第六章档案登记与统计课件

第六章档案登记与统计第六章档案登记与统计1第六章档案登记与统计6.1.档案登记和统计概述6.2.档案室的登记和统计工作6.3档案室的登记和统计工作6.4档案行政管理部门的统计工作第六章档案登记与统计6.1.档案登记和统计概述6.2.档案26.1.档案登记和统计概述6.1.1. 档案登记和统计的一般概念6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求6.1.3. 选定档案统计指标6.1.4. 档案统计调查6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析6.1.6. 案卷数量和状况检查6.1.7. 档案统计标准化6.1.档案登记和统计概述6.1.1. 档案登记和统计的一般36.1.1.档案登记和统计的一般概念登记一种是带有司法行为性质的认证性登记如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记如会客登记、出入库登记等等。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记46.1.1.档案登记和统计的一般概念登记对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的过程和状态。统计较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策行为基础性信息支持。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记56.1.1.档案登记和统计的一般概念登记和统计工作的关系登记工作是统计工作的基础。登记工作是统计工作的一部分。档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记和统计工作的关系66.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求任务：76.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求要求：准确性及时性制度化并相互结合档案统计网络科学性科学的标准和方法全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，明确统计的范围、内容、项目和要求6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求要求：8遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化统计分类标准化统计调查工作科学化统计基础工作规范化统计计算和数据传输技术现代化统计服务优质化遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：9从统计的对象来看，分为两方面：Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。从统计的对象来看，分为两方面：10档案统计工作的意义是认识档案工作的一种重要手段；可以把定性分析和定量分析结合起来；是档案事业建设的一项重要的基础工作；可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。档案统计工作的意义是认识档案工作的一种重要手段；可以把定性分116.1.3. 选定档案统计指标6.1.3.1.确定档案统计指标的原则6.1.3.2.档案统计指标的主要内容6.1.3. 选定档案统计指标6.1.3.1.确定档案统计126.1.3.1.确定档案统计指标的原则必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起统一性和稳定性可比性运用平均数，必须遵循总体同质性的原则6.1.3.1.确定档案统计指标的原则必须与档案工作中一定136.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案馆馆藏情况指标档案总量结构分量不同种类不同历史时期不同保管期限不同制成材料不同整理状况资料数量6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案馆馆藏情况指146.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关提供利用方面的指标利用者情况（人次）利用服务情况提供利用总量不同方面利用分量编研情况6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关提供利用方面的指156.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案经费及机构建设方面的指标档案事业经费机构设置档案馆基建情况档案馆（室）库房面积档案馆（室）内设备6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案经费及机构建166.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案工作人员基本情况指标人员总量（定编）结构分量不同年龄组不同文化程度不同档案专业程度不同专业技术职称6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案工作人员基本情况176.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案专业教育基本情况指标普通高校学生与师资情况成人高校学生与师资情况中等学校学生与师资情况6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案专业教育基本情况186.1.4.档案统计调查6.1.4.1.统计报表统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件最基本、最常见报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。6.1.4.2.专门调查专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计报表的一种补充形式。6.1.4.档案统计调查6.1.4.1.统计报表196.1.5.档案统计资料整理与统计分析统计分组把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识档案工作总体构成与现象之间的相互关系。分组的关键是分组标志档案统计分析是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训。动态分析方法6.1.5.档案统计资料整理与统计分析统计分组20时间序列也叫时间数列、历史复数或动态数列。它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排到所形成的数列。时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列，根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以后若干年内可能达到的水平。时间序列也叫时间数列、历史复数或动态数列。21时间序列其内容包括：收集与整理某种社会现象的历史资料；对这些资料进行检查鉴别，排成数列；分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而变化的规律，得出一定的模式；以此模式去预测该社会现象将来的情况。时间序列其内容包括：226.1.6.案卷数量和状况检查目的：查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新装订、消毒和复印的文件。检查工作要严格以全宗为单位进行检查周期要根据全宗的重要程度来确定。5年，10年，15年6.1.6.案卷数量和状况检查目的：236.1.6.案卷数量和状况检查缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入“案卷数量和状况检查单”。检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允许打乱案卷的排列次序。检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。作出案卷数量与状况的检查报告其中注明全宗号、全宗名称和种类、检查日期以及检查的总数量、目录中实有案卷数、目录所缺案卷数、由于案卷放错位置而发生漏编号数以及实有案卷总数，需要装订、消毒、杀虫、修复、恢复模糊字迹的案卷数。6.1.6.案卷数量和状况检查缺卷、编目上的错误和实际损坏246.1.7.档案统计标准化建立健全统一的档案统计工作制度统一报表的格式统一计量单位6.1.7.档案统计标准化建立健全统一的档案统计工作制度256.2.档案室的登记和统计工作6.2.1.档案状况登记6.2.2.档案工作状况登记6.2.档案室的登记和统计工作6.2.1.档案状况登记6266.2.1.档案状况登记卷内目录案卷目录归档文件目录：分类方案和室编件号总登记薄：档案收入、移出变化情况和实存数量6.2.1.档案状况登记卷内目录27卷内目录卷内目录28案卷目录案卷目录29归档文件目录归档文件目录306.2.2.档案工作状况登记6.2.2.1. 工作日志6.2.2.2. 人员进出库房登记6.2.2.3. 档案出入库登记6.2.2.4. 档案清点、检查登记6.2.2.5. 档案利用登记簿6.2.2.6. 利用者登记卡6.2.2.7. 档案借出登记簿6.2.2.8. 档案复制、摘抄登记表6.2.2.档案工作状况登记6.2.2.1. 工作日志6.316.2.2.1. 工作日志逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题一般采用簿册形式，按机构单位或按人，每月或每年用一册，每一页用于登记一天或一周的工作情况。登记项目：日期（年月日星期），时间（上午下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。6.2.2.1. 工作日志逐日记录每一天的工作内容及其进程和326.2.2.2. 人员进出库房登记登记本，放置在库房入口处每次进出均应登记登记项目：日期、进出库人员姓名、进入库房时间（时刻）、进库事由、出库时间（时刻）等。6.2.2.2. 人员进出库房登记登记本，放置在库房入口处336.2.2.3. 档案出入库登记登记本，放置在库房入口处或库房中固定位置登记项目：出库的日期及时间（时刻）、档号及数量、原因（即用途）、归入日期及时间（时刻）、经手人，等。6.2.2.3. 档案出入库登记登记本，放置在库房入口处或库346.2.2.4. 档案清点、检查登记登记表（本册或单页式）、笔记本存入全宗卷中登记内容清点、检查的日期，原因，清点、检查过程中发现的情况及问题，清点、检查的结果（结论），从事清点、检查的工作人员姓名清点、检查报告6.2.2.4. 档案清点、检查登记登记表（本册或单页式）、356.2.2.5. 档案利用登记簿教材P2396.2.2.5. 档案利用登记簿教材P239366.2.2.6. 利用者登记卡档案馆，规模较大的档案室初次利用教材P2396.2.2.6. 利用者登记卡档案馆，规模较大的档案室376.2.2.7. 档案借出登记簿教材P2406.2.2.7. 档案借出登记簿教材P240386.2.2.8. 档案复制、摘抄登记表提出申请，履行批准手续，确认复制、摘抄事实。散页的表格，装订成册教材P2406.2.2.8. 档案复制、摘抄登记表提出申请，履行批准手续396.3. 档案馆的登记与统计工作6.3.1. 收进登记簿按时间顺序，无论初次进馆还是重复进馆教材P241、2426.3.2. 全宗名册教材P2426.3.3. 全宗单全宗的一般情况介绍、未编目档案、已编目档案教材P243、2446.3.4. 案卷目录登记簿教材P2446.3. 档案馆的登记与统计工作6.3.1. 收进登记簿按时406.4. 档案行政管理部门的统计工作6.4.1.全宗卡片由档案馆填写，并向档案行政管理部门报送教材P2466.4.2.全宗变化情况年度报表教材P2476.4.3.档案机构、人员基本情况统计表教材P2486.4. 档案行政管理部门的统计工作6.4.1.全宗卡41演讲完毕，谢谢观看！演讲完毕，谢谢观看！42第六章档案登记与统计第六章档案登记与统计43第六章档案登记与统计6.1.档案登记和统计概述6.2.档案室的登记和统计工作6.3档案室的登记和统计工作6.4档案行政管理部门的统计工作第六章档案登记与统计6.1.档案登记和统计概述6.2.档案446.1.档案登记和统计概述6.1.1. 档案登记和统计的一般概念6.1.2. 档案登记和统计工作的任务和要求6.1.3. 选定档案统计指标6.1.4. 档案统计调查6.1.5. 档案统计资料整理与统计分析6.1.6. 案卷数量和状况检查6.1.7. 档案统计标准化6.1.档案登记和统计概述6.1.1. 档案登记和统计的一般456.1.1.档案登记和统计的一般概念登记一种是带有司法行为性质的认证性登记如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记如会客登记、出入库登记等等。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记466.1.1.档案登记和统计的一般概念登记对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的过程和状态。统计较为宏观的定量描述、定量分析的技术方法，用以认识事物的总体状态、趋势和性质，为领导和决策行为基础性信息支持。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记476.1.1.档案登记和统计的一般概念登记和统计工作的关系登记工作是统计工作的基础。登记工作是统计工作的一部分。档案登记与统计涉及档案管理领域所有的重要事实与数据。6.1.1.档案登记和统计的一般概念登记和统计工作的关系486.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求任务：对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求任务：496.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求要求：准确性及时性制度化并相互结合档案统计网络科学性科学的标准和方法全国通用的档案统计报表，统一的格式、口径和标准，明确统计的范围、内容、项目和要求6.1.2.档案登记和统计工作的任务和要求要求：50遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化统计分类标准化统计调查工作科学化统计基础工作规范化统计计算和数据传输技术现代化统计服务优质化遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：51从统计的对象来看，分为两方面：Ａ、对档案实体及其管理状况的统计；Ｂ、对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。从统计的对象来看，分为两方面：52档案统计工作的意义是认识档案工作的一种重要手段；可以把定性分析和定量分析结合起来；是档案事业建设的一项重要的基础工作；可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。档案统计工作的意义是认识档案工作的一种重要手段；可以把定性分536.1.3. 选定档案统计指标6.1.3.1.确定档案统计指标的原则6.1.3.2.档案统计指标的主要内容6.1.3. 选定档案统计指标6.1.3.1.确定档案统计546.1.3.1.确定档案统计指标的原则必须与档案工作中一定的数量表现联系在一起统一性和稳定性可比性运用平均数，必须遵循总体同质性的原则6.1.3.1.确定档案统计指标的原则必须与档案工作中一定556.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案馆馆藏情况指标档案总量结构分量不同种类不同历史时期不同保管期限不同制成材料不同整理状况资料数量6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案馆馆藏情况指566.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关提供利用方面的指标利用者情况（人次）利用服务情况提供利用总量不同方面利用分量编研情况6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关提供利用方面的指576.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案经费及机构建设方面的指标档案事业经费机构设置档案馆基建情况档案馆（室）库房面积档案馆（室）内设备6.1.3.2.档案统计指标的主要内容有关档案经费及机构建586.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案工作人员基本情况指标人员总量（定编）结构分量不同年龄组不同文化程度不同档案专业程度不同专业技术职称6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案工作人员基本情况596.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案专业教育基本情况指标普通高校学生与师资情况成人高校学生与师资情况中等学校学生与师资情况6.1.3.2.档案统计指标的主要内容档案专业教育基本情况606.1.4.档案统计调查6.1.4.1.统计报表统计报表是下级档案管理机关和档案馆（室），按照统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件最基本、最常见报表制度的主要特点：填报单位都以原始记录为依据，按照规定的格式、统一的计算方法和一定的期限填送报表。6.1.4.2.专门调查专门调查是根据一定的目的要求，临时组织起来的调查，它是统计报表的一种补充形式。6.1.4.档案统计调查6.1.4.1.统计报表616.1.5.档案统计资料整理与统计分析统计分组把档案工作中的各种现象分出不同类型的组，加深认识档案工作总体构成与现象之间的相互关系。分组的关键是分组标志档案统计分析是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究，从中发现和总结出带有典型性的经验教训。动态分析方法6.1.5.档案统计资料整理与统计分析统计分组62时间序列也叫时间数列、历史复数或动态数列。它是将某种统计指标的数值，按时间先后顺序排到所形成的数列。时间序列预测法就是通过编制和分析时间序列，根据时间序列所反映出来的发展过程、方向和趋势，进行类推或延伸，借以预测下一段时间或以后若干年内可能达到的水平。时间序列也叫时间数列、历史复数或动态数列。63时间序列其内容包括：收集与整理某种社会现象的历史资料；对这些资料进行检查鉴别，排成数列；分析时间数列，从中寻找该社会现象随时间变化而变化的规律，得出一定的模式；以此模式去预测该社会现象将来的情况。时间序列其内容包括：646.1.6.案卷数量和状况检查目的：查明档案的实有数量是否与案卷目录上的登记相符，发现被损坏的案卷和字迹模糊需要修复，需要重新装订、消毒和复印的文件。检查工作要严格以全宗为单位进行检查周期要根据全宗的重要程度来确定。5年，10年，15年6.1.6.案卷数量和状况检查目的：656.1.6.案卷数量和状况检查缺卷、编目上的错误和实际损坏，都要计入“案卷数量和状况检查单”。检查单在检查过程中要按每个目录分开填写。检查案卷数量过程中，不允许在目录上随意做标记，也不允许打乱案卷的排列次序。检查以后在目录上加盖“××××年检查”的戳记。作出案卷数量与状况的检查报告其中注明全宗号、全宗名称和种类、检查日期以及检查的总数量、目录中实有案卷数、目录所缺案卷数、由于案卷放错位置而发生漏编号数以及实有案卷总数，需要装订、消毒、杀虫、修复、恢复模糊字迹的案卷数。6.1.6.案卷数量和状况检查缺卷、编目上的错误和实际损坏666.1.7.档案统计标准化建立健全统一的档案统计工作制度统一报表的格式统一计量单位6.1.7.档案统计标准化建立健全统一的档案统计工作制度676.2.档案室的登记和统计工作6.2.1.档案状况登记6.2.2.档案工作状况登记6.2.档案室的登记和统计工作6.2.1.档案状况登记6686.2.1.档案状况登记卷内目录案卷目录归档文件目录：分类方案和室编件号总登记薄：档案收入、移出变化情况和实存数量6.2.1.档案状况登记卷内目录69卷内目录卷内目录70案卷目录案卷目录71归档文件目录归档文件目录726.2.2.档案工作状况登记6.2.2.1. 工作日志6.2.2.2. 人员进出库房登记6.2.2.3. 档案出入库登记6.2.2.4. 档案清点、检查登记6.2.2.5. 档案利用登记簿6.2.2.6. 利用者登记卡6.2.2.7. 档案借出登记簿6.2.2.8. 档案复制、摘抄登记表6.2.2.档案工作状况登记6.2.2.1. 工作日志6.736.2.2.1. 工作日志逐日记录每一天的工作内容及其进程和问题一般采用簿册形式，按机构单位或按人，每月或每年用一册，每一页用于登记一天或一周的工作情况。登记项目：日期（年月日星期），时间（上午下午或具体时刻），工作内容，工作量与进度，工作中的问题及处置情况，每周或每月的统计、小结等。6.2.2.1. 工作日志逐日记录每一天的工作内容及其进程和746.2.2.2. 人员进出库房登记登记本，放置在库房入口处每次进出均应登记登记项目：