外经贸企业管理信息系统

第四章国际电子商务管理信息系统

吕银芳929524096@.第四章外经贸企业管理信息系统

本章内容与要求第一节国际电子商务业务的基本业务流程及内容第二节电子化是外经贸行业的必然选择第三节外经贸行业电子商务应用状况第四节电子商务与外经贸企业的对外竞争第五节电子商务与外经贸企业管理第六节电子商务与外经贸企业的效率和效益第七节、管理信息系统第八节、外贸业务信息管理系统通过本章的学习，要求熟悉进出口贸易的基本程序及内容，了解许可证、商检、原产地等管理通过电子化手段实现的应用情况，了解电子订舱、电子报关、电子核销等网上办理外贸手续的操作，熟悉提供以上相关服务的网站，熟悉中国电子口岸系统及其应用情况，了解外经贸行业使用电子化技术的必然性，了解电子商务技术应用与外经贸企业的对外竞争之间的关系掌握电子商务技术应用在外经贸企业管理中的作用同时掌握管理信息系统的概念，理解数据、信息和知识之间的关系，熟悉信息系统中所使用的信息技术的种类，了解企业管理信息系统的基本框架结构，理解外贸企业应用信息管理系统的意义，熟悉外贸业务管理的内容和相应的信息系统得结构，掌握外贸业务管理信息系统软件的基本操作。第一节国际电子商务业务的基本业务流程及内容

一、出口贸易的基本程序及内容

二、进出口许可证管理制度

三、出口商品的报验和商检放行

四、出口货物原产地证书一、出口贸易的基本程序及内容交易前的准备工作我国企业在出口交易前的准备工作主要包括：（1）对进口国市场的调查、分析和预测；（2）制定出口营销策略；（3）制订生产和出口计划；（4）寻找客户，并与之建立较为稳定的业务关系。交易磋商与订立合同磋商的目的是为了建立合同关系，然后通过履行合同，达到获取利润的最终目的。磋商可以通过向对方寄送价目表、样品，结合电传、电报、信函、传真、电子邮件等方式进行；也可通过面对面的接触，进行口头磋商。磋商的过程一般包括：询盘、发盘、还盘和接受四个基本环节，而其中发盘和接受是磋商导致合同成立必须的两个环节。出口合同的履行出口合同的履行是整个交易过程中涉及面最广，内容最为繁杂的一个阶段，具体内容包括：准备货物办理出口签证办理货物托运办理出口货物的报关和保险手续办理装运手续并取得运输单据制单、审单、交单并结汇二、进出口许可证管理制度(一)管理制度所谓配额是指一国政府为了维护本国的利益或根据政府间贸易协定，在一定时期内对某些商品的进口或出口实行数量限制。而进出口许可证管理制度是指进出口企业在进口或出口属于许可证管理范围的商品前，必须向指定发证机构申领进口或出口许可证，海关凭该许可证放行的制度。（二）发证机构国家对外贸易经济合作部配额许可证事务局；国家对外贸易经济合作部派驻各地特派员办事处；各省、自治区、直辖市和计划单列市的对外经贸厅（委、局）、外贸局核发出口许可证。属于出口许可证管理的货物的出口，出口企业必须在货物出口报关前，向负责签发该货物出口许可证的机构申领出口许可证，然后凭该出口许可证和整套报关单据办理出口报关手续。三、出口商品的报验和商检放行我国的商检业务按其检验目的的不同，可以分为法定检验和公证鉴定业务二类。（一）法定检验所谓法定检验是指对于有关国家法律、行政法规规定有强制性标准，或者其他必须执行的检验标准的进出口商品，依照法律、行政法规规定的检验标准进行的检验。法定检验是一种强制性检验，检验的内容包括商品的品质、规格、数量、重量、包装以及是否符合安全卫生要求，检验结果是海关放行与否的依据之一。法定检验必须在国家指定的官方商检机构进行。（二）公证鉴定业务所谓公证鉴定业务，又称鉴定业务，是指商检机构根据对外贸易关系人或者外国检验机构的委托，办理进出口商品检验、鉴定，并出具检验结果证明，即鉴定证书的业务。办理报验手续的出口企业，首先必须填写《出口商品检验申请单》。凭该申请单向当地商检机构办理报验手续。商检机构在检验合格后，向出口企业签发商检放行单（法定检验）或商检证书（公证鉴定）。属于法定检验的商品出口前，出口企业凭商检放行单和整套出口报关单据向海关办理出口报关手续。四出口货物原产地证书出口货物原产地证明书简称原产地证书或产地证，它是证明出口商品的原产地，即商品的生产地或制造地的具有法律效力的书面文件。在对外贸易业务中，原产地证书通常是用于向进口国政府或进口商证明进出口商品的原产国别或地区的。因此，原产地证书通常是应进口国政府或进口商的要求，由出口商向出口国或地区原产地证书的签证机构申请取得后，向进口商提供的。我国自1992年5月起规范原产地证书签发管理工作后，所签发的原产地证书主要有以下二种：（一）一一般原产产地证书书一般原产产地证书书是各国国根据本本国的原原产地规规则签发发的，证证明出口口商品确确系出口口国生产产和制造造的书面面文件。。它是进进口国批批准进口口许可、、验关放放行、征征税差别别关税等等的依据据。我国国自1992年年5月起起，根据据《中华华人民共共和国原原产地规规则》开开始签发发统一的的一般原原产地证证书。我我国的一一般原产产地证书书是由各各地的出出入境检检验检疫疫局（原原进出口口商品检检验局和和动植物物检疫局局等检验验机构合合并后统统一的检检验机构构）或各各地的贸贸易促进进委员会会分会签签发的。。检验检检疫局是是代表官官方签发发的，而而贸促会会则是代代表非官官方签发发的。凡凡是国外外需要我我出口企企业提供供原产地地证书的的，一般般情况下下都可以以使用该该原产地地证书。。（二））普惠惠制原原产地地证书书我出口口企业业对于于出口口到给给予我我国普普惠制制待遇遇的国国家的的、符符合该该给惠惠国规规定的的普惠惠制原原产地地规则则的受受惠商商品，，均可可向我我国出出入境境检验验检疫疫局申申请普普惠制制原产产地证证书。。该证证书是是供进进口商商在办办理进进口报报关、、申请请关税税减免免时使使用的的。普普惠制制是各各给惠惠国（（发达达国家家）给给予受受惠国国（发发展中中国家家）的的关税税优惠惠待遇遇，因因此，，受惠惠国的的受惠惠商品品必须须符合合给惠惠国的的规定定，即即给惠惠国的的原产产地规规则。。所以以，普普惠制制证书书尽管管是由由我国国的检检验检检疫局局签发发的，，但签签发的的依据据则是是给惠惠国（（进口口国））的普普惠制制原产产地规规则。。五对外外贸易的的价格在国际贸贸易中，，货物的的价格通通常是指指货物的的单价（（UnitPrice），，即每单单位货物物以某种种货币表表示的价价格。确确定对外外贸易货货物的价价格是进进出口业业务中买买卖双方方进行磋磋商、建建立合同同关系过过程中的的一个重重要内容容。单价的表表示方法法及其组组成部分分对外贸易易货物的的单价中中，除了了要表明明每一计计量单位位货物的的价格金金额和计计价货币币名称外外，还要要表明买买卖双方方在货物物交接过过程中有有关费用用、风险险和手续续等的责责任划分分。因此此，对外外贸易货货物的单单价是由由货币名名称（币币制）、、价格金金额、计计量单位位和贸易易术语四四部分组组成。六货货款结算算方式在国际贸贸易中，，货款的的收付涉涉及到一一系列问问题，如如支付工工具、支支付时间间、支付付地点、、支付方方式等。。由于这这些问题题直接关关系到交交易双方方的切身身利益。。因此在在交易磋磋商时，，必须选选用适当当的计价价货币，，灵活运运用各种种支付方方式，以以保证商商品出口口的收汇汇安全和和商品进进口的用用汇安全全。（一）常常用的结结算方式式在实际业业务中，，常用的的货款结结算方式式有汇付付(包括括：T/T等)、托收收(包括括：D/P、D/A等等)和信信用证等等支付方方式。其其中，信信用证支支付方式式是随着着国际贸贸易的发发展、银银行参与与国际结结算的过过程而逐逐步形成成的。它它是在商商业信用用保证之之上增加加银行信信用保证证的，是是较为完完善的结结算方式式，并已已成为当当前国际际贸易的的主要结结算方式式。（二）信信用证结结算方式式的业务务流程采用信用用证支付付方式结结算货款款，从最最初的进进口人向向银行申申请开立立信用证证，一直直到开证证行付款款后，进进口人向向开证行行付款赎赎单要经经过多道道环节，，并需办办理各种种手续。。信用证证方式结结算货款款过程中中最基本本的环节节和手续续见图1。开证申请人（进口商）受益人（出口商）付款行开证行通知行议付行合同图1信用证证业务流程程①②③⑤④⑥⑦⑧⑨七办理运输输和报关业业务（一）运输输方式对外贸易货货物运输工工具种类较较多，包括括海洋运输输、铁路运运输、航空空运输、邮邮包运输、、联合运输输、国际多多式联运等等。目前我我国使用用最多的是是海洋运输输。因此，，我们以海海洋运输为为例来介绍绍出口货物物的托运、、报关和装装船出运的的业务操作作程序。（二）海运运出口货物物的运输和和报关程序序海运出口货货物的运输输和报关等等业务的操操作程序按按图2所示示：货物集港通知出口商承运人海运提单货物港口装箱单货运代理海运提单91011124167852883出口商货运代理承运人订舱委托书配舱回单海关港口出口商载货清单承运人海关放行单发票报关单海运出口托运单配舱回单图2托运、、报关业务务流程八出口口收汇核销销管理我国政府部部门为了避避免因未及及时跟踪收收汇导致外外汇流失或或利息损失失，专门制制定了出口口收汇核销销管理办法法。根据该该管理办法法，经对外外经济贸易易部及其授授权单位批批准有对外外贸易经营营权的企业业和外商投投资企业，，在货物出出口后必须须接受外汇汇管理局的的监督，并并及时主动动向外汇管管理局办理理出口收汇汇核销手续续。出口收汇核核销手续的的办理涉及及出口企业业、出口地地海关、外外汇管理局局和收汇银银行等单位位，具体出出口手续的的办理程序序如图3所所示：出口企业1．空白核销单外管局海关收汇银行核销单2．整套报关单3．结关数据4．整套结汇单据5．结汇水单5．结汇水单7．出口收汇已核销证明图3出口收收汇核销业业务流程九出口退税税操作程序序（一）可办办理出口退退税的企业业和货物我国自1983年9月1日起起，开始对对部分出口口商品实行行退还增值值税或最后后生产环节节的工商税税政策。此此后，出台台了一系列列有关出口口退税的管管理规定。。根据《中中华人民共共和国增值值税暂行条条例》和《《中华人民民共和国消消费税暂行行条例》的的有关规定定，国家税税务总局专专门制定了了《出口货货物退（免免）税管理理办法》。。根据该管管理法，有有出口经营营权的企业业出口或代代理出口的的货物，除除另有规定定者外，可可在货物报报关出口并并在财务上上做销售后后，凭有关关凭证按月月报送税务务机关批准准退还或免免征增值税税和消费税税。（二））出口口退税税的操操作程程序出口货货物的的具体体退税税操作作程序序如下下：1、出出口企企业在在购进进货物物的同同时从从供货货商处处取得得出口口货物物的““增值值税专专用发发票（（税款款抵扣扣联））”或或“普普通发发票””。申申请退退消费费税的的企业业，还还应提提供由由工厂厂开具具并经经税务务机关关和银银行（（国库库）签签章的的“专专用税税票””。2、出出口企企业在在购进进货物物后，，向国国税局局、外外经贸贸主管管部门门申报报“购购货库库存””。3、出出口企企业在在货物物出口口，并并办妥妥出口口收汇汇核销销手续续后，，凭““出口口报关关单退退税联联”、、“出出口收收汇核核销证证明””、““出口口货物物增值值税专专用发发票””（或或“消消费税税专用用税票票”））、““出口口货物物销售售明细细账””和““外销销发票票”等等退税税必须须的单单据，，填写写“出出口货货物退退（免免）税税申报报表””报外外经贸贸主管管部门门稽核核。4、外经贸贸主管部门门稽核通过过后，出口口企业凭经经外经贸主主管部门签签章的“出出口货物退退（免）税税申报表””和整套退退税所需单单据，向主主管出口退退税的税务务机关申请请退税。第二节电子子化是外经经贸行业的的必然选择择按涉及的主主体的不同同，外贸活活动的内容容可以分为为事务处理理、物流和和资金流。。外贸的事务务处理是指指外贸企业业在进出口口业务中，，对其内部部或与外部部联络过程程发生的各各种事项进进行处理和和管理的工工作。该事事务处理主主要是围绕绕货物和与与货物有关关的单据进进行的。物流是指货货物从出厂厂开始，通通过运输、、存储、转转运，直至至抵达最终终用户的整整个货物流流动的组织织和管理的的过程。对对外贸易以以有形的商商品贸易为为主，因此此，买卖双双方的货物物交接是对对外贸易的的一个主要要环节，而而该货物的的交付则是是以物流为为基础的。。对外贸易的的资金流是是指伴随着着货物的交交付，而产产生的付款款（对买方方而言）、、收款（对对卖方而言言）、记帐帐、转帐等等的资金流流动过程。。传统的贸易易方式强调调物流和资资金流，而而现代经济济对信息传传递的依赖赖性愈来愈愈明显。信信息流、物物流和资金金流已经构构成了现代代经济的三三大主要组组成部分，，并且信息息流已经在在物流和资资金流中起起到重要的的作用，甚甚至已经出出现了资金金流完全通通过信息流流来完成的的情况。因因此，作为为电子商务务的核心内内容的电子子数据交换换和互联网网信息交换换将会彻底底改变目前前仍在广泛泛使用的传传统的业务务操作模式式。一、、从从事事务务处处理理向向信信息息流流的的演演变变在传传统统贸贸易易模模式式下下，，外外贸贸事事务务的的处处理理通通常常是是以以纸纸作作为为载载体体，，由由专专人人负负责责将将交交易易信信息息（（如如：：货货物物描描述述、、成成交交方方式式、、发发票票金金额额等等））记记录录在在纸纸面面上上。。然然后后，，通通过过人人工工、、电电话话、、传传真真等等方方式式完完成成信信息息的的传传递递和和交交流流。。实实际际上上，，对对外外贸贸易易的的整整个个业业务务流流程程，，尤尤其其是是对对外外贸贸易易合合同同的的履履行行，，可可以以说说是是生生成成有有关关信信息息，，并并进进行行处处理理和和传传递递的的过过程程。。包包括括物物流流和和资资金金流流都都离离不不开开信信息息流流，，甚甚至至于于直直接接以以信信息息流流加加以以代代替替。。因因此此，，对对外外贸贸易易的的信信息息流流较较完完整整地地体体现现了了外外贸贸事事务务处处理理的的全全部部。。在国际贸易电电子化的众多多成功案例中中，新加坡的的国际贸易EDI系统（（TRADENET））是最具有代代表性的。新加坡国际际贸易EDI系统的的开发和运运行是新加加坡政府的的一项全国国性工程，，其主要目目的是要达达到贸易过过程的高效效率。当时时在新加坡坡贸发局的的组织下，，新加坡电电脑局、海海关等处理理贸易文件件的政府机机构、贸易易商会、货货运商会等等代表成立立了一个领领导委员会会来规划整整个系统。。这个系统统命名为贸贸易网络（（TRADENET）。委委员会对政政府机构对对贸易文件件的处理和和海运、空空运等要求求，进行了了全面分析析，并提出出了一份综综合性的贸贸易网络系系统的设计计蓝图。1989年年这个网络络开始了试试运行，由由50家公公司上网试试点，很快快扩展到了了大部分公公司。1992年已已经有90%的进出出口批准证证书的申请请通过该网网络进行。。到1996年，在在新加坡全全国已经有有14000多家公公司使用该该系统，并并且有99%的进出出口批准证证书的申请请通过该网网络进行。。而1%不不使用该系系统的进出出口贸易主主要是一些些需单独处处理的特殊殊控制商品品，如武器器等。二、物流和和信息流对外贸易的的交易对象象主要是有有形的商品品，因此，，每笔交易易都会涉及及物流，实实际上货物物的交付过过程本身就就是物流。。伴随着物物流的进行行，信息流流无处不在在。信息流流，尤其是是代表货物物所有权的的信息，如如海运提单单，对物流流具有控制制和调节的的作用，而而且信息流流同时也会会影响、制制约和规定定着物流运运行的过程程和方式。。因此，现现代高效率率的物流的的基础，除除了高效率率的现代管管理技术外外，主要依依赖于高效效率的信息息流。三、从现金金结算到数数字资金结结算的演变变外贸企业的的业务，无无论是与国国外客户的的交易，还还是与国内内供货商或或进口企业业的交易都都会涉及资资金（货款款）的结算算。随着银银行的出现现，商家之之间的资金金结算早已已由原先的的现金支付付，发展到到了现在常常用的票据据（包括汇汇票、支票票和本票））结算方式式，即使商商家与个人人消费者之之间的商品品款现在也也越来越多多的使用信信用卡方式式进行结算算。票据和和信用卡的的应用使有有关款项的的结算用纸纸面数据或或电子数据据交换代替替了现金交交换。由于于传统的票票据结算方方式需要人人工传递纸纸质票据，，因此，结结算的周期期太长。而而且，票据据的有效性性无法及时时地得到确确认，收款款人因此而而要承担票票据遭拒付付的风险，，影响了传传统票据的的正常使用用。但票据据的应用为为金融业务务电子化提提供了基础础。第二节外经经贸行业电电子商务应应用状况一、全国““金关工程程”联网系系统的建设设96年初，，经国务院院信息化工工作小组批批准，由国国家计委、、国家经贸贸委、电子子部、外经贸部等等10个部部委共同参参与成立了了国家金关关工程领导导小组，开开始了国家家金关工程建设设。所谓金关工工程，就是是指进口商商品的进口口报关、运运输、付汇汇、外汇核核销；以及及出口商品的的收购、出出口报关、、发运、收收汇、外汇汇核销、出出口退税，，包括进出出口许可证、、商检、征征税、外汇汇核销等各各项环节的的管理，都都实现计算算机联网进进行管理和操操作。作为金关工工程重要组组成部分，，同时也是是“八五””国家科技技攻关项目目的海关EDI报关系统已已经在1997年3月通过了了国家科委委的鉴定，，并在部分分城市的若若干企业中试点。。1998年海关总总署已下发发了EDI报关软件件。上海海海关在上海海虹桥机场推广空运运EDI报报关的基基础上，于于1998年7月起起开始对海海运进出口口货物推广方式金关工工程的的另一一重要要组成成部分分，全全国纺纺织品品出口口配额额许可可证管管理系系统目目前已已经与与美国国、加加拿大大以及及欧盟盟各国国海关关联网网，实实现配配额许许可证证联网网核查查。因因此，，以前前令人人头疼疼的假假证、、伪证证在以以上地地区完完全消消失了了。作作为““金关关工程程”的的具体体实施施项目目。外外经贸贸部已已经和和正在在完成成以下下各外外贸业业务管管理的的联网网项目目：1、进进出口口配额额许可可证全全国联联网核核查管管理2、纺纺织品品被动动配额额电子子招标标3、进进出口口许可可证联联网申申领4、全全国加加工贸贸易联联网审审批5、原原产地地证书书联网网申二、建建立网网上交交易会会和交交易市市场从96年秋秋季第第八十十届广广交会会开始始，外外经贸贸部EDI中心心通过过中国国国际际电子子商务务网，，在国国际互互联网网上建建立了了广交交会网网址，，向各各国及及时发发布广广交会会信息息，树树立形形象，，提高高广交交会的的知名名度，，国内内外客客商反反映良良好，，98年秋秋季到到会的的欧美美客商商明显显增多多，初初步显显示了了综合合经济济和社社会效效益。。中国国国际际电子子商务务网已已经在在全国国范围围内的的27个省省、市市自治治区设设有代代表处处第四节节电子子商务务与外外经贸贸企业业的对对外竞竞争（一））有有利于于增加加外经经贸企企业的的贸易易机会会外贸企企业通通过因因特网网可以以非常常快捷捷和方方便地地了解解国内内外客客户国国内外外厂商商的商商品供供给和和需求求情况况。如如，基基于因因特网网的““联合合国贸贸易网网络””所提提供的的“电电子贸贸易机机会””（ETO），，环球球资源源公司司提供供的全全球推推广计计划等等（二）提高高外经贸企企业与国外外企业进行行数据交换换的能力作为电子商商务的核心心部分的电电子数据交交换（EDI），在在部分国家家的大企业业中的应用用已很普遍遍，有些国国外客户已已经提出了了只与能够够使用EDI方式进进行数据（（订单、发发票）交换换的客户进进行交易的的计划。一一些外商投投资企业，，尤其是独独资企业，，因其母公公司多年来来已形成了了完整的计计算机管理理和计算机机网络系统统，迫切需需要通过我我国的数据据增值网络络服务实现现与国外公公司的电子子数据交换换。第五节电子子商务与外外经贸企业业管理（一）有利利于规范对对外经贸业业务的管理理在传统外经经贸业务管管理过程中中，大部分分政府部门门签发的单单据，由于于条件的限限制，不得得不通过企企业进行传传递。由此此而出现了了个别企业业篡改甚至至伪造单据据，谋取非非法收益的的现象。譬譬如，伪造造出口退税税专用报关关单，骗取取退税的情情况。实现现外经贸业业务管理计计算机联网网后，政府府单据通过过计算机网网络直接传传递，便可可防止企业业篡改或伪伪造单据的的情况。（二）强化化业务管理理、跟踪和和信息查询询能力利用因特网网可以实现现网上实时时的外贸相相关信息的的查询。譬譬如：1、商品信息息的查询；2、客户资信信的查询；3、进出口货货物报关进程程的查询；4、货物托运运过程中的船船期、运价信信息查询；5、出运后的的出口货物流流向的跟踪、、查询；6、收汇状态态的查询；7、对有关政政策的查询等等。第六节电子商商务与外经贸贸企业的效率率和效益通过以以上已已实现现的电电子商商务在在外贸贸业务务中的的应用用案例例，我我们已已经看看到了了电子子商务务的应应用对对外贸贸企业业带来来的利利益，，实际际上，，随着着电子子商务务应用用的不不断完完善，，外贸贸企业业从中中获得得的收收益会会成倍倍增长长。而而且，，外贸贸行业业应用用电子子商务务的意意义是是多方方面的的，既既有直直接的的经济济收益益，也也有间间接的的社会会和经经济效效益。。一、提提高外外经贸贸企业业单据据处理理的质质量和和效率率1、实现数据据输入标准化化，提高单据据质量由于单据填写写不规范造成成出口货物无无法结关，影影响出口企业业及时兑现退退税的情况时时有发生。通通过计算机信信息系统提供供的标准化数数据输入方式式，可以大大大避免这种因因单据质量造造成企业损失失的情况。2、实现数据据传输电子化化，提高单据据的传递速度度为了加快出口口企业的出口口退税速度，，上海海关在在原已实现““清洁舱单””使用EDI方式传递的的基础上，正正在与上海港港航EDI中中心联合进行行“清洁舱单单”EDI传传递的试点。。利用该系统统，船公司或或船代只需利利用计算机系系统中已经存存在的数据自自动生成海关关所需要的““清洁舱单””，并利用EDI系统直直接发送海关关。从而避免免了船公司或或船代必须针针对海关业务务专门输入海海关所需要的的“清洁舱单单”而增加的的工作量和由由此可能造成成的差错。3、实现数据据共享，减少少单据的重复复输入目前，上海部部分一般出口口许可证已经经使用EDI方式进行申申请。使用EDI系统发发证机构可以以直接利用申申请单的数据据打印出口许许可证，改变变了根据书面面申请单重复复输入后再打打印的低效率率工作方式。。二、降降低外经经贸企业业交易和和库存成成本应用电子子商务另另一个明明显的好好处就是是可以大大幅度降降低操作作成本和和提高经经济效益益。电子子商务节节省成本本体现在在多个方方面，除除了前面面提到过过的单据据处理中中的单据据输入和和传输方方面的成成本节约约外，还还包括减减少人事事的层次次和更好好地安排排人事、、减少库库存和随随之减少少的储运运费、减减少其他他成本(如由于于迟到信信息的原原因而需需要的特特殊处理理费等)。例如如美国汽汽车制造造业在用用了EDI后，，每辆汽汽车的成成本降低低了200美元元。美国国的杂货货行业每每年因EDI的的使用而而节省的的成本达达3亿美美元。【思考考题】】1、、为为什什么么说说电电子子商商务务是是外外经经贸贸企企业业的的必必然然选选择择？？2、、试试举举例例说说明明电电子子化化技技术术的的应应用用会会给给企企业业带带来来的的效效益益。。第七七节节、、管管理理信信息息系系统统一、、数数据据、、信信息息和和知知识识（一一））定定义义与与关关系系数据据是是反反映映客客观观实实体体的的一一种种表表示示，，譬譬如如：：客客户户的的姓姓名名、、联联系系方方式式、、产产品品的的颜颜色色、、成成交交的的数数量量、、金金额额、、合合同同编编号号等等。。而而信信息息则则是是将将按按特特定定方方式式组组织织起起来来的的，，能能够够对对接接收收者者的的行行为为产产生生影影响响的的数数据据。。譬譬如如，，发发货货单单内内容容对对于于负负责责发发货货的的人人员员来来说说是是信信息息，，而而对对于于仓仓库库主主任任来来说说则则可可能能是是一一种种原原始始数数据据。。但但根根据据发发货货单单内内容容加加工工所所得得的的总总库库存存量量和和库库存存结结构构对对于于后后者者则则是是一一种种信信息息。。对于信信息系系统而而言，，知识识是用用于选选择、、组织织和操操纵数数据，，以使使其适适合于于某项项任务务的规规则、、指南南、规规程等等的载载体，，也就就是人人们将将数据据加工工成信信息的的一种种能力力。信信息亦亦可以以成为为知识识，人人们正正是利利用已已经掌掌握的的知识识来获获得信信息，，并通通过获获得的的信息息来增增加认认识事事物、、区别别事物物和改改造世世界的的知识识和能能力。。数据在未经经处理时，，还只是数数据资源。。根据数据据的内在联联系，将数数据加以综综合处理，，并结合人人们的使用用目的形成成的数据库库或信息产产品（参见见图4），，才是信息息财富。如如以上食品品销售数据据经过分类类汇总可以以获得不同同部门、不不同季节的的销售额。。应用知识进行数据加工数据信息数据存储器接收者图4将数数据转换为为信息并加加以利用的的过程（二）信息息的属性信息在知识识经济时代代的作用就就如同物质质在工业经经济或土地地在农业经经济时代的的作用。是是社会赖以以生存的基基础。任何何企业和个个人都离不不开信息，，并且利用用信息获得得更多的收收益。对于企业的的管理者和和决策者，，信息将帮帮助他们提提高管理和和决策的质质量。但如如果信息不不合适、不不精确、不不完整，甚甚至发生错错误，则会会直接影响响对管理和和决策的效效果。因此此，在使用用信息前必必须注意到到被利用的的信息的以以下各方面面属性：时间方面的的属性及时性———是否在在接收者正正需要的时时候，提供供的信息。。现时性———是否是是最新的信信息。内容方面的的属性准确性———是否是是反映了事事件的真实实情况和状状况的信息息。相关性———是否与与接收者所所做的工作作有关。完整性———是否详详细到足够够的程度，，以便使接接收者能够够得到他所所想得到的的信息的任任何细节。。形式方面的的属性量化程度———定量量的，还是是定性的。。详细（聚合合）程度———摘要要性，还是是详细的。。表现方式和和载体———图形方方式、文字字和数字方方式、图像像、打印、、音频、视视频。（三三））信信息息的的分分类类在实实际际获获得得、、加加工工和和利利用用信信息息过过程程中中，，不不仅仅要要注注意意所所使使用用的的信信息息的的属属性性，，还还需需要要了了解解信信息息的的种种类类。。信信息息可可按按以以下下不不同同的的分分类类方方法法分分成成不不同同的的种种类类：：按信信息息的的来来源源不不同同可可分分为为内内源源信信息息和和外外源源信信息息。。内源信信息———反反映映组织织内部部状况况的信信息，，通常常是中中层管管理者者进行行管理理和控控制的的依据据。外源信息———反映映决策系统统的外部环环境的信息息，通常是是高层管理理者进行战战略计划和和决策的依依据。按信息对个个人的依赖赖程度的不不同可分为为硬信息和和软信息。。硬信息———反映客客观实体和和客观现象象的一种客客观的、标标准的度量量。软信息———根据人人们以往对对事物的认认识以及个个人的偏好好，对客观观事物和实实体进行的的一种度量量。二、信息系系统和信息息技术（一）信息息系统管理本身是是一个系统统工程，因因此，作为为管理系统统的基础的的信息决不不是一些凌凌乱的、毫毫无规则和和联系的信信息的堆积积，而应该该是一些有有内在联系系和逻辑结结构的不同同的信息所所组成的信信息系统。。该系统存存在的目的的是对企业业的业务数数据进行采采集、加工工和交换，，并支持和和改善企业业的日常业业务运作，，满足企业业的管理人人员和业务务人员进行行业务管理理和决策时时的各种信信息需求。。因此，在在使用信息息的过程中中，不可避避免地会涉涉及以下五五个方面的的问题：1、如何获获得原始信信息——信信息的采集集问题？2、如何以以最有效的的方式表示示信息———信息的传传播问题？？3、如何加加工信息以以获得新的的信息———信息的创创建问题？？5、如何保保存信息以以备今后使使用——信信息的存储储问题？5、如何将将信息发送送给其他人人或站点———信息的的通讯问（二）信息息系统的特特征作为信息系系统它至少少有以下3方面的基基本特征：：数据特征功能特征行为特征（三）信息息技术信息技术存存在和发展展的目的就就是为了解解决人们在在信息利用用过程中存存在的问题题，因此，，信息技术术按所要解解决的问题题的不同，，可以分为为输入、输输出、加工工、存储、、通信五大大类技术（（见图5））。图5信息技技术的分类类（四）数据据库技术信息系统的的基础是数数据，因此此，数据库库技术是信信息系统的的关键技术术。成功的的数据库具具有向信息息系统的使使用者（包包括业务主主管和决策策者）提供供及时、准准确、相关关信息的能能力。数据据库是将数数据按一定定的要求（（如：使用用习惯或业业务分类等等）进行的的有序集合合。在实际际工作中，，用户将直直接或间接接地访问不不同的数据据库，从简简单的有关关部门员工工的花名册册到综合的的公司级数数据库。用用户还要使使用被称为为“数据库库管理系统统”（DBMS）的的软件访问问这些数据据库。DBMS是由由一组程序序组成，这这些程序执执行数据库库的实际操操作，并提提供数据库库与用户之之间或用户户与应用程程序之间的的接口。数数据库、数数据库管理理系统和使使用数据库库中的数据据的应用程程序就构成成了整个数数据库环境境。1、数据库库结构数据通常都都是按层次次进行组织织的，从计计算处理的的最小的数数据（一位位，1bit）到到数据库，，中间有多多个层次。。比特（bit）是是一个二进进位。比特特可组成字字节，一个个字节由8个比特组组成。每个个字节代表表一个字符符（如英文文字母或数数字等），，2个字节节可组成一一个汉字，，字符是人人类能够识识别的信息息的最基本本元素。字符的集集合就形形成字段段（filed）。字字段通常常是姓名名、数或或以某种种方法描描述的业业务对象象（如员员工、日日期、产产品等））或业务务活动（（如销售售、入库库、出库库等）的的字符组组合。相相关字段段的一组组集合就就是一条条记录（（record）。将将某一对对象或活活动各方方面的描描述组合合起来，，就能得得到有关关该对象象或活动动的完备备描述。。例如：：某员工工在一定定时间内内对某产产品进行行的销售售或入库库或出库库的操作作即是由由员工姓姓名、操操作时间间、产品品和操作作活动的的四个字字段组成成的一条条记录加加以描述述的。相相关记录录的集合合构成了了文件（（file）。。例如，，操作活活动文件件便是所所有员工工在不同同时间的的操作活活动的记记录的集集合数据层层次的的最高高一层层就是是数据据库（（database），，即综综合的的、相相关的的文件件集合合。因此，比特特、字符、、字段、记记录、文件件和数据库库就构成了了数据的层层次。字符符由比特表表示，字符符组成了字字段，字段段组成了记记录，记录录组成了文文件，文件件又组成了了数据库。。数据库种种不仅包括括了所有这这些数据层层次，还包包括了它们们之间的关关系。如：：某企业的的客户信息息文件、产产品信息文文件、交易易信息文件件等文件的的集合构成成该企业的的销售数据据库。2、数据库库管理系统统数据库管理理系统（databasemanagementsystem,DBMS））：是由一一组程序组组成，这些些程序执行行数据库的的实际操作作，并提供供数据库与与用户之间间或用户与与应用程序序之间的接接口。目前国际上上比较流行行的数据库库管理系统统主要有：：IBMDB2OracleServerSybaseInformixMicrosoftSQLServerMicrosoftAccess数数据库（三）企业业管理信息息系统1、基本概概念传统的经济济理论认为为重要的资资源是土地地、劳动力力和资本。。实际上信信息在现代代企业管理理和运行过过程中已经经起到越来来越重要的的作用。因因此，信息息作为企业业可利用的的资源已经经被大家所所接受。而而现在的问问题是企业业如何管理理这些信息息以使信息息的回报率率最高，这这便是管理理信息系统统所要完成成的工作。。一个设计计合理的企企业内部管管理信息系系统可以为为企业带来来明显的效效益。所谓管理是是指由一个个或更多的的人来协调调他人活动动，以便收收到个人单单独活动所所不能收到到的效果而而进行的各各种活动。。通过管理理的计划、、组织、指指挥、协调调和控制等等职能活动动可以使被被管理的对对象或组织织处于一种种更优的合合作和工作作状态，从从而提高工工作效率。。管理质量的的高低、效效果的好坏坏，极大程程度上取决决于在管理理过程中，，对有关管管理信息的的利用的情情况。企业业的管理系系统是一个个信息系统统，是一个个依赖于技技术的管理理信息系统统。而且，，该系统的的定位在整整个社会，，而不仅仅仅是企业内内部。所有有这些对内内、对外的的，不同层层次的管理理都需要信信息。（二二））企企业业信信息息系系统统的的组组成成企业业的的业业务务和和管管理理行行为为通通常常可可以以分分为为基基层层的的作作业业系系统统、、中中层层的的管管理理控控制制、、高高层层的的战战略略决决策策和和规规划划三三个个层层次次。。外贸企业业的业务务和管理理与其他他类型的的企业一一样，既既有具体体的业务务操作、、对业务务进行管管理和控控制，也也有对企企业的目目标的确确定和策策略的选选择方面面的决策策。因此此，外贸贸企业最最常用的的信息系系统可以以分为业业务处理理系统（（如：单单据处理理系统、、报关系系统等））、管理理系统（（如：合合同管理理、仓库库管理等等）和决决策支持持系统。。业务处理系系统业务处理系系统是供具具体业务或或工作人员员使用的系系统。在外外贸企业的的业务处理理主要是进进行外贸单单据和财务务方面的处处理。业务务处理系统统的处理内内容包括数数据的输入入、修改、、删除、查查询、打印印报告、数数据传输和和数据库维维护等。这这些处理内内容构成了了业务处理理系统的基基本功能商检处理程序许可证处理程序报关处理程序1、数据输入手工输入自动输入2、业务处理批处理实时处理3、产生报告业务单据报表4、数据库维护数据库管理系统单据处理系统外贸数据库图6外贸业业务处理系系统结构5、查询（三）管理理信息系统统管理信息系系统的信息息来源主要要是业务处处理系统所所生成的信信息。而作作为管理信信息系统更更关心的和和需要完成成的任务是是如何通过过有关的人人员、业务务过程、数数据库和设设备的有效效组合，及及时地向管管理人员和和决策者提提供符合他他们需要的的信息和报报告，从而而提高企业业的工作效效率和经济济效益。作为管理信信息系统不不仅承担向向管理人员员和决策者者提供信息息和报告的的职能，还还应具有根根据企业计计划和目标标，利用有有关的信息息对企业的的日常业务务进行协调调、控制和和及时调整整的职能。。譬如，外外销员利用用合同管理理系统跟踪踪合同的执执行，及时时办理各项项进出口手手续，必要要时及时催催促对方履履行合同义义务；财务务人员利用用出口收汇汇核销管理理系统跟踪踪出口货物物货款的收收取和及时时办理出口口收汇核销销手续。（四）企业业管理信息息系统的结结构随着计算机机应用的不不断普及，，计算机管管理信息系系统的应用用领域越来来越广泛，，不仅在商商业领域、、工业领域域有着大量量的应用，，即使在政政府部门、、教学部门门和金融部部门都有着着大量的应应用。只要要有事务或或业务管理理的地方，，都会有对对管理信息息系统的需需求。根据据以上介绍绍的内容，，企业的信信息系统可可以分为三三个不同的的层面。但但如果从企企业不同的的业务管理理的内容来来加以区分分的话，企企业的管理理信息系统统可以分为为不同的子子系统，而而每个子系系统又可构构成一个独独立的系统统综合管理信息系统销售/市场人事/组织财务/会计制造/生产后勤/采购财务/会计成本总帐库存应支/应付预算销售/市场定价报价新产品发布市场研究销售管理销售渠道图7企业管管理信息系系统的系统统结构而每个子系系统的功能能不仅包括括了具体业业务的处理理，也包括括了利用业业务数据反反馈的信息息对业务过过程进行控控制和管理理，以及管管理系统根根据所发现现的问题，，对规划和和计划系统统提出建议议，为计划划的调整和和制订新的的计划提供供依据。市场活动战略规划系统策略和运营计划系统控制报告系统业务处理系统长远市场规划新产品/新市场规划客户服务战略模型广告和促销计划产品计划分销渠道计划价格计划销售预测数量计划市场研究预算和费用销售能力分析和再分配客户服务利润、产品和客户分析广告和促销分析市场份额销售趋势定单输入

客户定单

销售处理发票

开票

催款需求信息

订购意向

特殊需求信息反馈图8市场/销售系统统结构第八节外贸贸业务信息息管理系统统一、应用外外贸业务信信息管理系系统的意义义随着我国对对外贸易规规模的不断断扩大，一一方面，现现有外贸企企业进出口口业务量的的增加，使使得外贸企企业的外销销及相关人人员整天忙忙于应付，，甚至难以以应付，因因此，需要要有一套适适合其业务务特点的计计算机管理理信息系统统帮助其摆摆脱困境；；另一方面面，新企业业的加入更更需要有一一套完整的的外贸计算算机管理信信息系统帮帮助其尽快快进入角色色。因此，，拥有一套套适合外贸贸业务管理理的信息系系统对任何何一家有进进出口经营营权的企业业都是非常常必需的。。外贸业务务信息管理理系统的应应用和推广广对外贸企企业的意义义是多方面面的，具体体包括：推进公司管管理的正规规化，促进进公司机构构和体制的的完善。减轻业务人人员的劳动动量。将大大量复杂易易错的工作作由计算机机来完成，，提高了工工作效率，，促进了业业务的发展展。计算机机不仅可以以辅助业务务员顺利完完成各类业业务，还可可以对某些些信息进行行监控，及及时发现业业务中存在在的问题，，并提醒用用户。有利于提高高公司内部部信息流、、物流、资资金流的运运转速度，，使高层管管理人员能能够及时了了解业务情情况，并作作出正确的的决策。规范了业务务的运作，，理清了责责任关系，，使业务人人员能够对对客户进行行规范化、、全面周到到的服务。。提高公司产产品质量，，降低生产产管理成本本。使企业业业务流转转严格遵循循ISO9000的的质量体系系管理规范范，与国际际标准接轨轨。提高公司形形