某水泥厂合同评审程序

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水泥厂合同评审程序

1.目的

通过建立程序,确定对合同内容的评审方式,确保合同履行和合同目标的实现。

2.范围

适用于全体供货合同(包括产品销售合同、协议书、电话、传真、信函等)。

3.定义(无)

4.职责

4.1总经理或其授权代表负责:主持合同评审;确定合同评审结论;当客户对所需产品有特殊要求时,应召集有关部门主管,对合同交货期、质量、技术及履行才能评估;产品合同的结果签订。

4.2购买组负责:生产所需材料供给才能的评审。

4.3业务主管负责:编制产品的预算及报价;与客户沟通、协调有关合同事宜,草拟合同,审核合同;负责新产品的样品给客户确认。

4.4生产部负责:举行交货才能的评审;产品的生产与制造,确保合同目标的实现。

4.5品管部负责:产品质量得志才能的评审;拟定质量筹划,确保合同质量目标的实现。生产技术要求的评审;确认产品的技术要求,确保产品的实现。

5.工作程序

5.1合同评审

业务主管在接到客户的合同、订单、电话、传真、信函后首先根据公司"产品目次"确认是定型还是非定型产品,并作以下处理:

5.1.1定型产品的合同评审:业务主管应确认合同中的有关条款,包括品名、型号/规格、数量、交货期、价格等是否明确;并根据公司的"产能表"和库存处境对交货期作如下评审:

A如有库存那么通知仓库出货,仓管员填写"送货单"出货。

B假设没有库存或库存缺乏应根据公司的"产能表"与公司的生产处境判断是否按照交货期交货,若能够准时交货那么填写"联络单"分发品管部和生产部,否那么应与客户进一步沟通协调有关交货期事宜。

C全体合同需经业务主管确认并将评审结果直接填写在相应的合同/记录上。

5.1.2非定型产品合同的评审:业务主管在接到客户的订货要求时经判断为非定型产品时,应会同有关部门主管针对合同有关条款举行评审并将评审的处境记录于"合同评审表"上。

5.1.3非定型产品合同评审及职能调配:

A.生产部负责:设备及生产才能的评审,以确定是否能够得志交货期的要求;

B.品管部负责:技术才能、质量处境的评审,以确定是否能够得志客户的质量要求;

C.生管购买组负责:对材料供给才能的评审,以确定是否能够实时购买到生产上所使用的特殊材料。

D.业务主管负责:与客户沟通,确保产品交付与服务的要求得到确认。

5.1.4非定型产品合同评审确认可接收后应对合同作以下处理:

A.当客户要求时,业务主管负责样品给客户确认并与客户沟通。当客户有异议时业务主管主管根据问题的性质,与有关部门主管举行协调,使不一致的要求得到解决。

B.不一致要求得到解决及合同条款可采纳的处境下,结果由总经理签署合同并确认。

C.合同签订后业务主管应填写"联络单"通知品管部和生产部。

5.1.5客户若以电话或口头形式订货应与客户确认订货要求(包括:品名、型号/规格、数量、交货日期、质量要求等),并将有关处境记录于电话记录上。

5.2合同更改

5.2.1客户引起的合同更改,由业务主管主管负责根据处境并依据5.1有关条款重新举行评审,确认可采纳时,由业务主管主管签发"联络单"通知各相关部门。

5.2.2本公司引起合同更改,确认无法达成客户某些要求时,相关部门应发出"联络单"通知业务主管,业务主管与客户协调,经客户认可后,由业务主管签发"联络单"通知各相关部门。

6.参考资料(无)

7.报告和记录

7.1联络单(FM720221)

7.2合同评审表(FM720222)

7.3电话记录(FM720223)

7.4送货单(FM720224)

7.5销售合同