如何提高公文处理工作的质量和效率

如何提高公文处理工作的质量和效率？办公厅田思维一、公文处理工作的意义和要求公文的含义：

是管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

“虽艺文之末品，而政事之先务也。”（刘勰《文心雕龙》五卷第25篇）适应国家职能转变的需要

精简文件；文件精炼与规范；加强协调。适应国家依法行政的需要规范单位内部办事程序熟悉公文管理办法熟悉本单位各部门职责范围熟悉国家基本法规和规章制度

适应院改革与发展的需要围绕中心，服务大局及时了解院的方针，政策二、公文格式秘密等级和保密期限紧急程度发文字号签发人公文标题主送机关公文正文附件成文时间公文生效标识附注主题词抄送印发机关和印发时间版记中的反线公文格式要素之一：秘密等级和保密期限

秘密★保密1年

中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————涉及国家秘密的公文应当标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限。保密期限：

如不标保密期限，根据《保密法》规定，秘密保密10年，机密保密20年，绝密保密30年。秘密等级标识：用3号黑体字，顶格标在版心右上角第一行，两字之间空1字；如需标秘密等级和保密期限，标识位置同上，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。公文格式要素之二：紧急程度

急件

中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————紧急公文应根据紧急程度标明“急件”或“特急”。紧急程度标识别：

标紧急程度，用3号黑体字，顶格标在版心右上角第1行，两字之间空1字。秘密等级和紧急程度同时标识：秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。公文格式要素之三：发文字号中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————发文字号构成：

发文机关代字+年份+顺序号发文字号标识位置：

发文机关标识下空两行，用3号仿宋体字，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），发文字号之下印一条与版心等宽的红线。公文格式要素之四：签发人中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号签发人：路甬祥————————————————————关于ＸＸＸ的请示

国务院：哪些文件标识签发人？

上报的公文（请示或报告）需标识签发人姓名。签发人标识位置：

平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后列全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合发文签发人标识位置：公文格式要素之五：公文标题中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知

：公文标题的构成：

发文机关+中心语+文种标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题的标识位置：

红线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文格式要素之六：主送机关中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知

院属各单位、院机关各部门：主送机关指公文受理机关，应当使用全称或者规范化简称。

主送机关的标识位：

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文格式要素之七：公文正文中国科学院文件

科发办字﹝2003﹞25号————————————————————关于ＸＸＸ的通知

院属各单位：根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据根据。附件：根据根据根据根据根据

公文正文字体字号:

3号仿宋体字。公文正文打印规范：

主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。公文格式要要素之八：：附件中国科学院院文件科发办字﹝﹝2003﹞25号号————————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位位：根据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据据根据根据据根据根据据根据根据据根据根据据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据。附件：1.根据据根据根据据根据根据据根据根据根据2.根据据根据根据据根据根据据根据附件标识规规范:公文如有附附件,在正正文下空一一行左空2字用3号号仿宋体字字标识“附附件”，后后标全角冒冒号和名称称。附件如如有序号使使用阿拉伯伯数码；附附件名称后后不加标点点符号。附附件应与公公文正文一一起装订，，并在附件件左上角第第1行顶格格标识“附附件”。有有序号时标标识序号；；附件的序序号和名称称前后标识识应一致。。公文格式要要素之九：：成文时间间中国科学院院文件科发办字﹝﹝2003﹞25号号————————————————————————关于ＸＸＸ的通知院属各单位位：根据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据据根据根据据根据根据据根据根。。二ΟΟ三年六月二十十一日成文时间标标识规范：：用汉字将年年、月、日日标全；““零”写为为“Ο”。成文时间以以负责人签签发日期为为准。单一机关制制发的公文文在落款处处不署发文文机关名称称，只标成成文时间。。成文时间间右空4字字。联合发文需需加盖两个个印章时，，应将成文文时间拉开开，左右各各空7字；；主办机关关在前；两两个印章均均压成文时时间。公文格式要要素之十：：附注中国科学院院文件科发办字﹝﹝2003﹞25号号签签发人人：路甬祥————————————————————————关于ＸＸＸ的请示国务院：根据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据据根据根据据根据根据据根据根。。二ΟΟ三年六月二十十一日（联系人：：田思维68597562））附注的意义义：需要说明的的其他事项项。上报公文（（请示）必必须告知联联系人姓名名、电话，，以附注形形式标识。。附注的位置置：用3号仿宋宋体字，居居左空2字字加圆括号号标识在成成文时间下下一行。公文格式要要素之十一一：主题词词关于ＸＸＸ的通知院属各单位位：根据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据据根据根据据根据根据据根据根。。二ΟΟ三年六月二十十一日主题词：公文培培训通通知—————————————————————————————————————抄送：各分分院，院机机关各部门门。—————————————————————————————————————中国科学院院办公厅2003年6月22日印发发—————————————————————————————————————标引主题词词的意义：：适应办公现现代化的要要求，便于于计算机检检索和管理理公文。主题词标识识位置：“主题词””用3号黑黑体字，居居左顶格标标识，后标标全角冒号号；词目用用3号小标标宋体字，，词目之间间空1字。。公文格式要要素之十二二：抄送关于ＸＸＸ的通知院属各单位位：根据根据根根据根据根根据根据根根据根据根根据据根据根据据根据根据据根据根。。二ΟΟ三年六月二十十一日主题词：公文培培训通通知—————————————————————————————————————抄送：各分分院，院机机关各部门门。—————————————————————————————————————中国科学院院办公厅2003年6月22日印发发—————————————————————————————————————抄送的规范范：公文如有抄抄送，在主主题词下一一行；左空空1字用3号仿宋体体字标识““抄送”，，后标全角角冒号；抄抄送机关间间用逗号隔隔开，回行行时与冒号号后的抄送送机关对齐齐；在最后后一个抄送送机关后标标句号。公文文格格式式要要素素之之十十三三：：印印发发机机关关和和印印发发时时间间关于于ＸＸＸＸＸ的通通知知院属属各各单单位位：：根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根。。二ΟΟΟ三年六六月月二二十十一一日日主题题词词：公文文培培训训通通知知———————————————————————————————————————————————————————————抄送送：：各各分分院院，，院院机机关关各各部部门门。。———————————————————————————————————————————————————————————中国国科科学学院院办办公公厅厅2003年年6月月22日日印印发发———————————————————————————————————————————————————————————印发发机机关关和和印印发发时时间间标标识识规规范范：：印发发机机关关和和印印发发时时间间位位于于抄抄送送机机关关之之下下（（无无抄抄送送机机关关在在主主题题词词之之下下））占占一一行行位位置置；；用用3号号仿仿宋宋体体字字。。印印发发机机关关左左空空1字字，，印印发发时时间间右右空空1字字。。印印发发时时间间以以公公文文付付印印的的日日期期为为准准，，用用阿阿拉拉伯伯数数码码标标识识。。公文文格格式式要要素素之之十十四四：：版版记记中中的的反反线线关于于ＸＸＸＸＸ的通通知知院属属各各单单位位：：根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根据据根根。。二ΟΟΟ三年六六月月二二十十一一日日主题题词词：公文文培培训训通通知知———————————————————————————————————————————————————————————抄送：：各分分院，，院机机关各各部门门。————————————————————————————————————————————中国科科学院院办公公厅2003年6月22日日印发发————————————————————————————————————————————版记中中反线线的作作用：：隔开各各相关关要素素，使使各要要素识识清晰晰。版记中中反线线的标标识规规范：：主题词词、抄抄送、、印发发机关关和印印时间间作为为版记记各要要素之之间均均加一一条反反线，，宽度度同版版心。。三、正正确使使用公公文种种类决定通知通报报告请示批复意见函会议纪纪要公文种种类的的意义义：表示行行文关关系上行文文：请请示、、报告告、意意见平行文文：函函、意意见下行文文：决决定、、批复复、通通知、、通报报、意见表示职职权范范围和和隶属属关系系表示事事项的的重要要程度度公文种种类之之一：：决定定决定的的适用用范围围：适用于于对重重要事事项或或者重重大行行动做做出安安排，，奖惩惩有关关单位位及人人员，，变更更或者者撤销销下级级单位位不适适当的的决定定事项项。决定的的一般般结构构：关于XXXXXX的决定定XXX：（依据、、目的的、意意义、、基本本情况况）XXXXXXXXXXXX。。（决定事事项）XXXXXX。。（号召要要求）XXXXXX。。决定开开头写写法举举例：：-----为认真真贯彻彻落实实党的的十六六大精精神，，加快快农村村教育育发展展，深深化农农村教育育改革革，促促进农农村经经济社社会和和城乡乡协调调发展展，现现就进进一步步加强农农村教教育工工作特特作如如下决决定。。《国务务院关关于进进一步步加强强农村村教育育工作作的决决定》》（国国发〔〔2003〕19号号文件件）-----为为表表彰在在推进进民族族团结结进步步事业业中做做出显显著成成绩的的模范范集体体和模范个个人，，促进进我国国民族族团结结进步步事业业，国国务院院决定定：授授予××××××公司司等××个集集体为为““××××模模范集集体””称号号，授授予×××××等×名名同志志为““××××模模范个个人””称号号。（国发发〔1999〕〕16号文文件））公文种种类之之二：：通知知（转发性性通知知）通知的的适用用范围围适用于于转发发上级级机关关和不不相隶隶属机机关的的公文文，发发布规规章制制度，，传达达要求求下级级机关关（单单位））办理理和需需要有有关单单位周周知或或者执执行的的事项项，任任免和和聘用用人员员。通知一一般包包括转转发性性通知知、一一般性性通知知、会会议通通知、、任免免通知知等。。转发性性通知知的结结构：：关于转转发XXXXXX的通知知XXX：为XXXXXXXXXX（目的）），现现将X部《XXXXX》（（X发﹝2003﹞X号）转发给给你们们，请请按照照《XX》》要求贯贯彻落落实（（执行行）。X年X月X日公文种种类之之二：：通知知（一般性性通知知、会会议通通知）一般性性通知知的结结构：：关于转转发XXXXXX的通知知XXX：为XXXXXXXXXX（目的）），现现就XXXXX有关事事项通通知如如下：：一、XXXXXXXXXX。。二、XXXXXXXXXX。。X年X月X日会议通通知的的结构构：关于召召开XX会议的的通知知XXX：为XXX（目的）），定定于2003年年6月月2日上上午9时在在X会议室室召开开XX会议，，研究究落实实XXX等问题题，请请你单单位XX准时出出席。。X年X月X日公文种种类之之二：：通知知（任免通通知）任免通通知的的结构构（1）：：关于XXX任职的的通知知XXX：经研究究，决决定：：XXX同志任任XX局局长长（任任期4年））。X年X月X日任免通通知的的结构构（2）：：关于XXX等同志志职务务任免免的通通知XXX：经研究究，决决定：：XXX同志任任XX局局长长（任任期4年））。免去XXX同志XX局局长长职务务。X年X月X日公文种种类之之三：：通报报（表扬性性通报报）通报的的适用用范围围：适用于于表彰彰先进进，批批评错错误，，传达达重要要精神神或者者情况况。通报的的类别别：表扬性性通报报批评性性通报报阶段性性工作作通报报表扬性性通报报的结结构：：关于表表彰XXXXXX的通报报XXX：XXXX（（表彰事事实、、背景景），XX（意义））现决定定对XXXXXXXX予以通通报表彰彰。XXXXX（号召）X年X月X日公文种种类之之三：：通报报（批评性性通报报、工工作通通报）批评性性通报报的结结构：：关于X单位擅擅自XXX的通报XXX：XXX（错误事实））。XXXXXXXXXXXX（决定或措施施措施）。。XXXXX（要求）。X年X月X日工作通报的的结构：关于2003年XXX工作的通报报XXX：XXX（基本情况））。XXXXXXXXXXXX（成绩和问题题）。XXXXX（要求）。X年X月X日公文种类之之四：报告告（综合报告）报告的适用用范围：适用于向上上级机关或或有关主管管部门汇报报工作，反反映情况，，答复上级级机关或有有关主管部部门的询问问。报告与请示示的区别：：报告的类别别：综合报告（情况问题题全面，意意见建议有有根据，以便便上级了解解和指导）专题报告（反映某项项工作和问问题，新的的举措和设想想，要求上上级了解或或指导综合报告的的结构：关于XXXXXX的报告XXX：XXX（情况或依据据）。XXXXXXXX（（说明）。XXXXX（结论或设想想）。X年X月X日公文种类之之四：报告告（专题报告）专题报告的的结构（1）：关于XX事故的报告告XXX：XXX（事故经过））。XXXXX（事故后采取取的措施））。XXXXX（调查及事故故原因）。。XXXX（（经验教训和和措施）XXXX（（请求处分））X年X月X日专题报告的的结构（2）：关于报送XX建议的报告告XXX：XXX（事实）。XXXXX（建议的依据据）。XXXXX（建议的内容容及说明））。现将《XX建议》报上上，请审阅阅。X年X月X日公文种类之之五：请示示请示的适用用范围：适用于向上上级机关或或有关主管管部门请求求请示、批批准。写请示应注注意:标题不要写写成请示报报告。必须事先请请示,不能能“先斩后后奏”。必须“一文文一事”不不能“一文文数事”。。要向主管部部门请示，，不能越级级请示。请示事项涉涉及其他部部门业务范范围时，应应当协商一一致后上报报，如不一一致，应当当在“请示示”中写明明。请示的结构构：关于XXXXXX的请示XXX：XXX（请示问题的的缘由及请请示的问题题）。XXXXX（提出意见供供上级判断断、决策））。妥否，请批批复。X年X月X日（联系人：：电话话：）公文种类之之六：批复复批复的适用用范围：适用于答复复下级机关关的请示事事项。写批复应注注意：批复是上级级机关对下下级机关请请示的答复复。批复意见要要明确，如如不同意，，要写出不不同意的理理据，如部部分同意，，部分不同同意，要分分别写出意意见。不要要模棱两可可，含混不不清。批复的结构构：关于XXXXXX的批复XXX：：你X《XX的请示》》（X﹝2003﹞﹞3号）收悉悉。（引引述来文文）现批批复如下下：XXXXX（答复问题题）。X年X月X日公文种类类之七：：意见意见的适适用范围围：适用于对对重要问问题提出出见解和和处理办办法。意见的功功能：先上呈然然后批转转下发（（由主管管部门对对重要问问题提出出看法、、主张、、措施，，要求上上级批准准实施或或在更大大范围内内实行。。上级机关关向下级级机关直直接发意意见。意见的结结构：关于XXXXXX的意见XXX：：XXXXX（提出问题题或依据据），现现就XX问题提出出以下意意见：XXXXX（见解或办办法）。。XXXXX（注意事事项、预预测前景景、补充充说明、、实施要要求，此此部分亦亦可省略略）如无不妥妥，请转转发各地地施行。。X年X月X日公文种类类之八：：函（商洽、询询问、请请求批准准）函的适用用范围：：适用于不不相隶属属机关（（单位））之间商商洽工作作，询问问和答复复问题，，请求批批准和答答复审批批事项。函的类别别：商洽、询询问、请请求批准准的函。。