如何做好企业档案管理工作

加强档案管理

服务公司发展主要内容

第一部分如何做好档案管理工作

第二部分各类档案的整理如何做好档案管理工作第一讲加强档案法规宣传，提高档案意识

第二讲建立健全档案管理机制，确保档案集中统一管理

第三讲加强材料收集，确保材料齐全完整

第一讲加强对档案法规的宣传，提高档案意识

（一）学习了解《档案法》

国家1987年制定了《中华人民共和国档案法》，1996年进行了修正。

第七条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

第十条：对国家规定的应当立卷归档材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

第十一条：机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照规定，定期向档案馆移交档案。第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配制必要的设施；确保档案的安全；采用先进的技术，实现档案管理的现代化。

第二十四条：有以下行为之一的，要追究法律事务：

（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或转让档案的；（五）倒卖档案牟利或将档案卖给、赠送外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。（二）学习贯彻相关标准规范《企业档案管理规定》（20021022）第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。第七条

企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。第十条

企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。(“借阅利用制度”做保障)第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。国家《企业档案管理办法》国家《企业档案工作规范》（发布，实施）（三）了解掌握档案基本知识

1、

档案（1）档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2）企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件

＊档案的价价值：历历史文化化价值、、现实使使用价值值。档案的作作用：凭凭证、参参考作用用等。档案的分分类（1）载体形形式：纸纸质档案案和非纸纸质档案案。（2）档案的的分类：：文书档档案，项项目档案案基建档档案、设设备档案案，会计计档案，，声像档档案，电电子档案案等。企业档案案的价值值企业档案案是企业管理理的基础企业是经经济实体体，在生生产经营营活动中中会产生生经营、、技术、、财务等等许多环环节的各各种类型型文件材材料，支支撑着企企业的发发展，是是企业的的原始记记录。企业档案案是企业业的无形形资产物质资产产的凭证证（土地地、房产产、设备备）；资资质的证证明；技技术革新新的依据据；解决决纠纷的的法律凭凭证；是是提高产产品质量量的保证证；是企业文文化的传传承。·档案材料料各自为为政，不不利于安安全和利利用企业档案案工作是是反映和和衡量企企业整体体管理水水平的一一个重要要标志。。应纳入入单位年年度工作作计划，，纳入管管理制度度及有关关部门和和人员职职责范围围；纳入入考核（（作为考核依据据）。2、档案工工作（1）档案工工作的定定义广义：档档案事业业各组成成部份的的工作。。包括档档案行政管理理工作、档案馆（（室）工作、档档案教育工作、档档案宣传工作、档档案学术研究究工作、档档案出版工作、档案学会会工作、档档案外事工作等。。狭义：用用科学的的原则和和方法管管理档案案，为各各项工作作服务，，具体包包括收集集、整理理、鉴定定、保管管、统计计、编目目与检索索、编研研、利用用。3、档案工工作的原原则集中统一一管理企企业全部部档案，，维护档案案的完整整与安全全，便于企企业各项项工作的的利用。。（要严格遵遵守国家家有关保保密制度度、规定定等）4、档案工工作涉及及的范围围档案工作作是一种种社会事事业性工工作，涉涉及到的的领域很很广范工作（（尤其其新形势势下产生生的新的的内容和和门类））电电子档档案、最最低生活活保障档档案……生活（家家庭档案案）家庭档案案介绍家庭档案案是家庭庭生活中中的原始始记录与与工作中中生成的的其他档档案有关关明显的的本质区区别。但但它是档档案的一一部分，，是国家家档案的的重要补补充。家庭档案案的特点点

私有有性（经经所有者者同意，，方可移移交和赠赠送到国国家档案案馆或其其他部门门）丰丰富性（（无所不不有，内内容可包包罗万象象）多多样性（（载体形形式、记记录方式式）家庭档案案（续））实用性（物质、、知识产产权、各各种经营营活动的的凭证等等）社会性（成员参参与公务务社会活活动的记记录，对对国家和和社会有有重要的的保存价价值。如如：宗谱谱，可捐捐增给国国家档案案馆；有有的经一一个历史史时期后后，可转转化为国国家、社社会档案案，如：：胡山源源手稿、、孙元良良日记））隐私性（健康状状况、特特殊工艺艺、技术术诀窍和和秘方等等，要对对社会保保密，或或家庭内内部，国国家保护护）时效性（大多数数只有使使用价值值，如：：发票、、设备使使用说明明书）家庭档案案（续））家庭档案案的作用用生生活的助助手家家庭教教育的生生动教材材生生产经营营的可靠靠资料（（民营企企业档案案）丰丰富了了国家档档案馆藏藏（宗谱谱、名人人手记））家庭档案案的内容容（纸质质、声像像、电子子）宝宝宝康康乐、学学生时代代、恋爱爱婚姻、、工作足足迹、家家庭理财财、医疗疗保健、、家庭历历史、成成员活活动家庭档案案整理分分类：两种方方法（内内容或成成员）整整理：每每一类中中，按时时间顺序序，编一一个流水水号，装装盒，并并制作盒盒内目录录表第二讲建建立立健全档档案管理理机制，，确保档档案集中中统一管管理企业档案案工作应应纳入企企业领导导工作议议事日程程，纳入入企业规规章制度度及工作作流程，，纳入企企业部门门和有关关人员的的经济责责任制或或岗位责责任制。。（《企业档案案工作规规范》）1、成立综综合档案案室，建建立档案案管理人人员网络络。成立综合合档案室室，集中中统一管管理文书书、会计计、科技技（基建建、设备备、科研研、产品品、营售售等）、、声像、、实物和和电子档档案等各各种门类类和载体体的档案案。档案工作作是一个个单位的的基础性性管理工工作，是是全体在在职人员员的共同同性的工工作。对企业领领导者来来说，管管理企业业不能拍拍脑袋，，搞长官官意志。。决策要要有数据据依据，，考核也也要有事事实依据据，建立立档案工工作后档档案人员员就能提提供各方方面的档档案信息息。建立档案案管理人人员网络络：由单单位分管管领导、、档案管管理部门门负责人人、档案案员、各各部门兼兼职档案案员组成成；充分分发挥档档案网络络人员作作用：各各负其责责《企业档案案管理规规定》：第五条企业负责责档案工工作的部部门依法法履行下下列职责责：（（一））贯彻彻执行《档案法》等有关法法律、法法规和方方针政策策，制定定本企业业文件材材料归档档和档案案保管、、利用、、鉴定、、销毁、、移交等等有关规规章制度度；（（二））统筹筹规划并并负责本本企业档档案的收收集、整整理、保保管、鉴鉴定、统统计和提提供利用用工作；；（三）指指导本本企业各各部门文文件材料料的形成成、积累累、整理理和归档档工作；；（四）监监督、、指导本本企业所所属机构构（含境境外机构构）的档档案工作作。专、兼职职档案员员职责要求：形形成书面面材料,并制度上上墙。层层把关关分分工负负责分管领导导:建立机制制、明确确责任、、经常过过问；宏宏观调控控、经费费保障部门领导导：上承下下达、督督促检查查、协调调落实综合档案案管理员员：正确认识识工作实实质，增强责责任心和和积极主主动性；；注意纵纵向横向向沟通，，取得各各级领导导和同仁仁的支持持，做到到事半功功倍兼职档案案员：关心了解解本部门门各项工工作的概概况，把把好本部部门各类类材料的的收集关关，做好好与综合合档案员员的有效效对接（（对本人掌掌握业务务、进取取有利））2、建立和和完善档档案管理理管理制制度用制度来来约束档档案材料料的收集集、整理理、保管管和利用用等方面面的工作作，确保保档案材材料的完完整性、、确保档档案工作作的规范范化、制制度化。。收发传阅阅制度：：所有收、、发文及及会议材材料，都都应统一一登记编编号。传传阅完毕毕的材料料应及时时退还到到文书档档案人员员手中。。移交接收收登记制制度：规范部门门间档案案材料移移交接收收，建立立台帐库房管理理制度：：库房的温温湿度要要求，温温度15º~27ºº，相对湿湿度40~60%，最佳环环境温度度是18º、湿度40%。做到““八防—防光、防防火、防防潮、防防高温、、防尘、、防虫、、防鼠””，另外外对电子子档案的的载体，，还应防防磁、防防重压等等。装装具：：铁皮柜柜、不能能用木柜柜卷皮：无无酸卷皮皮档案利用用制度：：办理利用用登记手手续，不不准涂改改、污损损、撕页页等档案保密密制度：：不得擅自自向外单单位提供供档案、、情报、、资料。。档案的鉴鉴定与销销毁制度度：成立鉴定定小组，，负责对对到期档档案材料料进行鉴鉴定、（（报批后后）销毁毁注：以上上各项制制度均有有详细规规定第三讲加强材料料收集，，确保档档案齐全全完整规规范（一）材材料的收收集材料收集集，是国国家有关关规定，，通过一一定的接收制度度和征集办法，把把分散在在机关、、个人手手中或散散失在其其它地方方的档案案，集中中到档案案馆室的的一项工工作。本单位在在工作中中形成的的对国家家和社会会有保存存价值的的各种文文字、图图表、声声像、电电子等材材料。主主要分为为以下几几类：文书档案案、会计计档案、、基建档档案、设设备档案案、科研研档案、、产品档档案、营营售档案案、声像像档案、、实物档档案和电电子档案案（材料内容容和载体体类型有有区别）。企业规档档文件的的主要来来源：—本企业形形成的文文件—本企业引引进项目目、外购购设备等等接收的的文件—所属单位位及参股股企业应应向本企企业提交交的文件件—本企业参参与的合合作项目目，合作作单位按按要求应应向本企企业提交交的文件件—本企业执执行、办办理的外外来文件件各类档案案材料的的收集、、归档应应参照国国家《企业档案案工作规规范》执行。文书档案案应注意意以下方方面材料料收集：：1、召开重重要会议议、举办办重大活活动等形形成的主主要文件件材料。。2、职能活动中形形成的重要业务务材料（如：…..）。3、资产管管理的重重要合同同、协议议、登记记凭证等等。4、上级业业务主管管部门制制发的文文件材料料。5、人事管理理工作中中形成的的文件材材料（介介绍信、、待遇、、工资调调整等））。6、工作中中的请示示、报告告与上级级的批复复、指示示等。7、本单位位、本部部门的计计划、总总结、综合统计计报表、其他汇总性（（也考核依依据）材料等。。8、日常事事务管理理性文件件材料。。9、各部门在在从事经经营活动动的过程程材料10、科技成果果申报、、专利、、资质申申请、定级、、达标等等的整套套材料；；编著的与本单单位职能能活密切切相关文文章、期期刊、图图书等材料。11、以上内容容的照片片、录音音、摄像像、实物物、电子子文件（（数码照照片、网网站程序序及信息息、业务务软件及及数据、、工作中中形成的的电子版版的文字字性材料料）等也也须收集集归档。。《企业档案案工作规规范》企业宜对对档案信信息进行行综合整整理，形形成专题题材料，，如：大大事记、、年鉴、、组织沿沿革、产产品性能能比较、、科研成成果简介介、工程项目目简介、设备的的更新换换代、市市场的变变化等。。要求：将将单位归归档范围围，细化化到每个个部门，，并以书书面形式式，通知知到每个个部门，，定期将将材料收收集、移移交到档档案室，，并做好好移交登登记。《企业档案工工作规范》之（企业文文件归档基基本范围与与保管期限限参考表））（十个方面：：经营管理、、生产管理理、行政管管理、党群群管理、产品生产产、科研开开发、项目目建设、设设备仪器、、会计业务务、职工管管理）（分类方案案示例）（二）材料料的整理归归档（先确定分类类方案）各类档案的的整理，均均应照国家家的相关规规范。归档时间（（《企业档案工工作规范》）：1、经营管理工工作、生产产技术管理理工作、行行政管理工工作、党群群工作中形形成的文件件一般应在在办理完毕毕后的第二二年一季度度归档。2、科研开发发、项目建建设文件应应在其项目目鉴定、竣竣工验收前前归档，周周期长的可可分阶段、、单项归档档；产品生生产及服务务业务应定定期或按阶阶段归档。。3、产权产产籍、质量量认证、资资质信用、、合同协议议、知识产产权等文件件应随时归归档；外购购设备仪器器或引进项项目的文件件应在开箱箱验收或接接收后即时时登记归档档。4、会计核核算专业材材料应在会会计年度终终了后由会会计部门整整理归档，，保管一年年后向档案案部门移交交。5、电子文件件逻辑归档档宜定时进进行，物理理归档应与与相应门类类或内容的的其他载体体归档时间间一致。6、磁磁带带、、照照片片及及底底片片、、胶胶片片、、实实物物等等载载体体形形式式的的文文件件应应在在工工作作结结束束后后及及时时归归档档，，或或与与相相应应内内容容的的纸纸质质载载体体归归档档时时间间一一致致。。7、更更新新、、补补充充的的文文件件；；企企业业内内部部机机构构变变动动和和职职工工调调动动、、离离岗岗时时留留在在部部门门或或个个人人手手中中的的文文件件；；企企业业资资产产与与产产权权变变动动过过程程中中形形成成的的文文件件；；其其他他活活动动中中形形成成的的文文件件等等，，应应随随时时归归档档。。归档档材材料料质质量量要要求求：本本单单位位产产生生的的文文件件材材料料归归档档时时必必须须是是原原件件（（纸纸质质、、电电子子件件）），，纸纸抟抟文文件件底底稿稿必必须须用用碳碳素素墨墨水水或或蓝蓝黑黑墨墨水水书书写写。。对于于企企业业：在材材料料收收集集整整理理时时应应注注意意科科技技档档案案阶阶段段性性材材料料的的齐齐全全完完整整。。1、产产品品：：初初步步设设计计、、技技术术设设计计、、工工艺艺、、工工装装、、加加工工制制造造、、生生产产定定型型等等阶阶段段材材料料2、科科研研：：准准备备立立项项、、研研究究实实验验、、总总结结鉴鉴定定、、成成果果申申报报、、推推广广应应用用等等阶阶段段材材料料3、项目目基基建建：项项目目依依据据性性材材料料、、基基础础性性材材料料、、工工程程设设计计（（初初步步设设计计、、技技术术设设计计、、施施工工设设计计））、、施施工工、、监监理理、、竣竣工工验验收收材材料料等等（（变更更、、隐隐蔽蔽性性工工程程材材料料）4、设备备：设设备备依依据据性性材材料料、、外外购购设设备备开开箱箱验验收收（（自自制制设设备备的的设设计计、、制制造造、、验验收收））、、安安装装调调试试、、随随机机材材料料、、运运行行、、维维护护等等另：：外外文文资资料料的的译译文文5、经营营销销售售：说说明明书书、、宣传传材材料料、往往来来函函件件、、合合同同协协议议、、台台帐帐、、汇汇总总表表等等（五五））说说明明（略略））1、人人事事管管理理过过程程中中产产生生的的材材料料（（如如：：花花名名册册、、统统计计表表、、介介绍绍信