输入公式操作一

使用公式（2）按“Enter”键计算出数据结果，如图所示。计算结果操作一

使用公式（3）选择K3单元格，在“编辑栏”中输入“=J3-D3*G3”，按“Enter”键计算出数据结果，如图所示。计算K3单元格操作一

使用公式（4）选择J3单元格，将鼠标光标移动到该单元格的右下角，当其变为形状时按住鼠标左键不放，从上至下拖动鼠标到J19单元格，然后释放鼠标计算出产品的销售额，如图所示。复制公式操作一

使用公式（5）用相同的方法计算出其他产品的利润，如图所示。计算其他产品的利润操作二

使用函数（1）选择K21单元格，然后选择【插入】→【函数】菜单命令，打开“插入函数”对话框。（2）在“选择函数”列表框中选择“SUM”选项，然后单击“确定”按钮，如图所示。“插入函数”对话框操作二

使用函数（3）在打开“函数参数”对话框的“Number1”文本框中输入“J3:J19”，如图所示。“函数参数”对话框操作二

使用函数（4）单击“确定”按钮计算出数据结果，如图所示。（5）选择K24单元格，在“编辑栏”中单击“插入函数”按钮，在打开的“插入函数”对话框的“选择函数”列表框中选择“SUM”选项，然后单击“确定”按钮，如图所示。

计算总销售额选择插入的函数操作二

使用函数（6）在打开“函数参数”对话框的“Number1”文本框中输入“K3:K19”，如图所示。（7）单击“确定”按钮计算出总利润结果，如图所示。

设置计算的单元格区域计算总利润任务二

分析产品销售额任务目标通过对表格进行排序、筛选和分类汇总等操作，分析产品销售额，最终效果如图所示。分析产品销售额效果任务二

分析产品销售额操作思路（1）打开素材文件“产品销售记录表1.xls”，对表格数据进行排序查看。（2）对表格数据进行自动筛选。（2）对销售数据进行分类汇总。分析产品销售额的操作思路操作一

排序和筛选数据（1）打开素材文档“产品销售记录表1.xls”，选择A2单元格，然后选择【数据】→【排序】菜单命令，打开“排序”对话框。（2）在“主要关键字”下拉列表框中选择“销售额”选项，然后选中右侧的“降序”单选按钮，如图所示。“排序”对话框操作一

排序和筛选数据（3）单击“确定”按钮，完成排序操作，效果如图所示。排序效果操作一

排序和筛选数据（4）选择K2单元格，单击“常用”工具栏中的“降序排序”按钮，表格将自动进行重新排序，效果如图所示。（5）选择J2:K2单元格区域，选择【数据】→【筛选】→【自动筛选】菜单命令。单击“利润”字段右侧出现的黑色三角形按钮，在弹出的列表框中选择“（前10个）”选项，如图所示。

降序排序选择“（前10个)”选项操作一

排序和筛选数据（6）在打开的“自动筛选前10个”对话框中单击“确定”按钮，如图所示。（7）Excel将筛选出利润最大的前10项记录，如图所示。

“自动筛选前10个”对话框自动筛选数据操作二

销售数据分类汇总（1）单击“利润”字段右侧出现的黑色三角形按钮，在弹出的列表框中选择“（全部）”选项，显示所有数据。（2）选择F2单元格，单击“常用”工具栏中的“降序排序”按钮，如图所示。降序排序折价率操作二

销售数据分类汇总（3选择【数据】→【分类汇总】菜单命令，打开“分类汇总”对话框，在“汇总方式”下拉列表框中选择“平均值”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“销售额”和“利润”复选框，如图所示。设置分类汇总操作二

销售数据分类汇总（4）单击“确定”按钮完成分类汇总，效果如图所示。分类汇总效果任务三

制作产品销售汇总图表任务目标通过为表格制作汇总图表，并对图表进行编辑等知识，制作产品销售汇总图表，最终效果如图所示。产品销售汇总图表效果任务三

制作产品销售汇总图表操作思路（1）打开素材文档“产品销售记录表2.xls”，在表格中使用记录单在表格中添加记录。（2）为表格制作汇总图表。（3）编辑制作的汇总图表。制作产品销售汇总图表的操作思路操作一

使用记录单（1）打开素材文档“产品销售记录表2.xls”，选择A3:F23单元格区域，选择【数据】→【记录单】菜单命令，打开记录单对话框。（2）单击“新建”按钮，打开新建记录的对话框，在“产品型号”文本框中输入“LX-0021”，在“产品名称”文本框中输入“U盘”，在“一季度”文本框中输入“5.8”，在“二季度”文本框中输入“6.5”，在“三季度”文本框中输入“4”，在“四季度”文本框中输入“8.5”，如图所示。新建记录单对话框操作一

使用记录单（3）按“Enter”键即可添加记录到表格，单击“关闭”按钮关闭该对话框，如图所示。添加新记录操作一

使用记录单（4）选择A3:F24单元格区域，选择【数据】→【记录单】菜单命令，在打开的记录单对话框中单击“条件”按钮，打开输入查找条件的对话框。（5）在“产品名称”文本框中输入“移动硬盘”，在“一季度”文本框中输入“11”，如图所示。（6）按“Enter”键后将自动查找符合条件的记录并显示出来，效果如图所示。用相同的方法可查找其他需要的数据，完成后关闭该对话框即可。

输入查找条件查找记录操作二

制作汇总图表（1）选择【插入】→【图表】菜单命令，或单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮，打开“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框。（2）在“图表类型”列表框中选择“条形图”选项，在“子图表类型”栏中选择第一种类型，如图所示。选择图表类型操作二

制作汇总图表（3）单击“下一步”按钮，在打开的“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框中单击“数据区域”文本框右侧的按钮，如图所示。设置单元格区域操作二

制作汇总图表（4）拖动鼠标在工作表中选择B3:F9单元格区域，如图7-33所示，然后单击按钮返回“源数据”对话框。（5）在“系列产生在”栏中选中“行”单选按钮，单击“下一步”按钮，如图所示，打开“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框。

选择单元格区域设置系列产生形式操作二

制作汇总图表（6）在该对话框中可设置图表的“标题”、“坐标轴”、“网格线”和“图例”等选项，这里保持默认设置不变，如图所示。（7）单击“下一步”按钮，在打开的“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框中保持默认设置，如图所示。

设置图表选项设置图表位置操作二

制作汇总图表（8）单击“完成”按钮，返回工作表即可看到创建的图表，通过拖动图表区边缘上的8个控制柄可调整图表的大小，效果如图所示。插入图表并调整大小操作三

编辑图表（1）选择【图表】→【图表选项】菜单命令，在打开的“图表选项”对话框中单击“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入“2010年销售记录表”，如图所示。（2）单击“确定”按钮即可为图表添加标题，效果如图所示。

修改图表标题插入标题操作三

编辑图表（3）选择【图表】→【图表类型】菜单命令，在打开的“图表类型”对话框的“图表类型”列表框中选择“柱形图”选项，在“子图表类型”栏中选择第一种类型，如图所示。（4）单击“确定”按钮，即可将图表类型更改为“柱形图”，如图所示。

选择图表类型更改图表类型操作三

编辑图表（5）将鼠标光标移至图表区并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“图表区格式”命令，打开“图表区格式”对话框。（6）单击“图案”选项卡，在“区域”栏中选择“浅黄”选项，如图所示。设置图表区填充颜色操作三

编辑图表（7）单击“字体”选项卡，在“字体”列表框中选择“幼圆”选项，在“字号”列表框中选择“14”选项，如图所示。设置图表区字体操作三

编辑图表（8）单击“确定”按钮，完成图表区的格式设置，效果如图所示。用相同的方法设置绘图区的格式，最终效果如图所示。

设置图表区格式设置绘图区格式任务四

打印员工工资表任务目标通过对表格进行页面设置后，打印员工工资表，最终效果如图所示。打印预览员工工资表效果任务四

打印员工工资表操作思路（1）打开素材文档“员工工资表1.xls”，打开“页面设置”对话框。（2）设置表格的页眉页脚、页边距和页面。（3）打印预览工资表，并对页边距等进行调整。（4）最后打印工作表。打印员工工资表的操作思路操作一

设置表格页面（1）打开素材文档“员工工资表1.xls”，选择【文件】→【页面设置】菜单命令，打开“页面设置”对话框。（2）单击“页面”选项卡，选中“方向”栏中的“纵向”单选按钮，并在“纸张大小”下拉列表框中选择“B5”选项，其他选项保持默认设置，如图所示。设置表格页面操作一

设置表格页面（3）单击“页边距”选项卡，在“居中方式”栏中同时选中“水平”和“垂直”复选框，其他选项保持默认设置，如图所示。设置表格页边距操作一

设置表格页面（4）单击“页眉/页脚”选项卡，在“页眉”下拉列表框中选择“员工工资表1”选项，在“页脚”下拉列表框中选择“第1页，共？页”选项，如图所示.（5）单击“工作表”选项卡，单击“打印区域”右侧的“折叠”按钮，然后在工作表中选择的A1:F42单元格区域，如图所示。

设置表格页眉页脚设置打印区域操作一

设置表格页面（6）单击按钮，返回“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”右侧的“折叠”按钮，然后选择工作表中的第一行和第二行中的所有单元格，如图所示。（7）单击按钮，返回“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，其他选项保持默认设置，如图所示。（8）单击“确定”按钮完成表格的页面设置，返回工作表编辑区。

设置打印标题完成页面设置操作二

设置分页符（1）选择【视图】→【分页预览】菜单命令，此时可以分页预览的形式查看工作表，如图所示。（2）选择【插入】→【分页符】菜单命令，在表格中插入一条纵向的分页符，用鼠标将其拖动至第20行和第21行之间，将表格分隔成2页，如图所示。（3）选择【视图】→【普通视图】菜单命令，则以普通视图形式查看工作表。

分页预览表格插入分页符操作三

打印预览（1）选择【文件】→【打印预览】菜单命令，或单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮，打开“员工工资表1”的预览窗口。（2）单击“缩放”按钮，可缩小表格的预览效果，单击“页边距”按钮，将显示调整页边距的控制柄，通过拖动控制柄可调整表格的页边距，如图所示。调整页边距操作三

打印预览（3）单击“打印”按钮，打开“打印内容”对话框，在“名称”下拉列表框中选择已安装的打印机，在“打印份数”数值框中输入“5”，如图所示。打印工作表操作三

打印预览（4）单击“确定”按钮，开始打印工作表，在打印机对话框中即可查看到正在打印的工作表，如图所示。打印工作表实训一

计算员工工资表实训目标在Excel2003中熟练