秘书学概论2课件

秘书学概论大连理工大学出版社秘书学概论大连理工大学出版社1第1章

认知秘书职业概况项目一

认知秘书的涵义项目二

认知秘书的基本职责项目三认知秘书的任职条件项目四认知秘书的职业化第1章认知秘书职业概况项目一认知秘书的涵义2项目一

认知秘书的含义问题：1、作为刚刚步入秘书专业的大学生，你是如何看待秘书职业的？2、你心目中理想的秘书是什么样的？3、你为什么选择秘书专业？项目一认知秘书的含义问题：3

案例：

小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财务经验。某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。案例：小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后4

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20-28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事人事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，能与人融洽相处。小玉把一则又一则的招聘广告从头到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘的涉外秘书要求很具体，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，小玉决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄51.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛增长，日本女性秘书占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书，男性占90%以上。这五则招聘秘书的广告，也有60%是男女不限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明干练，办事能力强，思想活跃，处事果断，能吃苦耐劳。企业需要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。2.要有较强的文化和专业素质。五则招聘广告都毫不例外地要求应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。【分析】1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛6有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低，是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、写作、工作的机会仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该是“中文要好，外语过关”，哪一个方面不好是蹩脚的。另外，值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务”，要求应征者有“一定的财务经验”，另一家要求“曾从事人事管理工作”。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会需要一专多能的新型秘书。有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低7３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、成熟老练的涉外秘书。五则招聘广告不约而同的要求应征者要具备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。４．要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生这样或那样的矛盾。涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术能够处理好方方面面的人际关系。

３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、8学习任务通过本项目的学习，你应该：

正确认知秘书的涵义和职责

正确认知秘书的分类和分级

树立秘书专业学习的自信心学习任务通过本项目的学习，你应该：9秘书的涵义1、宫中秘藏之书。（1）据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书；如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”（2）指物——向指人转变。到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。秘书的涵义1、宫中秘藏之书。102、辅臣西方Secretary,大秘书（辅臣），国王身边参与机要，掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书theSecretaryofState，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。2、辅臣113、行政职位在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书属于事务类公务员。3、行政职位124、社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。4、社会职业13

在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。一、秘书的界定在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secr14知识准备秘书的涵义我国原国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》（2006年版）中是这样定义秘书的：秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。红花还需绿叶扶，领导需要好秘书。知识准备秘书的涵义15

国际职业秘书协会

秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。欧洲专业秘书协会

秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。美国《韦氏秘书手册》

今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手中国秘书学家常崇宜

秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：国际职业秘书协会

秘书应是主管人员的一位特殊16中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学家常崇宜

秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学者谭一平

秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人

中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》

秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提17.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。.中国古代秘书的称谓有哪些？中国古代多无“18

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设19除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的20直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“21二、秘书的分类作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多，横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：1．从秘书服务的对象划分从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部。私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。二、秘书的分类1．从秘书服务的对象划分22

2．从秘书工作的性质划分

从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。

党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。

企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质，在国有企业工作的属于公务秘书性质。

商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。2．从秘书工作的性质划分233．从秘书业务的内容划分

从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。

行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书3．从秘书业务的内容划分24三、秘书的分级1．初级秘书初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务2．中级秘书中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍三、秘书的分级1．初级秘书2．中级秘书253．高级秘书

高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等

在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等不同而均有差异。3．高级秘书在社会实践中，对于初级秘书、中级秘26小提示

根据秘书工作的行业特征还可以把秘书分为法律秘书、医药秘书、教育秘书等。秘书工作的不断发展、秘书涵义的多重性质等使秘书的分类也呈现多样性，划分中也存在着交叉、重复等问题。小提示27素养训练■训练1下面是《东方魔鬼辞典》中对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的基础知识对其作出评判。秘书1．不必打字好，只须线条好。2．董事太太的敌人。3．只消说“董事正在开会，何时结束很难说”便可领取薪金的漂亮女子。（疲劳）某公司一位中年董事向医生诉说：“我最近总是感到疲惫不堪，心情烦躁，可仔细想想，又没有什么毛病。”医生说道：“看来你的情况属于过度疲劳。你是否可以减少一些活动？”董事听了医生忠告，似乎并没有和医生想到一起，踌躇了一会儿说：“我有时也那么想，可就是难下这个决心……是辞退那个秘书呢，还是和老婆离婚……”（《东方魔鬼辞典》）素养训练■训练128文秘1．沏茶倒水者的美称。2．用化妆盒多于用笔的职工。3．电话最多的纪录保持者。4．坐在椅子上等待结婚之人。（遵守纪律的秘书）有人来到经理办公室，问秘书：“经理在吗？”“您是哪儿的推销员？或是，来收什么款项？要不是经理的朋友？”“噢，我是三者皆是。”秘书听后马上说：“那样的话，我告诉您，经理现在开会，不能见您……他在国外出差，两三周后才能回来……这第三个身份吗……请，请您进来好啦。”（深通人性的女人）实业家A：“你为什么把那么漂亮的秘书给辞了？”B：“我对她说，我喜欢你，一分钟后，她竟打出字来让我签名。”（《东方魔鬼辞典》）文秘29秘书

1．领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。

2．如果你想向上司提出忠告，你应该显得只是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的东西。

3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。秘书

30■训练２下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。

·从事秘书工作这一行，别人睡觉我清醒，别人度假我站岗，别人娱乐我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。·有人风趣地说：秘书工作“无法无天”，不受劳动法保护，没有星期天的概念。·领导开会我先来，看看座位怎么排；领导讲话我先讲，看看话筒响不响。■训练３回忆你看过的文学作品或影视作品中的秘书人物（或有秘书特征的人物），比如金庸小说《鹿鼎记》中的韦小宝、电视剧《乔家大院》中的孙茂才等，请共同讨论分析这些人物身上有什么是值得我们学习的？又有什么是我们必须摒弃的？■训练２■训练３31■训练４根据下列的测试量表对自己是否适合从事秘书工作进行测量。你适合做秘书工作吗？自我分析二十条：

（1）你是不是认为，要当元帅的士兵不一定是好士兵。（2）小时候，妈妈如果让你去打酱油，买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯先很好地计划一下，再有条不紊地完成呢？

（3）当你工作的时候，你是不是说“上帝保佑，又到了星期一了”。

（4）当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑。

（5）小时候，你能不能看一天的蚂蚁搬家。（6）你是不是更喜欢让别人拿主意，你照着完成即可呢？（7）你无意中知道了别人的一个秘密，你总是能很好地保密。■训练４（1）你是不是认为，要当元帅的士兵不一定是好士兵。32（8）你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的欢。

（9）你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情。

（10）上学时，是否尝试过骑自行车长途旅行？

（11）小时候你的朋友如果比你出色很多，但是你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好。

（12）当你成功地完成一件事情后，功劳却记在了别人头上，而你从不会很在意。

（13）你从小就是个热心肠的人，喜欢到处张罗。

（14）说真的，你觉得自己虽然不是个作家但是文笔还真的不呢。

（15）你从小就很细致，做事情一丝不苟。

（16）你喜欢和比你强的人物在一起，并不觉得有压力。

（17）你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足。（8）你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的欢。33

（18）你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子。

（19）你的口才不错。

（20）你是不是总在看有什么事情需要做，不等人说，就主动完成。（18）你从小就会揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是34项目二

认知秘书的基本职责一、情景案例项目二认知秘书的基本职责一、情景案例35二、基本知识

（一）秘书的基本职责3．文书拟写与处理①文书拟写；②收文、发文处理；③文档管理。2．事务管理：①接待；②办公环境管理；③办公室日常事务管理；④办公用品与设备的使用和管理；⑤信息管理；⑥商务活动实施。1．会议管理①会前筹备；②会中服务；③会后落实。二、基本知识（一）秘书的基本职责3．文书拟写与处理①文书拟36秘书工作的内容一、文书工作文书工作又包括：文书撰写：起草各种文书，如通知、通报、请示、报告、会议纪要、计划、总结、讲话稿、协议、合同等常用文书的拟写。各种记录和整理：如会议记录、电话记录、来访记录、领导谈话记录等。文书制作：打字、复印、编排、装订等。文书处理：收发、传递、办理、保管、立卷等。档案管理：归档、鉴定、管理、提供等。秘书工作的内容一、文书工作37

二、信息与调研工作信息工作就是信息的搜集、加工、提供和存储工作。包括:1信息的搜集，即按照确定的渠道和程序，采用科学的方法和手段（包括调查手段），把分散无序的信息资料集中起来；2信息的加工，即对现有的信息资料进行综合处理，使其具有使用价值；3信息的提供，即将加工后的信息及时提供给领导者、机关各部门和有关机构使用。调查是信息收集的重要手段之一。有专题性调查、经验性调查和突发事件调查等。秘书工作的内容二、信息与调研工作秘书工作的内容38秘书工作的内容三、协调工作即调整和改善单位、部门之间，工作与工作之间，人与人之间的关系。四、信访工作即处理人民群众来信和接待人们群众的来访。五、会议工作即各种会议的筹备、组织和服务工作。它包括会议议题的提出，会议计划的拟定，会议文书的制作，会议场所的布置，会议活动的安排，会后的收尾工作等。秘书工作的内容三、协调工作39秘书工作的内容六、接待工作接待工作就是对各类客人的迎来送往、招待和服务工作。七、督查工作就是对决策的实施、中心工作、重要布置及领导者交办事项的督促检查工作。八、印信管理及保密工作就是机关印章、领导者名章和各种戳记的刻制、使用和保管工作。保密工作包括三项内容：一是秘密文件的保密；二是会议的保密；三是办公设备的保密。九、公关工作秘书工作的内容六、接待工作40秘书工作的内容

十、对领导的日程安排及随从领导服务工作即帮助领导安排工作日程、会晤及差旅事宜；还要负责领导外出时的服务工作。十一、日常事务及办公室管理日常事务主要包括通讯、联络、值班等工作。办公室管理包括环境管理、设备管理和经费管理。十二、领导临时交办的其他事项和突发事件的处理。秘书工作的内容十、对领导的日程安排及随从领导服务41

主动性专业性集体性灵活性超前性秘书的工作方法上要有主动性；对领导的服务具有鲜明的主动性；一是秘书工作主体的集体性；二是秘书工作过程的集体性；三是秘书工作成果的集体性专业性是指行业专门知识、专门技能；专业性是秘书高效率、高质量完成各项工作的前提。坚持原则下必须讲求灵活性：一是思考问题角度灵活；二是工作方法采用灵活；三是工作方式的选择要灵活；超前思维和见微知著的预测能力；要有超前的意识和行动，先于领导提出、制定最优的决策方案；（二）秘书工作的特征

主动性专业性集体性灵活性超前性秘书的工作方法上要有主42（三）秘书工作的要求1．准确2．迅速

4．务实3．保密（三）秘书工作的要求1．准确2．迅速4．务实3．保密43案例分析案例1：上司办公桌上的机密文件琳达是费希德（上海）公司销售部经理的秘书，不过她当秘书还不到一个月。这天上午，琳达的上司被公司市场总监叫去了，他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的电话铃响了，琳达过去接电话时，发现上司的桌子有份印有“公司机密

不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况，琳达应该怎么办？下面有5个选项：a、因为是在上司的办公室，公司外部的人也看不见这份文件，所以，这么放着没什么事。b、给正在与市场总监聊天的上司发短信，请示他如何处置办公桌上的机密文件。c、将文件放进保险柜里，上司回来后，马上向他报告。

d、给老同事艾玛打电话，问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。

e、机密文件这么摊着可能会被不该看到的人看到，所以用其它资料将文件盖上。

请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的，并说明理由。案例分析44答案e公司的机密文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦，所以，作为助手，秘书有责任帮上司保管好文件。但是，上司毕竟没有走多远，也许一会儿就回来了，所以，只要简单把它盖好就行了。答案e45四、相关链接秘书工作内容的归纳与概括四、相关链接46情景案例下个星期就要开董事会了，秘书小赵正在埋头汇总各部门和分公司送上来的材料。这些材料有书面总结、口头记录，有从网络等媒体上收集来的，也有职能部门提供的。由于各种材料来路不一、形式不同，因此，在将这些材料交给上司之前，小赵要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。就在小赵忙于整理材料时，刘总来电话让她帮忙去接待几位客人，他说现在要静下来想些问题；刚刚把客人送走，有人送来一份文件，让她马上转给刘总；当她去刘总办公室给刘总送文件时，刘总又让小赵给他家的保姆打个电话，说他晚上有个会，不回家吃饭了……情景案例47项目三认知秘书的任职条件项目三认知秘书的任职条件48寻人启事寻人启事49招聘职位：总裁秘书（1名）招聘企业：重庆天佑建设（集团）有限公司职位要求：①本科以上学历，形象好，气质佳，男性1.70m以上。年龄32岁以上。女性1.65m以上，年龄30岁以上。5年以上房地产开发企业或建筑企业总裁秘书工作经验。②能熟练运用办公自动化，操作办公软件，有较强的文书处理能力和写作功底。③诚实稳重，工作细心负责，能承受工作压力，有工作热情。④具有良好的沟通协调能力，能灵活妥善应对各种突发事情，协助各部门顺利开展工作，能做好领导接待工作，有相关经验者优先。来源：联英人才网招聘职位：总裁秘书（1名）招聘企业：重庆天佑建设（集团）有限50招聘职位：秘书（1名）招聘企业：广东中山市南朗镇职位要求：工作经验:1年以上学历：大专性别：女年龄：18到35岁语言要求：英语良好职位描述：①负责公司总经理完成各项销售工作②负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿：负责公司其他重要会议记录及会议纪要的整理（负责文书的起稿、资料的整理及归档）③销售合同的撰写、修改及数据分析④提供财务所需要的销售数据等⑤负责处理总经理临时交办的其他工作来源：国际人才网招聘职位：秘书（1名）招聘企业：广东中山市南朗镇51招聘职位：办公室宣传秘书（2名）招聘企业：天津天宇苏宁电器有限公司职位要求：工作经验：二年以上学历：大专年龄：25到30岁语言要求：英语流利性别：不限职位描述：①负责企业文化的宣传和氛围营造、内部宣传稿件的撰写和审核、员工活动组织实施等管理工作。②性格开朗，善与人交际，有一定的组织能力，有较好的团队精神，熟悉公文写作。来源：天津易才网招聘职位：办公室宣传秘书（2名）招聘企业：天津天宇苏宁电器有52招聘职位：总经理秘书（1名）招聘企业：北京和记京泰物流有限公司职位要求：学历：大专以上工作经验：1-2年工作地点：北京工资待遇：面议职位描述：①负责公司之间的联络与沟通②负责协调公司各部门之间的关系③负责总经理的日常行政工作④其他行政事务来源：百才招聘招聘职位：总经理秘书（1名）招聘企业：北京和记京泰物流有限公53招聘职位：行政助理∕秘书（50名）招聘企业：东莞市新空间置业岗位要求：①男女不限，经验不限；应聘置业顾问以上级别者须半年以上房地产销售从业经验②具热爱销售行业，有志于在房地产行业发展③身体健康，形象端正，有亲和力及较强的沟通表达能力④具有吃苦耐劳精神，有较强的承压能力，勇于接受挑战⑤踏实、勤奋、积极进取、善于学习，有团队协作精神⑥有成功的雄心、有毅力和耐力，乐于人际交往，服务意识强来源：百才招聘招聘职位：行政助理∕秘书（50名）招聘企业：东莞市新空间置业54招聘职位：总经理助理∕秘书（1名）招聘企业：精锐世纪（天津）会展有限公司职位要求：①金融或相关专业，两年以上工作经验②熟练掌握股份制公司营运规范，运营流程③熟悉股份制公司股权分配原则，制度④人品佳，组织协调能力强来源：天津易才网招聘职位：总经理助理∕秘书（1名）招聘企业：精锐世纪（天津）55招聘职位：电话秘书（5名）招聘企业：中国平安保险有限公司岗位要求：学历要求：高中工作年限：不限职位描述：每天工作4小时，为人老实，勤奋，自身素质高，有职业道德来源：58同城招聘职位：电话秘书（5名）招聘企业：中国平安保险有限公司56招聘职位：英文秘书兼行政助理招聘企业：重庆史迪威外语学校岗位要求：①英语专业八级，有2年以上秘书或行政工作经验②端庄大方，气质佳；有良好的道德品质，忠诚敬业，上进心强来源：重庆人才网招聘职位：英文秘书兼行政助理招聘企业：重庆史迪威外语学校57招聘职位：董事会秘书（1名）招聘企业：重庆海特环保（集团）有限公司职位描述：①协调、安排董事长日程安排；②为公司领导提供日常服务工作；③起草公司领导需要的各种文件；④筹备董事会（长）会议，并负责会议的记录工作，保管会议文件和记录；⑤协助公司对外推介的宣传活动，协助董事会安排公关活动；⑥协调公司进行筹备上市方面的各项工作；⑦协调公司与行业主管部门、政府相关部门的关系；⑧密切关注国家宏观政策，行业情况，公司发展动态，为董事会（长）提交分析报告和决策建议；⑨负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作，协调公司与证劵监管机构、股东及实际控制人、证劵服务机构、媒体等之间的信息沟通等；⑩公司上市完成后，按《公司法》、《证劵法》及其它法律法规要求，负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作，组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定；保证公司信息传递的及时、合法、真实和完整。来源：联英人才网招聘职位：董事会秘书（1名）招聘企业：重庆海特环保（集团）有58招聘职位：传媒秘书（1名）招聘企业：重庆星光投资有限公司任职条件：①女性为佳，20-30岁，大专及以上学历，各专业均可，传媒类相关专业或个人有一定才艺专长者更佳，有无同职位经验均可；②喜欢从事传媒类工作，会办公软件操作，积极上进，善于学习，具备良好的团队协作精神，有一定的交际、应酬能力。来源：联英人才网招聘职位：传媒秘书（1名）招聘企业：重庆星光投资有限公司59思考：用人单位对秘书有哪些基本任职要求。思考：用人单位对秘书有哪些基本任职要求。60一、秘书的年龄条件从世界范围来看，秘书队伍朝着年轻化发展。

秘书年龄认识上的误区：年龄要求不符合职业需要实际；年龄大了不适合当秘书；等等。一、秘书的年龄条件61初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等，他们的职责一般比较单一，事件技术含量较低，薪金相对低一些，在职者的年龄一般不超过25岁。这也是在人才市场常常见到他们身影的原因之一。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。这些人的年龄一般在25~35岁左右，他们不轻易跳槽，更关心发展机会。

初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务62高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，这是处于高级领导层的要职，他们的领导力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是秘书职位的顶点。到此时才能真正领悟秘书工作的全部内涵，而此时在任的高级秘书并没有几个是从初级、中级做到现在，绝大部分曾转行做过管理工作，因此积累了丰富的管理经验。高级秘书则包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，63二、秘书的性别条件从事秘书工作的女性多于男性，呈现出女性化趋势。

女秘书的优势：一是思维能力优势；二是交际能力优势；三是语言能力优势；四是操纵能力优势；五是审美愉悦优势。二、秘书的性别条件64男人适合做行政文秘工作吗？讨论：男人适合做行政讨论：65三、秘书的健康条件各种社会角色对角色健康的要求基本上是一致的，即要求身心健康。秘书角色也不例外：

一要生理健康

二要心里健康三、秘书的健康条件66四、秘书的文化程度

文化程度是秘书角色条件不可或缺的条件之一。在我国，学历层次分为四个等级：小学、中学、大学、研究生。

在我国的秘书职业资格考试申报条件中，没有将学历作为必要条件，但是提出了中专及本科的充分条件选项。秘书角色必须具备哪个层次学历，并不能做出硬性规定。四、秘书的文化程度67项目四认知秘书职业化阅读材料“钟点秘书”成职场新宠（详见教材第页）项目四认知秘书职业化阅读材料68学习任务通过本项目的学习，你应该：

充分认知秘书职业化的社会条件

正确认知秘书职业化的基本特征

深刻认知秘书职业化的本质内涵学习任务通过本项目的学习，你应该：69知识准备一、我国秘书职业化的过程我国秘书职业化的进程开始于20世纪80年代。这一阶段还只能说是我国秘书职业化的自发阶段。20世纪90年代后期开始实施秘书国家职业资格鉴定工作，则标志着我国秘书职业化进入了自觉阶段。以商务秘书为主体的职业阶层的形成和壮大，秘书性服务机构的大量出现，秘书职业资格认证的广泛开展，秘书职业教育的蓬勃发展等，都标志着我国秘书职业化日趋成熟，秘书已经成为社会需求的不可缺少的一支职业大军。知识准备一、我国秘书职业化的过程70（一）我国秘书职业化发展成果改革开放以来，特别是2001年我国加入世界贸易组织以来，我国经济的国际化水平不断提高，行业改革不断推进，取得了一些可喜的成果。秘书职业化的发展依赖于经济社会发展的大环境，主要表现为以下几个方面：（一）我国秘书职业化发展成果改革开放以来，特别是2001年我711、秘书从业人员迅猛增长,秘书性服务机构大量涌现。

中国入世后,越来越多的外资企业进入中国,对各类秘书的需求数量急剧上升,秘书职位的需求连续数年在招聘排行榜上位居前列。随着社会的发展,秘书职业化服务也逐渐走向多元化,目前北京、广州、上海等大城市就诞生了商务秘书服务公司,为秘书行业带来了新的热点。深圳、上海等地出现“电召计时钟点秘书”。

这是指一些商务单位因业务需要,用电话、电传、上网等方式,聘请文秘人员在网上或来到公司计时服务的一种新型服务方式,前景日益被看好。1、秘书从业人员迅猛增长,秘书性服务机构大量涌现。

中国入世722、秘书知识技能走向专业化,秘书资格认证走向规范化。许多高等院校单独设置了秘书专业,培养高层次的秘书人才。也有的地方办了秘书专科学校或秘书职业学校,培养社会迫切需要的各类秘书人才。1998年6月,国家劳动和社会保障部向全国颁发《秘书职业资格鉴定试点工作方案》,使我国秘书职业资格认证走上了规范化的道路。2、秘书知识技能走向专业化,秘书资格认证走向规范化。许多高等733、秘书队伍主体发生重大变化,呈现商务秘书主流化的趋势。随着我国市场经济的迅速发展,改革开发特别是中国加入世贸组织,对商务秘书人员需求越来越多,要求也越来越高。他们活跃于商业领域,卓有成效的为企业经理层服务,高标准、高效率的完成本职工作。而且公务员制度的推行,使党政机关的秘书也逐渐脱离“官”的职衔,向商务化,职业化方向发展。商务秘书的迅速崛起,标志着中国秘书开始从行政职位走向职业化的道路。3、秘书队伍主体发生重大变化,呈现商务秘书主流化的趋势。随着744、秘书劳动价值商品化,在秘书职业化进程中迈出了关键一步。在市场经济条件下,出现了面广广大非公有制企业的个体秘书或商务秘书,劳动价值的商品化特征在他们身上得到了充分体现。秘书劳动价值实现商品化,就等于秘书人员真正拥有了自己的“金饭碗”,可以把秘书专业技能作为谋生的手段,从而推动秘书走向职业化发展的道路。4、秘书劳动价值商品化,在秘书职业化进程中迈出了关键一步。在75（二）我国秘书职业化发展中存在的问题1、秘书职业化发展还处于起步阶段。

据有关部门调查显示，全国现有2000多万在职秘书，其中只有10%是秘书专业毕业生，半路出家的秘书人员占很大比重，他们没有系统的知识体系支持，缺乏规范化训练，秘书工作能力和专用水平很低。因此，在实际工作中经常出错，或者工作缺乏计划，或者不懂办事程序等等。（二）我国秘书职业化发展中存在的问题1、秘书职业化发展还处于762、秘书缺乏职业意识。在工作中通常表现为服务不到位，没有超前意识，没有发挥好参谋辅助作用等。

3、秘书行业人才流失严重。有许多秘书人员在从事一段时间的秘书工作后，具有了较为丰富的秘书实际工作经验，却因种种原因而转岗，去从事其他工作。4、职业准入制度不健全。我国目前实行的秘书等级评定制度，从根本上说不属于职业准入制度。社会人员从事秘书职业，缺乏相关资质的约束，门槛较低，影响了秘书从业人员的整体质量。2、秘书缺乏职业意识。在工作中通常表现为服务不到位，没有超前77补充：我国秘书职业化滞后有其深刻的历史根源

纵观整个秘书发展史,我们也曾经一度辉煌。如果从为黄帝记言、记行的两位左右史算起,已约有5千年的光辉历史,其间积累了丰富的秘书史料。但是到了近代,我国却没有跟上世界先进潮流,秘书职业化水平远远滞后于西方国家。当西方资本主义国家享受工业革命的成果,社会经济突飞猛进,秘书向职业化迈进的时候,我国仍处在封闭落后的农业经济时代,还不存在职业秘书诞生的条件,因此也只有官僚性秘书和幕僚性秘书,他们不具备职业秘书的条件,没有蜕变为职业秘书,也没有作为一种独立的职业被社会所认同,更不用说推动秘书职业化的发展了。补充：我国秘书职业化滞后有其深刻的历史根源

纵观整个秘书发展78二、我国秘书职业化的特征1．服务对象多元化社会各行各业、各色人等，只要需要秘书提供辅助管理和综合服务，只要具备一定的财力，就都可以聘请和雇佣秘书。2．业务工作专门化秘书职业化不仅要求秘书是“杂家”，更要求是“专家”，要求其知识技能专业化。3．劳动价值商品化一是秘书靠自己的服务质量、数量和劳动辛苦程度来取得用人单位的报酬；二是秘书的劳动成果商品化，有些秘书的劳动成果是可以量化的。4．商务秘书女性化在我国，女秘书占优势的趋向是改革开放的结果，尤其随着市场经济的深入发展，这一趋势得到了强化。5．资格认定制度化秘书国家职业资格鉴定，将秘书职业设为四个职业等级，分别规定了相应的工作要求及申报条件。秘书职业资格认定的制度化，标志着我国秘书职业化向前迈出了前所未有的一步。二、我国秘书职业化的特征79三、秘书职业化的本质内涵如果从职业化素质的角度来看，职业化是为了达到职业的要求所具备的素质和追求成为优秀职业人的历程。秘书职业化包括三层含义：一是具有职业精神，即秘书从业者应该体现一种职业素养，主要包括诚信、敬业、责任心以及良好的道德品质等；二是具备专业技能，即秘书从业者应该掌握必需的专业技能和工作技巧；三是建立秘书职业行为规范，即具有本行业特定的行为规范和行为标准。职场箴言职业人的最大优势在于他的工作态度，而非局限于熟练的工作技能。三、秘书职业化的本质内涵80领导秘书自古以来就是升迁捷径：虽然不任实职，却拥有隐性权力。被媒体炒的沸沸扬扬的“足球打假案”主角之一谢亚龙就是从原国家体委主任秘书的职位上，一路青云地被提拔成了中国足球掌门人。所以群众中流传“只要当秘书，人人有进步”的说法，就是不满意任人唯亲、任人唯近的用人路线的表现。在我国很多地方，秘书选用基本由领导个人好恶决定，而当上领导秘书后，再被提拔的概率也极大。由于提拔路径不规范，使一些缺乏领导能力或带“病”的秘书被提拔重用，这已成为现行组织人事制度的灰色带。贪污腐化等不法行为也就随之产生。秘书职业规范带来秘书工作的公正化,规范化。秘书职位的等级高低有了统一、科学的评价标准。秘书的提升不再是领导一人说了算，而要更多的考虑秘书的职业化水平和行业知名度。因此可以说,推进秘书职业化进程是防止腐败现象的有力武器。领导秘书自古以来就是升迁捷径：虽然不任实职，却拥有隐性权力。81素养训练■训练2下面是台湾秘书专家石咏琦在《谈天才秘书》一书中谈到的“秘书大趋势”，对你有何启发？秘书大趋势

○企业界的秘书大致占全国秘书总人数的90%，而政府部门约占10%。

○服务业界的秘书会大量增加，行政秘书则会逐渐势微。

○大企业的秘书人数会减少。

○秘书的头衔会改变。

○秘书职务空缺最多，有很多的工作机会。秘书将扮演信息整合的工作者。

○除了必须具有秘书的工作技能之外，编辑、公关、财务也是势在必备之列。

○人际关系非常重要，因为企业的层级减少，横面加大。

○由于老板意愿或个人的准备及职务的空缺等因素，都会形成职场转换的困难度增高。

○资深秘书和新进秘书待遇上的差距很大，因为小秘书的工作很容易被取代。素养训练■训练282

○认证制度很重要，希望能成立秘书基金会推动国内秘书之认证制度。

○语言能力仍然非常重要。

○未来民营化的同步会加快，因此男性秘书的比例会相对增加。

○单身秘书的人数增加。

○老板与秘书将是快乐的合伙人，老板的年龄年轻化。工作上请给老板选择题、避开是非题，工作将更顺利推动。

○秘书在企业内部地位会降低，但社会地位却会提高。

○秘书工作时间会有很大的弹性，甚至在家里工作。

○论件计酬的兼职秘书很流行且大受欢迎。

○企业组织扁平化，如倒金字塔形，讲求团队合作。

○对科技、电脑软件要随时注意学习。

○如何面对女性主管，并学习如何相处，采取柔性管理。

○学会如何面对各国文化差异，因为国际化的趋势将有增无减。

○秘书转职依序大约是：a.人力资源

b.财务管理

c.公关

d.业务等。○认证制度很重要，希望能成立秘书基金会推动国内秘书之认证制83饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国符合国家和国际撒的方大哥给飞得更高是个搜狗是归属感是搞后呵呵敢死队敢死队敢死队好地方个地方豆腐花哈哈动画的发挥和家具风格就国防军广泛几个房间房管局房管局法国加工费交付给交付给交付给警方根据高房价法国警方交付给饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国84地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机的骄傲给大家仨个地方大师傅艰苦绝对是九回复肯定是解放后肯定是国防部换个风格大富大贵士大夫但是发交付给地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机85饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国符合国家和国际撒的方大哥给飞得更高是个搜狗是归属感是搞后呵呵敢死队敢死队敢死队好地方个地方豆腐花哈哈动画的发挥和家具风格就国防军广泛几个房间房管局房管局法国加工费交付给交付给交付给警方根据高房价法国警方交付给饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国86地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机的骄傲给大家仨个地方大师傅艰苦绝对是九回复肯定是解放后肯定是国防部换个风格大富大贵士大夫但是发交付给地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机87饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国符合国家和国际撒的方大哥给飞得更高是个搜狗是归属感是搞后呵呵敢死队敢死队敢死队好地方个地方豆腐花哈哈动画的发挥和家具风格就国防军广泛几个房间房管局房管局法国加工费交付给交付给交付给警方根据高房价法国警方交付给饭卡打开巴士风格反对广泛的的非官是大苏打发的发非官方共和国88地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机的骄傲给大家仨个地方大师傅艰苦绝对是九回复肯定是解放后肯定是国防部换个风格大富大贵士大夫但是发交付给地方官梵蒂冈地方官方的说法暗室逢灯啊的非官是大苏打发发射机89秘书学概论大连理工大学出版社秘书学概论大连理工大学出版社90第1章

认知秘书职业概况项目一

认知秘书的涵义项目二

认知秘书的基本职责项目三认知秘书的任职条件项目四认知秘书的职业化第1章认知秘书职业概况项目一认知秘书的涵义91项目一

认知秘书的含义问题：1、作为刚刚步入秘书专业的大学生，你是如何看待秘书职业的？2、你心目中理想的秘书是什么样的？3、你为什么选择秘书专业？项目一认知秘书的含义问题：92

案例：

小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后因高考落榜，便到省城来求职。她再三思量，觉得自己长得不错，口齿伶俐，适合去做秘书工作。于是，她翻阅大报小报，几乎每张报纸都能看到各种企业招聘秘书人才的广告，她喜出望外。便津津有味地阅读起来：某国际投资有限公司聘英文秘书一名，女性，25岁以下；中英文说写流利，良好的人际关系；熟练中英文电脑处理；英语大专毕业；有两年以上外资企业工作经验者优先。某公司招聘办公室秘书兼总务，女性，大专毕业，两年相关工作经验，具有较强的英语听、说、写作能力以及一定的财务经验。某集团公司聘高级文秘，大学本科或专科毕业，具有较强文字表达能力，熟练资料分类存档。有专业知识及合资企业工作经验者优先考虑。案例：小玉是一位刚满十九岁的漂亮姑娘，高中毕业后93

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄在20-28岁，男女不限。要略懂电脑操作，曾从事人事管理工作，能讲流利的广州话及普通话，懂英文或日语（最好是外语学院毕业）。某首饰厂聘秘书，大专以上学历，有良好英语能力和熟悉电脑者，有较强的文字表达能力，有独立处事能力，能与人融洽相处。小玉把一则又一则的招聘广告从头到尾，越看越泄气。各种招聘秘书的广告，对应聘的涉外秘书要求很具体，她仅有年龄和容貌是远远不够的。经过几天的认真考虑，小玉决定报考秘书职业培训学校，继续学习，提高自己的素质。

某汽车配件公司聘文秘，要求品貌端正，大专毕业，年龄941.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛增长，日本女性秘书占绝对优势，美国的秘书大军，低层次的女性秘书竟占90%以上，法国女性秘书也占了半边天。于是有人预言，将来的秘书是女性的世界。其实，日本的中、高级秘书，男性占90%以上。这五则招聘秘书的广告，也有60%是男女不限的。男女秘书各有优势：女秘书性格温和，举止文雅，富有人情味，善于交际，工作耐心、细致、办事谨慎；而男性秘书精明干练，办事能力强，思想活跃，处事果断，能吃苦耐劳。企业需要男性或女性秘书，完全可以按工作需要而定。2.要有较强的文化和专业素质。五则招聘广告都毫不例外地要求应征秘书工作者要有大专以上学历。要求应征者懂一门外语，有较强的文字表达能力，谙熟资料分类存档，懂得电脑操作，等等。【分析】1.男女都可以当秘书。20世纪70年代以来，世界女性秘书迅猛95有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低，是不能适应需要的，即使是在三资企业工作，使用母语说话、写作、工作的机会仍然是最多的。一个合格的涉外秘书，应该是“中文要好，外语过关”，哪一个方面不好是蹩脚的。另外，值得注意的是，有一家招聘的是“办公室秘书兼总务”，要求应征者有“一定的财务经验”，另一家要求“曾从事人事管理工作”。应征者既能当秘书又能兼做财务、人事工作。一身兼数职，这是某些企业追求办事效率所采取的措施。这说明社会需要一专多能的新型秘书。有些涉外秘书对中文学习不大重视，中文写作水平很低96３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、成熟老练的涉外秘书。五则招聘广告不约而同的要求应征者要具备二、三年工作经验或从事过某种工作，至少也具有独立处事的能力，安排会议，处理文件，接待来访等等，都能应付自如。４．要有良好的人际关系。秘书部门是人际关系密集的地方，上下沟通，左右联系，迎来送往，都得与人打交道，都要处理好彼此间的关系。秘书工作辐射性很强，许多工作需要几个部门合作才能完成，秘书不善于与同事合作，不能与他人融洽共处，也就无法做好工作。在三资企业当秘书，人际关系更加复杂。中外双方领导人由于思维方式、思想方法、管理方法等不同，常常产生这样或那样的矛盾。涉外秘书要熟悉中外双方领导人的工作作风和管理方法，了解外方的风土人情，协调好中外双方领导人之间的矛盾。中外双方职工由于生活方式、工资待遇不同也会发生矛盾，消除人际间彼此不和产生的内耗。这就要求涉外秘书必须有很高的协调艺术能够处理好方方面面的人际关系。

３．要有很强的工作能力。涉外企业渴望招聘到工作经验丰富、97学习任务通过本项目的学习，你应该：

正确认知秘书的涵义和职责

正确认知秘书的分类和分级

树立秘书专业学习的自信心学习任务通过本项目的学习，你应该：98秘书的涵义1、宫中秘藏之书。（1）据史籍记载，“秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义是指物，指用隐语预卜吉凶或未来作出预言的谶讳、图箓之书；如《汉书·叙传》：“斿博学有俊才，……与刘向校秘书。”《汉书·刘向传》：“诏向领校中五经秘书。”（2）指物——向指人转变。到了公元2世纪，东汉桓帝时，“秘书”一词才开始用来作为掌管图书史籍的官员的职务名称。《文献通考》：“后汉图书在东观，桓帝延熹二年，始置秘书监一人，掌典图书、古今文字、考合异同。”“以其掌图书秘记，故曰秘书。”虽然这时“秘书”一词的涵义有了变化，由原先指物变为指人，但所指的人（即被冠以“秘书”称谓的官员“秘书监或秘书令”），掌管的仅仅是朝廷的图书典籍而已，并未从事真正的（现代意义上的）秘书工作（辅助领导，参与政务，管理事务，搞好服务）。秘书的涵义1、宫中秘藏之书。992、辅臣西方Secretary,大秘书（辅臣），国王身边参与机要，掌管机密文件和印玺及宫内事务的文职大臣。后沿用为世界许多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如欧美的国务秘书theSecretaryofState，也可译为国务大臣。沙特的石油秘书即为石油部长。西方secretary,小秘书，帮助上司处理文书和事务的人。东汉末年，曹操为魏王，设秘书令以“典尚书奏事，并掌图书秘记之事”。曹操实际上是由秘书令取代了尚书的职权，使秘书令不但掌管了“图书秘记之事”，还掌管了草拟奏章、发布政令之事。秘书令所掌管的草拟奏章、发布政令职权，是以往任何一位曾被冠以“秘书”称谓的官员所没有的。这是我国历史上第一次出现的现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。因而可以说，曹操所设的秘书令，是最接近现代秘书含义的古代秘书官职。2、辅臣1003、行政职位在现代中国，各级政府机关和大型国企及事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书职位，秘书成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。在许多国家，政府机关秘书，属于文官范畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书属于事务类公务员。3、行政职位1014、社会职业就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职业之一。它属于第三产业（服务性行业），它以其处理文书、事务的知识和管理能力为社会各行业和团体服务。如政府机关、企事业单位、社会团体和个人等。欧美许多科学家、教授、医生、律师、著名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自己工作和生活的助手。4、社会职业102

在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中的秘书（secretary）与秘密（secret）有着密切的联系。现代西方国家的秘书概念形成于资产阶级工业革命时期，是工业社会的产物，主要指一种职位或职业及具有此职位的职员或从事此职业的人员。一、秘书的界定在国外，“秘书”一词源于拉丁文的“secr103知识准备秘书的涵义我国原国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》（2006年版）中是这样定义秘书的：秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。红花还需绿叶扶，领导需要好秘书。知识准备秘书的涵义104

国际职业秘书协会

秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下，表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确的判断能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。欧洲专业秘书协会

秘书对其上司的活动和工作范围有足够的了解，能够替上司分担很多工作。她能在一定的范围内作出决定和发出指示，并在做生意的场合代表她的上司。美国《韦氏秘书手册》

今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务及专门事务中解脱出来……秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁……一个精干而可靠的秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手中国秘书学家常崇宜

秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。下面是从职业的角度列出的一些有代表性的解释或描述：国际职业秘书协会

秘书应是主管人员的一位特殊105中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学家常崇宜

秘书，是从事信息性、事务性、技术性工作，近距离综合辅助领导决策与管理的职员。中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务，并以脑力劳动为主的工作人员。中国秘书学者谭一平

秘书就是为了给上司创造最佳决策环境的人

中国国家劳动和社会保障部《秘书国家职业标准》

秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。中国秘书学者杨树森

秘书就是直接为领导、主管或雇主提106.中国古代秘书的称谓有哪些？

中国古代多无“秘书”之名，而行“秘书”之实，历朝历代从事秘书工作的人员有着不同的称谓。《史记》载，黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官担任秘书工作；夏商周时期的史官承担日常秘书工作；这些史官分为四类：一是贞卜史官，二是祭祀史官，三是作册史官，四是记事史官，有史、卿史等，负责记录帝王言行、保管图书、记录立法等文书档案工作。.中国古代秘书的称谓有哪些？中国古代多无“107

从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设有专门的秘书机构以及秘书。其称谓各不相同。如秦汉时丞相、御史大夫，尚书属于中央秘书，皇宫里还出现了逐日记录皇帝言行的女史。魏晋时的中书监、中书令、通事郎、侍中；唐宋时的通事舍人、起居舍人、给事中、符宝郎以及翰林学士等；明代的内阁大学士、中书舍人、通政使；清代的军机大臣、六科给事中等。这些秘书多是有文才的名儒学士，在朝廷中担任要职，属于秘书官员，侍奉帝王左右，出谋划策，辅助施政，受到高度重视。从秦汉开始，秘书职责逐渐确立，从中央到地方都设108除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的秘书人员，负责草拟文书、办理公务、掌管典籍，辅助地方官员决策。如魏晋时军队中军幕府设有文字秘书称记室令史；唐宋时期军队秘书官有判官、孔目、记室参军、掌书记等。地方也设置了不少秘书机构辅助地方政府办理公务，如知事、书吏、典吏、抄事、贴书等。除了在中央设有秘书机构和秘书人员，在军队和地方也都设有专门的109直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”，在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“110二、秘书的分类作为一种现代的社会职业，秘书的种类越来越多，横向分类也越分越细。我国对秘书的分类主要有：1．从秘书服务的对象划分从秘书服务的对象划分，可以分为公务秘书和私人秘书两类。公务秘书是指在国家机关、团体、部队、国有企事业单位中，由组织或人事部门选派的承担秘书工作的人员，在编制上属于该单位干部。私人秘书是指由私人、私人企业、民办企业等出资雇佣聘请并为私人服务的秘书。私人秘书在遵守国家法律的前提下，向自己的雇佣聘任者负责。他们的工作制度和工作方式具有很大的灵活性和多样性。二、秘书的分类1．从秘书服务的对象划分111

2．从秘书工作的性质划分

从秘书工作的性质划分，可以分为党政秘书、企业秘书、商务秘书等。

党政秘书是辅助党政机关领导人和领导集体实施决策与管理，保障机关各项工作正常运转的秘书。现在我国通用的秘书工作的各项原则规范，主要是针对党政秘书制定的。

企业秘书是在公司企业中专门为企业领导统筹公司的各项事务而服务的秘书。在私有企业工作的属于私人秘书性质，在国有企业工作的属于公务秘书性质。

商务秘书是在公司企业的经营活动中，专门辅助领导处理各类商业性事务的秘书。目前在我国公司企业中，纯粹的商务秘书还不多，随着人们对商务秘书在商务运作中的重要性有了更进一步的了解和认识，这种局面将会得到改善。2．从秘书工作的性质划分1123．从秘书业务的内容划分

从秘书业务的内容划分，可以分为行政秘书、机要秘书、文字秘书、事务秘书、会议秘书、公关秘书等。

行政秘书是指协助领导处理公务、实施管理的秘书机要秘书是指处理机关机密文件的秘书文字秘书是指专职从事以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书，具有较强的口头与文字表达能力，俗称“笔杆子”。事务秘书是指负责总务、后勤等事务性工作或负责照顾高层领导、专家生活的秘书会议秘书是指专门从事会议策划、组织、安排、协调等工作的秘书公关秘书是指能够协助领导协调关系、处理矛盾、树立和维护组织良好形象的秘书3．从秘书业务的内容划分113三、秘书的分级1．初级秘书初级秘书主要从事操作性的服务工作，帮助领导处理一些日常程序性的琐事和杂务2．中级秘书中级秘书主要从事辅助管理事务和部分操作性事务，消除领导在决策与管理过程中的各种技术障碍三、秘书的分级1．初级秘书2．中级秘书1143．高级秘书

高级秘书是指秘书部门的负责人、助理、首脑机关的专职秘书等

在社会实践中，对于初级秘书、中级秘书和高级秘书的划分方法及相应要求，由于各国国情和管理体制等不同而均有差异。3．高级秘书在社会实践中，对于初级秘书、中级秘115小提示

根据秘书工作的行业特征还可以把秘书分为法律秘书、医药秘书、教育秘书等。秘书工作的不断发展、秘书涵义的多重性质等使秘书的分类也呈现多样性，划分中也存在着交叉、重复等问题。小提示116素养训练■训练1下面是《东方魔鬼辞典》中对“秘书”和“文秘”的解释，请结合本节所学的基础知识对其作出评判。秘书1．不必打字好，只须线条好。2．董事太太的敌人。3．只消说“董事正在开会，何时结束很难说”便可领取薪金的漂亮女子。（疲劳）某公司一位中年董事向医生诉说：“我最近总是感到疲惫不堪，心情烦躁，可仔细想想，又没有什么毛病。”医生说道：“看来你的情况属于过度疲劳。你是否可以减少一些活动？”董事听了医生忠告，似乎并没有和医生想到一起，踌躇了一会儿说：“我有时也那么想，可就是难下这个决心……是辞退那个秘书呢，还是和老婆离婚……”（《东方魔鬼辞典》）素养训练■训练1117文秘1．沏茶倒水者的美称。2．用化妆盒多于用笔的职工。3．电话最多的纪录保持者。4．坐在椅子上等待结婚之人。（遵守纪律的秘书）有人来到经理办公室，问秘书：“经理在吗？”“您是哪儿的推销员？或是，来收什么款项？要不是经理的朋友？”“噢，我是三者皆是。”秘书听后马上说：“那样的话，我告诉您，经理现在开会，不能见您……他在国外出差，两三周后才能回来……这第三个身份吗……请，请您进来好啦。”（深通人性的女人）实业家A：“你为什么把那么漂亮的秘书给辞了？”B：“我对她说，我喜欢你，一分钟后，她竟打出字来让我签名。”（《东方魔鬼辞典》）文秘118秘书

1．领导喜欢有人辅佐，不喜欢有人超过。

2．如果你想向上司提出忠告，你应该显得只是在提醒他某种他本来就知道不过偶然忘掉的东西。

3．至高权力的守护者。他们通过处理日程安排、电话和电子邮件而控制着通往权力的大门。秘书

119■训练２下面是人们对秘书及秘书工作的一些形象化的描绘，请体会其中的真义所在。

·从事秘书工作这一行，别人睡觉我清醒，别人度假我站岗，别人娱乐我工作，加班是正常的，不加班是不正常的。·有人风趣地说：秘书工作“无法无天”，不受劳动法保护，没有星期天