2-QP：4-02记录控制-程序

L目的对记录进行控制，提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据。适用于产品和质量体系运行过程中有关的记录，包括来自供方的记录。3.术语记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。4.职责管理部对全公司记录进行归口管理，负责对全公司记录表格样式的审定，并指导、督促各部门做好记录和质量控制的管理工作。各职能部门按照归口要素内容建立和控制相应的记录。按有关程序文件规定，做好分管范围内记录的标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理工作，按规定予以保存。在顾客需查阅记录时，技术质量科负责协调办理。5.内容与要求：5.1流程说明5.1.1记录填写要求a各部门的记录按规定及时填写，字迹清晰、内容完整、不得随意涂改（更改必须划改并签名）。b记录不允许使用铅笔填写。c记录者应在记录上签名，必要时经过审核批准。d各部门产生的记录参见各业务过程的程序文件，作业指导书等。e各部门如需制作新的质量记录表单或要对现有的表单进行更改的，参照《文件管理程序》相关内容。5.1.2编目与存档a记录归口部门负责将收集的记录编目。编目一般用8位数表示，前6位为年份、月份，后2位为顺序号（位数不够时可增加）。b编目要便于索引和审阅，为避免通用性记录表格使用时出现重复编号，按《文件管理》程序规定执行。c现场查阅的记录要及时归还，需借离现场时须得到该记录保管者的许可。d顾客需要查阅时，技术质量科负责协调予以满足。e每月末各部门应将部门内的质量记录的相关信息（内容应包括名称、编号、版本、保存期、使用部门等）连同相关记录原始样本汇总至档案室;f记录的保管由档案室负责，防止损坏、变质和丢失。g公司内以电子版形式保存的质量记录，应有备份，以免数据丢失。5.1.3发放、借阅和复制a如部门需向档案室领用所需的记录样本,需填写《文件领用审批单》。b借阅与复制已收集贮存的质量记录，应征得记录所在部门负责人的同意。5.1.4保存期限a为了能证明公司生产的产品以及质量体系在一定期限内满足质量要求，必须按规定期限保存质量记录：・生产件批准文件、工装记录、采购订单和修改单的保存时间应为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再多加上一个日历年（包括供方的记录）。・质量运行状态记录（如控制图表、检验和试验结果）在其产生的当年和下一个日历年中予以保留。•内部质量体系审核和管理评审记录保留三年。•法律、财务、档案和顾客有明确要求时按规定要求执行（例如：涉及安全和政府法规符合性的记录应保存15年）。以上的要求不能取代政府有关规定或客户的有关要求；规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。b保管期满的记录，处理前须列出清单，编制部门负责人审批后才能进行处理。c具体记录保存部门及年限参见《记录清单》。d保存的时间按记录开始生成之日计算，如记录有修改，保存期限应按修改后的日期顺延。5.1.5销毁处理质量记录如超过保存期需进行销毁处理时，需填写《文件销毁申请》，经记录部门确认后，管理部审核批准后方可销毁；销毁质量记录时，应填写《文件销毁记录表》，注明记录的编号和时间区段，并在有二人以上（包括二人）在场的情况下进行销毁。5.2流程图示

输入/自流程/职责输出/至.各项业务过程中产生的记录；.各部门产生的记录。各部门各部门各部门质量记录归档各部门?档案室.各项业务过程中产生的记录；.各部门产生的记录。各部门各部门各部门质量记录查阅i质量记录贮存、保管■<质量记录的处理档案室记录清单文件销毁申请文件销毁记录表记录清单文件销毁申