ISO程序书编写培训2

程序書編寫

№09ISO推動工作小組2007-07-21程序書編寫的基本要求程序書編寫的文字要求程序書內容的框架如何繪制程序文件流程圖讨论：訂單處理程序本次內容：程序書編寫的要求－基礎要求系统性应对质量体系文件结构进行策划，要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定，具体等明天手册定下来，才能确定有哪些需编程序．符合性应符合ISO9000标准条款的要求；应符合本公司流程的实际情况。应以满足实际需要为度，而不是越多越严就越好，要适度。通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现唯一的理解，所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到；协调性文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方，从整体上结构针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。应认真处理好各种过程的接口，避免不协调或职责不清。程序書編寫要求－文字部分职责分明，语气肯定（避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）；结构清晰、文字简明、文风一致。；遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件；程序文件的編制框架---目的：说明为什么开展该项活动。---范围：说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动．．．．．．）范围。

---职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。

---定义：说明文件中使用的专有之名词、缩写。

---作业内容：流程步骤的详细文字说明。---流程图：使用统一的符号，以图解方式说明流程。---相关文件：列出支持本程序的第二、第三层文件。

---相关表单：列出支持本程序的第四层文件（表单）。程序文件編制技巧先繪制流程圖。首先確保流程正確。確定過程的涉及部門及職責。結合ISO要求和實際工作，確定流程圖應涉及的內容。例如：合約評審時就涉及到對産品有關過程的確定，合同或訂單處理程序，評審程序（內容，權限，結果處理），合同或訂單的變更等內容。根據流程圖及程序內容編寫文件。學會繪制流程圖－注意事項使用部門稱謂應統一如文管中心、業務部、生管課、品保課不要出現許多程序書或流程圖上有文件中心、營業部、銷售部、品檢課等。在程序書或流程圖中所引用的文件名稱或記錄、表單的名稱亦應正確統一。如有的程序書上引用的是EB操作指導書，有的程序書上引用的是EB操作標准書等。學會繪制流程圖－圖形形狀所引用表單結案、歸檔審查、檢查動作處理NoYes學會繪制流程圖－－－示例舉例：訂單處理程序流程圖此流程图的错误在哪里?此流程图的错误在哪里?示例：订单处处理作业程序序目的：及时并正确处处理订单。范围：始自客户对Pioneer下单；终终于客户订单单移转生产管管理。职责：无定义：无目的：识别并确定客客户的要求，，规范合同或或订单评审程程序，确保公公司和客户双双方之利益。。范围：适用于本公司司所有产品销销售合同或订订单的评审及及处理。职责：业务部组织对对合同的评审审；相关单位位配合合同或或订单的执行行；定义：新订单：新材材料、新产品品或新规格的的订单。此段内容的错错误在哪里?示例：訂單處處理作業程序序作业内容：客户对Pioneer下下单后(口头头或书面)，，如果为新产产品，则为「「特殊订单」」。特殊订单单负责之业务务专员应填写写“接单检查查表(产品品规格)”(表单:300-99-01)，送送请各相关单单位会签，确确认生产技术术可行，如果果生产技术有有问题，则由由业务专员召召开会议，行行销、制造及及品管等人员员依需要参加加。「特殊订单」」技术已经确确认后或「一一般订单」（（旧料号），，负责之业务务助理应确认认（1）产品品规格(并凭凭此转换成Pioneer内部之料料号)及（2）单价、（（3）交期、、（4）数量量、（5）送送货地址、（（6）付款条条件、（7））交易条件、、（8）货运运方式等八项项。如果该订单为为新产品或新新客户，业务务助理应由各各相关单位处处搜集资料，，将系统上上之基本资料料(客户基本本资料「“依依客户调查问问卷”（表表单：300-99-02）录入」」、料品基本本资料)建立立完成。业务助理负责责将订单资料料输入系统(未核准订订单)，查核核单价、信用用额度，产销销协调(交期期)，并打印印出“销售订订单”(表单单:300-99-03)一式四联联(未核准)。合约、订单内内容的确定业务助理受理理客户的订单单及合约时，，应与客户明明确：

(1)产品规格格；(2)单单价；(3)交期；(4)数量；(5)送货地地址；(6)付款条件；；(7)交易易条件；(8)货运及包包装方式；对于口头的订订单业务助理理应以书面形形式发到客户户处，让客户户签字认可。。合同、订单的的审查对于<特殊订订单>，业务务部须会同相相关生管、工工程、品保、、资材等部门门共同评审，，以确保公司司有能力满足足顾客要求。。对于<一般订订单>，业务务部对相关的的价格、信用用额度等评审审，由生管部部评审订单交交期，以确定定是否可以达达到顾客的要要求。合约审查若不不通过，则由由业务通知客客户。若审查查OK，则由由业务助理进进行系统订单单的列印，并并经负责人核核准，分发销销售订单。同同时告知客户户公司已受受理，生管则则依核准订单单排单生产。。此段内容的错错误在哪里?示例：訂單處處理作業程序序如果客户有书书面之订购资资料且与“销销售订单”(未核准)之之资料完全一一致：业务助助理将“销售售订单”(未未核准)并客客户之书面订订购资料依核核决权限送业业务主管签核核完毕，即完完成订单书面面核准作业。。如果客户没有有书面之订购购资料或有书书面之订购资资料但是与““销售订单””(未核准)之资料不完完全一致：业业务助理将““销售订单””(未核准)送签核完毕毕，再传真给给客户签认后后并传回Pioneer，才算完成成订单书面核核准作业。订单核决权限限如“核决权权限一览表””（600-99-09），每年年年底修订一次次。合约订单的更更改、废止、、取消。合约订单的更更改客户要求更改改：业务依客客户更改要求求组织相关部部门评审客户户要求。若达达不成，则不不同意更改。。若可以更改改，则以修改改销售订单的的方式告知相相关单位。公司要求对订订单更改：由由于自身原因因导致交期达达不成，或数数量达不成时时。生管应通通知业务，业业务与客户确确认，若客户户同意更改则则依修改销售售订单的方式式会相关单位位，不同意则则？？。合约的取消：：同合约的更改改。资料归档新客户、新规规格新材料时时，业务助理理负责对相关关资料的归档档。示例：訂單處處理作業程序序客户订单之外外部原始凭证证：客户之书书面订购资料料或客户签认认之“销售订订单”，业务务助理依客户户别妥善保存存。完成订单书面面核准作业后后，业务助理理请业务主管管进行系统之之订单核准作作业，并将已已签核之“销销售订单”一一式四联给生生管签收后分分发各单位(第一联业务务助理留存；；第二联给生生管；第三联联给包装；第第四联给品管管)。如果是5.3项之状况，，业务助理应应传真已签核核之“销售订订单”(第一一联)通知客客户Pioneer已经经接受该订单单。时间控制：自自客户对Pioneer下单至Pioneer回复客户订订单消息(5.5项或5.9项)一一般订单最多多3个工作天天，急单一个个工作天。下周工作安排排：手册试行稿确确定；二三级文件的的确定；(需需要与管代和和总经理共同同讨论)小组成员每人人写一份简单单的程序书。。(写小程序序书，有流程程图，文字部部分最好是两两三页。周六六单独辅导。。)谢谢