流程管理文书流程管理暨教育部列管作业系统之管理

文書流程管理

暨

教育部列管作業系統之管理秘書室管考科陳科長素艶2009年4月16日1簡報大綱壹、前言貳、文書流程管理參、教育部重要業務列管作業之管理肆、監察案件函稿之作業應注意事項

2壹、前言公文是政府機關推動公務、溝通意見的重要工具。公文本身能否發揮功能，與行政效能有極密切關係。為提高公文辦理時效，行政院研考會特修正訂定「文書流程管理手冊」：以積極主動導正之流程管理理念，取代昔日由專責單位負責文書稽催之消極間接管制觀念。3壹、前言（續）主要法源（一）公文程式條例（二）文書處理手冊（三）文書流程管理手冊文書及文書處理意涵（一）文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。（二）文書處理係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。4貳、文書流程管理一、定義二、特色三、名詞釋義四、權責劃分五、管制標準六、本部一般公文處理時限分配七、公文時效績優人員獎勵附錄1：文書流程管理實務與常見缺失--行政院研考會提供附錄2、行政院各機關公文統計表--以97年12月為例5貳、文書流程管理一、定義

登錄詳盡公文處理過程，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等，以提高公文時效及品質的一種管理作業制度。6貳、文書流程管理（續）二、特色管制範圍：全程管制、全面管制從收文至發文（或存查）應全程列入管制。總收、總發文件，單位收文、發文，創簽、創稿、存查等均應列入管制。作業範圍落實自律時效、全面品管。完整登錄、有效稽催、精確統計、周延分析、檢討改進。7貳、文書流程管理（續）三、名詞釋義文書：

指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。文書處理：

指文書收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程。8創稿來文總收文分送各單位承辦人簽擬會簽陳核批示送回承辦單位送文書科歸檔文書處理流程概要圖9貳、文書流程管理（續）處理時限：

按公文處理速別規定，自收文至發文(存查)的全部流程，可使用時數或日數。例：速件3日，其處理時限即為3日。限辦日期：

依據各類公文之處理時限規定可使用日數，計算應辦結之實際日期。

創稿文：

無正式來文而主動辦理或交辦的案件。10貳、文書流程程管理（續））限期公文：來文或依規定定訂有期限的的公文。彙辦案件：同一案件內的的有關事項，，必須彙集全全部來文後，，始能統一處處理的公文。。併辦案件：指各件公文案案情相同、同同一案情之正正副本、或是是對其他機關關來函查催案案件而仍待辦辦者，基於效效率原則所統統一處理之案案件。11貳、文書流程程管理（續））專案管制：指公文涉及政政策、法令、、與其他機關關業務或須經經較長時時間協調會會辦的複雜案案件。由承辦單位敘敘明專案名稱稱與理由，訂訂定預定完成成時間，送管管制單位(秘秘書室管考科科)審查，簽簽請部、次長長或主任秘書書核准後，以以「案」為單單元實施管制制。12貳、文書流程程管理（續））文書稽催：狹義文書稽催催：係指公文辦結結前，透過公公文系統、電電子郵件或書書面通知等方方式查詢各個個處理過程的的辦理情形，，促使公文能能在規定期限限內處理完畢畢。廣義文書稽催催；係指公文辦結結前後，對公公文處理的一一種稽查作業業。13貳、文書流程程管理（續））四、權責劃分分--強調每一成員員自我管理每一成員職責責各單位收發人人員各級單位主管管文書單位職責責管制單位（秘秘書室）權權責機關首長職責責14貳、文書流程程管理（續））每一成員職責責：管制會稿、會會辦時效。急要文件須會會辦者應親會會。同一文件請3個單位以上會會核，宜複製製同時送會。。送（收）會外外機關公文按按速件處理。。無論送會或收收會均應管制制時間，如不不能依限退回回時，應將原原因、理由及及預定時間通通知送會機關關。必須展期時，，報請秘書室室主管核准。。累積展期超超過60日以上公文，簽請部部、次長或主主任秘書核准准，並知會秘秘書室(管考考科)列入管管制。自簽辦之日起起至發文之日日止，應注意意各階段公文文查催。15貳、文書流程程管理（續））各單位收發人人員職責：管制登錄該單單位每一公文文處理流程及及使用時間。。逐日檢查公文文處理紀錄，，每週列印1次至2次，送承辦人人員辦理清查查、展期或催催辦，並將查查催資料提供供單位主管參參處。16貳、文書流程程管理（續））各級單位主管管職責：充分掌握公文文查催資料，，即時督促每每一成員作業業時效。落實職務代理理人制度。對一般公文來來文速別與公公文性質不符符者，得核准准更改速別，，或指定授權權人員核准調調整。對公文文時效效的優優劣案案件建建議獎獎懲權權。涉及2個以上上單位位之作作業，，宜與與相關關單位位商訂訂原則則再處處理，，避免免因往往來會會稿延延誤時時效。。配合秘秘書室室召開開公文文流程程工作作研討討會。。17貳、文文書流流程管管理（（續））文書單單位職職責：：召集會會商辦辦理文文書管管理電電腦化化、文管案案管作作法、登錄（彙整）統計時時效及及稽催催資料料檢查查各單單位登登錄及及管制制情形形、協助推推動文文書流流程簡簡化、配合調調卷分分析提提供資資料、提出獎獎懲建建議。。18貳、文文書流流程管管理（（續））管制單單位（（秘書書室））職責責：管制掌掌握全全機關關每一一文件件的處處理流流程與與使用用時間間。檢查各各單位位公文文登錄錄及管管制情情形，，送各各單位位正（（副））主管管參考考。綜合統統計分分析管管制成成果，，對內內公佈佈，並並視需需要提提報部部務會會報或或業務務會報報，必必要時時供考考績委委員會會作為為升遷遷考核核及年年終考考績（（核））之參參考依依據。。訂定公公文處處理每每一過過程的的可使使用時時間，，作為為各級級人員員處理理公文文之參參考準準據。。對公文文時效效優劣劣單位位或個個人提提出獎獎懲建建議。。19貳、文文書流流程管管理（（續））機關首首長職職責：：審核展展期超超過30日以上上之案案件。審核專專案管管制及及特殊殊性案案件。責成逾逾處理理時限限30日以上上者，，限期期結案案。20貳、文文書流流程管管理（（續））五、管管制標標準（一））各類公公文處處理時時限：密要電電報與與限時時公文文暨部部、次次長交交辦急急要公公文，，均應應隨到到隨辦辦。最速件件或特特急件件隨到到隨辦辦，不不得超超過1日。速件以以不超超過3日為限。。普通件件以不不超過過6日為限。。答覆立立法委委員之之質詢詢案件件，應應不超超過20日之期限限。（本類類公文文不得得申請請展期期）21貳、文文書流流程管管理（（續））（一））各類公公文處處理時時限（續））：人民申申請案案件，，按其其性質質規定定之期期限為為限。。人民陳陳情案案件，，應不不超過過規定定期限限，以以收受受陳情情書次次日起起算扣扣除假假日，，在30日內辦辦結者者為「「依限限辦結結」。。訴願案案件，，復審審案件件應不不超過過法定定期限限。監察院院糾彈彈、調調查案案件，，應不不超過過監察察院規規定之之期限限。院長、、部長長電子子郵件件，應應不超超過3日之期限限。22貳、文文書流流程管管理（（續））（二））公文時時效計計算標標準：發文使使用日日數：從收文文次日日起算算，至至發文文之日日止。。使用日日數不不滿半半日者者，以以半日日計算算；超超過半半日，，不滿滿1日者，，以1日計算算；收收文當當日即即已辦辦結之之案件件，以以半日日計算算。機關內內部各各幕僚僚單位位之間間的會會稿、、會辦辦時間間不得得扣除除，但但與外外機關關會稿稿時，，從送送會之之日起起至退退會收收到之之日止止的時時間，，得與與扣除除。23貳、文文書流流程管管理（（續））發文平平均使使用日日數：：發文使使用日日數之之和，，除以以發文文總件件數，，所得得之商商謂之之。存查使使用日日數及及存查查平均均使用用日數數：與發文文使用用日數數及發發文平平均使使用日日數的的計算算標準準同。。會辦時時效：：機關內內部送送會公公文，，依「「最速速件1小時時、速速件2小時、、普通通件4小時」」時限限辦理理；送送會外外機關關公文文以「「速件件」處處理。。24貳、文文書流流程管管理（（續））假日之之計算算：一般公公文、、人民民陳情情案件件、立立法委委員質質詢案案件等等3類類之計計算標標準，，例假假日等等天數數應予予扣除。限期公公文、、專案案管制制案件件、人人民申申情案案件、、訴願願案件件等4類之之計算算標準準，則則包含含例假假日等等放假假天數數。25貳、文文書流流程管管理（（續））改分之之計算算：機關公公文改改分作作業應應至遲遲於收收文次次日確確定主主辦單單位。。單位間間有分分文爭爭議案案件，，應指指定專專人（（或分分文小小組）協調調判定定，俾俾提昇昇效率率。改分公公文之之管制制或統統計時時效起起算點點，仍仍以總總收文文原登登錄收收文日日期為為準。。26貳、文文書流流程管管理（（續））六、本本部一一般公公文處處理時時限分分配普通件件：收分文文不得得逾1日。承辦單單位承承辦、、核判判不得得逾1日。層轉核核判不不得逾逾2日。會辦單單位會會稿不不得逾逾1日。繕打發發文不不得逾逾1日。27貳、文文書流流程管管理（（續））六、本本部一一般公公文處處理時時限分分配（續））限時、、最速速件、、速件件：公文各處理理過程程相關關人員員均應隨隨到隨隨辦，，不得得留置置。限時案案件：：會核核時時間間每每單單位位以以0.5日為為限限。。28貳、、文文書書流流程程管管理理（（續續））七、、公公文文時時效效績績優優人人員員獎獎勵勵為鼓鼓勵勵本本部部公公文文時時效效績績優優同同仁仁，，年年度度結結束束後後，由秘秘書書室室簽簽請請核核給給獎獎勵勵。。各單單位位實實際際處處理理業業務務之之編編制制內內人人員員、、約約聘聘僱僱人人員員、、借借調調（借借））人員員及及派派遣遣人人員員，皆皆為為獎獎勵勵對對象象。以當當年年度度發文文＋存查查文文之平平均均天天數數，為推推薦薦門門檻檻。。依98年2月12日教教育育部部第第78次副副主主管管業業務務會會報報決決議議，，自自98年年度度起起，，獎獎額額由由2000元元提高高為為3000元元等值值獎獎品品之之獎獎勵勵。。29附錄錄1：：文文書書流流程程管管理理實實務務與與常常見見缺缺失失（行行政政院院研研考考會會提提供供））缺失失現現象象1處理理公公文文以以「「先先存存後後辦辦」」或或「「附附件件抽抽辦辦，，文文存存」」方方式式，，逃逃避避時時效效管管制制。。規定定作作法法宣導導正正確確時時效效管管制制觀觀念念，，並並加加強強抽抽查查存存查查及及創創稿稿案案件件分分析析，，防防杜杜逃逃避避稽稽催催情情事事。。30附錄錄1：：文文書書流流程程管管理理實實務務與與常常見見缺缺失失（（續續））（行行政政院院研研考考會會提提供供））缺失失現現象象2部分分公公文文辦辦理理時時程程偏偏長長，，惟惟管管制制單單位位並並未未就就該該類類案案件件進進行行檢檢討討分分析析。。規定定作作法法對超超過過處處理理時時限限30日日以以上上，，未未結結案案件件應應予予個個案案(件件)分分析析處處理理，，並並定定期期簽簽陳陳機機關關首首長長核核閱閱或或提提報報主主管管會會報報檢檢討討。。31附錄錄1：：文文書書流流程程管管理理實實務務與與常常見見缺缺失失（（續續））（行行政政院院研研考考會會提提供供））缺失失現現象象3未明明確確訂訂定定稽稽催催作作業業規規定定以以供供遵遵循循，，或或實實際際作作業業流流於於形形式式未未臻臻確確實實，，雖雖進進行行定定期期稽稽催催，，然然並並未未產產生生應應有有督督促促作作用用。。規定定作作法法應速速訂訂定定機機關關內內部部作作業業規規定定，，落落實實稽稽催催實實際際作作業業，，實實施施方方式式包包含含承承辦辦人人自自我我檢檢查查、、電電腦腦系系統統協協助助稽稽催催、、單單位位收收發發人人員員協協助助查查催催、、單單位位主主管管督督導導催催辦辦及及文文書書單單位位綜綜合合稽稽催催等等。。32附錄錄1：：文文書書流流程程管管理理實實務務與與常常見見缺缺失失（（續續））（行行政政院院研研考考會會提提供供））缺失失現現象象4未明明確確訂訂定定展展期期機機制制以以供供遵遵循循，，或或未未完完全全落落實實展展期期作作業業，，例例如如展展期期申申請請作作業業欠欠嚴嚴謹謹，，案案件件未未依依規規定定申申請請展展期期。。規定定作作法法應依依案案件件所所涉涉業業務務性性質質或或複複雜雜程程度度，，分分別別訂訂定定申申請請展展期期期期限限，，利利用用資資訊訊系系統統簡簡化化處處理理流流程程，，並並分分層層授授權權各各級級權權責責主主管管核核決決；；案案件件無無法法於於規規定定時時間間內內辦辦結結，，應應屆屆滿滿處處理理時時限限前前提提出出展展期期；；辦理展期期之公文文以逾期期案件列列計，惟惟未屆展展延結案案日期前前不列入入稽催範範圍。（研考會會97年年12月月修正之之「文書書流程管管理手冊冊」第五五章第第三節--七之之規規定）33附錄1：：文書流流程管理理實務與與常見缺缺失（續續）（行政院院研考會會提供））缺失現象象5代理人制制度未能能落實，，延誤公公文處理理時效。。規定作法法應落實職職務代理理人制度度，並強強化內部部管理，，以避免免公文積積壓。34附錄1：：文書流流程管理理實務與與常見缺缺失（續續）（行政院院研考會會提供））缺失現象象6登錄歸類類及件數數統計錯錯誤，部部分非屬屬質詢案案件併入入管制列列計。規定作法法立法委員員質詢案案件係以以經由電電子交換換方式收收發的件件數為準準，即以以經由立立法院答答詢系統統內之施施政質詢詢及專案案質詢案案件為計計算單元元，其餘餘立法委委員辦理理公聽會會、立法法委員向向機關索索取資料料及機關關辦理立立法委員員質詢擬擬答題庫庫等公文文不納入入計算範範圍。35附錄2、行政院院各機關關公文統統計表（以97年12月為例））期間類別12月份上季月平均值增減值待改進機關（-1~-3）一般公文各機關平均辦結率%90.1690.66-0.5客委會、經建會、原民會發文平均使用日數2.782.79-0.02經建會、法務部、陸委會待辦公文之逾限率%13.4613.260.20衛生署、行政院秘書處、外交部立法委員質詢案件92.9192.020.89勞委會、研考會、陸委會人民申請案件97.3795.931.44交通部、衛生署、通傳會訴願案件96.8391.175.66通傳會、國科會、內政部人民陳情案件97.1696.970.19衛生署、行政院秘書處、財政部專案管制案件96.9795.731.24經濟部、交通部、法務部36參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理管考依據據一、「部部長指示示事項列列管作業業須知」」（97年年7月7日訂定定）。。二、「教教育部新新聞發布布規範」」（97年6月月10日日台秘新新字第第0970102807號函函訂定））三、「教教育部重重要業務務列管案案件處理理原則」」（（94.08.10教教育部第第40次次業務會會報修正正通過））37參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））管考事項項部長平日日諭示事事項。部長對外外及巡訪訪承諾。。部務會報報決議交交辦。部、次長長交辦等等事項。。輿情會報報交辦事事項。381.部次長會會議決議事項項教育部重重要業務務函件管管理系統統2.部次長主主持重大會議議裁示列管事事項3.部次長諭諭示列管事項項4.輿情會報報主席裁示列列管事項5.部長重要要行程或會面面指示列管事事項參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））39參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））一、錄案案列管二、定期期管考三、解除除列管或或展期四、追蹤蹤檢討40參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））作業流程步驟說明（含注意事項）備註1.錄案列管1.1奉獲指示，秘書室(管考科)即將應列管案件鍵入「教育部重要業務函件管理系統」。「教育部重要業務函件管理系統」91.2秘書室(管考科)發送列印「列管通知單」；系統並同時自動通知承辦單位「管理人」（專門委員及副主管）。1.3依據「教育部重要業務列管案件處理原則」積極研辦，並於列管期限內，上網填報最新辦理進度。41參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））作業流程步驟說明（含注意事項）備註2.定期管考

2.1系統定期提醒：列管系統會自動發出mail通知承辦單位同仁更新辦理情形、申請展期或解除列管等事項（含：逾期案件）2.2秘書室(管考科)：以人工方式至系統逐案檢視，並適時通知承辦單位更新辦理情形、申請解列或展期。2.3填報週期：1個月內者→每週1-3個月者→逐月4-12個月者→逐季依據「教育部重要業務列管案件處理原則」42參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））作業流程步驟說明（含注意事項）備註3.解除列管、展期

3.1各單位審視案件進度，展期每次以15天為原則，必要時可酌予延長。惟如超過1個月以上者，應檢附規劃時程隨單陳核。請逕至系統填寫「展期申請單」或「解除列管申請」，並循行政程序辦理。3.2.1如屬政策性或重大案件，應正式簽呈處理情形，於預定完成日前呈核部次長批示。3.2.2非政策性或已向部次長簡報過之案件，請逕至系統填寫「解除列管申請表」，於預定完成日前循行政程序呈核。43參、教育育部重要要業務列列管作業業之管理理（續））作業流程步驟說明（含注意事項）備註4.管考檢討

4.1於主任秘書主持之「副主管業務會報」中，逐案檢討辦理情形。4.2各列管案件，如確有執行困難或嚴重延宕者，由管考科錄案提送每月第2次部務會報檢討報告。管考科下載前會逐案提醒各單位更新。44解除列管管參考範範例：列管緣起列管事項主辦預定完成日期最新辦理情形備註說明例10970723部長交辦

少子化對各級教育未來衝擊之預估分析。並安排97年8月底前向部次長簡報，及邀相關司處主管與會。教970831本案已訂於97年8月27日(星期三)下午3時召開之教育發展趨勢專題簡報會議中報告，爰建請解除列管。同意解除列管例20970714輿情會報茲因嘉義縣大埔國中小合併案，爰有關本部對國中小之小校整併案之應有立場，請國教司研提納入中小學永續發展委員會討論。國970831本案已提案列入8月25日召開之入中小學永續發展委員會討論（附會議議程）。同意解除列管例30970722輿情會報請中辦室、國教司確實統計卡玫基風災之高中職、國中小校舍損害情形及其相關復原經費，並加以控管，務求於暑假前(97年8月前)修復完畢。國中辦970831國教司：受損學校修復工程所需經費已於8月12核撥，爰申請解除列管。秘書室：本案需俟各校修復完畢後，再行申請解除列管。

暫不同意解除列管45附錄1--教育育部重要要業務列列管事項項統計表表分類項目列管件數已結案件數未結案件數1.部次長會議決議事項5136152.部次長主持重大會議裁示列管事項5233.部次長諭示列管事項1014.輿情會報主席裁示列管事項147131165.部長重要行程或會面指示列管事項000總計（%）204169（82.8%）35（17.2%）（統計自自97.5.20~98.3.30